Если вы пришли в архив….

Здравствуйте, дорогие читатели! В прошлом месяце я опубликовала целый цикл статей, посвящённых истории становления архивной системы России. Хватит теории! Сегодня мы немного попрактикуемся. Допустим, вы задались целью получить какую-либо информацию о ваших предках или событиях прошлого. Но где ее взять? Ведь современников событий столетней и большей давности не найти. Даже о жизни современников не всегда можно узнать из личной беседы.

Причины могут быть разными. Но выход есть - можно обратиться с запросом в архив . К сожалению, не всегда архивные работники на них отвечают. Одно из оснований- неверно составленный запрос. Давайте разберемся, как это сделать правильно.

Определяемся с видом запроса

• Хотите познакомиться с биографией предка, получить историческую справку и т.п. - вам нужнее тематический запрос.
• Интересуетесь историей сразу целой семьи или рода, хотите узнать родственник вам человек или нет - создаем генеалогический запрос.
• Если нужен материал по обеспечению законных интересов или прав кого-либо - социально-правовой запрос (служебные; от физического или юридического лица; консульские — от иностранцев в русские архивы, от россиян — в зарубежные).

Составляем запрос

1. Пишем на имя директора архива.
2. Указываем сведенья о себе или организации, от имени которой запрос создается.
3. Указываем обратный адрес и контактный телефон. Иначе куда вам будут отвечать?
4. В свободной форме четко и лаконично сформулируем вопрос. Чем более конкретно вы определите суть задачи, тем больше шансов будет получить именно ту информацию, на которую вы рассчитываете. Да и ответ получите скорее.
5. Для того чтобы ускорить работу сотрудников архива и получить нужные сведенья, указываем как можно более точное время и место. На какой территории проживали люди или происходили события, которые вас интересуют? В какое время это было?

Теперь нужно определиться с тем, куда ваш запрос направить.

• Если нужно узнать дату рождения, смерти или заключения брака – обращаемся в ЗАГС района . Но только при условии, что не прошло более 75 лет.
• Если нужно установить точную дату, с момента которой прошло больше, чем 75 лет - запрос отправляем в государственный областной архив .
• Если хотите узнать о работе родственника, достижениях, наградах, заслугах, обращайтесь в архив организации , где он состоял. Если ваш родственник был военным, обращайтесь в Российский государственный военный архив, если моряком - в Центральный военно-морской архив.

Почему нет ответа

Если не ответили в течение 3 месяцев, возможно, вы использовали слишком размытые формулировки, и работники архива просто никак не могут закончить работу, передавая ваш запрос из отдела в отдел. Или он просто потерялся. В любом случае можно направить запрос повторно.

Особенности сотрудничество с архивами

Сделать запрос в архив будет полезно не только тогда, когда вы ищите родственников. Это пригодится, если вы пишете диплом, докторскую диссертацию или любую другую научную работу . Чтобы получить доступ к историческим документам, в вашем научном учреждении нужно предоставить в архив «Отношение», где будет отмечена организация, которая направила вас в архив, и тема запроса.

Обращаетесь по личной инициативе - спросят только паспорт . Бланк заявления, которое нужно заполнить, получите на месте.

Некоторые услуги можно получить только за плату , например, сканирование, ксерокопия, распечатка. За срочность подготовки документов тоже иногда приходится доплачивать.

Собирая информацию о событиях и людях прошлого, мы иногда сталкиваемся с трудностями. Но чем сложнее путь нами пройден, тем большее удовлетворение мы получим от результата.

Если Вам понравилась статья, поделитесь информацией с друзьями:

9 комментариев в “Как составить запрос в архив? ”

1. Инга

   Несмотря на то, что я уже неоднократно отправляла запросы в архиве было интересно почитать. Кстати, в С-Петербурге мне приходили ответы на запросы через 6-8 месяцев после отправки. Так что ответов можно ждать очень долго.

   Лена, а у вас есть опыт отправления запросов в другие страны, которые раньше были нашими республиками? Прибалтика, Белорусь, Украина, Молдавия и т.д.? Ведь наш народ так колесил по стране, что очень часто надо обращаться в бывшие братские республики. Я отправляла запрос в Беларусь — никто не ответил...=((

2. admin автор поста

   Здравствуйте, Инга! Вы правы, иногда ответы на запросы можно ждать и больше 6 месяцев. Лучше отправлять заказным письмом, так хоть будете уверенны, что запрос архивом получен. Нашей почтой у меня письмо только туда как-то 3 мес шло. Опыта запросов в другие страны пока не было, сейчас готовлю запрос в Государственный архив Черниговской области Украины (как оказалось мои предки переселились на Дальний Восток с Черниговской губернии в конце 19 века), обязательно расскажу на блоге, что из этого получится. Архивам также был посвящен последний номер нашего журнала.

3. Наталья Мельникова

   Спасибо за информацию! Как раз на днях задумалась о происхождении своей фамилии и своих предках! Ваш блог оказался очень кстати!

4. Юльчатка

   Ни разу ещё не обращалась в архивы, но желание возникает всё чаще, ведь слишком много «белых пятен» в истории нашей семьи. Спасибо за советы))

5. Виктория

   Лена, здравствуйте!

   Подскажите, как написать тот же генеалогический запрос — какова структура его написания, какие сведения необходимо там указать о себе и о родных, чтобы запрос не проигнорировали? Живу в Украине, а большинство корней — в России (Новгородская, Тверская области).

   Мысль о том, чтобы составить такой запрос, уже давно есть, а как это на практике осуществить (тем более другое государство — могут быть другие требования) — не знаю.

   Буду благодарна, если хотя бы подскажите, где эту информацию можно найти.

   С искренними пожеланиями всех благ Вам и Вашему роду!

6. Мария

   Здравствуйте! Можете ли вы мне помочь? Я просто не знаю к кому обратиться. Дело в том, что у меня был прадед по линии матери. По рассказам моего деда, которого уже нет в живых, его отец (мой прадед) был родом из Москвы, по крайней мере жил там до революции, его родители владели обувной фабрикой, а сам он служил в царской армии, имел награды, но вот где служил, кем, мы не знаем. После революции уехал в Сибирь, скрывался там, там же женился на простой женщине, работал простым сапожником, и там же скончался. Так вот, у меня вопрос, могу ли я что то узнать о нем через архив, но я почти ничего не знаю конкретно, ни его дату рождения, только приблизительно, ни точное место рождения, только Москва, не знаю ничего про его родителей, только имя его отца и то, что у них была обувная фабрика. Еще знаю год рождения родной сестры прадеда, а больше ничего и не знаю. Ну еще предположительно, что он участвовал в первой мировой, и служил тогда в Забайкальском крае, городе Верхнеудинске, сейчас переименован в Улан-Удэ, там похоже и остался, когда произошла революция. Так вот, скажите, пожалуйста, можно ли на основании этих данных, не зная точных дат, обратиться в архив? Будут ли они искать? или этого недостаточно? Хотелось бы узнать когда и где родился прадед, и если возможно, то и его родители. Узнать, где они жили, и хоть что то о них. И куда в таком случае мне лучше обратиться, в какой архив написать, я живу не в Москве. Потребуют ли они доказательство, что я являюсь родственницей, я могу предъявить только свидетельство о рождении моего деда, других документов нет. Извините если много написала. Спасибо.

7. Елена

   Здравствуйте, Инга. Вы не подскажите, если я не знаю, где родилась моя бабушка, только знаю где и когда умерла, куда я могу сделать запрос, чтобы узнать ее родителей, подняв метрическую запись, наверно. Про сестру дедушки и ее мужа знаю все, и что был ребенок, который сейчас живет в Таллине, но его имени и даты рождения не знаю, только фамилию Ренвальд, как найти? Что можно попробовать в моих безнадежных ситуациях?

К созданию статьи подтолкнул комментарий:

Вот бы написали статью о том, как победить архивы и выбить справку. Невозможно дождаться ведь.

Речь идет о начальном этапе программы "НРЯ" - сборе документов, которые доказывают, что ваш предок по восходящей линии проживал в нужное время в нужном месте:

16.4. Иностранные граждане и лица без гражданства, указанные в пункте 16.1 настоящего Положения, имеющие (имевшие) родственников по прямой восходящей линии, постоянно проживающих или ранее постоянно проживавших на территории Российской Федерации либо на территории, относившейся к Российской империи или СССР, в пределах государственной границы Российской Федерации, дополнительно представляют один из документов (документы), подтверждающих (подтверждающие) наличие указанных родственников, а также факт их постоянного проживания на соответствующей территории (свидетельство о рождении, документ о заключении брака, свидетельство об усыновлении, свидетельство о смерти родственника, вид на жительство, выписку из домовой книги, копию поквартирной карточки, документ, содержащий сведения о постановке на воинский учет, военный билет или иной документ (документы).

16.5. В случае отсутствия документов, указанных в пунктах 16.3 и 16.4 настоящего Положения, заявители представляют архивные справки, выписки из архивных документов, копии документов Архивного фонда Российской Федерации и (или) иных архивных документов.

Напомню: если вы планируете пойти по НРЯ, имея вид на жительство, полученный по другой программе, собирать справки на предка не надо.

В статьях о достигнутых успехах по НРЯ ( , ) про сбор справок мало кто пишет подробно, тем не менее, этот этап является одним из самых сложных, потому что нельзя даже примерно рассчитать, сколько времени он займет и увенчается ли положительным результатом вообще. И даже на миграционную службу не попеняешь - здесь ее роль незначительна, на уровне "примем свидетельство о рождении - нет, недостаточно". Всё зависит только от вашей настойчивости, сообразительности и от желания сотрудников архива вам помочь.

Действительно ли добыть справку так сложно?

Да. Во-первых, единой базы данных, одного учреждения, или организации, одного адреса, куда можно обратиться и получить справку/выписку о подтверждении постоянного проживания на территории России (РСФСР) (тем более через интернет, в режиме "онлайн") НЕ СУЩЕСТВУЕТ .

Такую справку/документ можно получить в разных организациях, перечень которых достаточно велик (паспортные столы, управляющие организации, архивы и т.д.).

Во-вторых, сотрудники этих организаций отнюдь не всегда настроены поскорее бесплатно помочь незнакомому человеку. В ваших интересах не только собрать максимальное количество данных для запроса самостоятельно, но и регулярно напоминать о себе (например, звонить).

Ниже изложен принцип подхода к вопросу.

Из основных документов, которые можно восстановить или получить повторно (дубликат) - документы по ЗАГСу: св-ва о рождении, браке, смерти (надо точно знать даты, или хотя бы в каком году сделана актовая запись, иначе в ЗАГСе могут отказать, пояснив, что не имеют возможности перелопачивать весь архив).

Обязательно в этой цепочке от Вас до предка кроме свидетельств о рождении, на умерших надо брать свидетельства о смерти. По возможности - и о браке.

Если направляете запрос в ЗАГС другого города, обязательно: кроме почтового адреса проживания (индекс и т.д.) указывайте в запросе адрес ближайшего к вам ЗАГСа , куда Вам будет направлен ответ.

В запросе в произвольной форме излагаете суть, какой документ Вам необходим, указываете наиболее подробно известные сведения, а так же полные личные данные.

Срок рассмотрения - до 30 дней. Долго не ждите. Звоните и спрашивайте о результатах запроса (сейчас никаких проблем ни с адресом учреждения, ни с номерами телефонов, легко узнать через интернет). Если актовая запись найдена, документ вышлют.

В местном ЗАГСе при получении документа потребуют подтвердить родство: необходимы свидетельства о рождении Ваше и далее по цепочке (например родителя, если берете документ на деда); + свидетельство о смерти предка (если предок умер), и Ваш паспорт с нотариальным переводом на русский язык (можно сразу приходить с ксерокопиями).

Будьте готовы, что при получении документа "через поколение" - если получаете, например, дубликат свидетельства о рождении деда, а ваш родитель (папа или мама) живы, могут потребовать нотариальную доверенность (от папы-мамы), либо - выдадут только им. Т.е. наверняка лично Вам без доверенности дадут документ только на родителя.

На более дальних родственников по цепочке: либо доверенность от живого промежуточного предка - либо свидетельство о смерти (св-во о смерти тогда подтверждает, что вы единый прямой потомок).

Срок хранения книг государственной регистрации актов гражданского состояния в органах ЗАГС составляет 100 лет (ст. 77 ФЗ "Об актах гражданского состояния").

Форма №9 содержит информацию о зарегистрированных на жилплощади людях. Ее часто получают для осуществления сделок купли-продажи, других сделок с недвижимостью. Для получения обращаемся в организацию, которая ведет регистрационный учет по данному домостроению (ТСЖ, и т.п.). Следует иметь в виду, что для посторонних (незарегистрированных) на данной жилплощади граждан, для получения справки попросят доверенность от владельца квартиры.

Справку о регистрации так же можно получить в "паспортном столе" УВМ. Однако, сведения о снятии с регистрационного учета (в связи с выездом в другой населенный пункт, либо по смерти), согласно Адм.регламента исполнения ФМС государственной функции по организации и ведению адресно-справочной работы, приказ №422 от 29.10.2007г. п.52 хранятся в течение 10 лет, после чего подлежат уничтожению.

Предок был кадровым военным - экземпляр его личного дела будет храниться в Центральном архиве Министерства обороны РФ (ЦАМО) http://archive.mil.ru/ (МО, г.Подольск, ул.Кирова, 74).

Если был кадровым военным до 1941г. - подавайте запрос в Российский государственный военный архив http://rgvarchive.ru/ (Москва, Адм.Макарова, 29).

Для поиска информации о предках, как об участниках ВОВ, может быть полезной такая ссылка:

Общее: когда направляете запрос по почте в любую организацию, учреждение: вложите в конверт ксерокопии документов, подтверждающих Ваше родство с лицом, на которое запрашиваете сведения. Это действительно необходимо.

Районный, городской и областной архивы (в зависимости от административного подчинения населенного пункта). В любом случае, в каждой области/субъекте имеется Государственный областной архив. Ведомственные архивы, и архивы конкретных учреждений/организаций. Как конечная инстанция - федеральные архивы РФ.

Узнаем в интернете адреса (в т.ч. электронные) и телефоны. Звоним (так более рационально), выясняем, располагают ли они необходимыми сведениями (иначе выясняем к кому можно еще обратиться). Далее направляем к ним письменный запрос.

Запрос составляем в произвольной форме.

Обязательно следует указать адресата, причину обращения (в нашем случае запрос будет "социально-правовым" и выполняется бесплатно), сформулировать конкретные вопросы. Известные сведения следует изложить максимально подробно. Попросить при невозможности помочь по сути запроса, подсказать адрес уполномоченной организации, либо попросить передать запрос по компетенции.

Сначала кратко излагаете с какой целью запрашиваете сведения. Далее - максимально известные сведения про предка. Можно приложить копию свидетельства о его рождении. Для удобства и простоты восприятия (в архиве, ведь тоже живые люди работают!) обязательно излагайте известную информацию в хронологическом порядке.

Максимально четко задайте вопросы, которые следует выяснить.

Отдельным предложением, попросите в случае отсутствия требуемых сведений, подсказать куда еще можно обратиться, либо попросите переадресовать ваш запрос по компетенции.

Так же обязательно указать свои личные данные: ФИО, и обратный адрес, с указанием почтового индекса. Рекомендуется указать телефон и адрес электронной почты.

На сайтах Государственных архивов можете так же обнаружить платную услугу "генеалогического запроса". С прейскурантом цен и порядком оказания услуги можно ознакомиться на сайте госархива. Как правило, в данном случае предлагается направить в архив письмо-анкету, в которой указаны обязательные пункты, без которых поиск невозможен. Если указанных сведений достаточно для проведения поиска по документам госархива, заявителю направляется квитанция на предоплату. По завершении работы высылается окончательный расчет стоимости (с учетом предоплаты) и квитанция. Плата взимается независимо от результата поиска.

Так же не следует забывать о возможности самостоятельного поиска в читальных залах архивов.

Частные лица (организации), оказывающие услуги по генеалогическому поиску на платной основе - как возможный выбор, однако, в итоге полученные Вами документы (копии) должны быть правильным образом заверены.

Выводы. Алгоритм действий

1. Перебираете личный архив, садитесь за стол, на основании документов и известных Вам сведений ВЫПИСЫВАЕТЕ все известные достоверные факты биографии. Обращаетесь к живым родственникам за информацией, возможно у них сохранились какие документы. Будет полезным при помощи интернета так же получить информацию о данном месте, времени, политических и экономических событиях (какой населенный пункт, занятие населения, промышленные объекты, храмы и прочее).

2. Когда станет понятна общая картина, можно переходить к запросам. От городских до областных и федеральных архивов. В том числе и ведомственных. Обращаемся с запросами как о подтверждении известных фактов - для документального подтверждения. Так и в обратном направлении: значится ли в списках рабочих на предприятии Ваш родственник (Вы, например, узнали, что в известное время в данном населенном пункте было единственное предприятие). Все репрессии, ссылки, эвакуации так или иначе отражались в общих ведомственных "базах".

Если Вам понадобится получить из архива какую-либо информацию (копию метрической записи, справку о зарплате, выписку из приказа — в общем, любую), то Вы сталкиваетесь с проблемой, вернее, даже с двумя:
1. Куда направить запрос?
2. По какой форме этот запрос составляется?

На первый вопрос ответить легко, потому что практически во всех странах архивы фондируются по региональному признаку. Если перевести эту мудреную фразу на нормальный человеческий язык — архивы принимают и хранят документы тех организаций, которые расположены на данной территории (область, город, район и т.д.)

То есть, если Вы сейчас проживаете в Украине, а справка Вам нужна о Вашей работе в Казахстане, то запрос нужно направлять в Казахстан, в архив той области, где Вы работали. Если Вы живете в России, и Вам нужно получить метрическую запись о рождении деда, который родился в Харькове, то запрос нужно направить в Государственный архив Харьковской области.

Запрос лучше отправлять заказным письмом с уведомлением о вручении, чтобы быть уверенным — Ваше письмо дойдет до адресата.

Что касается второго вопроса — в какой форме составляется запрос — тут еще проще. В произвольной! Вот только не нужно много писать. Архив отвечает на конкретный запрос. Поэтому оптимальными будут такие:

"Прошу выслать мне выписку из метрической книги о рождении такого-то (полные фамилия, имя, отчество). Родился тогда-то там-то". Всё!
Или: "прошу выслать мне архивную справку — выписку из приказа о приеме на работу. Был принят в такую-то организацию (обязательно полное название и подчиненность) тогда-то (месяц, год) на такую-то должность.

Это информации будет достаточно для работников архива.

Ну а если все-таки у Вас возникают трудности с составлением запроса, то можно проконсультироваться у специалистов. В каждом городе и районе есть государственный архив, где Вам подробно объяснят, как и куда нужно отправить письмо, помогут найти адрес нужного архива.

Что касается архивов ЗАГС, то тут есть определенные сложности: ЗАГСы в большинстве стран СНГ справки по метрическим книгам частным лицам выдают с большими оговорками. Поэтому если Вам нужна справка из архива ЗАГСа, то в этом случае лучше всего подойти в ближайший к Вам отдел ЗАГС и проконсультироваться там.

В жизни каждого может возникнуть потребность обращения к архивным документам. Граждане пишут запросы в случае необходимости восстановления документов, воссоздания исторических событий, установление родства или научные исследования. Несомненным плюсом является повсеместное развитие сети архивов на территории Российской Федерации. Наряду с Государственными, у которых документальная база является самой богатой, существуют и частные.

Необходимость подачи заявлений обусловлено сложным устройством архивов. Тысячи фондов, коллекций документов, фотоматериала и прочих источников усложняют поиск нужной информации. Поэтому следует как можно конкретнее описать запрос. Чем больше укажете известных вам фактов, тем быстрее сотрудник ответит на запрос.

Особенности составления

Архивы России делятся на типы :

• государственные;
• муниципальные;
• ведомственные;
• архивы организаций;
• частные.

Все граждане РФ могут обратиться в любую организацию за помощью, главное знать, как правильно подать заявление.

Виды запросов :

• социально-правовой – для разъяснения фактов, необходимых при соблюдении прав и интересов физических лиц или компаний. Относятся запросы физических и юридических лиц, консульские (от иностранных граждан, служебные);
• генеалогический – для разъяснения и уточнения фактов биографии предков, с целью описания генеалогии рода, семьи;
• тематический – делается с целью получения документов по отдельному факту истории или жизни человека. Такие запросы характерны для исследовательской деятельности.

Для начала нужно определить, к какой из категорий подходит вопрос, в каком архиве может находиться интересующая информация.

Подать заявление можно :

• у регистратора или в МФЦ (обязательно наличие паспорта);
• письмом по Почте России;
• электронным или через портал Государственных услуг.

Современные технологии и наличие Единого Государственного портала позволяют отправлять заявления, не выходя из дома, упрощая работу с архивами городов России.

Информация предоставляется бесплатно, это регулирует Федеральный закон «Об организации предоставления государственных и муниципальных услуг» от 27.07.2010 N 210-ФЗ . Единственное за что администрация архива может выставить цену – обработка информации и составление нового исследовательского труда сотрудниками на основе запрашиваемых документов.

Помимо законодательных актов существуют внутренние приказы, уставы и постановления, регулирующие работу сотрудников. Правила работы архивов организаций составленные Коллегией Росархива регламентируют работу мелких архивов.

Общий принцип работы архивов это доступность и открытость. Созданы они были для сохранения важных документов с целью предоставления их гражданам по запросу. Однако, существуют ограничения к доступу некоторых материалов с установленным сроком секретности. Это могут быть документы Архива МВД, Вооруженных сил или именные коллекции знаменитых людей переданные родственниками.

Если вас интересует, как сделать запрос в архив о родственниках, то данная статья в этом поможет. Все запросы, поступающие от населения, можно разделить на три основных типа:

1. Социально-правового характера (в виде различных справок - по трудовому стажу и пр.).

2. Тематического характера (несущие информацию биографического плана о какой-либо конкретной личности).

3. Генеалогического.

Первые два вида мы рассматривать сейчас не будем. Остановимся на третьем - как сделать запрос в архив о родственниках.

Вам помогут за деньги

Существуют специализированные бюро фамильных исследований, где любой, желающий сэкономить время и избавиться от хлопот, может заказать генеалогическую информацию на платной основе. Работники подобных учреждений могут за плату (достаточно символическую) сформулировать грамотный текст заявления и предоставить точный адрес того архива, в которой вам предстоит обращаться.

Далее речь пойдет об особенностях, которые необходимо учесть, общаясь с работниками отделов хранения, читальных залов и прочих Именно им предстоит обрабатывать и удовлетворять запросы о родственниках, поступающих от интересующихся граждан.

Вам никто не должен

Перед тем как сделать запрос в архив о родственниках, попробуйте представить себе, с какого рода специалистами вам предстоит иметь дело. Данный фактор психологического характера может сыграть немалую роль в успехе всего предприятия. Согласно статистике, персонал таких заведений, как государственные архивы, относится к числу интеллигентных образованных людей. Деятельность, состоящая в обработке архивных запросов, не входит в число их непосредственных обязанностей. Дохода от подобной работы они никакого не получают (несмотря на то, что услуга эта платная, все деньги поступают в казну).

Конкретные исполнители не имеют ничего сверх своей зарплаты, в связи со всем вышесказанным заявку вполне могут отклонить, не объяснив причин отказа, либо ответив формально в виде отписки. Порой федеральные учреждения публикуют на собственных интернет-ресурсах объявления следующего характера "В связи с сильной занятостью специалистов обработка запросов генеалогического характера не производится".

А здесь - должны

Что же касается органов ЗАГС, тут ситуация несколько другая. Ответы на запросы о родственниках - непосредственная обязанность работников этих учреждений. Поступающие заявки могут быть совершенно разными. Кто-то разыскивает документы, касающиеся заключения либо расторжения брака между родителями или прочими членами семьи. Другой делает запрос в архив о родственниках для гражданства. Третий занят поисками свидетельства о смерти или о рождении дальнего предка. Четвертый, проживая за рубежом, может отправить запрос в архив о родственниках в России. Изменения в законодательстве происходят достаточно часто, поэтому все нюансы процедуры уточняются непосредственно на момент конкретного обращения.

Подобное учреждение наверняка потребует доказательства ваших родственных отношений с той личностью, информацию о которой вы пытаетесь получить. Скорее всего, исследуя историю собственного рода, вы столкнетесь с тем положением, которое допускает запрашивать данные исключительно об умерших предках. Подобный запрос без дополнительного разрешения доступен лишь детям упомянутого лица. То есть работники архива исходят из предположения, что восстановлением свидетельства и прочих документов заниматься будут люди сами либо при помощи уполномоченных представителей.

Кому доступен запрос в архивах личного дела родственника?

Что это означает на практике? Если живы ваши родители, то не пытайтесь подавать запрос о родственниках через поколение (то есть бабушках и дедушках). Внукам такую информацию никто не обязан выдавать. Если ваша мать либо отец по любым причинам не в состоянии заняться процедурой поиска информации, их задача - нотариально оформить доверенность на право заниматься подобной деятельностью. Исполнителем при этом может быть любой человек - не обязательно родственник.

И, тем не менее, конкретный алгоритм поисковых действий вы сможете уточнить лишь в момент возникновения индивидуальной ситуации. Он зависит не только от степени родства заявителя с объектом поиска, но и от юридической ситуации на текущий момент. Данные строгие правила придуманы не напрасно. Если вдуматься, всё вполне логично и справедливо. Вряд ли кто-то из вас обрадовался бы, обнаружив следующий факт: какие-то чужие люди совершенно свободно получают доступ к биографии и прочим важным нюансам жизни ваших родственников либо копаются в истории семьи, выискивая какой-либо компромат (зачастую с неблаговидной целью).

Ближе к делу

Итак, базовую концепцию мероприятия мы с вами уяснили. Теперь перейдем к конкретным действиям. Как именно составить запрос, чтобы добиться исполнения его быстро и без препятствий? Прежде всего следует установить, в какой именно из городских архивов или органов ЗАГС следует нести свое заявление на тему поиска. Куда обращаться - в центральный архив или местное его подразделение? Выбирается объект для подобных целей, в зависимости от той задачи, которую вы перед собой ставите. Это может быть получение определенной информации либо восстановление любых документов.

Немаловажен и фактор времени - как давно произошло интересующее событие (смерть, рождение, бракосочетание). Согласно законодательным нормам, документ, созданный менее ста лет назад, обязан находиться на хранении в территориальном органе ЗАГС. На практике зачастую сравнительно "молодые" записи, относящиеся к состояния, также попадают в региональные архивные хранилища.

После революции...

Таким образом, если вас интересует документ семейного характера, относящийся к советскому периоду (например, вы составляете запрос в архив о родственниках - участниках ВОВ), заявление направлять следует, прежде всего, в отдел ЗАГС по месту искомого события. Если же бумага успела попасть в фонд федерального архива, информацию об этом вы получите с ответным письмом.

В настоящее время государственные службы целенаправленно разрабатывают общую электронную базу данных, куда в централизованном порядке поступает вся нужная информация о гражданах. Когда система будет достаточно хорошо отлажена, появится возможность посылки запроса в областной архив, и дело поиска нужных людей или документов значительно упростится.

...и до нее

Если ваш запрос касается фактов, относящихся к дореволюционному периоду, то их предстоит искать в метрических тетрадях церкви. Именно туда вносилась требуемая вам информация до того, как появились книги Данные тетради до 1917 года служили вполне официальными документами.

Порядок действий в этом случае должен быть прямо противоположным. Начните запрос с областного архива того региона, где проживало интересующее вас лицо или происходили важные для вас события. Если нужных записей в их фондах не хранится, вас, скорее всего, перенаправят в орган ЗАГС.

О чем следует помнить

Порой возможны случаи неразберихи, когда менялись границы районов согласно административно-территориальному делению. Тот или иной населенный пункт (город, село, деревня) вместе с со своим церковным приходом мог относиться в разные годы к различным губерниям. Соответственно, принадлежность церковных метрических книг уточнять придётся в двух отдельных региональных архивах.

Вполне возможно, что, не обнаружив данных в одном из них, работники хранилища не предупредят гражданина о подобной вероятности. Ответом на запрос станет классическая отписка с формулировкой "не обнаружено". Если у вас имеются хоть небольшие сомнения в тщательности подхода к обработке вашего запроса, попробуйте продублировать его, направив заявление в соседние региональные архивы, куда теоретически могли быть переданы церковные и любые другие документы, содержащие записи обрядов предков. В ряде случаев целесообразно обращение в центральный архив.

Что и как писать

Давайте теперь перейдем к самой процедуре непосредственного оформления заявки. Образец запроса в архив не содержит ничего сложного. Текстовое сопровождение должно быть написано правильно. Подобные обращения в органы ЗАГС и учреждения-хранилища достаточно похожи по своей форме, поэтому мы не будем рассматривать здесь оба варианта. Итак, содержание запроса в архив о родственниках условно состоит из трёх текстовых блоков: адреса организации, куда обращение направлено, кратко изложенной сути ситуации и информации о заявителе. Каждую часть заполнять обязательно. Пропустив любую из них, вы однозначно не достигнете нужной цели.

Перед тем как писать запрос в архив о предках, не поленитесь зайти на интернет-сайт учреждения либо позвоните по телефону и узнайте, оказывается ли подобная услуга как таковая. Если работа по поисковым обращениям граждан ведется, поинтересуйтесь способом, при помощи которого следует отправить ваше заявление. Где-то принимают подобные письма по электронной почте, где-то предпочитают иметь дело с традиционной бумажной корреспонденцией. Там же можно узнать, сколько стоит запрос в архив о родственниках.

Если работа предстоит исключительно на физических носителях, то есть в виде письменных обращений и ответов на них, не забудьте вложить запасной конверт. Бюджетные организации часто не располагают собственными дополнительными средствами для рассылки. Согласитесь, очень обидно, если важный для вас запрос будет проигнорирован по столь банальной причине. Логично предположить, что чем меньше размеры архива, тем более скромный бюджет выделяется на любые дополнительные задачи.

Обязательные данные

Какие нюансы следует иметь в виду относительно содержания документа? Заявка направляется на имя директора архива. В левом верхнем углу прописывается адрес и наименование учреждения, там же для соблюдения визуального единства указываются и данные отправителя. Узнать конкретные фамилии и наименования вы точно так же можете на сайте учреждения.

После обращения к должности директора госархива (указать, какого именно и где располагается) с вы вносите в бланк собственные ФИО и адрес фактического проживания, по которому планируете дожидаться корреспонденции. В число контактных данных следует обязательно внести либо телефон, либо электронный почтовый адрес (а лучше - и то, и другое). Разумеется, если вы проигнорируете данные требования, обращение будет считаться анонимным, и исполнения его ждать не приходится.

О сестре таланта

Как сделать запрос в архив о родственниках максимально продуктивно? Существуют ли какие-то правила написания текста заявления, повышающие шансы на успех? Достаточно распространен миф, согласно которому подробное изложение сути повышает вероятность столь же подробного ответа. К сожалению, данный подход можно считать актуальным лишь при сотрудничестве с частными платными работниками сферы генеалогии. Если же речь идет о государственном учреждении, всё ровно наоборот. Задачи следует формулировать как можно более лаконичнее и четче. Это повышает шансы повлиять на архивных служащих и заставить их рассмотреть ваше обращение как можно быстрее.

Сочинение с подробностями биографии предков, интересными только вам, писать не стоит. Указывать следует лишь необходимое число точных фактов - дат и мест рождений, населённых пунктов, имен и фамилий предков, степени вашего родства. Также не лишним будет обозначить тип интересующей вас записи. Если данные будут указаны на уровне "примерно", время поиска (как и стоимость исполнения запроса) увеличится, а порой информацию найти и вовсе будет нельзя. Завершите ваш запрос обязательной фразой о том, что предпринимаемые вами действия ведутся с целью восстановления родословной, нужной по определённым веским причинам, и труд работников архива будет непременно оплачен. Идеально будет, если уместите суть дела в три или четыре строчки.

Запрос в архив - образец

Для примера приводим образец обращения в архив с подобным запросом: "Просьба найти записи о смерти (о рождении) моей прабабушки (фамилия, имя, отчество) за **** год в селе (городе, деревне) N. В случае отсутствия метрик буду благодарен за информацию о сохранившихся ближайших генеалогических источниках, относящихся к указанному периоду. В случае успешного поиска желательно оформление архивной справки в виде выписки, ксерокопии либо фото страницы. Услуги готов полностью оплатить."

Аналогичный текст отправляется и в случае обряда бракосочетания. Запросы масштабного характера с расплывчатыми формулировками наподобие "исследуйте мой род с точки зрения генеалогии" либо "интересуюсь родословной моей фамилии" крайне не приветствуются. Они могут отпугнуть исполнителей. Решить подобную глобальную задачу - крайне трудоемкое дело, которое официально не входит в число обязанностей сотрудников архива. Ведь семейные генеалогии не являются профильной его деятельностью.

В заключение отметим

В неформальном общении замечено, что обращения в культурной и вежливой манере вносят дополнительную мотивацию к качественному исполнению запросов. В этом нет ничего удивительного. Порой на сайтах архивов встречаются предупреждения о недопустимости грубых требований и неадекватных формулировок. Удивительно, что кто-то из заявителей может не понимать подобных вещей!

Обращение, как и любой официальный документ, завершается датой и подписью. Если предстоит пересылка по должен быть отсканирован. Дубликат запроса составлять не стоит. Судьба повторного обращения - попасть в хвост очереди и лишь добавить хлопот всё тем же сотрудникам. В случае возможного затягивания с ответом можно отправить официальную просьбу уточнить стадию исполнения запроса такого-то от даты такой-то.

На какие сроки следует ориентироваться? Вашу заявку архив может обработать как за несколько дней, так и за несколько месяцев. Бывают случаи, когда ответа приходилось ждать чуть ли не год. В среднем при хорошей работе учреждения и ответственном отношении его работников к собственным обязанностям можно надеяться на получение результатов в течение пары недель.