Что значит документы в электронном виде. Равнозначность подписания документов электронной подписью и собственноручной

Требования к документам в электронном виде делятся на три категории и соблюдаются в порядке приоритетности:

  1. Общие требования. Не отличаются от требований к документам в бумажном виде и в основном касаются формы и содержания.
  2. Требования, предъявляемые к конкретному виду документов в электронном виде, в том числе электронным документам. Ключевые в этой категории - требования к электронной подписи. Именно она и соблюдение условий её применения делают документ юридически значимым.
  3. Особые требования к конкретным документам в электронном виде, предъявляемые исходя из их назначения, условий создания, обработки, передачи и хранения. Эти требования всегда индивидуальны по отношению к категориям или видам документов. Они отражены в специальных нормативных актах или инструкциях.

Для каждого документа в электронном виде свои требования. Поэтому, когда вы собираетесь создать или передать документ, обращайтесь к требованиям, установленным конкретно для него.

Виды и применение электронных документов

Рассмотрим самые распространённые документы в практике документооборота компаний и индивидуальных предпринимателей.

Договоры, контракты, соглашения

Часть 2 статьи 434 ГК РФ разрешает заключение письменных договоров путём обмена электронными документами, в том числе с использованием сторонами сделки электронной почты. Обязательное требование - возможность достоверно установить, что документ, например экземпляр договора, исходит от стороны сделки.

Выполнить условие легко: договоритесь с контрагентом о заключении договора таким способом, составьте и подпишите договор с использованием электронной подписи. Аналогичным способом можно обмениваться протоколами разногласий и дополнительными соглашениями, вносить изменения в договоры и направлять претензии.

Первичные учётные документы

Требования к ним изложены в статье 9 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ (редакция от 28.11.2018) «О бухгалтерском учёте ». Специальные требования к счетам-фактурам - в статье 169 НК РФ .

Первичные документы могут быть бумажными или электронными, электронный первичный документ обязательно должен быть подписан электронной подписью. Но если законом или договором предусмотрено представление первичного документа в бумажном виде, он должен быть представлен именно на бумаге. Если бумажного документа нет, придётся его создать - распечатать соответствующий электронный документ. Это условие пока препятствует полному переходу на электронный документооборот: многие компании вынуждены дублировать документы полностью либо частично. Для обмена электронными счетами-фактурами и УПД, например, необходимо, обращаться к услугам оператора электронного документооборота. Также вести документооборот через оператора ЭДО целесообразно при больших объёмах документооборота - налаженная система сбережёт ваше время.

Выполнение всех требований к первичным учётным документам - это фактически выполнение требований ФНС. Упрощает задачу применение обязательных или рекомендованных налоговым органом форматов - формализованных электронных документов. Обязательные форматы утверждены для счёта-фактуры и универсального передаточного документа, в том числе корректировочных (Приказы ФНС № ММВ-7-15/155@, № ММВ-7-15/155@ и № ММВ-7-15/189@). Рекомендованные форматы есть для акта приёмки работ и документа о передаче товаров (Приказы ФНС № ММВ-7-10/552@ и № ММВ-7-10/551@) - можно применять их или разработать свой формат.

Отчётность

Всю налоговую и бухгалтерскую отчётность можно представлять в электронной форме. Обязательное условие для сдачи электронной отчетности - подписание документов усиленной квалифицированной электронной подписью. Передавать отчётность в электронном виде можно через оператора ЭДО или через официальный сайт ФНС.

Документы для подачи в суд

Любые процессуальные документы можно подавать в суд в электронном виде, в том числе в форме электронного документа. Для электронной подачи документов в арбитражные суды используется сервис «Мой арбитр», в суды общей юрисдикции - личный кабинет пользователя в разделе «Подача процессуальных документов в электронном виде» официального сайта суда на портале ГАС «Правосудие». Электронный образ документа можно заверить простой электронной подписью, электронный документ подписывается только усиленной квалифицированной электронной подписью.

Обращения в государственные органы

Большинство ведомств уже поддерживают онлайн-обмен документами и обращениями через сайты и личные кабинеты пользователей. Чтобы обратиться в государственный орган через интернет или направить электронный документ, зайдите на официальный сайт нужного ведомства, найдите раздел для обращений или направления отчётности в электронном виде и воспользуйтесь указанной информацией.

Юридическая значимость электронной переписки

Несколько иначе, чем электронные документы, подписанные ЭП надлежащего вида, выглядит обмен письмами или сообщениями посредством электронной почты, мессенджеров или СМС-сообщений. В этих случаях, как правило, не используется привычная электронная подпись. Что тогда служит средством идентификации - интересный вопрос, прежде всего, с позиции судебной практики.

Электронную переписку, где не используется усиленная электронная подпись, можно приравнять к обороту документов с применением простой электронной подписи. В данном случае это не противоречит правилам и нормам. Но необходимость идентификации отправителя и получателя в случае спора обязательно возникнет.

В процессе идентификации отправителей и получателей писем и сообщений, возможно, потребуется определить:

  • кто составил документ;
  • кто, в какое время и откуда его направил;
  • кто, в какое время и где получил;
  • применялся ли полученный документ, какой юридический характер и значимые последствия он имел.

Дать ответы на эти вопросы и подтвердить их доказательствами бывает непросто.

Если адреса электронной почты указаны в договоре с контрагентом и при этом чётко определён порядок обмена документами, проблем обычно не возникает. Идентифицировать СМС-отправления можно посредством сотового оператора. Сообщения в чатах и мессенджерах - через техподдержку соответствующей платформы. Но проблемы могут возникнуть, если придется оспаривать факт личного отправления. Ведь не исключено, что доступ к логину, паролю, устройству и сим-карте может получить третье лицо.

В 2016 году арбитражный суд Санкт-Петербурга и Ленинградской области рассматривал дело №А56-95953/2015 , где фигурировали СМС-уведомления. Истец судился со Сбербанком относительно несанкционированного вывода со счёта истца денежных средств на сумму более 6 миллионов рублей. Для операций использовались платёжные поручения, подготовленные в информационной системе банка и подписанные сгенерированными одноразовыми кодами (паролями), которые направлялись на телефон истца и при вводе в подтверждение операции означали подписание документа простой ЭП. Суд отказал в удовлетворении исковых требований, сославшись на то, что истец, хотя, возможно, и не был причастен к операциям, не обеспечил недоступность средств идентификации.

Изложенная позиция суда наглядно показывает, что фактически к электронной переписке, где используются средства идентификации, отличные от электронной подписи, применяются аналогичные с ЭП требования. Получение и ввод кода из СМС для подтверждения действий - аналог использования простой электронной подписи.

Подведём итог

Любые документы можно передавать в электронном виде, к тому же практически все они в таком виде создаются изначально, но важно соблюдать требования. Главное в передаче документов в электронном виде или электронных документов - проверить, выполнены ли технические требования и требования к виду электронной подписи. Не стоит забывать также о правильности формы и содержания документа.

Второй момент - целесообразность перехода на ЭДО, станет ли документооборот проще, быстрее, надёжнее и экономичнее. Ради передачи нескольких документов в год нет смысла тратиться на организацию электронного документооборота. Но если объём документооборота большой, расходы на печать и доставку бумажных документов превышают потенциальные затраты на электронный документооборот, выгоднее . Использование системы электронного документооборота поможет существенно сэкономить и упростить работу.

29 июня 2017 г. 12:55

Когда-то делопроизводители сопротивлялись переходу с бумажных журналов регистрации в системы электронного документооборота. Сейчас в большинстве организаций внутреннее согласование документов уже проводится в СЭД(системе электронного документооборота) и не вызывает опасений. Теперь перед нами появились новые возможности, которые дают ещё больше перспектив для перехода на полностью электронные документы. Однако вместе с тем нас начинают одолевать и новые страхи.

У некоторых может возникнуть неприятное чувство неуверенности и сомнения при прочтении словосочетания «электронный документ». Сразу в голову лезет столько вопросов: Надежно ли это? Как хранить? А суды примут?

Но почему никто не задается такими же вопросами при работе с бумагой, да просто потому что это привычно и кажется надежным. Хотя и «бумажное» законодательство несовершенно и можно найти недочеты. Да, нормативная база по электронному документообороту тоже далека от совершенства и ещё имеются белые пятна, но она развивается и постоянно улучшается, в то время как «бумажное» законодательство постепенно изживает себя.

Но что делать с нашими вопросами? Нужно искать на них ответы. Электронный документ - , хранить его и судами он .

Сейчас самое время, чтобы решиться на переход на электронные документы, а не доживать с бумагой её век. Пора получить ответы на ваши вопросы и опасения, чтобы потом не быть в роли догоняющего.

Юридическая значимость электронного документа

Для того, чтобы понять какие документы могут обходиться без бумаги, необходимо в первую очередь узнать, как с юридической точки зрения расценивается электронный документ.

Но электронные документы завоёвывают и эту консервативную область. Даже такую казалось бы незыблемо бумажную вещь, как трудовая книжка, в скором времени законодатели планируют перевести в электронный вид .

Однако имеются документы кадрового учета, которые уже можно полностью перевести в электронный вид:

  • журнал регистраций трудовых договоров и изменений к ним;
  • журнал учета приказов о приёме на работу;
  • форма Т-60 (записка-расчёт о предоставлении отпуска работнику);
  • форма Т-61 (записка-расчёт при прекращении (расторжении) трудового договора с работником (увольнении));
  • табель учёта рабочего времени и т.д.

Что же касается хранения данных документов, то согласно законодательству электронные документы хранятся то же количество времени, которое обусловлено для их бумажных аналогов. Однако в связи с тем, что это не просто документ, который как бумажный можно просто взять с полки, накладывается дополнительное требование на хранение средств , обеспечивающих воспроизведение электронных документов, а также средств проверки подлинности электронной подписи. Срок хранения данных средств равен сроку хранения документа.

При переходе на электронные документы необходимо помнить, что они должны быть готовы к передаче контрагентами, контролирующим органам и, при необходимости, судебным. В частности ФНС предъявляет строгие требования к формату и способу обмена. С контрагентами обмен проще по .

В таблице ниже представлены все возможные документы, которые на момент написания статьи принимаются ФНС (согласно приказу ФНС от 29.06.2012 № ММВ-7-6/465@). Документы разбиты на те, которые необходимо отправлять строго в определенном формате (xml) и те, которые возможно отправить в скан-образах.

Электронные документы, сформированные по утвержденным форматам, которые могут быть переданы в инспекцию в xml-файле (формализованные документы)

Вид документа

Назначение документа

Дополнительная информация

Счёт-фактура Электронный счёт-фактура является юридически значимым оригиналом, как и его бумажный аналог. Он содержит те же реквизиты и данные, должен быть подписан руководителем или доверенным лицом и выставлен в течение пяти дней. Электронный счёт-фактура также должен быть зарегистрирован в журнале учёта и книгах покупок и продаж, а также храниться в электронном виде не менее 4 лет. Его можно представить в качестве основания для получения вычета НДС. Согласно приказу ФНС России от 04.03.2015 № ММВ-7-6/93@ должно содержать идентификатор оператора электронного документооборота. У продавца и покупателя должны быть одинаковые счёт-фактуры (либо только электронные, либо только бумажные). Используется до 30 июня 2017, созданные до 1 июля 2017 счёт-фактуры принимаются до 31 декабря 2020 года.
Книга покупок Предназначена для регистрации документов, подтверждающих оплату НДС при покупке товаров, выполненных работ, оказанных услуг, в целях определения суммы налога, подлежащей вычету (возмещению) в порядке, установленном НК РФ. Заполняется строго по унифицированной форме. Произвольные формы запрещены для применения и отклоняются специалистами налоговых органов. Форма книги покупок и продаж утверждена Постановлением Правительства РФ от 26.12.2011 № 1137 . Хранить необходимо не менее 4 лет (с момента внесения последней записи). Формат электронных книг покупок и продаж, утвержденный приказом ФНС России от 04.03.2015 № ММВ-7-6/93@
Книга продаж Предназначена для регистрации счетов-фактур, а иногда и других документов, при реализации товаров (выполнении работ, оказании услуг) организациями и предпринимателями во всех случаях, когда возникает обязанность по исчислению налогов.
Журнал полученных и выставленных счетов-фактур

Отчётный документ по налогу на добавленную стоимость (НДС), в котором отражаются полученные и выставленные счета-фактуры.

 Независимо от первоначального оформления (на бумаге или в электронном виде) в контролирующие органы предоставляется исключительно в электронном виде. Следует отметить, что в законодательстве не прописана необходимость подачи исправленного журнала, если в нём после отправки в контролирующий орган обнаружилась ошибка. Однако большинство экспертов рекомендуют это сделать, предварительно аннулировав ошибочные записи. Журнал предписано хранить не менее 4 лет вместе со всеми первичными документами.
Дополнительный лист Книги покупок Аналогично книгам покупок и продаж.
Дополнительный лист Книги продаж Используется для регистрации исправленных счетов-фактур после окончания того налогового периода, когда была допущена ошибка
С 1 июля 2017 не применяется.
Используется до 30 июня 2017, созданные до 1 июля 2017 корректировочные счета-фактуры принимаются до 31 декабря 2020 года. С 1 июля формируются согласно приказу ФНС от 13.04.2016 № ММВ-7-15/189 .
Документ о передаче товара при торговых операциях Документ оформляет приёмку-передачу товаров при исполнении договоров в рамках отношений купли-продажи. Действует согласно приказу ФНС от 30.11.2015 № ММВ-7-10/551@
Документ о передаче результатов работ (об оказании услуг) Документ, оформляющий приёмку-передачу результатов выполненных работ (оказанных услуг) Действует согласно приказу ФНС от 30.11.2015 № ММВ-7-10/552@
Счёт-фактура и документ об отгрузке товаров (выполнении работ), передаче имущественных прав (документ об оказании услуг), включающий в себя счёт-фактуру Универсальный передаточный документ, который заменяет первичный документ или комплект закрывающих документов по сделке. УПД заменяет:
    Счёт-фактуру; Первичный документ: накладная/акт; Комплект документов: счёт-фактура + накладная/акт.
В зависимости от того, в каком качестве составитель использует формат, xml-файл будет содержать набор тех или иных обязательных реквизитов. Является обязательным с 1 июля 2017. Если УПД применяется как первичный документ, то его можно передавать без участия оператора электронного документооборота. Если же УПД используется как счёт-фактура и первичный документ, то тогда без оператора ЭДО не обойтись.
Корректировочный счёт-фактура и документ об изменении стоимости отгруженных товаров (выполненных работ, оказанных услуг), переданных имущественных прав, включающий в себя корректировочный счёт-фактуру Универсальным корректировочный документом, можно использовать сразу в нескольких целях:
  • для корректировочных счетов-фактур;
  • при корректировании первичных документов;
  • при корректировании первичных документов, включающих в себя счёт-фактуру (универсальных передаточных документов).
 В зависимости от того, в каком качестве составитель использует формат, xml-файл будет содержать набор тех или иных обязательных реквизитов. Является обязательным с 1 июля 2017. Если новый формат используется только с функцией документа об изменении стоимости отгруженных товаров (выполненных работ, оказанных услуг), переданных имущественных прав (УКД со статусом "2"), то он включает также файл обмена для представления информации продавца и файл обмена для представления информации покупателя, которого (в зависимости от положений ГК РФ) может и не быть. При этом в файле обмена информацией продавца будет отсутствовать корректировочный счёт-фактура и, соответственно, такой файл будет подписываться только электронной подписью лица, ответственного за оформление факта хозяйственной жизни.
Ответ на требование о представлении пояснений Ответ предоставляется на предусмотренное статьёй 88 Налогового кодекса РФ право налоговой инспекции по результатам камеральной проверки декларации и других документов, в которых содержится информация о налоге на добавленную стоимость и вычетах налогоплательщика за отчётный период, истребовать пояснения к декларации по НДС. С 1 января 2017 года ответ на требование о пояснениях по НДС придётся представлять только в электронном виде по телекоммуникационным каналам связи (ТКС). Ответ на требование, направленный в инспекцию в бумажном виде, считается не представленным. Это прямо предусмотрено статьёй 88 Федерального закона от 01.05.2016 № 130-ФЗ . За непредставление (или несвоевременное представление) пояснений предусмотрен штраф в размере 5000 рублей.

Электронные документы в произвольном формате (или документы на бумаге), которые могут быть переданы в инспекцию через интернет в графическом формате jpg, tif, pdf или pgn (неформализованные документы)

Вид документа

Назначение документа

Дополнительная информация
Счёт-фактура Документ, удостоверяющий фактическую отгрузку товаров или оказание услуг и их стоимость. Описано выше
Товарно-транспортная накладная Основание для подтверждения расходов на перевозку товара. Оформляется в некоторых случаях, в том числе, если доставка товаров осуществляется сторонней организацией Оформляется совместно с УПД при перевозке грузов и заполняется в 4 идентичных экземплярах: по одному — для грузополучателя и грузоотправителя и 2 — для транспортной компании. С 1 июля 2017 никаких изменений не претерпевает. На данный момент наличие бумажного экземпляра является обязательным. Однако подавать в контролирующие органы можно по средствам ТКС. Необходимо отметить, что перевод в электронный вид данного документа является важным вопросом для транспортных компаний. На данный момент есть даже предложения по улучшению процесса обмена ТТН, с ними вы можете ознакомиться в статье
Акт приёмки-сдачи работ (услуг) Подтверждает факт выполнения работ (услуг). Описано выше
Грузовая таможенная декларация/транзитная декларация Основной документ, оформляемый при перемещении товаров через таможенную границу государства (экспорт, импорт). Служит основанием для пропуска через границу. Ошибки, помарки, подчистки исключены. Если при заполнении декларации вы допустили ошибку, можно зачеркнуть неправильные данные, а над ними указать верные. Каждая поправка заверяется подписью, печатью декларанта. Рекомендуется оформлять в электронном виде, чтобы избежать ситуаций описанных выше (которые могут повлечь за собой возврат декларации на доработку, в том числе из-за неразборчивого почерка). При использовании электронной формы декларирования лицо, декларирующее товары, заявляет в электронной форме сведения, подлежащие указанию в таможенной декларации, а также представляет сведения из документов, необходимых для таможенного оформления товаров в соответствии с выбранным таможенным режимом, таможенному органу посредством электронного способа обмена информацией. Применяется согласно приказу ГТК РФ от 30.03.2004 № 395
Добавочный лист к грузовой таможенной декларации/транзитной декларации Используется при вывозе товаров с таможенной территории. Аналогично грузовой таможенной декларации/транзитной декларации.
Спецификация (калькуляция, расчёт) цены (стоимости) Документ, который точно, полностью и в поддающейся проверке форме определяет требования, устройство, поведение или другие особенности системы, компонента, продукта, результата или услуги, а также процедуры, способные определить, были ли выполнены эти условия. Используется для определения затрат в стоимостной (денежной) форме на производство единицы или группы единиц изделий, или на отдельные виды производств. Особенностей не выявлено.
Товарная накладная (ТОРГ-12) Оформление отпуска ТМЦ сторонним организациям и ведение учёта соответствующих операций. Описано выше
Дополнение к договору Составляющее неотъемлемую часть договора дополнение или приложения к нему. Дополнения к договору, как правило, изменяют существенные условия договора и подписывается либо одновременно с договором, либо позднее, в процессе исполнения сделки. В первую очередь сторонам необходимо заключить между собой два дополнительных соглашения. В первом будет описан способ обмена документами, который выберут стороны (на сегодняшний день одним из наиболее безопасных вариантов можно назвать обмен через сервисы операторов электронного документооборота). Во втором соглашении необходимо указать вид ЭП, которую договорились использовать стороны и приравнивают её к собственноручной подписи. Если стороны договорились об использовании усиленной квалифицированной подписи, то второе соглашение заключать не нужно, так как данный вид ЭП приравнивается к собственноручной подписи и печати организации. Договоры могут заключаться либо в электронной, либо в бумажной форме. Так, в соответствии с законодательством и практикой работы электронных торговых площадок при оформлении госзаказа по результатам открытого аукциона может заключаться исключительно электронный договор. Но если заказ был размещен другим способом, возможно оформление бумажного варианта.
Договор (соглашение, контракт) Соглашение двух или более лиц об установлении, изменении или прекращении гражданских прав и обязанностей
Корректировочный счёт-фактура Документ, служащий основанием для принятия покупателем предъявленных продавцом сумм НДС к вычету, который составляется при изменении стоимости отгруженных товаров (выполненных работ, оказанных услуг), переданных имущественных прав, в том числе в случае изменения цены (тарифа) и (или) уточнения количества (объёма) отгруженных товаров (выполненных работ, оказанных услуг), переданных имущественных прав. Описано выше
Отчет НИОКР Отчет о проведении работ, направленных на получение новых знаний и практическое применение при создании нового изделия или технологии. В письме № ЕД-4-3/5206@ от 26.03.2013 ФНС напомнила, что если налогоплательщик имеет право учесть затраты на НИОКР с применением коэффициента 1,5, то декларацию по налогу на прибыль он должен сопроводить отчётом о НИОКР. Отчёт о выполненных НИР представляется налогоплательщиком в отношении каждого научного исследования и опытно-конструкторской разработки (отдельного этапа работы) и должен соответствовать общим требованиям, установленным национальным стандартам к структуре оформления научных и технических отчётов (в частности, ГОСТ 7.32-2001). Для представления её в налоговые органы необходимо воспользоваться документооборотом по осуществлению письменных обращений абонентов (приложение № 5 к приказу ФНС России от 09.11.2010 № ММВ-7-6/535@). ФНС также рекомендует представлять отчёт о НИР после получения от налогового органа квитанции о приёме декларации по налогу на прибыль.

После вступления в силу Приказа ФНС от 18.01.2017 № ММВ-7-6/16@, утвердившего новый формат xml-файла описи документов, появилась возможность представить по ТКС и xml-файлы, и бумажные документы в виде скан-образов (в форматах jpg, tif, pdf). Новая опись действует с 1 июня 2017. Таким образом, по ТКС можно направлять не только электронные документы, но и документы, изначально составленные на бумаге.

При этом необходимо помнить, что в контейнере, передаваемом в налоговый орган могут содержаться одновременно как файлы с расширением xml, так и отсканированные файлы в соответствующих форматах.

Приведённый в таблице выше перечень документов является исчерпывающим (на данный момент) и если у налогоплательщика запрашивают другие данные, то для их передачи не получится воспользоваться ни личным кабинетом налогоплательщика, ни системой электронного документооборота. В таком случае необходимо воспользоваться любым другим способом, указанным в статье 93 НК РФ.

Вместо вывода

Чтобы успевать в ногу со временем, необходимо всегда идти, а порой и бежать рука об руку с новинками. И чтобы этот бег был лёгкой прогулкой, нужно использовать все доступные инструменты. В данном случае самым важным инструментом являются система электронного документооборота (внутренний) и сервисы юридически значимого электронного обмена (внешний). Вендоры и операторы держат руку на пульсе законодательства и технологий, могут проконсультировать и помочь вам правильно выстроить безбумажную работу. Именно с их поддержкой ваш переход на электронные документы будет безболезненным.

Название документа:
Номер документа: 606
Вид документа:
Принявший орган: Правительство РФ
Статус: Действующий
Опубликован:
Дата принятия: 29 июня 2016
Дата начала действия: 12 июля 2016
Дата редакции: 20 ноября 2018

О порядке направления с использованием информационно-телекоммуникационных сетей извещения в форме электронного документа, подписанного судебным приставом-исполнителем усиленной квалифицированной электронной подписью, и об использовании федеральной...

ПРАВИТЕЛЬСТВО РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ

ПОСТАНОВЛЕНИЕ

О порядке направления с использованием информационно-телекоммуникационных сетей извещения в форме электронного документа, подписанного судебным приставом-исполнителем усиленной квалифицированной электронной подписью, и об использовании федеральной государственной информационной системы "Единый портал государственных и муниципальных услуг (функций)" для подачи ходатайств, объяснений, отводов и жалоб


Документ с изменениями, внесенными:
(Официальный интернет-портал правовой информации www.pravo.gov.ru, 07.12.2017, N 0001201712070005);
(Официальный интернет-портал правовой информации www.pravo.gov.ru, 23.11.2018, N 0001201811230008).
____________________________________________________________________


В соответствии с Федеральным законом "Об исполнительном производстве" Правительство Российской Федерации

постановляет:

1. Утвердить прилагаемые Правила направления с использованием информационно-телекоммуникационных сетей извещения в форме электронного документа, подписанного судебным приставом-исполнителем усиленной квалифицированной электронной подписью, при соблюдении которых лицо, участвующее в исполнительном производстве, считается извещенным.

2. Федеральной службе судебных приставов и Министерству цифрового развития, связи и массовых коммуникаций Российской Федерации обеспечить лицам, участвующим в исполнительном производстве, посредством федеральной государственной информационной системы "Единый портал государственных и муниципальных услуг (функций)" после прохождения процедуры регистрации в федеральной государственной информационной системе "Единая система идентификации и аутентификации в инфраструктуре, обеспечивающей информационно-технологическое взаимодействие информационных систем, используемых для предоставления государственных и муниципальных услуг в электронной форме":
(Абзац в редакции, введенной в действие с 1 декабря 2018 года постановлением Правительства Российской Федерации от 20 ноября 2018 года N 1391 .

возможность направления в форме электронного документа ходатайств, объяснений, отводов и жалоб в соответствии со ;

доступ к информации (включая содержание, дату и время размещения) об извещениях, ходатайствах, объяснениях, отводах, жалобах, а также об обращениях, предусмотренных Правилами, утвержденными настоящим постановлением;

возможность копирования (сохранения) указанной информации на съемный носитель в машиночитаемом формате.

Председатель Правительства
Российской Федерации
Д.Медведев

Правила направления с использованием информационно-телекоммуникационных сетей извещения в форме электронного документа, подписанного судебным приставом-исполнителем усиленной квалифицированной электронной подписью, при соблюдении которых лицо, участвующее в исполнительном производстве, считается извещенным

1. Извещение в форме электронного документа, подписанного судебным приставом-исполнителем усиленной квалифицированной электронной подписью, предусмотренное пунктом 4 части 2 статьи 29 Федерального закона "Об исполнительном производстве" (далее - извещение), может быть направлено лицу, участвующему в исполнительном производстве, только при соблюдении следующих условий:

а) лицо, участвующее в исполнительном производстве, прошло регистрацию в федеральной государственной информационной системе "Единый портал государственных и муниципальных услуг (функций)" (далее - единый портал) с использованием федеральной государственной информационной системы "Единая система идентификации и аутентификации в инфраструктуре, обеспечивающей информационно-технологическое взаимодействие информационных систем, используемых для предоставления государственных и муниципальных услуг в электронной форме" (далее - единая система идентификации и аутентификации);

б) лицо, участвующее в исполнительном производстве, обратилось к оператору единого портала с заявлением о возможности направления ему от органов государственной власти юридически значимых уведомлений в электронной форме.

2. Федеральная служба судебных приставов обеспечивает размещение извещения, содержание которого соответствует требованиям статьи 25 Федерального закона "Об исполнительном производстве" , на едином портале в личном кабинете лица, участвующего в исполнительном производстве (далее - личный кабинет).

3. Извещение считается доставленным с момента, когда лицо, участвующее в исполнительном производстве, входило в личный кабинет с использованием единой системы идентификации и аутентификации. Уведомление о факте доставки передается в Федеральную службу судебных приставов для принятия судебным приставом-исполнителем решений по исполнительному производству.

4. Лицо, участвующее в исполнительном производстве, вправе обратиться к оператору единого портала с заявлением о прекращении направления ему от органов государственной власти юридически значимых уведомлений в электронной форме.

Датой прекращения формирования оператором единого портала уведомлений о фактах доставки, предусмотренных пунктом 3 настоящих Правил, считается дата размещения указанного заявления в личном кабинете либо направления его оператору единого портала регистрируемым письмом.

Лицо, участвующее в исполнительном производстве, вправе повторно обратиться к оператору единого портала с заявлением, предусмотренным подпунктом "б" пункта 1 настоящих Правил.

5. Лицо, участвующее в исполнительном производстве, может использовать личный кабинет для направления в ответ на полученное извещение ходатайств, объяснений, отводов и жалоб в форме электронного документа в соответствии со статьей 50 Федерального закона "Об исполнительном производстве" . Направление указанных документов осуществляется посредством инфраструктуры, обеспечивающей информационно-технологическое взаимодействие информационных систем, используемых для предоставления государственных и муниципальных услуг и исполнения государственных и муниципальных функций в электронной форме (далее - инфраструктура взаимодействия). Отсутствие указанной возможности в момент направления соответствующего электронного документа в связи с технической ошибкой инфраструктуры взаимодействия может быть основанием для восстановления и продления в установленном порядке сроков в соответствии со и 20 Федерального закона "Об исполнительном производстве" .

6. Для определения возможности направления извещений лицу, участвующему в исполнительном производстве, Федеральная служба судебных приставов запрашивает у оператора единого портала информацию о возможности направления указанному лицу от органов государственной власти юридически значимых уведомлений в электронной форме.

7. Если лицом, участвующим в исполнительном производстве, является орган государственной власти, орган местного самоуправления, иное юридическое лицо или индивидуальный предприниматель и указанное лицо имеет техническую возможность взаимодействия с Федеральной службой судебных приставов посредством инфраструктуры взаимодействия, то извещение может быть направлено такому лицу посредством инфраструктуры взаимодействия.

8. Извещение также может быть направлено лицу, участвующему в исполнительном производстве, заказным почтовым отправлением, пересылаемым в форме электронного документа, в соответствии с правилами оказания услуг почтовой связи. При этом лицо, участвующее в исполнительном производстве, считается извещенным с момента вручения ему заказного почтового отправления.
(Пункт дополнительно включен с 15 декабря 2017 года постановлением Правительства Российской Федерации от 5 декабря 2017 года N 1473)

Редакция документа с учетом
изменений и дополнений подготовлена
АО "Кодекс"

О порядке направления с использованием информационно-телекоммуникационных сетей извещения в форме электронного документа, подписанного судебным приставом-исполнителем усиленной квалифицированной электронной подписью, и об использовании федеральной государственной информационной системы "Единый портал государственных и муниципальных услуг (функций)" для подачи ходатайств, объяснений, отводов и жалоб (с изменениями на 20 ноября 2018 года)

Название документа: О порядке направления с использованием информационно-телекоммуникационных сетей извещения в форме электронного документа, подписанного судебным приставом-исполнителем усиленной квалифицированной электронной подписью, и об использовании федеральной государственной информационной системы "Единый портал государственных и муниципальных услуг (функций)" для подачи ходатайств, объяснений, отводов и жалоб (с изменениями на 20 ноября 2018 года)
Номер документа: 606
Вид документа: Постановление Правительства РФ
Принявший орган: Правительство РФ
Статус: Действующий
Опубликован: Официальный интернет-портал правовой информации www.pravo.gov.ru, 04.07.2016, N 0001201607040054

Собрание законодательства Российской Федерации, N 28, 11.07.2016, ст.4732

Дата принятия: 29 июня 2016
Дата начала действия: 12 июля 2016
Дата редакции: 20 ноября 2018

Сейчас практически все уважающие себя предприятия отказываются от бумажного документооборота, заменяя его более современным. Электронный документ – наиболее актуальная форма существования всех современных файлов, содержащих в себе огромное количество важнейшей информации.

Основные преимущества

Главный плюс электронной документации заключается в том, что она позволяет работать быстро и качественно. Материалы в таком формате легко подписывать, даже если все те, кто должен их завизировать, находятся вдалеке друг от друга. За счет этого удается сэкономить огромное количество денег и сил.

Кроме всего прочего, наличие электронного архива позволяет избежать потребности содержать огромное количество документов в организации. На хранение накапливающихся бумаг понадобится выделить соответствующую площадь на территории предприятия, а также нанять высококвалифицированного архивариуса, который сможет быстро разбираться в имеющихся материалов. Чтобы хранить электронный архив, достаточно лишь компактных съемных носителей или нескольких жестких дисков.

Система электронного документооборота Диадок - самый простой способ обмениваться юридически значимыми электронными документами и счетами-фактурами.

Что понимать под ЭД

Электронный документ – это материал, который зафиксирован на специальных носителях (диски, USB-флешки, дополнительное оборудование).

Он может представлять собой целый набор изображений, звуковых файлов и символов. Такой файл можно передать в пространстве и времени, используя специальные средства телекоммуникаций. Телекоммуникационные каналы связи можно также применять для публикации, хранения и дальнейшей обработки. Главное здесь – корректно обрабатывать все существующие данные.

Также под таким документом следует понимать специальную форму, с помощью которой можно использовать данные в совершенно разных целях. Речь идет о фиксировании информации на электронных или магнитных материальных носителях, а затем об их дальнейшей обработке и отправке всем участникам процесса корректировки данных.

Все задокументированные материалы, которые были переведены в электронный формат, подходят для обработки в существующих информационных структурах и передачи по ТКС. Все эти файлы поддаются аналитической обработке, которую можно производить с помощью информационных систем.

Электронный документ и ЭЦП

Электронные документы должны обладать юридической силой – в противном случае их нельзя будет использовать при работе с другими структурами. Закрепить действие документа можно с помощью электронно-цифровой подписи, которая обладает теми же самыми возможностями, что и обычная бумажная.

ЭЦП будет актуальной, если при ее формировании будет соблюден ряд условий:

  • сертификат ключа, контролирующего работу подписи, должен являться актуальным на момент визирования электронных файлов;
  • должны быть представлены доказательства, с помощью которых можно определить момент подписания файла;
  • подлинность ЭЦП должна быть подтверждена в том же файле, где используется;
  • подпись следует использовать согласно той информации, которая указана в прилагающемся сертификате.

Для получения такой подписи понадобится обратиться в удостоверяющий центр. При этом надо заранее подготовить пакет документов. Местонахождение организации можно уточнить в территориальном отделении Пенсионного фонда России, там же вы можете получить СНИЛС.

Помимо СНИЛСа, указанного в пенсионном удостоверении, понадобится предоставить копию вашего паспорта и актуальный e-mail. Помимо этого, нужно заранее подготовить USB-носитель, на который сотрудники удостоверяющего центра должны будут записать ключи и сертификаты, необходимые для визирования электронных документов.

Реквизиты электронного документа являются действующими только в том случае, если он заверен электронно-цифровой подписью. ЭЦП имеет равную значимость с бумажным аналогом, однако для этого должны соблюдаться все необходимые условия. Подпись должна быть легальной, зарегистрированной в УЦ.

Электронная документация

Понятие электронного документа предусматривает, что он может состоять не только из символов, понятных для пользователей. Допускается наличие неструктурированной информации, которая должна быть расшифрована операционными системами. Главное – материал должен быть сохранен на специальном носителе.

Важной составляющей документа также является форма с набором атрибутов, необходимых для его описания. Таким образом, в файле должна содержаться информация о:

  • дате его формирования;
  • авторе данных;
  • наименовании документа;
  • формате, который необходим для корректного прочтения материалов.

Чем подробнее будет информация об имеющемся документе, тем легче будет с ним работать в дальнейшем. Электронный документ и электронный документооборот тесно взаимосвязаны, без первого невозможно второе. При этом оборот материалов значительно упрощается, если организации, обменивающиеся информацией, используют одни и те же телекоммуникационные системы и программное оборудование.

Электронная документация может нести в себе материалы, которые можно использовать для поисков файлов или их классификации по тем или иным признакам. Все существующие файлы могут обладать различными разрешениями, они также могут не нести в себе какие-либо структурированные элементы. В данном случае электронный документ напрямую зависит от своего владельца. Структурированные материалы могут обладать специальными элементами, с помощью которых внешние дополнительные приложения могут получать данные об отдельных элементах файла.

Бумажные и электронные документы нельзя сравнить друг с другом, ведь цифровые обладают целым рядом преимуществ. Среди них:

  • возможность длительного хранения;
  • удобство в совершении дополнительных операций (редактирования, удаления, архивирования и т.д.);
  • возможность поиска данных внутри файлов с использованием ключевых маркеров;
  • простота в обработке материалов с помощью автоматизированных систем, используемых организациями, практикующими электронный оборот.

Сейчас существует несколько форматов электронных документов, но наиболее популярным является формат «odf», который удобен при работе на любом программном обеспечении.

Понятие и структура электронного документа могут существенно различаться. Огромное влияние на это оказывает ПО для его обработки. Отдельно следует выделить материалы, обрабатывающиеся с помощью 1С. Подобные файлы существенно отличаются от других, поскольку они не выделяются в отдельные документы. Их можно рассматривать только лишь в качестве информационной единицы с уникальными идентификаторами и средствами модификации.

К подобной документации можно также отнести материалы, которые создаются в результате активной деятельности прикладных информационных систем. Они динамически формируются с помощью существующих хранилищ материалов. Таким образом, информации о себе они никакой не несут, их можно рассматривать только с помощью системы.

Как только документ выводится на печать или же в просмотр, он прекращает существовать в системе как объект. С этой минуты он функционирует в качестве спецприложения. В том случае, если файл необходимо открыть с помощью другого программного оборудования, придется выполнить его преобразование.

Какие электронные документы существуют

Электронным документом является файл, содержащий в себе определенную информацию, не всегда понятную пользователю. Для создания архивов и фондов данных файлов необходимо знать их классификации.

  • Согласно одному из вариантов, материалы могут различаться по наличию или отсутствию аналогичных печатных документов.
  • Файлы могут также различаться по тому, какая именно информация в них заключена. В этой классификации речь идет о:
  1. текстовых,
  2. изобразительных,
  3. звуковых,
  4. мультимедийных изданиях,
  5. программных продуктах.

Последние следует рассматривать как отчуждаемые произведения или публикации отдельных фрагментов текстов программ и кодов.

  • Самой большой классификацией следует считать виды электронных документов по целевому назначению. Чаще всего встречаются официальные издания, которые публикуются государственными структурами, в них обычно содержатся нормативные акты.
  • Производственные издания используются на предприятиях. Они несут в себе информацию об организации существующего производства. Некоторые материалы были специально созданы для информирования работников тех или иных производственных сфер о наличии норм и требований при нахождении на территории предприятий.
  • Производятся учебные и справочные издания, удобные в применении. Найти нужную информацию в таком файле можно за несколько секунд, это позволяет экономить огромное количество времени и сил. Такими документами могут пользоваться не только студенты, но и преподаватели.
  • Политические партии достаточно часто используют электронные издания в качестве агитационных материалов. В них содержатся произведения общественной тематики, которые предназначаются для широкой аудитории читателей. В подобных материалах чаще всего найти аналитическую информацию, которой пользуются политологи и социологи всего мира.
  • Еще одна классификация документов отличает их по способу распространения. Существуют локальные издания, которые могут быть использованы внутри отдельного взятого предприятия, они также выпускаются в бумажных вариантах и в ограниченном количестве одинаковых экземпляров.
  • Сетевые издания предназначены для широкого использования, их количество не ограниченно. Дополнительные бумажные экземпляры в данном случае не являются обязательными, от этого ценность электронного документа увеличивается в несколько раз. Такие документы можно легко отправлять в архивы.

Электронные файловые документы – требование современного общества

Теперь вы знаете, что такое электронный документ, какие его виды существуют, и как их можно использовать в повседневной жизни. При этом информация может находиться в файлах в зашифрованном формате. Для работы с ними понадобится использовать существующие пароли, которые можно менять в любой момент времени.

Любой пользователь телекоммуникационных каналов связи имеет право создавать собственные документы. Единственное, что ему для этого необходимо, – наличие специального программного обеспечения. Срок хранения таких файлов не ограничен. Вы можете производить любые операции с ними в любое время.

Вопрос 5. Классификация документов

Классификация документов - распределение документов по группам (видам) на основе признаков содержания, формы составления и др. с целью организации и повышения эффективности работы с ними.

Классификация позволяет выработать определенные методы работы с каждой группой документов, закрепить их в инструкциях, организовать документы в делопроизводстве. 2. Условно документы можно разделить на следующие группы: по способу документирования : рукописные; электронные;

Графические;

кино-, фото -, фонодокументы;

по сфере использования : организационно-распорядительные; финансово-бухгалтерские; научно-технические; по труду; отчетно-статистические;

по месту составления :

Входящие (поступившие в организацию);

Исходящие (отправляемые из организации);

Внутренние (составленные и используемые в самой организации);

по грифу ограничения доступа:

открытые (несекретные);

с грифом ограничения доступа. Документы могут иметь следующие грифы :

"Для служебного пользования" (служебная информация, предназначенная только для работников конкретной организации или отрасли); "Секретно", "Совершенно секретно", "Особой важности" (информация, содержащая государственную тайну); "Конфиденциально" (информация, доступ к которой ограничен законодательством РФ);

«Коммерческая тайна» (информация, которая имеет коммерческую ценность в силу неизвестности ее третьим лицам, к которой нет свободного доступа на законном основании и в отношении которой обладателем такой информации введен режим защиты);

по происхождению :

официальные (служебные) (затрагивающие интересы организации, составленные юридическим или физическим лицом, оформленные в установленном порядке); личные (касающиеся интересов конкретного лица и являющиеся именными);

по юридической значимости :

подлинники или оригиналы (первые или единичные экземпляры официальных документов, собственноручно подписанные автором);

копии (документы, полностью воспроизводящие информацию подлинного документа и все его внешние признаки или часть их, не имеющие юридической силы);

заверенные копии (копии документов, на которых в соответствии с установленным порядком проставляют необходимые реквизиты, придающие им юридическую силу);

дубликаты (повторные экземпляры подлинника документа, имеющие юридическую силу);

по форме изложения :

индивидуальные (содержание которых излагается в свободной форме);

трафаретные (когда структура, часть документа, стандартные фразы заранее подготовлены, а другая часть заполняется при составлении, например, справка с места работы);


типовые (созданные для документирования стандартных ситуаций, например, командирования, и используемые во всех организациях);

по срокам хранения :

постоянного хранения;

долговременного хранения (свыше 10 лет); временного хранения (до 10 лет).

1 . Электронный документ - документ, в котором информация представлена в электронной форме, с реквизитами, необходимыми для признания его действительным.

Электронный документ должен соответствовать следующим требованиям :

создаваться, обрабатываться, храниться, передаваться и приниматься с помощью программных и технических средств;

быть отображенным (воспроизведенным) в форме, понятной для восприятия.

Электронный документ может быть воспроизведен в виде и форме , понятных для восприятия: на экране дисплея; бумажном носителе;

ином отделимом от машинного носителя материальном объекте в доступном для визуального обозрения виде. При использовании электронного документа не требуется предоставления его копии на бумажном носителе, за исключением случаев, предусмотренных нормативными правовыми актами РФ или соглашением сторон. Преимущества использования электронных документов :

компьютерный набор документов сводится к минимуму при использовании готовых образцов, содержащихся в памяти ПК; компьютерная обработка электронных документов (например, заявок на товары) выполняется значительно быстрее, чем обработка бумажных документов;

ускоряется и упрощается сбор, систематизация и поиск любого документа или информации из документов; с помощью электронной почты осуществляется оперативная передача документов на любые расстояния; хранение электронных документов позволяет сохранить на малых носителях большое количество информации и поэтому не требуется больших площадей для архивов; уменьшается объем рутинных технических операций с документами, освобождается время для решения содержательных задач управления;

уменьшается количество потерь документов, местонахождение которых неизвестно;

появляется возможность использования полученной информации для подготовки другого документа (отчета, сводки, обзора и т. п.), тем самым повышается оперативность и качество составляемого документа.

Согласование проекта электронного документа имеет следующие преимущества :

прочтение документа на экране ПК без вывода на бумагу; исправления вносятся в проект документа;

К недостаткам электронных документов можно отнести : недолговечность хранения по сравнению с бумажными документами;

необходимость наличия технических средств для прочтения; возможность внесения несанкционированных изменений (при отсутствии электронной цифровой подписи (ЭЦП) или других средств защиты).

3. Электронный документооборот - процесс движения, обработки, хранения и обмена электронными документами. Участники обмена электронными документами - физические и юридические лица, органы государственной власти РФ, органы местного самоуправления, участвующие в обмене электронными документами.

Отправитель электронного документа - участник обмена электронными документами, который составляет электронный документ, подписывает его своей ЭЦП и направляет его в адрес получателя непосредственно или через информационного посредника.

Получатель электронного документа - участник обмена электронными документами, в адрес которого поступил электронный документ.

Посредник в обмене электронными документами (информационный посредник) - юридическое лицо или индивидуальный предприниматель, который выполняет услуги, связанные с обменом электронными документами между отправителями и получателями электронных документов.

При обмене электронными документами должны использоваться средства защиты информации в соответствии с требованиями нормативных правовых актов РФ.

Электронный документ подлежит проверке для подтверждения его подлинности средствами проверки ЭЦП. Подтверждение подлинности электронного документа осуществляется получателем электронного документа с использованием средств проверки ЭЦП, предоставленных ему отправителем или распространителем средств проверки ЭЦП. Подлинность электронного документа считается подтвержденной, если в результате выполнения получателем электронного документа процедур, предусмотренных средствами проверки ЭЦП, устанавливается неизменность всех его реквизитов. Электронный документооборот регулируется нормативными актами :

государственными;

межотраслевыми;

отраслевыми;

локальными (предприятия).

Правовое регулирование в сфере обращения электронных документов направлено :

на реализацию единой государственной политики в сфере обращения электронных документов;

обеспечение безопасности и защиты информации при ее создании, обработке, хранении, передаче и приеме;

обеспечение прав и законных интересов пользователей электронных документов;

правовое обеспечение технологии создания, обработки, хранения, передачи и приема электронных документов. Работа с электронными документами, посылаемыми по электронной почте, проводится аналогично работе с документами на бумажных носителях. Поэтому электронный документооборот называют также автоматизированным делопроизводством. Каждому абоненту в электронной почте выделяется индивидуальный почтовый ящик, которому присваивается код пользователя, и обмен электронными сообщениями осуществляется через эти почтовые ящики.

Отправитель электронного документа создает файл сообщения, указывает его имя, дату, время отправления и запускает программу отправки электронной почты.

Электронные документы передаются адресатам в соответствии с указанием на рассылку.

Адресат получает документ на экран ПК, который при необходимости можно перенести на бумажный носитель. С помощью ПК происходит регистрация электронных документов.

Руководитель, получив электронный документ, проставляет на нем резолюцию, и по внутренней сети документ пересылается на ПК исполнителю (исполнителям).

Процесс исполнения электронных документов аналогичен исполнению документов на бумажных носителях. Электронный документооборот постоянно возрастает, особенно в связи с развитием Интернет-торговли. Срок хранения электронных документов такой же, как и у бумажных (например, извещения банков и переводные требования - 5 лет). Хранение файлов в течение такого срока может привести к их утрате, поэтому рекомендуется формировать специальные архивы электронных документов на компакт-дисках.

При хранении электронных документов в электронном архиве должны обеспечиваться :

защита электронных документов от несанкционированного доступа и искажений;

возможность предоставления заинтересованным лицам доступа к хранимым электронным документам в порядке, предусмотренном нормативными актами;

возможность подтверждения подлинности электронных документов в течение всего срока их хранения;

возможность представления хранимых электронных документов в виде копии на бумажном носителе.

В перспективе развитие электронного документооборота ориентировано на максимальное использование электронных документов, что предполагает изменение существующих отечественных традиций делопроизводства и постепенный отказ от бумажных носителей информации.