Корпоративный портал: какой интранет выбрать и почему. Что такое интранет портал и зачем он нужен современной компании Преимущества внедрения корпоративного интранет-портала

"Кадровик. Кадровое делопроизводство", 2008, N 12

Коммуникации - в широком смысле - обмен информацией между индивидами посредством использования общей системы символов, осуществляемый вербальными и невербальными средствами. Внутрифирменные коммуникации предполагают совместную деятельность сотрудников - участников взаимодействия, в ходе которой вырабатывается общий (до определенного предела) взгляд на ценности, цели, направления деятельности компании и на собственные действия в связи с этим. Современным средством управления корпоративными коммуникациями является формирование внутреннего информационного пространства - интранет-портала.

Суть вопроса

Интранет-портал (в пер. с англ. intranet - внутрисетевой, portal - главный вход, ворота) - это внутрикорпоративная информационная система с рядом функциональных задач, позволяющих наиболее полно осуществлять коммуникации внутри компании - между сотрудниками, отделами, представительствами компании. В основе его функционирования лежат Internet-технологии. Интранет-порталы размещаются во внутренней сети компьютеров компании, доступ к ним имеют только сотрудники.

Словарь кадрового делопроизводства. Интранет - распределенная внутрифирменная информационная система, предназначенная для обеспечения доступа сотрудников к корпоративным информационным ресурсам, использующая программные продукты и технологии Интернета.

Контент - это информационное наполнение информационной системы (тексты, графика, мультимедиа и иное информационно значимое наполнение). Существенными параметрами информационного наполнения являются его объем, актуальность и релевантность.

Назначение интранет-портала:

предоставление прозрачного доступа к управленческой информации, содержащейся в различных информационных системах, эксплуатирующихся в компании, а также других информационных источниках;
предоставление единой точки доступа к корпоративной информации, корпоративным приложениям и другим источникам данных внутри и вне компании. При этом информация может предоставляться в персонифицированном, интегрированном и агрегированном виде, то есть предоставляться таким образом, чтобы максимально поддерживать процесс принятия бизнес-решений и решений функциональных проблем и задач;
ведение исторической базы ключевых показателей деятельности компании, расчет необходимых показателей на основе данных, содержащихся в информационных системах компании. Предоставление аналитических расшифровок значений показателей с различной степенью подробности;
обеспечение оперативного взаимодействия персонала на всех уровнях и поддержка совместной работы между сотрудниками, подразделениями и службами компании.

Использование в функционировании портала web-технологий позволяет обеспечить работу в информационной среде неограниченного количества пользователей. С помощью локальных intranet-решений сотрудники компании могут получить доступ к выделенной для каждого из них части корпоративной информации.

Пример. Интранет-системой банка "Финсервис" (Москва) постоянно пользуются несколько сотен сотрудников из более чем 50 офисов и филиалов банка, а компании "Окна-Эталон" (Владивосток) интранет-портал обеспечивает оперативное взаимодействие более чем 40 офисов и точек продаж по всему дальневосточному региону.

Типовая структура интранет-портала компании

Корпоративные порталы можно классифицировать по реализации уровней взаимодействия, которые они обеспечивают. Можно выделить такие основные уровни автоматизации взаимодействия, как "компания - сотрудники", "подразделения - подразделения", "сотрудник - сотрудник", "компания - партнеры и инвесторы", "компания - клиенты".

Структурно портал представляет собой совокупность информационных блоков. Задача этих блоков - отразить основную и наиболее важную информацию портала, обеспечить быструю и удобную навигацию по нему. Так, на главной странице корпоративного портала должны быть предусмотрены информационные блоки, представленные в табл. 1.

Таблица 1

Содержание главной страницы интранет-портала

о компании (миссия и цели развития, лицензии и статусы, структура и персоны, новости компании, новости рынка, СМИ о нас, карьера (вакансии), корпоративная газета);
маркетинг и реклама (маркетинговый план, действующие маркетинговые программы, фирменный стиль, буклеты, макеты и иные маркетинговые материалы);
приказы и положения (по общим вопросам оперативного управления компанией, по организационным вопросам, по управлению финансовой деятельностью, по управлению движением товарно-материальных ценностей, по технике безопасности, по персоналу, по системе оплаты труда, по вопросам экономической и информационной безопасности, а также положения о структуре и персонале, должностные инструкции и другие документы);
шаблоны (образцы оформления документов и инструкции по их заполнению, типовые договоры, формы и примеры коммерческих предложений, образцы и примеры оформления писем, приказов, распоряжений и других документов);
форум (по вопросам развития направлений деятельности компании, по общим вопросам осуществления текущей деятельности, предложения);
объявления;
голосование;
дни рождения;
галереи (фото- и видеогалереи);
библиотека (документы компании, справочники, файлы);
поиск (по ключевому слову, по дополнительным параметрам).

Главная страница портала должна стать смыслообразующим и имиджевым центром, связывающим в единое целое структуру, содержание и оформление информации.

Цели и задачи организации внутрифирменного информационного пространства

Конечно, создание интранет-портала - не панацея от всех проблем, но он может стать инструментом управления персоналом, посредством которого руководство компании и сотрудники могут легко и просто обращаться к всевозможным информационным источникам и информационным системам, которые, как правило, "лоскутным" образом развивались в их компании. Портал - это лишь хороший инструмент для того, чтобы аккумулировать все ранее созданное в компании, дать этому правильное и полное применение, осознать свои недостатки и преимущества и упростить работу сотрудников посредством работы с одним корпоративным приложением, а не с десятком разрозненных информационных систем и источников информации.

Принимая решение в пользу создания интранет-портала в своей компании, современные руководители, как показывает практика, преследуют следующие цели:

повышение уровня управления и поддержки принятия решений руководителями подразделений компании за счет организации сбора, консолидации и анализа необходимой информации;
создание единой базы знаний компании, включая агрегированную информацию, получение которой требует больших временных и ресурсных затрат;
экономия времени и усилий сотрудников компании;
сокращение расходов и издержек компании;
повышение уровня коммуникаций и совместной работы между сотрудниками компании;
поддержка процессов по унификации и стандартизации процессов и процедур в компании;
повышение качества работы и обслуживания клиентов компании;
повышение конкурентоспособности и инвестиционной привлекательности компании.

Задачи, которые решает корпоративный интранет-портал, представлены в табл. 2.

Таблица 2

Задачи, решаемые с помощью формирования интранет-пространства

Задачи	Направления решений
1. Обеспечение внутренних коммуникаций	- организация внутреннего документооборота, формирование отчетов и запросов по разным информационным ресурсам; - проведение виртуальных конференций, совещаний и оперативного обмена данными между удаленными друг от друга подразделениями и (или) должностными лицами; - высокоскоростная и защищенная от внешнего доступа передача данных, их хранение, поиск и обмен информацией
2. Обеспечение сотрудников информацией	- широкая трансляция общекорпоративной информации, новостей; - освещение значимых событий в компании; - организация дифференцированного доступа к корпоративным базам данных
3. Получение дополнительного экономического эффекта	повышение качества и скорости обмена информацией и решения текущих задач и, как следствие, увеличение нормативных показателей прибыльности компании и сокращение потерь от неоперативного доступа к информации
4. Специализированные задачи	задачи узкой специализации, позволяющие улучшить работу компании в целом как единой органичной структуры, реагирующей на внутренние и внешние изменения

Создание корпоративного интранет-портала позволяет сформировать единое информационное пространство для работы с информационными потоками и коммуникациями внутри организации. Встроенные и, как правило, интуитивно понятные средства обслуживания и поддержки портала предоставляют персоналу возможность самостоятельно администрировать разделы без помощи программистов. Предварительный просмотр контента позволяет увидеть размещаемую информацию до ее публикации, что делает работу по обновлению ресурса простой и наглядной.

Система иерархий может обеспечить последовательное согласование информации, предназначенной для публикации, в звеньях управленческой цепочки. Таким образом, достигается согласованная со всеми нужными уровнями управления и утвержденная к публикации корректная и достоверная информация. Предоставляемые интранет-системой возможности визирования и согласования контентов позволяют избежать ошибок и неточностей в оформлении корпоративной информации.

Также интранет-портал предоставляет возможность загрузки шаблонов оформления документов, презентаций различных дизайнов, на основе которых формируются документы для конечного пользователя.

Применение средств объединения, организации, поиска данных и маршрутизации информации в интранет-порталах обеспечивает возможность организовать и ускорить корпоративный документооборот между сотрудниками и рабочими группами.

Организация работы по формированию интранет-портала компании

Методология разработки и внедрения в деятельность компании интранет-порталов в целом аналогична внедрению любой информационной системы с большим количеством пользователей. Специалисты называют три основных пути формирования корпоративного портала:

покупка готовых решений (платформ или систем высокой готовности);
разработка портала с нуля (заказные разработки);
комбинированный подход (разработка специфических модулей, но на базе уже готовых решений или платформ).

Каждый из названных путей требует профессионального подхода со стороны разработчиков, квалифицированного менеджера проекта и проектной команды, промышленного подхода к разработке и внедрению системы (проектирование, разработка, тестирование, обучение, ввод в эксплуатацию - табл. 3).

Таблица 3

Технология организации работы по формированию интранет-портала (на основе комбинированного подхода)

Номер этапа	Общее наименование этапа	Содержание задач этапа
Этап 1	Разработка проекта интранет-портала	1.1. Изучение особенностей бизнес-процессов заказчика; формирование требований к интранет- порталу 1.2. Формирование документации с описанием бизнес-процессов заказчика 1.3. Проектирование структуры и архитектуры интранет-портала 1.4. Разработка проектной документации и документации по внедрению интранет-портала 1.5. Разработка прототипа интранет-портала 1.6. Разработка стилевого решения и эскиза дизайна шаблонов портала
Этап 2	Программирование интранет-портала	2.1. Формирование структуры базы данных портала 2.2. Программирование функций и систем интранет- портала 2.3. Интеграция с прикладным программным обеспечением и внешним интернет-сайтом (если указано в требованиях проекта) 2.4. Тестирование проекта 2.5. Установка портала на сервер заказчика 2.6. Разработка документации для пользователей и администраторов портала

Каждый путь имеет достоинства и недостатки, но, как правило, при выборе решения происходит оценка всех подходов по следующему набору критериев:

стоимость решения (включая лицензии, оборудование и работы);
скорость внедрения и поставки готовой системы;
уникальность бизнес-процессов компании или наличие специфических требований;
корпоративные стандарты и предпочтения по технологиям;
наличие квалифицированных специалистов внутри компании и их специализация;
новаторский или консервативный стиль работы компании;
доминирующий подход к инновации - система настраивается под бизнес-процессы компании, или компания настраивает бизнес-процессы под функциональность внедряемого решения.

В каждом конкретном случае необходим детальный анализ ситуации в компании.

Самое важное, о чем не следует забывать, принимая решение о создании интранет-портала у себя в компании, - это то, что при его внедрении на первый план выйдут не технические трудности, а административные проблемы, вопросы информационной безопасности и передачи знаний от разработчика к конечным пользователям.

Особенности внедрения корпоративного портала во многом зависят от целей и задач, которые ставит перед данной системой компания-заказчик, от ее корпоративной культуры и текущего уровня автоматизации в компании. Две конкурирующих на рынке компании могут предъявлять различные требования к системе, и внедрение корпоративного портала в этих компаниях будет проводиться абсолютно разным способом.

В числе проблем, которые могут возникнуть при внедрении корпоративных порталов, можно назвать следующие:

необходимость изменения бизнес-процессов компании вследствие уже проведенной автоматизации, необходимость перераспределения ответственности;
отсутствие формализации процессов и их документирования, что не позволяет произвести четкую постановку задачи;
привычка работать на "личном контакте";
низкая культура использования компьютеров в компаниях;
сопротивление со стороны персонала компаний при внедрении системы;
недостаточная твердость руководства при внедрении системы в компании;
низкий уровень понимания потенциальных выгод от использования корпоративных информационных систем руководством и сотрудниками компании;
сложность с формализацией распределения прав доступа к информации;
попытка переноса имеющегося в компании информационного беспорядка в автоматизированный беспорядок посредством портала;
отсутствие опыта эксплуатации подобных систем и, как следствие, низкий уровень понимания возможных вариантов использования портала.

Нельзя сказать, что все эти проблемы являются неразрешимыми. Просто для более эффективного их решения необходимо привлекать опытных специалистов и консультантов, которые имеют опыт внедрения подобных системы и предложат компании пути и способы решения этих проблем, уже апробированные у других клиентов, с учетом знания специфики российского бизнеса.

Андрей Надеин (компания TopS Business Integrator) и Владимир Кузнецов (Информационно-консалтинговый центр по электронному бизнесу) среди зарубежных поставщиков интранет-решений называют такие компании, как IBM Websphere Portal, Oracle9iAS Portal, Plumtree, Sun ONE Portal Server, ATG Enterprise Portal Suite", mySAP Enterprise Portal, а также программные блоки Microsoft.NET Servers.

Отечественные разработки представлены на российском рынке интранет-системой TopS BI, решением Intranet. Optimizer компании "Гарант-Парк-Интернет", интранет-решением компании РБК СОФТ, решением Axiom. Portal компании "Город-Инфо", решением V6 Active Portal и некоторыми другими.

Повышение эффективности использования корпоративного портала

Так или иначе, в результате создания корпоративного интранет-портала компания может получить ряд преимуществ (табл. 4).

Таблица 4

Преимущества внедрения корпоративного интранет-портала

Прямые выгоды

Косвенные выгоды

- экономия рабочего времени
сотрудников компании;
- повышение скорости принятия
решений;
- экономия от повторного
использования накопленных
в компании знаний;
- снижение стоимости
взаимодействия с удаленными
подразделениями компании;
- обмен знаниями внутри компании
и, как следствие, повышение
качества и производительности
работы сотрудников;
- более низкая стоимость на
обеспечение информационной
безопасности;
- более низкая стоимость
сопровождения систем

- оптимизация бизнес-процессов компании;
- повышение эффективности работы
сотрудников;
- прозрачность работы всех подразделений
компании;
- скорость информирования персонала
о важных событиях и мероприятиях внутри
компании;
- повышение управляемости компании за
счет организации эффективной обратной
связи с персоналом;
- построение эффективных горизонтальных
связей и обмена информацией между
подразделениями компании;
- сплочение сотрудников через
формирование групп по интересам;
- более быстрый и безболезненный вход
новых сотрудников в жизнь компании;
- повышение имиджа компании в глазах
сотрудников, а также партнеров компании,
инвесторов

Эффективность использования интранет-ресурсов как средства управления информационными потоками, коммуникациями и корпоративной культурой напрямую зависит от популярности, посещаемости корпоративного портала.

В связи с этим предлагается несколько практических советов:

если сотрудники компании получают материальное вознаграждение с учетом степени удовлетворенности заказчиков (клиентов), то хороший эффект может дать публикация шаблона "Удовлетворенность заказчика" на интранет-портале компании, желательно в реальном времени и с результатами опросов клиентов;
если оплата менеджеров по продажам осуществляется на основе комиссионных, то публикация в Интранете информации о продажах с расчетами комиссионных - надежный способ заставить менеджеров по продажам и бухгалтеров проверять портал ежедневно, сокращая количество запросов в специализированные отделы компании (бухгалтерию, коммерческую службу) за этой информацией;
вместо использования почтовых прикладных программ можно интегрировать с интранет-порталом доступную через web почтовую систему (типа Exchange Outlook Web Access), тогда сотрудники будут иметь возможность обращаться к электронной почте с любого места;
если создать актуальный информационный раздел, предоставляющий интересную и нужную всем сотрудникам информацию (например, раздел "А что сегодня на обед?"), можно существенно увеличить использование портала сотрудниками. Тем более если добавить форум (например, "Обсуждение меню").

Корпоративный интранет-портал нужно использовать для публикации информации, которая действительно может быть нужна (необходима) сотрудникам компании и интересна им с профессиональных позиций или с общечеловеческой точки зрения, тогда он станет удобным средством управления внутренними коммуникациями в компании.

При подготовке статьи использованы материалы информационно-консалтингового центра по электронному бизнесу www.e-commerce.ru и ООО "БИАТ. консалтинг" (http://intranet-portal.ru).

Д.Чалышева

Начальник Московской группы

отдела кадров

Более 15 лет мы создаем единые информационные и сервисные пространства компании

Коммуникации и бизнес-процессы
Задачи и проекты
База знаний и документов
Интеграция с внутренними и внешними системами

Функциональные решения для
разработки корпоративных порталов

Коммуникации и бизнес-процессы
База знаний и документов
- Систематизировать информацию о компании с помощью организационной структуры, телефонного и других справочников, учебных материалов, должностных инструкций и т.п
Задачи и проекты
Интеграция
CRM

Сотрудники смогут общаться и узнавать новую информацию в уже привычном формате «живых» новостных лент, рабочих групп и чатов
Автоматизация бизнес-процессов компании повысит их прозрачность и четкое понимание текущих статусов

Практически в каждой компании, достаточно давно существующей на рынке, есть проблема разрозненного хранения накопленной экспертизы, документов, справочников и прочих знаний. Внедрение портала позволит:

Систематизировать информацию о компании с помощью организационной структуры, телефонного справочника, учебных материалов, справочников, должностных инструкций и т.п
Создать корпоративное облачное хранилище файлов с возможностью разделения по правам доступа, рабочим группам и поиска по документам
Реализовать возможность быстрого погружения новых сотрудников в рабочий процесс с помощью базы знаний, онлайн-тестов и экзаменов

Отсутствие единой системы постановки и контроля поручений – одна из самых частых проблем в компаниях, не специализирующихся на проектной деятельности. Создание корпоративного портала позволит:

Использовать грамотную и прозрачную последовательность постановки, контроля и приема задач
Учитывать затраченное время и эффективность сотрудников
Четко разделять роли и проекты

Практически для каждой бизнес-задачи существует множество технических решений и продуктов. С развитием компании количество этих решений и подходов к ним только увеличивается, размывая единую структуру процессов. Мы создадим общее хранилище данных, которое позволит стать корпоративному порталу единой точкой для:

Всех существующих внутренних решений: 1C, SAP, MS и т.п.
Всех внешних каналов коммуникаций с клиентами, партнерами и подрядчиками

Единое сервисное пространство компании невозможно без современной системы управления взаимоотношениями с потенциальными и существующими клиентами. Мы поможем:

Создать единую базу клиентов, контактов, сделок и истории коммуникаций с возможностью сегментирования по различным направлениям деятельности
Автоматизировать процессы продаж
Рассчитать эффективность различных каналов привлечения клиентов и менеджеров по продажам

Преимущества внедрения корпоративного портала

Улучшается коммуникация во всех подразделений корпорации

Помимо телефонной связи и электронной почты появляются новые средства коммуникации, которые практически снижают на «нет» издержки роста компании и территории ее расположения.

Повышается интерес сотрудников к активной совместной работе

Просматривая корпоративный портал, сотрудники видят не только локальные действия своих ближайших коллег, но и всю общую цепочку, приводящую к конкретным и понятным результатам.

Существенно автоматизируется документооборот и поиск документов

Отпадает необходимость искать следующие звенья в цепочке согласований, все происходит автоматически, в несколько «кликов». Документы теперь можно искать не только по названию, но и по содержимому.

В разы сокращается время на адаптацию новых сотрудников

Единая база знаний, онлайн-тесты, элементы «геймификации» - все это не только сокращает первые шаги новых сотрудников, но увеличивает их мотивацию к наиболее быстрому подключению к процессам компании.

Как итог: повышается общая эффективность работы корпорации

Большинство ежедневных рутинных действий, которые раньше занимали минуты, а то и часы, сокращаются до минимума. Переводя это в годовые оклады сотрудников, получаем довольно внушительную экономию.

Технологии, которые мы применяем

Решения из «коробки»

Битрикс24

Самое популярное решение «отечественного» производителя. Функционал из «коробки» подходит в основном для малого и среднего бизнеса, но в последнее время продукт активно набирает вес и в Enterprise-сегменте.

Гибкие решения

Подходит для проектов, к которым нужен полностью индивидуальный подход как в плане функционала, так и дизайна. Как и Sharepoint, имеет преимущества при интеграции в MS-экосистему. Не требует покупки «коробочной» лицензии.

Решения из «коробки»

Исторически платформа была создана для Enterprise-сегмента, что сказывается на существенной по сравнению с Битрикс 24 стоимости лицензии и установки программы. Серьезные преимущества при интеграции в развитую экосистему из большого набора продуктов Microsoft.

Реализованные проекты

Почему нам стоит доверять?

16
лет
опыта

Более
500
проектов

Более
150
клиентов

3
премии
рунета

2
премии
goldensite

Наша команда сосредоточится на вашем портале и будет вести его с предпроектной аналитики до оптимизации и выгрузки на хостинг. У нас полный комплект сотрудников в штате - аналитики, менеджеры, разработчики, юзабилити-специалисты, тестировщики. На нашем счету более 500 проектов, и это только начало.

Интранет-система для вашей компании

Задумались об открытии офиса в другом городе или стране? Сотрудники на аутсорсе не упрощают работу, а только усложняют? Нам не понаслышке знакома эта ситуация, и мы знаем, как ее решить. Внедрение такого инструмента, как корпоративный портал, поможет собрать всех сотрудников под одной «крышей» - даже если они работают на другом конце мира. Подробнее

Интранет-система для корпорации

Intranet - это внутренний портал компании, который объединит вашу команду в единую сеть. С его помощью можно обмениваться полезной информацией, делиться новостями и в полной безопасности хранить конфиденциальные данные. И это еще не все. Тренд последних лет - объединение корпоративного портала с системой постановки и контроля выполнения задач, работы с документами и другими полезными дополнениями. Это не только позволит быстро делиться информацией с сотрудниками, но и оптимизировать работу компании - например, включить отложенное редактирование документов, если вы находитесь в Москве, а другой ваш офис - в Тайланде.

Создание корпоративного портала: основные принципы

Для того, чтобы создать сайт компании, нужно четко понимать ее структуру. Мы с головой погрузимся в ваш бизнес: вместе с вами определим задачи и проблемы, которые должен решить портал, разберемся в связях между отделами вашей команды, разработаем уникальную концепцию и дизайн портала. Вы сможете выбрать технологии и ПО своего «интранета», чтобы максимально подогнать его под себя. Как только мы определимся с деталями, закипит работа во всех наших офисах - мы тоже используем аутсорсинг, - и мы вместе, слаженно завершим разработку, представив вам рабочий портал.

Почему нам стоит доверять? Мы тоже живем в режиме «удаленных офисов», и понимаем, как важен оперативный обмен информацией и слаженная работа на расстоянии. Мы постоянно держим контакт со всеми своими сотрудниками - и поможем наладить его вам. Мы работаем в web-разработке с 2004 года, и за это время набитые шишки стали бесценным опытом, и мы точно знаем, как надо и не надо. Но багаж наших знаний продолжает расти, мы постоянно учимся и развиваемся, чтобы применять новейшие технологии в наших проектах. Если начали - идем до конца.

Применяем:

Scrum / Agile / Waterfall / .NET / Frontend / Usability / Интерфейсы / Графический дизайн / SEO / ORM / Интернет-реклама / Sketch / Верстка / Invision / Интеграция / / Adobe / Backend / Javascript / CSS / Аналитика / UX / Project / SQL / Xamarin / React / Framework / C# / ASP.NET / MVC / WCF / Bootstrap / Postgres / MONGO DB / ElasticSearch / Redis / React Native / Git / TFS / VSTS / Jira / MS Project / Worksection / Selenium / Jmeter / Axure / Mockflow / Adaptive / HTML / AJAX /

Время чтения: 5-6 минут

Юлия Большова - руководитель по автоматизации HR-процессов Авито. Ранее развивала интранеты Билайна, Ламоды и Яндекса.

В предыдущем интервью Юлия как повысить эффективность интранета и дала советы начинающим интранет-менеджерам. В этом выпуске блога - о том, какой у Авито интранет и какие задачи он решает.

Интранет для людей

Факт № 1 . Avito People - интранет для людей. Над названием сервиса думали долго, и оно родилось в результате голосования внутри нашего департамента. Авито - это мы, а People - люди, для которых мы все придумываем и разрабатываем. Все, что мы делаем, делается для удобства и пользы сотрудников.

Факт № 2. В Авито работает больше 1500 сотрудников. Ежемесячно в среднем интранетом пользуются более 70% сотрудников (1100 человек)

Факт № 3. Помимо интранета в компании пользуются и другими сервисами, например, Slack и Workplace от Facebook. Каждый сервис выполняет свою задачу.

Slack - внутренний корпоративный мессенджер. Мы используем его для оперативной коммуникации между коллегами.

Workplace - инструмент для среднесрочной коммуникации. Мы используем его для общения с зарубежными коллегами. Контент в workplace создают лидеры мнений.

Avito People - сервис для рабочих процессов, а также официальной и структурированной информации. Он необходим для публикации и хранения значимых событий, о которых должен знать каждый сотрудник.

От почтовых рассылок мы отказались.

Факт № 4. Наш интранет создала команда разработчиков Авито. Так как мы динамичная компания, процессы и идеи могут часто корректироваться. Нам важно быстро внедрять новое или менять существующее. Если некоторые функции стали неудобными или больше не нужны сотрудникам, мы без сожаления их меняем или удаляем.

Новости в интранете Авито

Соцсети vs. Интранет. Почему интранет?

Для донесения важного контента. Интранет нужен для того, чтобы сотрудники в одном месте видели основные новости и события компании. Мессенджеры - это дополнительные и добровольные каналы, поэтому важная информация может затеряться в обсуждениях. В дополнительных каналах коммуникации сложно создать полноформатные информационные страницы, где сотрудник может ознакомиться с описанием нужных процессов и действий.

Для безопасности. В мессенджерах небезопасно пересылать конфиденциальные файлы. Или, например, оперировать такими данными, как зарплаты сотрудников.

Для архивации и легкого поиска. В мессенджерах сложно хранить исторические данные или найти сотрудника. Если вы не знаете к кому обратиться, вам понадобится больше времени.

Для нужных действий. Мы не отделяем сервисы для решения бизнес-задач от интранета. Для нас это одно целое. Самым важным преимуществом интранета должно быть решение рабочих задач: оценить коллегу, отправить заявку на отпуск, получить аналитику по своему подразделению.

Новости в интранете Авито

Какой у Авито интранет?

Наш интранет находится в ведении двух департаментов. Я - менеджер проекта и нахожусь в команде HR, а моя команда разработки - в техническом департаменте.

Платформа. У нас собственная разработка, мы работаем в технологическом стеке компании.

Мобильная версия. Мобильной версии у нас нет, но открыть интранет на мобильном можно. Это выглядит не так красиво, как хотелось бы, но разработку мобильной версии мы пока не ставим в приоритет, так как сотрудники заходят в интранет с офисного компьютера.

Для начала мы возьмем самые востребованные среди сотрудников функции и добавим их в мобильную версию. Позже расширим до полноценного функционала.

Аудитория и запросы. Верхнеуровнево мы выделили три аудитории пользователей интранета: HR, руководители и сотрудники. Основная часть сотрудников в интранете пользуется общим функционалом: читает новости, ищет коллег и прочее. Далее идут запросы от руководителей - более навороченные и специализированные. Руководители ищут информацию о сотрудниках, переведенных в другой отдел, отчеты по выполнению KPI и другие важные для них данные. У HR специфические запросы, которые касаются автоматизации процессов.

Сервис и удобство . Наш интранет - это полноценный сервис и инструмент для работы. Мы не планировали делать сайт, где публикуются только новости и статьи. У нас есть портальная часть (это тот самый интранет в классическом понимании - с новостями, оргструктурой, списками сотрудников, днями рождениями и другими замечательными вещами), а есть микросервисы, которые помогают сотрудникам выполнять определенные задачи.

Например, есть сервис, где сотрудники проходят перформанс-ревью. А есть дашборд для руководителей, где мы выводим самую важную информацию по их подчиненным сотрудникам.

Контент и коммуникация. В интранете мы пока не даем возможности сотрудникам добавлять материалы, кроме заполнения данных в личном профиле. Это не запрещено, просто на текущем этапе не совсем понятно, что конкретно нужно сотрудникам. Быстрые объявления и мини-новости все пишут в Slack. В новостной ленте публикуются официальные материалы, которые готовят внутренние коммуникаторы.

Эффективность. Главные вопросы, которые мы задаем себе, прежде чем что-либо делать: «Правда ли мы экономим время сотрудников?», «Для кого и зачем мы это делаем?», «Какую выгоду мы принесем?».

Например, если мы сделаем заголовки в новостях красными, кому это сэкономит время? А если мы выведем все отпуски сотрудников в виде графика, сэкономит ли это время и деньги?

И, конечно, любой функционал мы стараемся делать удобным и красивым. Мы привлекаем дизайнера интерфейсов и тестируем нововведения до запуска на фокус-группах.

Наталья Заверуха

Заместитель директора по вопросам качества и организации бизнес-процессов компании ProNET

Интранет-портал — это виртуальный «центр коммуникаций» компании. Он помогает:

Сотрудникам — сплотиться в единую команду (даже если они находятся в разных городах);
Менеджерам — контролировать сроки выполнения рабочих заданий, повышать управляемость компанией.

Компания ProNET — производитель интеллектуальных продуктов. Наша стратегическая цель — создание эффективной организации, представленной во всех сегментах ИТ-рынка Украины. Для этого мы консолидируем профильные активы, совершенствуем систему управления проектами и бизнесом в целом; в частности, уделяем большое внимание использованию новейших технологий для автоматизации основных бизнес-процессов.

В связи с экспансией в регионы возникла острая потребность в расширении штата компании: на сегодняшний день у нас работают более 170 сотрудников в головном офисе и в 10-ти региональных представительствах. Бурный рост компании, в свою очередь, потребовал стандартизации работ, четкого планирования и контроля, постоянной связи с сотрудниками удаленных подразделений.

Мы понимали, что отдельные меры здесь не помогут: нужно объединять имеющиеся информационные ресурсы, создавать корпоративный интранет-портал — единое информационное пространство. И такое решение было принято.

Для реализации проекта создали рабочую группу из специалистов нашей компании. Руководство группой было поручено заместителю директора, который отвечает за обеспечение качества и организацию внутренних процессов.

Рабочей группе были поставлены задачи, которые можно сгруппировать в три направления:

Взаимоотношения между сотрудниками, внутрикорпоративные коммуникации:
- Описать функциональные/служебные обязанности для всех сотрудников (для всех должностей);
- Разработать положение «О взаимодействии подразделений компании»;
Работа с клиентами:
- Создать единые корпоративные правила/стандарты обслуживания, организации работ и коммуникации подразделений, участвующих в планировании и реализации комплексных ИТ-проектов;
- Оптимизировать и автоматизировать процесс «управление договорами»;
Работа с сотрудниками: максимально сократить период адаптации новичков, а также временные затраты на решение их типичных проблем.

В итоге получился комплексный проект, который привел к изменению, доработке и формализации многих процессов. Самое интересное, что столь масштабный проект нам удалось реализовать фактически с «нулевым» бюджетом и собственными силами.

Для начала мы определили:

Цели;
Временные рамки проекта;
Состав рабочей группы.

Особое внимание хочу обратить на необходимость четко устанавливать сроки. Если лимиты времени не зафиксированы, то, приступая к выполнению работ, исполнители нередко обрекают себя на «вечный проект». Это большая ошибка. Крайне важно четко расставить не только финальные «контрольные точки» (сдача), но и промежуточные — подведение итогов, анализ достигнутых результатов. Кроме того, важно правильно сформировать команду: здесь главное — не количество людей «на борту», а то, понимают ли они значимость проекта, хотят ли с его помощью сделать компанию лучше.

При реализации проектов, связанных с изменениями привычного алгоритма работы, инициаторы неизбежно сталкиваются со скрытым или явным сопротивлением. Мы были готовы к этому. Чтобы предупредить возможное недовольство, вели разъяснительную работу с сотрудниками:

Рассказывали о том, что разрабатывается интранет-портал, что благодаря его работе каждый из них получит определенные выгоды.
На общем собрании сообщили людям об идее, а также целях портала. Затем провели собрания в каждом отделе — рассказали, какую выгоду принесет сотрудникам правильная организация работ. Провели опрос коллег о необходимых модулях и собрали пожелания. ;
Организовали постоянную обратную связь;
Фиксировали конструктивные предложения коллег.

На первом этапе были разработаны ключевые блоки внутреннего портала:

«Модель бизнес-процессов компании», «автоматизация бизнес-процесса согласования договоров», «база знаний»;
Ряд специальных сервисов: внутрикорпоративный справочник сотрудников; личная карточка сотрудника; список дней рождения; новостная лента; календарь событий; техническая поддержка (Service Desk), список услуг компании (см. Рис. 1 и 2).

Рис. 1. Личная карточка сотрудника

Рис. 2. Система управления файлами

В качестве инструмента решения этих задач была выбрана система бизнес-моделирования Business Studio . Построение «бесшовной» системы управления (включающей моделирование, регламентацию и контроль исполнения бизнес-процессов) удалось решить путем интеграции систем Business Studio и DIRECTUM :

Сначала в системе Business Studio была выстроена архитектура компании в целом и основных бизнес-процессов операционного уровня;
Затем уже оптимизированные бизнес-процессы (например, «управление договорами») были автоматизированы с помощью системы электронного документооборота и управления взаимодействием DIRECTUM .

Интеграция этих двух систем позволила быстро выстроить оптимальные, работающие без сбоев бизнес-процессы. Теперь портал помогает нам:

Формализовать и оптимизировать бизнес-процессы;
Проектировать и корректировать организационную структуру, штатное расписание, построение организационной диаграммы (см. Рис. 3);
Формировать регламентирующую документацию в соответствии со стандартами ISO и др.

Описав бизнес-процессы «как есть», мы создали диаграммы, с помощью которых определили основных участников процесса, требования к срокам выполнения, необходимые документы и ряд других параметров (например, согласование договоров — см. Рис. 4). После завершения формализации бизнес-процессов, для каждого из них были назначены «владельцы» и «исполнители».

Затем были разработаны:

Положения о подразделениях (место в организационной структуре, права и обязанности, взаимодействие с другими подразделениями, показатели оценки эффективности и пр.);
Должностные инструкции специалистов компании (см. Рис. 5).

Рис. 3. На портале можно увидеть (и скорректировать) оргструктуру компании

Рис. 4. Пример рабочей схемы

Рис. 5. Должностные инструкции специалистов на портале

Мы творчески подошли к решению поставленных перед нами задач, поэтому в итоге получился далеко не типичный корпоративный портал:

Во-первых , здесь сотрудники могут найти организационную структуру и должностные инструкции, которые построены на реальных бизнес-процессах компании (с детализацией до конкретного исполнителя, указанием рамок его ответственности, а также степени влияния на конечный результат).

Во-вторых , благодаря интранет-порталу новый стимул к развитию получил уже действующий внутренний проект «Знак качества». Цель проекта — собирать идеи и предложения сотрудников, касающиеся улучшений и модернизации существующих бизнес-процессов. В Service Desk была создана специальная очередь, где принимаются предложения сотрудников, а также контролируется ход их обсуждения/доработки/внедрения.

В-третьих , автоматизировав процесс согласования договоров, нам удалось минимизировать возникающие при их составлении риски. Например, теперь:

Почти вся информация автоматически вносится в шаблон договора;
Появилась возможность защищать определенные поля от редактирования (а значит, и внесения ошибок);
Для согласований документа используется электронная подпись.

Компания получила отличный инструмент — специально разработанный и настроенный под наши потребности. Для средних и крупных компаний с большим количеством сотрудников, развитой филиальной структурой и клиентов внедрение корпоративного портала уже давно не роскошь, а настоятельная необходимость.

Новый интранет-портал значительно повысил эффективность нашей работы! Вот лишь первые результаты:

Существенно вырос уровень исполнительской дисциплины;
Оптимизирована работа с договорами:
- Сократилось время подготовки и согласования договоров (в среднем на 50%);
- Повысилось количество согласованных в срок договоров (с 55 до 90%);
- Снизилась трудоемкость выполнения работ по договору на этапе регистрации (с трех до одного человеко-часа);
- Уменьшилось количество итераций при согласовании договора в одном подразделении (в среднем с пяти до двух).
Сократилось время адаптации новых сотрудников (с четырех до двух недель);
Компания получила сертификат «Система управления качеством» ISO 9001:2009;
Наша команда стала победителем конкурса Intranet Awards UA-2012 в номинации «Бизнес-решение» .

Награждение компании ProNET, победившей в конкурсе Intranet Awards UA-2012

Но самое главное — изменение людей: команда стала дружной, все работают более согласованно, добиваются лучших результатов.

Что еще важно? Мы убедились в том, что поддержка и модернизация внутреннего портала требует постоянной работы, — это не тот проект, который можно сделать и забыть. Поэтому наша команда не останавливается на достигнутых результатах — мы уже готовимся к редизайну портала! В частности, планируем:

Автоматизировать процесс «Подготовка коммерческого предложения»;
Внедрить модуль «Кадровые процессы» (здесь будут автоматизированы следующие процессы: подбор кандидатов, контроль завершения испытательного срока, оформление в штат, увольнение, перевод и назначение, согласование кадровых документов, учет командировок и т. д.);
Провести двустороннюю интеграцию функций (данных) интранет-портала с программой «1С».

Компания ProNET основана в 1997 году. Один из ведущих системных интеграторов Украины. Главные направления деятельности: инфраструктурные комплексы для зданий и кампусов; электрооборудование зданий; сети и телекоммуникационные системы; комплекс технических средств охраны; противопожарная защита зданий; центры обработки и хранения данных; управление ИТ-инфраструктурой; сервис-ориентированная прикладная среда предприятия; системы электронного документооборота; сервисная поддержка; ИТ-консалтинг и аутсорсинг; обучение сторонних специалистов. Численность персонала — 170 человек.

Внутренний портал позволяет выстроить коммуникации внутри компании. Что это дает?

Подробнее по каждому аспекту

Объединить всю информацию : автоматизировать документооборот (хранилище документов) с управлением правами доступа, версионностью, возможностью хранить базу знаний.

CRM — даст возможность хранить историю по письмам, звонкам и работе с каждым клиентом, а в конце квартала создаст отчеты для каждого руководителя. Мы добавим автоматизацию: например, отсылать почту клиенту, который давно не отвечает или высылать счет повторно, если в течение недели он не оплачен.

Автоматизировать бизнес . Многие действия совершаются регулярно: платежи, ежемесячные отчеты, напоминания, мероприятия, заявки на отпуск и так далее. Все это можно автоматизировать, написав скрипты или роботов, которые будут отслеживать события и совершать те самые рутинные действия. . Или другой кейс — как мы сделали систему адаптации персонала на портале медицинской компании ОМБ.

Конструктор процессов.

Автоматизация бизнес-процессов

С помощью конструктора вы сможете сами создавать бизнес-процессы. Например, чтобы создавать новые маршруты прохождения документов на портале.

Интеграция с IT-средой Заказчика.

Продукт интегрируется со многими приложениями от ведущих разработчиков программного обеспечения.

интеграция с «1С:Зарплата и Управление Персоналом», а также с 1С: УПП и 1С: УТ (а на заказ - вообще с любой 1С или ERP-системой)
коннектор к MS Exchange Server 2007/2010, MS Sharepoint, Active Directory и MS Office.
интеграция с календарями Google и календарями в смартфонах (iOS + Android) .

Мобильная версия (приложение)

Для портала уже разработано мобильное приложение — для обеих платформ.

Все нестандартные решения настольной версии мы доработаем и в мобильной.

Сдача проекта: автотесты, нагрузочное тестирование, ПМИ

Мы пишем специальный документ: программу и методику испытаний. По ней проводится сдача системы. Также при сдаче проекта мы пишем автотесты (Selenium), далее в Allure смотрим наглядные отчеты по их прохождению.

Нагрузочное тестирование выполняется на сервере Заказчика, мы используем Яндекс.Танк и еще ряд сервисов.

Сопровождение

После сдачи мы сопровождаем проект, используя Jenkins для continuous integration — непрерывной отгрузки обновлений, и GIT для контроля версий.

Технологии и фреймворки

Web : PHP (1С-Битрикс, Laravel, Symfony, YII, ZEND), Java2EE, ASP.net (C#), Ruby, Python.

Mobile : SWIFT, Objective C, java, React.

Тестирование : Jenkins, Selenium, Cucumber, Calabash, JUnit, Allure.

Интеграция портала с 1С и другими системами

На этом этапе мы работаем с IT-службой Заказчика: разрабатываем API обмена, проектируем каналы обмена данными. Результат: одно- или двусторонний обмен с 1С, ERP, AXAPTA, SAP и еще 20+ менее известными системами учета и автоматизации.

Прозрачность разработки . Клиенты видят всех сотрудников Студии в нашей системе Интранет и там же могут общаться с ними напрямую. Все договоренности фиксируются в задачах, информация не теряется (в отличие от почты или телефона).

Гарантийный срок . Мы предоставляем бессрочную (безлимитную) гарантию на все выполненные нами работы, наши специалисты бесплатно проконсультируют Вас по вопросам создания сайтов и дальнейшего продвижения ваших проектов.

DevOps и highload

У нас свои инженеры DevOps: построим оптимальную схему развертывания обновлений, настроим кластер, проведем нагрузочное тестирование. А после запуска проекта - обеспечим надзор 24/7.

В каких случаях мы наиболее эффективны?

нужны люди, которые сделают предпроектное обследование и расскажут, как что реализовать
портал интегрирован сразу с несколькими системами, причем не у всех есть документация
на портале уже сейчас/будут высокие нагрузки (от 10 000 посетителей в сутки) и все должно работать быстро
для ряда работ нужны не только «руки», но и «голова», то есть аналитика и консалтинг