Гарантийное письмо – это деловой официальный документ, который адресуется от одной стороны другой в партнерских отношениях. Текст письма чаще всего содержит намерения одного из участников выполнить свои обязательства перед партнером.
В каких случаях составляют гарантийное письмо?
Гарантийное письмо о выполнении работ
Этот вид гарантии предназначается для того, чтобы подтвердить, что работы по договору между сторонами будут выполнены. Такое письмо исполнитель составляет и предоставляет заказчику при подписании договора. Форма письма отличается от аналогичных гарантийных документов содержанием. Именно в нем излагается суть обязательств, и они должны соответствовать положениям договора:
- Номер исходящего документа и дата составления.
- Наименование получателя.
- Заголовок.
- Содержание: перечень работ, которые исполнитель обязуется выполнить, сроки, ссылка на договор между сторонами.
- Сведения о работодателе: реквизиты предприятия, адрес, контакты.
В случае если обязательства, данные одной из сторон, не будут выполнены, и вторая сторона обратится с иском в суд, то гарантийное письмо также будет рассматриваться как косвенное доказательство факта наличия невыполненных обязательств.
Получите ответ юриста за 5 минут
Договоры имеют древнюю природу. Издавна порядок и размер оплат выступали существенными условиями, без которых договор не считался заключённым. Да и получение прибыли, по сути, есть главная цель хозяйственного контракта. Репутация нечестного плательщика могла преследовать должника из года в год и отталкивать от него потенциальных клиентов и партнеров.
Что гарантирует письмо?
В современном мире добрая репутация столь же ценна для хозяйственника, как и в древнюю эпоху. Впрочем, неплательщики бывают разные: злостные и вынужденные. Первые постепенно становятся притчей во языцех в деловых кругах и от них отгораживаются осведомлённые дельцы. Вторые - заложники неких непредвиденных обстоятельств, когда нет никакой возможности погасить обязательство в срок. Вероятно, именно для второй категории гарантийное письмо кредитору может стать достойным выходом из сложившейся ситуации.
Образец гарантийного письма об оплате является прежде всего деловым документом некоммерческого толка. Его нельзя предъявить к оплате, с его помощью невозможно списать средства. В письме всего лишь подчёркивается добрая воля должника и его готовность выполнить договорённости в кратчайшие сроки.
Письмо гарантирует, что контрагент настроен дружески, осознаёт свою просрочку, но не может выполнить соглашение в срок по независящим от него причинам, а часто и вследствие форс-мажорных обстоятельств.
Когда необходимо гарантийное письмо
Законодательством не установлено, когда обязательно нужно составить такой документ, ведь гарантийное письмо не имеет силы сделки. Сделка всегда порождает или прекращает обязанности или права, а гарантийное письмо носит лишь информационный и дипломатический характер.
Когда нужно и когда не обязательно составлять гарантийное письмо, стороны решают по соглашению между собой. Вероятно, стоит написать такое обязательство, когда ваш партнёр настаивает на этом. Также должник может попытаться уговорить контрагента отсрочить судебное разбирательство, гарантировав ему оплату долга с приложением графика рассрочки.
Кредитору следует отчётливо понимать несколько моментов:
- получив на руки гарантийное письмо должника, вы отнюдь не обеспечиваете взыскание долга в будущем, ведь предоставленный документ не имеет юридической силы и может рассматриваться в суде лишь как одно из косвенных доказательств наличия долга;
- гарантийное письмо для проведения оплаты не примет ни один банк - это не поручение собственника о списании средств, а лишь обещание заплатить их в будущем.
Должнику также желательно учесть следующее:
- Получение вашим адресатом гарантийного письма и даже благосклонный ответ на него не лишают кредитора возможности всё-таки пойти в суд. Так что не удивляйтесь, если вам придёт повестка на заседание.
- Даже если вы попали в сложное финансовое положение, постарайтесь исполнить гарантийные обещания в срок - берегите свою репутацию. Вряд ли вам поверят ещё раз.
Как написать гарантийное письмо
Образец гарантийного письма об оплате можно найти в справочниках деловой документации и пособиях по бизнес-общению. Оформить такой документ по силам не только юридически подкованному профессионалу, но и талантливому предпринимателю или менеджеру, желающему сохранить отношения с бизнес-партнёром и урегулировать вопрос, не доводя дела до суда.
Форма гарантийного письма об оплате - свободная, заполняется в зависимости от конкретных нужд отправителя. Как и в любом деловом документе, здесь существуют неотъемлемые реквизиты и обороты.
Образец гарантийного письма об оплате услуг
Далее конкретно поговорим о самом документе. Гарантийное письмо об оплате задолженности, образец которого будет рассмотрен ниже, является одним из примеров подобного документа. Он вполне подойдет для разработки гарантийных писем и по другим направлениям.
Председателю правления
АО "Вихрь"
Ветрову А. А.
ул. Скобаря, 61,
г. Тмутараканск.
Уважаемый Александр Александрович!
Между нашими компаниями 31.10.2011 был заключён договор на консультационные услуги, который ежегодно пролонгировался и своевременно исполнялся нашими сторонами.
Однако по не зависящим от нас обстоятельствам оплату за услуги, предоставленные Вашей стороной в марте и апреле 2015 года, мы не можем произвести своевременно. В подтверждение этого направляем Вам копии решений суда и постановлений судебного пристава о взыскании сумм ущерба в пользу третьего лица.
Гарантируем погашение задолженности в срок до 01.06.15, о чём немедленно Вас известим.
Надеемся на понимание с Вашей стороны и на дальнейшее плодотворное сотрудничество.
Приложение: копия решения суда о взыскании задолженности;
копия постановления судебного пристава об аресте банковского счета.
С уважением,
Директор ЧП фирма "Чух"
Лаптев В. В.
Является ли гарантийное письмо частью договора?
Как уже было сказано, гарантийное письмо не является сделкой, а, скорее, односторонним подтверждением намерений об оплате задолженности в будущем. Образец гарантийного письма об оплате дал нам достаточно чёткое представление о звучании и направленности этого документа.
Специальная оговорка в гарантийном письме также не превратит его в часть договора, обязательную для обеих сторон, ведь договор - это всегда многосторонняя сделка, всеми согласованная, подписанная и скреплённая печатями. Гарантийное письмо является актом доброй воли: контрагент может его принять, а может и проигнорировать.
Обязательные реквизиты
Гарантийное письмо составляется по шаблону деловых документов и должно быть солидным, продуманным и обоснованным. Образец гарантийного письма об оплате оформляется на бланке компании и содержит следующие разделы:
- "шапка" с указанием должности, фамилии и инициалов руководителя компании-адресата;
- местонахождение компании, к которой обращено письмо;
- затем идут дата и исходящий регистрационный номер гарантийного письма - номер добавит солидности и достоверности;
- далее следует изложение ситуации со ссылкой на договор, по которому образовалась задолженность, с указанием причин просрочки и определением чётких сроков погашения долга;
- если есть документы, подтверждающие изложенное, можно приложить их заверенные копии к письму;
- если есть приложения, они указываются перечнем перед подписью;
- после составления письма, его подписывает первое лицо компании или его полномочный заместитель. При этом "с уважением" прописывается от руки;
- желательно после подписи руководителя указать фамилию и телефон исполнителя, с которым, при необходимости, можно связаться и уточнить спорные вопросы.
Вот и всё, гарантийное письмо готово!
Не секрет, что в эпоху товарно-денежных отношений требовалась, и требуется по сей день, гарантия того, что каждая из сторон выполнит свои обязательства по сделке. Один из документов, с помощью которого можно что-то гарантировать (по сути, обещать) является гарантийное письмо.
Немного истории
В том или ином виде, гарантийные письма существовали практически всегда. Как пример, долговые расписки, известные с древних времен, отражавшие в себе намерение одной стороны выплатить долг к определенному сроку, и право другой стороны взыскать этот долг по истечении указанного срока.
В древнем Риме долговые обязательства отображались в аналоге современной приходно-расходной книги специальными людьми. Были расписки и в Древней Греции.
В средневековой Италии возник другой вид гарантийного письма - вексель. Пример, дошедший до наших дней - процентная расписка 1339 г.:
«Барталус и Ко. В Пизе
Во имя Господа Аминь. Барталус и Ко. посылает свой привет Барна из
Лухи и Ко. Авиньон.
Ко. Из Лухи 312 ¾ золотых гульденов, которые мы сегодня получили от
Такредо Баначмунти и Ко., начислив 4 ½ % в их пользу, и зачислите эту сумму
Источник: Едронова В.Н., Мизиковский Е.А. «Регулирование и учет операций с векселями». М., Финансы и статистика, 1996. –128
Суть гарантийного письма
Как понятно из названия, гарантийное письмо призвано гарантировать одной стороной другой стороне выполнить определенные действия в определенный срок. Соответственно, любое гарантийное письмо должно содержать следующие реквизиты:
- фирменный бланк (не обязательно, но так солиднее);
- стороны - гарант и выгодоприобретатель (к примеру, должник и кредитор);
- в теле письма - обещание одной стороны совершить определенные действия, а также сроки их совершения;
- согласно правилам делопроизводства - исходящий номер письма;
- дата письма, подпись должностного лица, его ФИО, должность;
- печать организации;
- если подписант по доверенности - то сведения об этой доверенности и ее копия в приложении. Печать в этом случае не ставится.
Читайте также: Коды документов, удостоверяющих личность физического лица в 2019 году для налоговой
Также, необходимо указать контакты, реквизиты и адрес стороны-гаранта.
Образцы гарантийных писем
Здесь мы приведем разные образцы гарантийных писем, с целью вашего ознакомления. В целом, суть тут везде одна - одна сторона что-то гарантирует, вторая выступает просто получателем данной гарантии.
Гарантийное письмо на юридический адрес
Для первичной государственной регистрации компании, либо при «переезде» уже действующей, среди комплекта документов, подаваемых в регорган, должно быть гарантийное письмо от собственника юридического адреса. Образец данного письма будет выглядеть примерно так:
ООО «Ромашка»
Гарантийное письмо
Настоящим ООО «Ромашка» в лице Директора Сергеева Михаила Михайловича, гарантирует предоставить нежилое помещение по адресу:
Г. Москва, Проектируемый проезд 5678, дом 56, строение 5, офис 67.
в качестве адреса места нахождения и нахождения единоличного исполнительного органа, для целей государственной регистрации обществу с ограниченной ответственностью «Вулкан».
Соответственно, здесь выражена гарантия стороны-собственника помещения предоставить данное помещение в качестве юридического адреса для будущей компании.
Гарантийное письмо на поставку товара
Как вариант, в гарантийном письме может быть выражена гарантия по исполнению договорных обязательств. В качестве примера приводим образец гарантийного письма на поставку товара:
ООО «Ромашка»
ОГРН _____________ИНН/КПП_______________ Адрес: г. Москва, ул. Электрозаводская, д. 45, корп. 2, офис 15/5
Гарантийное письмо
Настоящим ООО «Ромашка» в лице Директора Сергеева Михаила Михайловича гарантирует ООО «Лютик» (ОГРН_____, ИНН_____) произвести поставку товаров по договору №___ от __.__.20__г. в соответствии с высланной спецификацией от __.__.20__ г., в срок до 01.08.2019 г.
Генеральный директор ООО «Ромашка» ____________/М.М. Сергеев/
Здесь, как видим, выражена гарантия поставщика произвести отгрузку товара в определенный срок.
Гарантийное письмо на оплату
Достаточно часто встречающийся вариант использования гарантийного письма - взыскание задолженности. Здесь фигурирует такой образец гарантийного письма на оплату.
Хотя закон обходит стороной правила оформления гарантийного письма, деловые обычаи сформировали основные понятия о нем.
Пишем правильно
Гарантийное письмо является элементом деловой переписки, поэтому оно должно быть написано в официальном стиле.
Не допустимо использование жаргонов, длинных, не относящихся к делу выражений. Объем письма не должен превышать одного листа.
Составные части гарантийного письма следующие:
- Вводная часть, в которой прописывается в правом верхнем углу отправитель и получатель, а в левом – дата и исходящий номер. Крупные организации, как правило, пишут гарантийные письма на фирменных бланках. Помимо названия фирмы необходимо написать ФИО директоров организации-отправителя и организации-получателя.
- Основная, в которой отправитель должен изложить суть гарантии. Возможны два варианта написания: отправитель начинает письмо со слов «Настоящим письмом гарантирую…» , затем прописывается, что именно гарантируется, сроки, иные условия и т.д., отправитель описывает гарантию и остальные детали , добавляя в конце «Выполнение условий гарантирую».
Причем производные от слова «гарантия» могут быть заменены на синонимы, например, «подтверждаем, что…». Смысл письма от этого не меняется.
Иногда гарантийное письмо выступает в качестве дополнения к договору, если одна из сторон не совсем уверена в своем деловом партнере.
Заключительная. Под текстом письма расписывается руководитель и ставится печать организации.
Гарантийное письмо не является договором поручительства. Контрагенту можно направить гарантийное письмо почтой с описью вложения и уведомлением о вручении, а можно передать через канцелярию. Во втором варианте следует иметь две копии письма, чтобы на втором можно было проставить печать о принятии.
У российских судов нет четкого мнения относительно статуса гарантийного письма. Во многом оно может быть рассмотрено в качестве обязывающего документа, если это вытекает из его смысла. Но чаще всего гарантийное письмо не влечет за собой таких юридических последствий, которые влечет правильно заключенный договор между сторонами.
Некоторые виды гарантийных писем
Об оплате
В гарантийном письме об оплате необходимо указать, что отправитель гарантирует своевременную оплату товаров, услуг или возмещения расходов.
Следует прописать точную сумму оплаты прописью и цифрами. Обязательно включаются в текст письма банковские реквизиты, юридический адрес фирмы-отправителя.
Помимо подписи директора, под письмом нужна также и подпись главного бухгалтера либо финансового директора. Отправитель может показать свою добросовестность и серьезность деловых намерений, прописав ответственность за несвоевременную оплату по договору.
В остальном схема составления гарантийного письма об оплате не отличается от схемы составления любого другого гарантийного письма.
В данном случае одна сторона как бы подтверждает свои обязательства по уже заключенному договору.
Если же партнер допускает просрочку в платежах, а вторая сторона это замечает, то в гарантийном письме должник может указать время, до которого он обязуется погасить долг. Это письмо может быть расценено в качестве предложения по изменению условий договора. Если вторая сторона отвечает тем же письмом, считается, что они достигли соглашения и изменили условия договора.
На выполнение работ
В гарантийном письме на выполнение работ отправитель гарантирует своему контрагенту, что определенный объем работ по заключенному договору будет выполнен в конкретный срок.
В письме могут содержаться и несколько сроков, когда отправитель будет выполнять и сдавать работу поэтапно.
Обычно подрядчик прибегает к гарантийному письму, если срываются сроки выполнения, сдачи работ по основному договору, чтобы внести ясность для заказчика. Однако это письмо не гарантирует того, что заказчик будет согласен на новые условия.
Отправитель также может гарантировать качество выполнения услуг. Качественно означает, что работа будет выполнена в соответствии с ГОСТ, СНиП и иными правилами.
Гарантийное письмо по поводу выполнения работ можно составить тогда, когда между сторонам еще нет никакого договора.
Отправитель гарантирует в письме своевременную оплату и конкретную сумму, если получатель письма выполнит какую-либо работу. Данное письмо можно расценить как приглашение к заключению основного договора.
Образец
Таким образом, при составлении гарантийного письма следует придерживаться следующих правил:
- Письмо желательно написать на одном листе, стиль написания – официальный;
- В тексте письма должна быть прописана конкретная гарантия с указанием ее сути, сроков и т.д.;
- Письмо подписывает директор, а если оно содержит гарантию оплаты – еще и главный бухгалтер;
- В письме можно дополнительно прописать, какие санкции будут применены в случае нарушения установленного порядка.
Видео на тему: «Акт сверки и гарантийное письмо. Нужны ли?»
Комментарий эксперта-юриста
Комментирует материал :
- Имеет внушительный опыт работы в должности главного инспектора отдела финансового мониторинга управления безопасности Северо-Кавказского банка ОАО «Сбербанк России»;
- Направление : противодействие легализации (отмыванию) доходов, полученных преступным путём, и финансированию терроризма. Элемент противодействия: анализ экономической и иной деятельности хозяйствующих субъектов и физических лиц;
Подробнее о наших экспертах вы можете узнать .
Гарантийное письмо об оплате товара – документ, по которому юридическое или физическое лицо берет определенные обязательства по обеспечению обязательной оплаты товара или услуги. Как правило, гарантийное письмо пишется в ответ на письмо-претензию от поставщика о не уплате за поставленный товар.
Пишет его заказчик или покупатель, где он просит поставщика осуществить доставку товара, при этом указывается сумма и гарантии оплаты товара или услуги в указанный в письме срок. Подписывает гарантийное письмо руководитель компании покупателя, бухгалтер, после чего документ направляется в организацию поставщика. Письмо служит гарантией, что все материальные ценности будут оплачены в срок. При необходимости документ может использоваться как доказательство при судебных разбирательствах, если будет оформлено согласно действующему законодательству.
Как написать гарантийное письмо об оплате товара
Рассмотрим более подробно аспекты при оформлении гарантийного письма. При составлении документа можно воспользоваться как фирменным бланком организации, так и простым листом А4. В правом верхнем углу указываются реквизиты адресата: название поставщика, должность, ФИО руководителя компании-поставщика.
