Как составить опись вложения, отправляя документы заказным письмом. Советы, рекомендации, практический опыт. (10+)
Отправка документов почтой с описью вложения
Отправить официальные документы почтой с описью вложения может понадобиться в следующих случаях:
- Если такая форма отправки определена законодательством. Например, отчеты в налоговую инспекцию.
- Если такая форма переписки определена договором.
- Если возникла конфликтная ситуация и необходимо зафиксировать факт отправки документов.
Во втором случае, даже если конфликта пока нет, нужно аккуратно относиться к переписке, так как проблемы могут возникнуть в будущем, и потребуется подтвердить, что переписка велась в полном соответствии с договором.
Составляя опись вложения, старайтесь указывать индивидуальные черты документов, которые Вы отправляете, чтобы можно было впоследствии установить, те ли документы подшиты в архив Вашего корреспондента, которые Вы отправляли. Помните, что даже если нет какой-то конфликтной ситуации, сотрудники просто склонны терять бумаги, а потом, чтобы избежать наказания, их подделывать. В описи постарайтесь описать документ так, чтобы его невозможно было подделать или заменить. Обязательно укажите название и исходящий номер документа в Вашем учете (если он есть), а также то, что он прошнурован и пронумерован, если он состоит из нескольких страниц. Например, "Официальная претензия с заключением экспертной комиссии исх номер 235. Комплект прошнурован и пронумерован". Уведомление о вручении будет достаточным основанием, удалить или заменить листы получатель не сможет, так как не сможет заново прошнуровать документ и поставить Вашу подпись или подпись Вашего сотрудника и печать Вашей компании.
Если документ, направляемый почтой с описью вложений, имеет всего одну страницу, то обязательно напишите, что это подписанный оригинал. Нужно писать так: "Оригинал заявки с подписью" или "Жалоба с подписью, заверенной нотариально", а не так "Заявка", "Жалоба". Если писать по второму варианту, то Вы никогда не сможете доказать, что на самом деле Вы направляли.
Если документ содержит несколько листов, то его нужно прошнуровать и пронумеровать. Прочтите, как правильно прошнуровать документ .
Отправляя письмо в налоговую инспекцию, особенно беспокоиться, что там подменят листы, не стоит. В налоговой просто нет людей, заинтересованных в такой подмене. Но если Вы направляете жалобу, претензию, какое-то распоряжение или подписанный договор, то ситуация может сложиться так, что Вашему контрагенту покажется интересным осуществить фальсификацию.
Пример описи вложения
Опись
Вложения в ценное письмо
Куда 111111, г. Мохнанск, Проезд Медведей, д. 1
На имя Генеральному директору ООО "Торф и грунт А" Иванову М. Е.
Обратите внимание, что почта не может отказать Вам в том, чтобы включать в опись полное название документа.
Обязательно храните описи вложения и уведомления о вручении.
Я занимаюсь дистанционным консалтингом. Мы разрабатываем различные документы (регламенты, процедуры) и отправляем их заказчику по почте с описью вложений. Документы считаются переданными, если они отправлены по почте. Была пара случаев, когда заказчики хотели получить свои деньги обратно на том основании, что комплекты чего-то не содержат (хотя на само деле они все содержали). Обычно такая ситуация связана с тем, что у заказчика меняются приоритеты, и ему уже не нужны заказанные и оплаченные документы. Есть соблазн отказаться от документов и вернуть оплату. Но направление в ответ ксерокопии такой почтовой описи вложений (с указанием того, что документы прошиты) снимало все вопросы, так как заказчик понимал, что подделать шнуровку (а мы можем доказать ее наличие на основании описи), ему не удастся.
К сожалению в статьях периодически встречаются ошибки, они исправляются, статьи дополняются, развиваются, готовятся новые. Подпишитесь, на новости , чтобы быть в курсе.
Если что-то непонятно, обязательно спросите!
Задать вопрос. Обсуждение статьи. сообщений.
Добрый день! Подскажите, если в описи отправки претензии стоит наименование док умента и упоминание, что каждый лист подписан отправителем, то исчезает вероятность подмены листов претензии у получателя?
Деловой стиль текста. Характерные черты формальной лексики. Стиль официальной пе...
Жалобы, претензии. Типовой порядок, регламент рассмотрения. Положение....
Типовой порядок рассмотрения жалоб и претензий. Шаблон для адаптации....
Объяснительная записка об опоздании на работу...
Пример объяснительной записки, которую я в свое время написал моему руководителю...
Должностная инструкция. Форма, структура, шаблон, пример, образец, тек...
Шаблон должностной инструкции. Структура для наполнения содержанием....
Посылку - процедура, которая не потеряла своей актуальности со временем. Ценная бандероль, также как и заказное письмо, обладает определенными правилами отправления (перечнем предметов, которые допускаются к пересылке) и допустимыми границами веса. Воспользоваться на территории РФ можно услугами "Почты России".
Что это
Объявленная ценность - это гарантия того, что отправленная посылка дойдет до получателя и сохранится ее содержимое. Чаще всего ценными бандеролями объявляют те, в которые вложена дорогая техника - мобильные телефоны, фотоаппараты, ноутбуки, планшеты. В данном случае объявлять ценность пересылки - обязательное условие. За ценные посылки и грузы транспортная компания и почта несет ответственность. Кроме того, письма и посылки финансово защищены от повреждений и потери.
Если будут нарушены сроки доставки ценных отправлений или случилась их утрата, повреждение, отправитель вправе потребовать компенсацию на почте. Отправляют ценные отправления только с почтового отделения. Они обязательно должны быть зарегистрированными.
Ценность назначает самостоятельно отправитель. Сумму работники почты указывают на конверте, пакете или упаковке, а также другую информацию. Указывается стоимость цифрами и прописью. За отправку почта взимает комиссию, которая составляет четыре процента от ценности. Комиссия экспресс-отправления EMS меньше - всего один процент. Если ценная бандероль отправляется наложенным платежом, необходимо приложить опись.
Как отправить
Отправлять бандероль с объявленной ценностью следует в отделении почты. Принимают посылки, пакеты и письма, оформленные соответствующим образом, операторы. Бандероль должна соответствовать габаритам, весу, ценности и не содержать запрещенных к пересылке предметов. Перед тем как отправить посылку, ее следует корректно упаковать. Чаще всего приобрести упаковку (коробку, пакеты, конверты) можно в отделении почтовой связи. Стандартная тара имеет пустые поля, куда следует вписать адрес получателя и другие сведения об отправлении (сумма ценности и наложенного платежа). Данные об отправителе и получателе выглядят следующим образом:
- Фамилия, имя, отчество.
- Название улицы, номера дома или квартиры.
- Населенный пункт.
- Район.
- Регион (область, край, республика).
- Страна.
- Почтовый индекс.
Также указываются другие сведения, если объявленная ценность посылки высокая. Работник почты перед отправлением проверяет, правильно ли упакована бандероль, а также заполнение полей. Если все верно, оператор принимает отправление после окончательной оплаты.
Бандероль
Что значит "объявленная ценность"? Она налагается на все пересылаемые предметы, стоимость которых высока. Ее определяет сам отправитель. Бандероли, отправленные с заявленной ценностью, всегда отправляются наложенным платежом. Посылка может содержать журналы, книги, технику, предметы. Допустимый вес - в пределах от 100 грамм до двух килограммов. Правила отправления крупногабаритной посылки зависят от того, какой тип бандероли выбран. Необходимо отметить, что стоимость отправления бандероли ниже, чем посылки. Если содержимое упаковки весит более двух килограмм, а его цена выше десяти тысяч, сотрудники почты вправе отказать в пересылке бандеролью.
Отправителю доступна услуга отправления заказной бандероли. Это регистрируемая посылка, которая требует подтверждения подписи отправителя и получателя после доставки по указанному адресу. Для того чтобы отправить заказную бандероль, необходимо заполнить в почтовом отделении специальный бланк. Если нужно отправить посылку за границу, правила на такое отправление распространяются такие же, как и по России. Единственное отличие - вместо коробки следует использовать пакет, вес содержимого может достигать двух килограммов. Тарифы для транспортировки бандероли за границу выше.
Письмо
Объявленная ценность письма - это гарантия при его утере или повреждении. Как и в случае с бандеролью, чтобы отправить такое письмо, отправитель должен объявить его ценность. Если конверт потеряется, отправителю будет частично возмещена компенсация. В отделении почты письмо необходимо зарегистрировать, а доставку отследить с помощью присвоенного ему номера-идентификатора на сайте "Почты России".
Для отправления ценного письма купите конверт подходящего размера (максимальный размер 229x324 мм, по РФ вес содержимого должен быть не более 100 граммов, за границу - до 2 килограммов). Затем отдайте конверт оператору в отделении почты и скажите, какую сумму компенсации за возможную утерю хотели бы получить.
Кроме того, отправитель может сделать опись вложения и получить уведомление о вручении письма. Отправителю также доступны дополнительные услуги: авиапересылка, смс-уведомление, опись вложения, наложенный платеж, уведомление о получении адресатом.
Получение
Получить письмо с объявленной ценностью можно на почте. Когда оно придет в соответствующее отделение "Почты России" по указанному адресу, работники отправят получателю уведомление. Это же касается и бандеролей. Получают посылки и письма в отделении почты или же почтальон доставляет их до дверей квартиры. Часто из-за нехватки работников получателю приходится самостоятельно приезжать в отделение за бандеролью или письмом.
Цена
Объявленная ценность - гарантия, предоставленная почтой. Плата за бандероль взимается с гражданина работником почты в отделении в момент приема. Стоимость назначается с учетом суммы посылки и определяется установленными тарифами на почте. Факт оплаты подтверждается чеком, марками и штампами. Международные и внутренние отправления имеют разные тарифы.
На стоимость пересылки влияют адрес отправления (дальность), регион, вес бандероли или письма, габариты. Бандероль может иметь максимальную ценность ("Почта России") 10 тысяч рублей. Письмо с объявленной ценностью - 500 тысяч, бандероль первого класса - 100 тысяч рублей. Весь перечень услуг и цен предоставляют в отделении почты. Например, если посылка весит пятьсот граммов и доставляется наземным транспортом, цена пересылки варьируется от 70 до 100 рублей. Все зависит от расстояния.
Инструкция
Далее, чуть выше поля «кому» есть пункт «Показать все поля». Нажимаете на него левой кнопкой мыши. Перед вами появятся дополнительные поля для заполнения. На одно строке с кнопкой « файл» вы увидите ещё два пункта: «важное» и «с уведомлением ». Поставьте галочку в пункте «с уведомлением ». И отправьте письмо.
Адресат, получив письмо, подтвердит получение письма. И у себя в почтовом вы тут же увидите это подтверждение. После этого вы будете точно знать, что ваше письмо получено и прочитано. По такому же принципу письма с уведомлением можно отсылать и в других почтовых сервисах.
Источники:
- как отправлять уведомления по почте
Заказное письмо отличается от простого тем, что ему присваивается идентификационный номер, по которому можно отследить его передвижение до адресата. Этот номер фиксируется в каждом почтовом пункте, куда приходит конверт. В случае утери письма всегда можно выяснить, на каком этапе произошла пропажа.
Инструкция
Чтобы отправить заказное письмо , необходимо обратиться в любое отделение Почты России. Там в специальном окошке можно оформить данное отправление.
Для того чтобы заказное письмо
приняли, предъявите сотруднику почтового отделения паспорт. Его данные вносятся в базу, и в случае, если конверт не достигнет адресата, его обязательно вернут отправителю. Кроме общегражданского паспорта в качестве удостоверения принимаются:- военный билет;
- заграничный паспорт;
- удостоверение члена Совета Федерации или Депутата Государственной Думы;
- вид на жительство;
- паспорт или удостоверение личности со штампом визы Российской Федерации.
В зависимости от того, насколько важные документы нужно отправить, выбирайте тип конверта. Они обычные, из тонкой бумаги, из и конверты повышенной прочности. Размеры конвертов самые разные, подходящие для любого отправления.
Решите, понадобиться ли вам опись вложения письма. Это важно, когда отправляется несколько документов. Оформляя опись, обратитесь к работнику почты – он подскажет, это правильно, либо заполнит опись самостоятельно, за дополнительную плату.
Будьте внимательны, надписывая адрес. Не забудьте индекс и фамилию получателя – это самые частые ошибки при отправке. Если ваше письмо отсылается за границу, имейте в виду, что в другой стране может быть иные оформления адреса. Внимательно переписывайте улиц и городов на иностранном языке – работник вряд ли сможет проверить их правильность. Помните – письма с некорректно написанными адресами возвращаются отправителю.
Подумайте, потребуется ли вам уведомление о вручении письма. Это важно, если вам необходимо точно знать дату и время получения.
Еще раз проверьте комплектность вложений, правильность адреса и передайте конверт и собственно письмо работнику почты. Он запечатает конверт, взвесит письмо и назовет вам сумму, которую вы должны оплатить за отправку и дополнительные услуги, если они были оказаны.
Обратите внимание
Учтите, что правила запрещают принимать к отправке особо ценные документы, деньги, кредитные карты. Все эти ценности отправляются экспресс-доставкой – например, DHL.
Источники:
- Официальный сайт компании "Почта России"
Для того чтобы отправить по почте письмо или бандероль, необходимо составить опись вложения . Для этого необходимо заполнить стандартный бланк, который можно составить от руки, распечатать на компьютере или получить на почте форму 107. Опись должна включать в себя наименование отправлений, а также их количество и оценочную стоимость.
Вам понадобится
- - форма описи 107;
- - ручка.
Инструкция
Для того чтобы составить опись вложения правильно, нужно заполнить два бланка. В описи укажите фамилию, имя и отчество адресата, индекс и почтовый адрес. Затем списком впишите наименования пересылаемых предметов или документов. Кроме этого, обязательно укажите количество каждого наименования и сумму его оценки. Оценивая предметы, учтите, что оценочная стоимость оказывает влияние на сумму компенсации, которую получает отправитель в случае утраты почтового отправления, сопровождаемого опись ю вложения . С другой стороны, следует учитывать, что сумма оценки влияет на размер страхового сбора.
Каждый экземпляр бланка описи необходимо заверить подписью отправителя. Если в описи присутствуют предметы, не оцененные отправителем, в графе «объявленная ценность» напротив этих предметов поставьте прочерк в обоих бланках. При желании вы можете не указывать оценочную стоимость предметов в бланке, предназначенном для вложения в почтовое отправление.
Далее оба экземпляра описи передаются почтовому работнику, который должен произвести окончательное оформление описи вложения . Сотрудник почты сопоставляет записи в обоих бланках описи, затем сравнивает соответствие адреса и фамилии, имени и отчества адресата, указанные отправителем в описи и на адресном ярлыке (на обратной стороне оболочки). После этого производится сравнение вложенных в послание предметов и записей в описи вложения . После этого почтовый сотрудник должен удостовериться в тождественности общей суммы вложения и суммы объявленной ценности.
На каждый экземпляр описи вложения ставится оттиск календарного штемпеля, заверенный росписью почтового сотрудника. Первый экземпляр описи вкладывается в почтовое отправление, которое тут же опечатывается. Второй экземпляр вместе с квитанцией выдается отправителю.
Обратите внимание
Каждый человек сталкивается с необходимостью отправить заказное письмо с описью вложения и сообщением о вручении. Образец документа можно скачать бесплатно.
Каждый человек в своей жизни сталкивается с необходимостью отправить заказное письмо с описью вложения . Чаще всего, такая деятельность сопровождается и сопутствующей услугой - уведомлением о вручении. Данное мероприятие можно осуществить в любом почтовом отделении связи, лично посетив учреждение. Бланк документа присутствует на каждой почте, его достаточно легко заполнить. На представленной странице вы наблюдаете общепринятый шаблон обращения с описью вложения и можете скачать его бесплатно по прямой ссылке.
Это распространенное действие имеет очень важное юридическое значение. По сей день не придумано более оригинального получения подтверждения совершенным деяниям. Обсуждаемая форма 107, именуемая описью вложения, знакома всем людям. С заполнением письма с описью вложения справится любая личность. Заблаговременное заполнение образца формы 107 позволит сэкономить время в очереди отделения связи. Следует оформить 2 экземпляра описи вложения, один и которых и будет подтверждением отправленной информации или товара. Специалист, принимающий корреспонденцию должен произвести определенный регламент действий.
Обязательные пункты письма с описью вложения
:- Вид отправляемого сообщения;
- Исчерпывающие данные получателя;
- Список отправляемого;
- Стоимость (по желанию);
- Подпись и расшифровка автора;
- На этом же бланке ставится отметка сотрудника почтамта.
