Малый бизнес кажется мне важным для рынка , поскольку число крупных федеральных заказчиков конечно и почти все они определились с выбором платформ и ов. Да и механизмы там работают не очень рыночные.
Так что если говорить именно о рынке, то основной потенциал расширения клиентской базы это как раз малый бизнес. Когда малый бизнес увидит реальные преимущества от электронного документооборота и когда функциональность СЭД начнет отражать его реальные потребности, а не воспроизводить министерство в миниатюре, тогда этот рынок станет таким же массовым, как бухгалтерия. Может кто-то из вендоров СЭД повторит успех 1С?
Итак, 5 мифов о СЭД для малого бизнеса:
Хотя готовность к электронному документообороту выросла за последние несколько лет, люди все еще недостаточно понимают некоторые аспекты технологий. Он часто принимают управление файлами за Enterprise Content Management или СЭД, который можно рассматривать как часть ECM. Здесь мы попытаемся развеять пять мифов, особенно в фокусе задач малого бизнеса.
Миф №1: У меня есть Проводник для управления файлами, поэтому отдельная СЭД мне не нужна
Действительно, Проводник Windows позволяет управлять файлами, но это лишь базовый инструмент, его существенным ограничением является иерархическая структура папок.
Даже элементарная задача, когда вам хочется группировать документы по продуктам и по клиентам с помощью папок не решается — клиент А заказывает продукты X и Y. Клиент B - продукты X и Z. Мы хотим видеть заказы по продуктам и по клиентам и любая СУБД или даже Excel это позволяют сделать. Но разложить документы по папкам таким образом не получится.
Теоретически можно использовать ярлыки и связи, но реально это неудобно. Выходит, что при помощи файловой системы невозможно построить удобную систему классификации и поиска документов.
Миф №2. Малому бизнесу СЭД не нужна
Нет ничего более далекого от истины. Малый бизнес действует в условиях жестких ресурсных ограничений, никто не станет нанимать дополнительных сотрудников для выполнения рутинных операций с документами, для их размещения, классификации и поиска. Даже те сотрудники, которые есть, должны работать более продуктивно. Наличие в организации СЭД может гарантировать, что нужные документы будут доступны по одному клику мыши.
(Ну или двум-трем, что все равно быстрее, чем рыться в бумагах или файловых хранилищах.)
Миф №3. СЭД — это слишком сложно для малого бизнеса
Требования к документообороту в малом бизнесе обычно проще и владельцы могут их сформулировать перед исполнителем. На рынке достаточно продуктов, которые просты во внедрении. Можно начать с одного отдела или функции, например, управление счетами. Посмотрите, как это повлияет на эффективность. Потом можно расширить на всю организацию. Позаботьтесь о том, чтобы СЭД отвечала следующим требованиям: простой пользовательский интерфейс, простота установки и настройки, понятное и полное руководство и наличие качественной технической поддержи.
(От себя добавлю — не пытайтесь уподобиться большой бюрократической конторе! Сохраните свой стиль работы. Сотрудников лучше обучить, на этом не стоит экономить. Лучше сэкономить на анализе и рисовании бизнес-процессов. Вы их и так понимаете. А если нет - скорее всего бизнес уже не малый.)
Миф №4. СЭД — это слишком дорого для малого бизнеса
Малому бизнесу не нужны слишком продвинутые комплексные интегрированные решения, которые обычно внедряют в больших корпорациях. И не нужна большая масштабируемость, ведь пользователей будет немного. Руководствуясь этим можно подобрать решение, которое будет вполне разумно по цене. Кроме того, переход на электронный документооборот поможет снизить расходы на печать. (Но к этому нужно подходить осознанно и управлять процессом, иначе расходы на бумагу только возрастут.)
(И снова скажу от себя — расчет ROI при внедрении СЭД - дело темное. Аналитики вам насчитают что угодно. Доверяйте интуиции. В целом СЭД должна способствовать сокращению издержек и повышению продуктивности.)
Миф №5. Можно совсем избавится от бумажных документов после внедрения СЭД
Итак, вы внедрили СЭД в своем малом бизнесе. Поздравляем! Но не спешите за новым шредером. Бумажные документы все еще нужны. Давайте разделим их на три группы:
1) Документы, которые должны быть в бумажной форме по закону. Например, договоры и др. официальные документы.
2) Документы, которые остаются в бумажной форме, потому что так выстроены бизнес-процессы. Пока ваши курьеры не снабжены iPad"ами, бумаги им нужны.
3) Документы, которые точно не обязаны быть в бумажной форме. Всякие отчеты, служебные записки, заявки, и пр. - все, что не попало в первые две группы. Их можно смело нести в шердер.
По прошествии месяцев и лет постепенно документы из первых двух групп будут переходить в третью. Меняется законодательство и развиваются технологии, может быть скоро проще будет дать каждому курьеру по планшету и не морочиться с бумагой. Так мы когда0нибудь придем к безбумажному офису.
СЭД - одна из самых загадочных и замифологизированных областей IT. Сектор стал обрастать мифами с момента его образования. Естественно, часть из них уже устарели и потеряли актуальность, но новые отраслевые и IT-тренды добавляют рынку заблуждений. Пришла пора развенчать самые актуальные из них.
1. СЭД - это автоматизация канцелярии, входящих/исходящих и распорядительных документов
Несмотря на то что системы электронного документооборота уже давно закрепились на российском рынке, такая точка зрения встречается достаточно часто.
По факту электронный документооборот есть у всех. Как только вы сделали файл в Word и отправили его по электронной почте или получили файл по почте - электронный документооборот уже случился.
"Канцелярия - это только одна из форм организации ЭДО, наилучшим образом отвечающая отечественной практике работы с бумажными документами", - пояснил Сергей Курьянов, директор по стратегическому маркетингу "ДоксВижн" . Эта форма подразумевает тотальный централизованный учет всех официальных документов, а также контроль процесса исполнения выданных по ним поручений руководства.
Однако официальными документами контент предприятия не исчерпывается, до них и в процессе их подготовки создаются и циркулируют неофициальные документы. И потоки их гораздо сложнее и больше.
Настоящая СЭД должна решать задачу управления всеми без исключения электронными документами - как официальными, так и неофициальными - Сергей Курьянов
"Мы живем в информационном мире, и почти 100% информации существует в форме электронных документов. Настоящая СЭД должна решать задачу управления всеми без исключения электронными документами - как официальными, так и неофициальными", - рассказал Сергей Курьянов. Правильнее, по его словам, не плодить отдельные системы для каждого вида документов, а требовать от собственной СЭД комплексного решения задачи.
2. СЭД сама по себе избавит компанию от внутреннего беспорядка
Это один из прочно укоренившихся мифов. На самом деле СЭД не решают проблем организационного бардака, если он уже есть в компании.
"Если система внедряется в компании, в которой нет понимания внутреннего взаимодействия, бизнес-процессов и зон ответственности, то внедрение системы только усугубит эти проблемы", - пояснил Иван Тарханов , руководитель направления электронного документооборота Cognitive Technologies. Лица, принимающие решения о внедрении, должны четко представлять, какие цели они преследуют этим проектом.
Если система внедряется в компании, в которой нет понимания внутреннего взаимодействия, бизнес-процессов и зон ответственности, то внедрение системы только усугубит эти проблемы - Иван Тарханов
3. Если документооборот электронный, значит он эффективный
Этот миф был на пике популярности несколько лет назад. Сейчас большинство заказчиков уже понимают, что это не так, но многие продолжают верить в это заблуждение.
"Электронный документооборот тоже может быть неэффективным, все зависит от того, насколько эффективно выстроен сам бизнес-процесс, а не от его технической реализации", - рассказал Сергей Плаунов , руководитель направления BPM и ECM компании КРОК.
"Следует ответить себе на вопросы: был ли проведен реинжиниринг, осмыслены существующие лучшие практики в компании, учтены и унифицированы процедуры, которые важны для компании в целом", - пояснил Илья Константинов , департамент корпоративных систем, технический эксперт Digital Design. Важно также, кто и в каком режиме пользуется системой, работает ли в СЭД руководство или все, что требуется, делают помощники. Это все нюансы, но, по словам Константинова, вытекают они из целей заказчика внедрения.
Так, если к переходу на электронный документооборот приурочить реинжиниринг и оптимизацию бизнес-процесса документооборота, то, по словам Сергея Плаунова, можно сразу воплотить его в наиболее эффективной форме.
Если к переходу на электронный документооборот приурочить реинжиниринг и оптимизацию бизнес-процесса документооборота, то можно сразу воплотить его в наиболее эффективной форме - Сергей Плаунов
4. Лучший выбор - решения лидеров рынка
Этот миф лежит на поверхности и за счет своей простоты и очевидности захватывает умы заказчиков, предопределяя или как минимум серьезно влияя на их выбор. Но на самом деле не все так просто.
"Системы, пик популярности которых приходится на сегодняшний день, завоевывали рынок в прошлые годы, когда заложенные в них технологические и другие преимущества были наиболее востребованными", - рассказал Александр Назаров , руководитель отдела продаж компании Haulmont. Сейчас потребности рынка меняются, и все более актуальными становятся решения, разработанные 4 - 5 лет назад.
Системы, пик популярности которых приходится на сегодняшний день, завоевывали рынок в прошлые годы, когда заложенные в них технологические и другие преимущества были наиболее востребованными - Александр Назаров
Такие системы с меньшим, чем у лидеров, количеством внедрений, по словам Назарова, могут быть гораздо прогрессивнее, технологичнее, они основаны на современных технологиях и будут актуальны как минимум 5 - 7 лет после внедрения. При этом срок их присутствия на рынке, а следовательно, и опыт реализации проектов может быть более чем достаточным для реализации проектов любого масштаба.
5. Системы западного производства более функциональные и гибкие
Этот миф имеет под собой реальное основание. Исторически российские системы уступали западным ECМ-решениям, однако они были в большей степени ориентированы на процессы, требующиеся именно российским компаниям, которые с точки зрения организации управления имеют определенную специфику.
"За прошедшие десятилетия развития рынка СЭД наиболее зрелые отечественные производители реализовали мощные и гибкие платформы автоматизации, не уступающие западным системам", - пояснил Владимир Андреев, президент "Доксвижн" . При этом, по его словам, они обладают определенными преимуществами, так как содержат готовые модули и приложения, ориентированные на автоматизацию процессов с отечественной спецификой, не говоря уже о стоимости ПО и доступности сервисов.
За прошедшие десятилетия развития рынка СЭД наиболее зрелые отечественные производители реализовали мощные и гибкие платформы автоматизации, не уступающие западным системам - Владимир Андреев
6. СЭД только для организаций с четкими регламентами и описанными бизнес-процессами
Действительно, если в организации бардак, толку от работающей СЭД мало. Но совсем не обязательно, чтобы все было правильно и четко.
"Последнее время всё больше компаний, которые пользуются гибкими методологиями управления, применяют адаптивный кейс-менеджмент", - рассказал Иван Тарханов. СЭД, по его словам, тоже приспосабливаются к этой тенденции и меняют свои классические конфигурации и правила работы.
Последнее время всё больше компаний, которые пользуются гибкими методологиями управления, применяют адаптивный кейс-менеджмент - Иван Тарханов
7. Сразу после внедрения системы можно начинать активно использовать ее
В силу природы объекта автоматизации - процессов корпоративного управления - внедрение СЭД не может восприниматься как обычный проект, заканчивающийся сдачей в промышленную эксплуатацию. Любые процессы управления - постоянно меняющаяся сущность. Кроме того, в начале внедрения СЭД принимающая сторона плохо представляет себе реальные возможности потенциальной системы.
"На практике внедрение СЭД - это цепь взаимосвязанных проектов как по развитию номенклатуры автоматизированных процессов, так и по расширению их функционального наполнения и модернизации процессов", - рассказал Владимир Андреев. Именно поэтому к инструментарию СЭД предъявляются специфические требования, по возможности кастомизация уже внедренных приложений и быстрая автоматизация все новых и новых процессов.
На практике внедрение СЭД - это цепь взаимосвязанных проектов как по развитию номенклатуры автоматизированных процессов, так и по расширению их функционального наполнения и модернизации процессов - Владимир Андреев
8. При внедрении СЭД от заказчика ничего не требуется, все сделает исполнитель
Заблуждение в первую очередь характерно для небольших компаний, а также для тех, кто не увлекается информатизацией и нечасто проводит подобные проекты. На самом деле внедрение СЭД - это почти всегда изменение внутренней работы и распорядка компании.
"Если коллектив к этому не готов и нет мощнейшей мотивации на изменение, то эффект будет обратным или нулевым", - рассказал Иван Тарханов. При этом в последнее время, по его словам, тенденция к изменению есть, т.к. заказчики стали более опытными.
9. Малому бизнесу не нужна хорошая СЭД
Миф достаточно очевидный и связан с общим заблуждением о том, что небольшим компаниям достаточно MS Office и "1С".
Действительно, если в компании работает 10 человек, можно наладить регистрацию и учет документов в Excel, хранить образы документов в облаке, а маршрутизировать в Outlook.
"Небольшой организации может подойти облачное решение. Это и Google Apps, и Microsoft Office 365", - рассказал Сергей Курьянов.
"Это вполне может быть хорошая и понятная система для данной команды в данных условиях", - пояснил Илья Константинов. Вопрос в том, какие задачи ставит малый бизнес перед собой и IT?
"Все зависит от того, что считать малым бизнесом. Если из этого определения исключить микробизнес, где процесс документооборота довольно специфический, то польза от СЭД для малого бизнеса есть", - рассказал Дмитрий Шушкин, директор по корпоративным проектам ABBYY Россия. Конечно, из-за масштабов эффект от использования СЭД для малого бизнеса будет менее очевиден, чем для среднего или крупного.
"Конечно, такие функции, как регистрация входящей корреспонденции, контроль исполнения поручений, автоматизация процедур согласования документов, для малого бизнеса чересчур громоздки и не нужны, так как такие вещи небольшой группе людей проще и быстрее обсудить, просто сев за один стол", - пояснил Сергей Плаунов. В то же время средства формирования рабочей информационной среды, в которой можно качественно структурировать информацию, осуществлять поиск и обеспечивать к ней быстрый доступ, формировать шаблоны документов, обсуждать их и т.д., могут быть очень к месту даже в случае малого бизнеса.
"Если предприниматель планирует расти, то необходимо думать о развитии и отладке внутренних коммуникаций, бизнес-процессов", - пояснил Илья Константинов. И рано или поздно вопрос о выборе платформы документооборота станет актуальным.
10. Мобильные СЭД опасны
В реальности мобильные СЭД не более опасны, чем другие корпоративные приложения с мобильным доступом.
"Угроза не в мобильной СЭД, а в реализации конкретного мобильного АРМ, в отсутствии или неправильном применении политик безопасности IT-персоналом заказчика", - пояснил Сергей Курьянов.
Угроза не в мобильной СЭД, а в реализации конкретного мобильного АРМ, в отсутствии или неправильном применении политик безопасности IT-персоналом заказчика, - Сергей Курьянов
"Здесь многое зависит от политики компании, используемых технологий и подхода к обеспечению информационной безопасности - должны быть проработаны как организационные, так и технические меры", - рассказал Сергей Плаунов. При должном внимании к этому вопросу с применением современных средств это безопасно. И, по словам Плаунова, жизненно необходимо в современных реалиях.
"В настоящее время вендоры СЭД решают вопрос безопасности доступа к корпоративным данным. Для некоторых платформ существуют отдельные программные продукты, обеспечивающие защищенный мобильный доступ к СЭД", - пояснил Илья Константинов. Разнообразие способов доступа, по его словам, требует комплексных средств защиты. И эта задача решается IT-службами не столько в контексте СЭД, сколько в контексте всего IT-ландшафта компании.
"Также ответом на этот миф будет факт, что в крупных корпорациях, в том числе финансовых и государственных, мобильный доступ к СЭД есть и используется на самых высоких уровнях менеджмента", - рассказал Илья Константинов.
В крупных корпорациях, в том числе финансовых и государственных, мобильный доступ к СЭД есть и используется на самых высоких уровнях менеджмента - Илья Константинов
11. Для внедрения ЭЦП нет законодательной базы
На самом деле законодательная база для внедрения ЭЦП полностью готова.
"Сейчас уже никто не мешает предприятиям переходить на безбумажный документооборот с любыми документами, кроме небольшого оговоренного перечня (кадровое и другие специальные виды делопроизводства)", - объяснил Сергей Курьянов. Проблема чаще не в том, что нет законов и подзаконных актов, а в том, что предприятие не разработало внутренние нормативные документы, легитимизирующие использование средств ЭЦП, и поэтому не может перейти на безбумажный документооборот.
Это, по словам Курьянова, как проблема "последней мили" в проводном интернете - когда есть и магистральные каналы, и инфраструктура маршрутизации, но нет подключения домашнего компьютера к этой инфраструктуре.
"Никто ведь за вас не вызовет провайдера и не организует у себя подключение и маршрутизацию внутри квартиры", - объясняет он.
12. СЭД слишком долго внедрять
Это утверждение когда-то было вполне справедливым, но на данный момент это полноценный миф.
"Действительно, пять лет назад внедрять СЭД по образу, подобию и регламентам бумажного документооборота было долго и сложно. Причиной тому были: неприятие новых стандартов работы пользователями, "тяжелые" десктопные интерфейсы СЭД, дублирование работы с электронными и бумажными документами, длительные обучения работе в СЭД", - рассказал Александр Назаров. А если учесть время на предпроектное обследование, долгие настройки системы и встраивание ее в ИТ-инфраструктуру организации, время на установку приложения для каждого пользователя и прочие факторы, то внедрение СЭД действительно отнимало много времени и ресурсов. Но сейчас ситуация иная.
"Современные платформы СЭД содержат много инструментов для ускоренного внедрения, от набора готовых к использованию приложений до инструментов, позволяющих постепенно наращивать функциональность от простого к сложному", - пояснил Сергей Курьянов. Так что начать можно достаточно быстро и недорого и развивать в случае необходимости до любого уровня.
"Сроки внедрения СЭД зависят от сложности самого бизнес-процесса документооборота, необходимости его оптимизации, объема доработок и кастомизации того или иного решения, количества пользователей и интегрируемых систем в организации и пр.", - рассказал Сергей Плаунов. Когда речь идет о десятках тысяч пользователей и о множестве интегрируемых систем, то 2 - 3 года - это вполне нормальный срок. Средний бизнес, по словам Плаунова, может получить промышленную СЭД в среднем через полгода.
Средний бизнес может получить промышленную СЭД в среднем через полгода - Сергей Плаунов
"Скорость внедрения СЭД зависит от широты постановки задачи", - рассказал Дмитрий Шушкин. Чтобы не ждать эффекта несколько лет, нужно делать реализацию поэтапно. Правильная приоритизация задач, по словам Шушкина, поможет получить ощутимые результаты уже после первого этапа внедрения.
Правильная приоритизация задач, по словам Шушкина, поможет получить ощутимые результаты уже после первого этапа внедрения - Дмитрий Шушкин
6. Кто такие харизматы? [Электронный ресурс] // Журнал «Благословение». 2013. URL: http://hve.by/blagoslovenie/blagoslovenie-dekabr-2013.html
7. Пиньотти М. Мои девять жизней в Саентологии / пер. с англ. А. Кондрашова, 2007. М.: 201 с.
8. Чернышев В. М. Меч Обоюдоострый. Конспект по сектоведению. К: Киевская Духовная Семинария, 2000. 169 с.
© А.А. Вайкина, 2016
Владычанский Тимур Валерьевич
Студент факультета управления, Российского государственного социального университета
г. Москва, РФ Е-mail: [email protected] Научный руководитель: Веретехина С.В., кандидат экономических наук, доцент кафедры управления персоналом и кадровой политики
e-mail: [email protected]
ЭЛЕКТРОННЫЙ ДОКУМЕНТООБОРОТ ПРЕДПРИЯТИЙ МАЛОГО БИЗНЕСА
Аннотация
В работе рассматриваются вопросы внедрения электронного документооборота, а также основные плюсы и экономическая целесообразность его внедрения.
Ключевые слова Электронный документооборот, автоматизация документооборота, информационные системы, бизнес-процессы, документ.
The paper discusses the implementation of electronic document management, as well as the main advantages and economic feasibility of its implementation.
Electronic document management, workflow automation, information systems, business-processes, document.
Современный порядок ведения дел на предприятиях и в организациях требует большого объема работы с документами. Поиск, утверждение и согласование становятся довольно сложными и обременительными процедурами, исключить которые не представляется возможным. Единственно эффективным подходом в подобной ситуации является использование современных технологий и максимальная автоматизация всех этапов работы с документами. К тому же, появление за последние время достаточного количества доступных вычислительных мощностей и качественного программного обеспечения к ним делает подобное решение легко реализуемым и экономичным.
Автоматизация документооборота позволяет более продуктивно организовать работу предприятия. Быстрое получение бумажного и электронного образцов документа посредством использования технологий сканирования, распознавания и печати документа делает легко доступным переход от бумажной версии документа к электронной и обратно. Таким образом, открывается способ безболезненного переноса документов из бумажного представления в электронное, при этом появляется возможность использования преимущества компьютеров.
Возможность внедрения юридически значимого электронного документооборота в существующие
МЕЖДУНАРОДНЫЙ НАУЧНЫЙ ЖУРНАЛ «СИМВОЛ НАУКИ» №5/2016 ISSN 2410-700X_
информационные системы и бизнес-процессы заказчиков помогает вывести работу предприятий крупного, среднего и малого бизнеса на качественно новый уровень. Использование механизмов обмена документами в онлайн-режиме обеспечит следующие преимущества: независимость от географического расположения, повышение производительности труда финансовых и бухгалтерских служб, оптимизация расходов на ведение бизнеса.
Также автоматизация даст возможность мгновенно распределять затраты по центрам финансовой ответственности и бюджетным статьям, анализировать исполнение бюджетов подразделений для принятия оперативных решений и оценки эффективности их работы в онлайн-режиме, детально анализировать отдельные, особенно существенные статьи затрат .
Если говорить об эффективности, то автоматизация документооборота на предприятии обеспечивает значительную экономию. Существенно уменьшается число бумажных документов, за счет чего сводятся к минимуму издержки на расходные материалы. Сотрудники тратят меньше рабочего времени на поиск нужной информации, на создание типовых документов с нуля и составление различных отчетов. Подготовка и согласование документов проходят в разы быстрее, что, помимо прочего, повышает доверие к предприятию со стороны партнеров.
Система электронного документооборота позволяет автоматизировать разработку и согласование всех документов организации, осуществлять рассылку документов для ознакомления широким кругом сотрудников, выдавать поручения и контролировать их выполнение, а также создавать произвольные бизнес-процессы для решения любых задач организации.
Система содержит ряд встроенных стандартных бизнес-процессов, покрывающих большую часть задач по автоматизации документооборота. Используя эти процессы, можно очень быстро приступить к работе с системой. В дополнение к стандартным, пользователи могут разработать свои собственные процессы, а также внести необходимые коррективы в существующие процессы, с помощью удобного инструментария, встроенного в систему.
Любой бизнес-процесс может быть запущен пользователем системы, имеющим соответствующие полномочия . Помимо этого, система обеспечивает возможности гибкого планирования событий, позволяя заранее настроить даты и периодичность запуска тех или иных процессов и уведомлений.
Система позволяет работать не только с внутренними документами организации, но и полностью автоматизировать обработку входящих и исходящих документов. Такая автоматизация значительно сокращает время обработки входящих документов и упрощает их учет, делает весь процесс от поступления входящего документа до отправки исходящего документа абсолютно прозрачным и управляемым.
Ниже показано время, затрачиваемое на типовые операции при обработке бумажных и электронных документов.
Бремя, затрачиваемое на типовые операции, часов в месяц
Рисунок 3 - График, показывающий время, затрачиваемое на типовые операции при обработке бумажных и электронных документов.
Одно из ключевых достоинств автоматизации бизнес-процессов организации с помощью электронной
МЕЖДУНАРОДНЫЙ НАУЧНЫЙ ЖУРНАЛ «СИМВОЛ НАУКИ» №5/2016 ISSN 2410-700X_
системы документооборота - появление полного контроля над выполнением всех решаемых в организации задач. Помимо сроков разработки и согласования документов, руководство может контролировать все аспекты работы своих подчиненных: время их работы в системе, количество выполняемых заданий, время выполнения заданий, количество просроченных заданий и время, на которое они были просрочены. Уполномоченные сотрудники получают своевременные уведомления о том, что задание может быть не выполнено в срок, с тем, чтобы можно было обратиться к задерживающему процесс сотруднику и оперативно решить потенциальную проблему. Помимо этого, в любой момент можно запросить подробные отчеты о ходе выполнения текущих задач организации.
Контроль исполнения позволяет коренным образом изменить работу организации, сделать сложные процессы простыми и прозрачными, показать качество работы всех сотрудников и позволить оперативно влиять на все процессы .
В последнее время начали появляться коробочные решения систем электронного документооборота, направленные на малый и средний бизнес, которые обладают возможностями, свойственными корпоративным системам, такими как, например, графический дизайнер маршрутов, дизайнер регистрационных карточек и шаблонов отчетов или возможность пользователям писать дополнительные программные модули.
Внедрение СЭД целесообразно на больших предприятиях, где объёмы документов порой очень велики и бумажный документооборот нередко тормозит деятельность целых отделов, что просто неприемлемо . Система электронного документооборота - эффективное средство для улучшения скорости работы любого предприятия или организации.
В первую очередь это сокращение затрат на бумажные носители. Кроме этого, сотрудникам организации не нужно будет терять время на то, чтобы бежать в соседний отдел за подписью, другой - за печатью. Естественно, это и повлияет на скорость обработки информационных потоков. Распоряжения будут выполняться гораздо быстрее, документы обрабатываться без задержек.
В современном мире с все более возрастающей конкурентной борьбой и увеличивающимися потоками информации вас каждый день просят делать вашу инфраструктуру более эффективной, поддерживать продуктивность каждого сотрудника, улучшать бизнес-процессы, делать ваш бизнес более прозрачным и защищенным. И делать все это быстрее, безопаснее и с меньшими затратами. В этих условиях наличие эффективной системы электронного документооборота приобретает решающее значение для успешного ведения бизнеса.
Список использованной литературы:
1. Бондалетов В.В. Карьера и профессиональная компетентность управленца в условиях современной России./ В сборнике: Профессиональное социальное образование: уровни, опыт и перспективы развития. Сборник материалов XIII Всероссийского социально-педагогического конгресса. 2013. С. 38-40.
2. Веретехина С.В. Проблемы внедрения системы электронного документооборота в ДОУ предприятий //Кадровик 2014, № 11. С. 122-129.
3. Веретехина С.В. Психометрические тесты и программные решения. Материалы Афанасьевских чтений.2015. Т.1.; 13. С.116-121.
4. Веретехина С.В., Рубцова Е.В. Автоматизированные системы контроля за исполнением документов. Современная наука: актуальные проблемы теории и практики. Серия: Экономика и право.2015. № 3-4.С.12-16.
5. Веретехина С.В. Обзор требований европейской спецификации MOREG-2 и проблемы импортозамещения программного обеспечения СЭД/ЕСМ-решений на Российском рынке. Материалы Ивановских чтений.2015. № 5. С.203-209.
6. Веретехина С. В. Автоматизированные системы оценки персонала / С. В. Веретехина // Управление персоналом и интеллектуальными ресурсами в России. 2015. Т. 4. №. 5C. 72-77. DOI: 10.12737/14961
7. Виниченко М.В. Эффективность, как основа KPI. Материалы Ивановских чтений. 2015. № 5. С. 209-216.
8. Виниченко М.В. Кадровый резерв руководства. /Виниченко М.В. // Проблемный анализ и государственно-управленческое проектирование. - 2014. - № 5 (37), том 7. - С.16-30
9. Кибанов А.Я. Основы управления персоналом. - М.: ИНФРА-М, 2014. - 440 с.
МЕЖДУНАРОДНЫЙ НАУЧНЫЙ ЖУРНАЛ «СИМВОЛ НАУКИ» №5/2016 ISSN 2410-700X
10.Кириллов А.В. Проблемные вопросы развития технологий управления персоналом в отечественной практике и пути их решения: Монография / А.В. Кириллов, М.В. Виниченко, А.В. Мельничук, С.А. Макушкин. - М.: Русайнс, 2015. - 280 с
11. Аксенов, А.С. Особенности реализации систем электронного документооборота для предприятий малого бизнеса / А.С. Аксенов // Инновационные перспективы Донбасса: материалы междунар.науч.-практ. конф., 20-22 мая 2015 г. Т. 7: Реформирование менеджмента в условиях инновационного развития. - Донецк, 2015.-С.7-11.
12.Мансурова Н.А. Предпосылки и этапы внедрения электронного документооборота в сфере малого и среднего бизнеса//Экономические исследования. № 1., 2014
© Владычанский Т.В., 2016
УДК 316.346.32-053.6
Гольденберг Екатерина Александровна
Студент 3 курса экономического факультета Новосибирский государственный университет экономики и управления - «НИНХ» г. Новосибирск, РФ E-mail: [email protected]
ПРОБЛЕМЫ АКТИВНОГО ИСПОЛЬЗОВАНИЯ МОЛОДЕЖЬЮ СОЦИАЛЬНЫХ СЕТЕЙ И ПУТИ ИХ РЕШЕНИЯ
Аннотация
В статье раскрывается суть основных проблем, возникающих в результате активного и частого использования молодежью социальных сетей, возможные их причины. Предложены способы решения рассмотренных проблем применительно к отдельному человеку и к группе людей. Выявлены возможности решения проблем самостоятельно пользователем социальной сети.
В настоящее время социальные сети и особенно связанные с ними проблемы имеют наибольшую актуальность в широких кругах. Социальные сети с каждым годом становятся все более популярными, практически ни один человек, в основном из молодежи, не может представить свою жизнь без использования сети Интернет для общения (ведь именно общение является первоочередной целью создания такого ресурса как социальные сети). Конечно, молодые люди преследуют и иные цели (помимо неформального общения), регистрируясь на всевозможных сайтах, например: просмотр новостей, прослушивание музыки, деловые переписки, работа . Однако все же большую часть времени, проводимого в социальных сетях, молодежь посвящает именно неформальному общению с родственниками, близкими, друзьями.
Активное использование социальных сетей, несмотря на их своевременное появление на фоне научно-технического прогресса, несмотря на неотъемлемость их существования в современном мире в связи с развитостью именно удаленной коммуникации, имеет все же отрицательные стороны и проблемы, которые могут касаться как отдельного человека, так и группы людей (причем группы эти могут быть абсолютно разными по количеству членов) и могут являться причиной проблем более масштабных, которые необходимо решать, причем решать без нанесения ущерба нормальному течению времени, а именно: прогрессу, техническому и технологическому развитию общества.
Для того чтобы сформировать предложения по решению проблем, связанных с активным
Не секрет что успешное ведение любого бизнеса в первую очередь зависит от того, как работает механизм упорядочения документации. Ведь работа с бумажной волокитой хотя и не приносит удовольствия, но является важным звеном в управлении компанией.
К тому же документацией следует заниматься своевременно, иначе она начнет копиться и теряться. Для того чтобы избежать возможных потерь была введена система электронного документооборота.
В этой статье мы расскажем: Что такое СЭД? Какие она имеет виды, преимущества и недостатки?
С развитием интернета время толстых папок, и пыльных архивов ушло далеко в прошлое. Теперь процесс работы с документами полностью автоматизирован. Необходимые бумаги можно найти в один клик, а архивация производится вообще без участия человека. Такие возможности предприятиям открывает СЭД.
Система электронного документооборота (СЭД) – это специальное программное обеспечение, благодаря которому происходит обработка документов в электронном виде. Другими словами, благодаря СЭД возможна передача документов между сотрудниками, выдача индивидуальных задач, архивация и т.д.
Наверняка многие организации умеют создавать электронные документы, хранить и передавать их. Однако просто электронный формат не будет иметь никакой юридической силы. Для того чтобы электронная бумага обрела вес, важно чтобы она была подписана обеими сторонами. В данном случае, документы должны быть скреплены специальной электронной подписью.
Следовательно, СЭД можно разделить на два вида:
- Документооборот внутри компании между сотрудниками;
- Документооборот между различными предприятиями и организациями посредством специальных каналов связи.
Для использования СЭД внутри организации необходимо специальное программное обеспечение. Обычно такую программу называют – платформой ЭДО. Кроме того, для бесперебойной работы такого ПО потребуется дополнительное оборудование. Например, сервера, сетевые каналы и прочее.
Оператор электронного документооборота понадобится в том случае, если необходима работа с бумагами между двумя различными фирмами. Такой оператор станет хорошим помощником. Ведь он умеет доставлять сообщения, проверяет, в каком формате документы пересылаются, требует и контролирует проставление электронной подписи, хранит и архивирует бумаги самостоятельно и т.д.
Таким образом, СЭД – это «кровеносная система» всего бизнеса. Она в значительной степени экономит время, и, несомненно, положительно сказывается на работе организации в целом. Но всегда ли от такого вида обработки информации имеется польза? И способна ли СЭД нанести урон бизнесу? Чтобы ответить на эти вопросы нужно рассмотреть положительные и отрицательные стороны электронного документооборота.
Плюсы и минусы ЭДО
Как и любой другой процесс ЭДО имеет как плюсы, так и минусы. Основные параметры представлены в таблице ниже.
 Достоинства
|
 Недостатки
|
|---|---|
|
|
Реальная стоимость ведения электронного документооборота для малого бизнеса
(*) Если фирма небольшая, и подписывать документы собирается лично владелец бизнеса (или сам ИП), то затраты будут минимальными. Они состоят из покупки электронной цифровой подписи — 1500 рублей и доступа к сервису электронного документооборота — от 100 рублей.
Для небольших объёмов наша редакция рекомендует сервис Контур.Диадок . Если выбрать тариф «Универсальный «, то затраты составят всего 9 рублей за отправленный документ. Если сравнивать с пересылкой оригиналов документов по почте, то здесь отправка одного заказного письма внутри области составит минимум 50 рублей. Разница очевидна:
Всем новым пользователям система даёт 50 приветственных бонусных пересылок электронных документов.
Как видно из таблицы, несмотря на положительные стороны, СЭД имеет и отрицательные моменты. В основном они сводятся к материальным затратам, которые как оказалось, могут быть не маленькими.
Компания понесет значительные затраты не только на установку программного обеспечения, и покупку нужного оборудования, но и должна принять в штат работника, без специальных навыков которого, система электронного документооборота просто не будет работать. Такому сотруднику тоже требуется платить зарплату. А это еще одна статья в расходах.
Но не стоит забывать, что затраченные усилия в дальнейшем окупятся, и фирмы, работающие с СЭД, только выиграют. Ведь они будут экономить не только на времени обработки информации, но и значительно сократят расходы на оплату услуг, например, архивариуса. Плюс ко всему прочему электронному архиву не требуется дополнительного помещения, покупки дополнительной канцелярии и прочих моментов.
Что представляет собой система электронного документооборота?
Как правило, это система электронного документооборота (ЭДО), в которой можно формировать, отправлять, получать и подписывать электронные документы. Они равносильны бумажным с собственноручной подписью. Чтобы вести электронный документооборот, нужен сертификат электронной подписи.
Интерфейс обычно состоит из 2-3 вкладок, среди которых контрагенты (ваши партнёры и клиенты участвующие в ЭДО) и основная вкладка — Документы . В данной вкладке в разделах Входящие и Исходящие будут содержаться отправленные вами и принятые документы.
Виды ЭДО
Несомненно, при внедрении электронного документооборота организации делают большой упор именно на эффективность. Сложно сказать какой вид ЭДО для определенной организации будет наиболее эффективен. Все зависит от направления деятельности предприятия и от его бизнес процессов.
Однако существует общая квалификация ЭДО по функциональности, технологии управления, составляющим компонентам и т.д. В связи с этим можно выделить основные виды СЭД:
- Система делопроизводства . Такой вид предназначен для ведения делопроизводства предприятия. Причем работа проводится по всем принятым правилам с вертикальным управлением, т.е. от начальника к подчиненному;
- Электронные архивы . Главная цель такой системы – это организация работы по хранению документации. Кроме прочего программа позволяет пользователю легко найти необходимую бумагу. Однако передача документации в такой системе будет невозможна;
- Workflow-системы . Такой вид системы широко распространен среди пользователей благодаря тому, что ее главная задача – это организация и автоматизация бизнес процессов. С таким ПО легко вести бизнес, а документооборот – это всего лишь повод для существования рабочих моментов;
- ЕСМ-системы . ПО позволяет пользователю внести новизну в систему управления организацией. С помощью комплексных систем, возможно, управлять: документами, подписями, потоками работ, знаниями сотрудников и прочее. Данный вид ЭДО будет значительно дороже, ведь он предлагает пользователю расширенный функционал.
Стоит отметить, что каждый вид СЭД становится наиболее масштабнее предыдущего, и дает больше возможностей пользователям. Однако для того чтобы оценить всю пользу электронного документооборота необходимо правильно сделать выбор.
Как правильно выбрать СЭД
Как уже отмечалось, выбор СЭД – это сложный процесс, который требует особого внимания. Кроме всего прочего руководству фирмы требуется учесть огромное количество решающих факторов, таких как направление деятельности предприятия, штат сотрудников, и т.д.
Например, для коммерческой организации будет правильно установить СЭД как между сотрудниками, так и между партнерами. Только так предприятие сможет получить необходимую экономическую выгоду.
Для государственного учреждения лучше сделать акцент на специфике его работы, и уделить большее внимание именно созданию электронных архивов. А так же требуется обучить сотрудников для работы с ними.
При выборе той или иной СЭД важно учитывать, отвечает ли система заявленным требованиям. К таковым относятся:
- Полнота функциональности;
- Удобство использования;
- С какой скоростью эта система внедрится в рабочий процесс;
- Наличие настроек, причем они должны быть гибкими;
- Имеется ли в системе возможность расширения функционала;
- Возможно, ли подогнать СЭД под существующее программное обеспечение предприятия;
- Легкость адаптации;
- Наличие технической поддержки. Важно чтобы такая помощь была на высоком уровне;
- Репутация производителя и т. д.
Принимая во внимание этот факт, пользователю следует придерживаться следующих действий:
- Изучить функционал. Необходимо уделить особое внимание главе «Возможности». Важно чтобы производитель конкретно указал список выполняемых программой задач. Если конкретики нет, то стоит отказаться от такой системы СЭД;
- Наличие тематических презентаций. Важно чтобы программа содержала демонстрационный материал, тем самым объясняла пользователю, как пользоваться функционалом;
- Изучить скриншоты. Так руководитель сможет убедиться на самом деле ли, прост функционал, и обладает ли он заявленным требованиям;
- Обязательно изучить отзывы реальных пользователей. Самый лучший вариант – это просмотр видеороликов на ютубе;
- Многие производители предлагают руководителям бесплатные пробные версии. Так пользователь сможет понять подходит ли выбранный продукт или нет;
- Что касается стоимости товара, то очевидно, что этот пункт не может не волновать покупателя. Сложно определить какой должна быть реальная стоимость СЭД, однако стоит изучить, с чего складывается та или иная цифра. Поэтому подробное изучение прейскуранта поможет покупателю избежать непредвиденных расходов и трат.
Стоит помнить, что сделать правильный выбор поможет только специалист. Поэтому выбор и установка СЭД должна проводиться только под пристальным вниманием человека, который владеет специальными навыками.
По причине дороговизны, далеко не все организации в нашей стране работают с СЭД. На сегодняшний момент пока только крупные фирмы делают обработку бумаг в электронном виде. Но все меняется, и вполне вероятно, что в ближайшее время по достоинству оценится необходимость работы с помощью СЭД, и многие фирмы смогут позволить себе вести электронный бизнес. А значит, станут наиболее эффективными и успешными!
О т ответа на вопрос «Зачем вашей компании нужен электронный документооборот?» зависит, как минимум, половина успеха проекта по внедрению системы электронного документооборота (СЭД). Как ни странно, очень часто можно услышать ответ типа: «У конкурента/партнера уже есть - чем мы хуже?» Но если поставить такую цель внедрения СЭД, результаты вряд ли будут впечатляющими.
Итак, какие цели могут стоять перед компанией при внедрении СЭД? Рассмотрим возможные варианты.
Поскольку достижение каждой из этих целей последовательно увеличивает как бюджет проекта автоматизации, так и риски того, что проект не будет успешно завершен, к постановке завышенных целей следует относиться с максимальной осторожностью .
Еще одной распространенной ошибкой при внедрении системы является ожидание того, что автоматизация сама по себе поможет оптимизировать сам процесс документооборота. Но как говорят программисты в таких случаях: «При автоматизации хаоса получится лишь «автоматизированный хаос» ».
Кстати, важное замечание по формированию бюджета проекта: его надо рассчитывать исходя из полного количества сотрудников компании. Пилотные проекты типа «на одном отделе попробуем» в большинстве случаев не помогут даже понять, нужен электронный документооборот компании или нет.
Когда цель поставлена, а задачи автоматизации определены, можно переходить к следующему этапу - выбору системы электронного документооборота.
Как выбрать?
Практически до второй половины 2000-х годов рынок СЭД в России был ориентирован исключительно на крупных клиентов, у малых и средних компаний не было выбора: существовал очень малый круг «коробочных» СЭД, пригодных для внедрения в компаниях такого размера. Причем в большинстве случаев эти СЭД были лишь урезанными версиями «больших» систем, а значит, стоимость покупки и сопровождения, сложность использования были не вполне адекватны ожиданиям небольших и средних компаний.
В последние годы рынок СЭД для малых и средних фирм значительно расширился: у поставщиков сформировалось видение автоматизации документооборота среднего и малого бизнеса, появилось много новых решений, ориентированных именно на этот сегмент рынка. Поэтому выбор системы электронного документооборота сейчас - достаточно непростая задача. Попробуем систематизировать процесс выбора СЭД исходя из тех целей, которые ставит перед собой компания, внедряя электронный документооборот.
Все системы электронного документооборота можно условно разделить на 3 большие группы:
- Системы организации архива (хранилища) документов.
- Системы автоматизации делопроизводства с элементами документооборота.
- Комплексные системы автоматизации документооборота.
Большинство современных СЭД содержит элементы каждой из трех групп, но «полноценные универсалы» встречаются редко. Как правило, каждая система ориентирована на автоматизацию какой-то определенной группы процессов.
1. Системы организации архива документов
У термина «архив (хранилище) документов» есть два значения. Под такими системами понимают:
- Специализированные системы хранения и обработки сверхбольших объемов документов. Такие системы необходимы узкому кругу компаний, например, организациям массового обслуживания (коммунальные услуги, госсектор, страхование, кредитно-банковский сектор). Таких систем не так уж и много, они решают достаточно узкий круг задач, и мы их в данной статье рассматривать не будем.
- «Облегченные» системы документооборота, обеспечивающие только базовую функциональность работы с документами: централизованное хранение файлов документов и организацию доступа сотрудников к ним .
Если говорить об архиве документов как об «облегченной» системе документооборота, то в данном подходе к автоматизации документооборота наиболее популярны следующие решения:
В целом организация документооборота в виде «архива документов» имеет смысл либо для малых предприятий (с управленческим штатом менее 10 человек), либо для предприятий с небольшим объемом документооборота (до 10-20 документов в месяц). Основным бонусом таких систем является лишь их дешевизна и простота использования.
2. Системы автоматизации делопроизводства с элементами документооборота
Системы автоматизации делопроизводства с элементами документооборота составляют сейчас большинство предлагаемых на российском рынке СЭД. Типовые функции систем этой группы:
- Архив документов:
- хранение и архивирование документов,
- поиск по реквизитам регистрационно-контрольных карточек документов, полнотекстовый поиск по документам,
- сканирование и распознавание документов;
- Делопроизводство (в данной группе систем блок автоматизации делопроизводства наиболее развит):
- регистрация документов,
- организация номенклатуры дел,
- разграничение прав доступа.
- Документооборот:
- маршрутизация документов,
- выдача поручений,
- визуализация бизнес-процессов.
Все системы обладают практически идентичными характеристиками, но у каждой, разумеется, есть свои конкурентные преимущества. Подробную информацию о системах можно получить сайте http://www.doc-online.ru и на сайтах производителей СЭД.
3. Комплексные системы автоматизации документооборота
Эта группа систем наиболее «сильна» в автоматизации процессов, связанных с документооборотом и оперативным управлением предприятия, - выдача и контроль исполнения поручений, маршрутизация документов и пр.
Внедрение подобных СЭД, скорее, оправдано в крупных организациях (холдингах) за счет того, что системы такого класса разрабатываются только под заказ, а следовательно, имеют высокую стоимость, достаточно сложны в освоении, при внедрении требуют участия ИТ-специалистов. Однако выбор СЭД данной группы предоставляет также большие возможности по модификации системы под нужды компании, можно создать систему, сбалансированную по функциям как в области делопроизводства, так и в области документооборота.
Что дальше?
После того как определились фавориты на покупку, не забудьте учесть следующие аспекты, которые обязательно скажутся на успешности проекта внедрения СЭД:
- Поинтересуйтесь, какие у системы возможности «на вырост» , чтобы не пришлось с ростом масштаба бизнеса тратить деньги на внедрение новой СЭД.
- При сравнении стоимости систем оценивайте полную стоимость проекта. Очень часто значительная часть стоимости скрыта в дополнительных модулях, инфраструктурном программном обеспечении, услугах по обследованию, внедрению и сопровождению системы.
- Перед покупкой посмотрите на систему «вживую» , а еще лучше - у клиентов поставщика решения. Ни одна красивая презентация или «лабораторная» демонстрация системы не покажут реальные особенности работы с ней.
- Некоторые из представленных на рынке систем относятся к так называемым «коробочным» СЭД. Под этим подразумевается возможность установить и настроить систему собственными силами. Посчитайте, такой вариант может оказаться выгоднее, даже если придется отправить на обучение ваших ИТ-специалистов.
- Убедитесь в том, что сотрудники вашей компании «потянут» систему - любая автоматизация обычно приводит к увеличению объема работы, особенно на этапе внедрения. Если в компании нехватка персонала - надо или увеличить его количество, или выбрать СЭД с более простыми функциями.
- Процедура внедрения системы - важный элемент успешности проекта. Перед покупкой системы обязательно заранее спланируйте этот этап и обговорите его особенности с поставщиком решения! Очень часто без тщательной проработки этого этапа СЭД повисает «мертвым грузом» на компании.
Внедрение системы электронного документооборота - ответственный шаг для компании, в особенности для средних и малых компаний, где любые траты заметно сказываются на «жизненном тонусе». Поэтому правильность выбора СЭД и поставщика решения, учитывающих особенности работы компаний среднего и малого бизнеса, - очень важный фактор. В данной статье мы постарались дать представление о современном состоянии рынка СЭД для компаний среднего и малого бизнеса и помочь в правильном выборе системы электронного документооборота. Успехов вам.
Свернуть Показать
При подборе СЭД вы можете обратиться за аналитической информацией на сайты http://www.doc-online.ru и http://www.docflow.ru, а также непосредственно к разработчикам:
- Система «БОСС-Референт» компании «Ай-Ти». Сайт http://www.boss-referent.ru
- Система «ДЕЛО» компании «ЭОС». Сайт http://www.eos.ru
- Система «Евфрат-документооборот» компании «Cognitive Technologies». Сайт http://www.evfrat.ru
- Система «CompanyMedia» компании «ИнтерТраст». Сайт http://www.intertrust.ru
- Система «NauDoc» компании «Наумен». Сайт http://www.naumen.ru
- Система «Акта» компании «DuxSoft». Сайт http://www.duxsoft.ru
Разработка информационной системы смотрите на сайте.
