Умение правильно вести диалог или, проще говоря, умение общаться – ключ ко всем дверям в нашей жизни, волшебная палочка для исполнения всех желаний. Так давайте сейчас сделаем первый шаг в эту сторону и рассмотрим основные правила успешного диалога и продуктивного общения.
сайт подскажет вам, как сделать диалог из монолога, как быть, если разговор не клеится и как улучшить свои навыки общения.
Хороший собеседник
Многие тренеры по ораторскому искусству и по ведению диалога говорят, что овладение этим искусством начинается не с техники самого разговора, а с общего отношения к людям и к своему собеседнику в частности.
Хороший собеседник – это человек, которому интересна жизнь во всех ее проявлениях, поэтому он может отлично вести разговор и о разработке вечного двигателя, и о смесях для грудничков. Если у вас нет живого интереса к жизни, любознательности во всех сферах, жажды знаний, то вы сможете освоить искусство диалога только технически, а удовольствие получать от этого процесса вам будет трудно.
В целом, все правила можно подвести под одно предложение: стараясь показать собеседнику интерес к разговору и свое расположение к нему самому, вы рождаете в нем интерес и хорошее отношение к себе.
Правила хорошего собеседника:
1. С любым человеком, есть о чем поговорить
Надо только найти то, что его интересует! Процент людей, которых в жизни не интересует ничего, ничтожно мал! Как минимум, всегда можно поговорить о самом человеке. Поэтому вместо того, чтобы сказать «С ней не о чем поговорить!», лучше сказать «У нас нет общих тем для разговора!».
2. Используйте прием активного слушания
Активное слушание – это способ показать собеседнику, что вы его слушаете, слышите и понимаете, о чем он говорит. Для этого вы можете смотреть на собеседника, кивать, говорить слова типа «ага» или «да», коротко комментировать отдельные фразы рассказа («как здорово!», «ну надо же!», «а он?»), продолжать за собеседника мысль (когда все понятно, можно вместе с собеседником сказать концовку), помогать найти нужные фразы или слова (когда собеседник запнулся), задавать вопросы.
Всем свои поведением показывайте собеседнику, что вам интересно, это будет вдохновлять его продолжать рассказ и общаться с вами дальше.
3. Разговор для вас должен быть интересным
Даже если случилось так, что вы вынуждены поддерживать разговор о бесконечно далекой от вас охоте, постарайтесь проникнуться темой и интересом собеседника. Если человек говорит о том, что интересно ему, но не чувствует обратной связи, то разговор долго не продлится.
Прием «Копилка знаний»: после разговора вместо того, чтобы сердиться на себя и на собеседника за бесполезный пустой вечер, скажите себе, какие знания уходят в вашу копилку: как починить свет дома, как ловить рыбу или каков образ среднестатистического военного.
4. Если собеседник вас не понял, значит, вы неправильно выразились
Примите это простое правило, и вам будет проще вести разговор: вы перестанете сердиться на собеседника за непонятливость или раздражаться от того, что разговор идет не туда.
5. Улыбайтесь!
Улыбкой вы показываете свою расположенность и открытость к человеку – это отличная платформа для диалога. Кстати, улыбка чувствуется даже по телефону, проверено!
6. Искорените местоимение «я» из диалога!
Все люди по природе эгоисты, и всем интересно слушать только о себе, во всяком случае, по началу. Если вы в рассказе говорите о себе, измените форму высказывания: вместо «я удивлена» можно сказать «удивительно», вместо «я хочу» - «мне хочется». Таким образом, немного меняется оттенок высказывания.
Из личного опыта: «Я руковожу клубом знакомств, работаю в этой сфере уже больше 5 лет. Первоначально мои клиентки общаются с мужчинами в переписке по интернету. Читая письма клиенток мужчинам, замечаю бесконечные «я, я, мне, я, меня». Неудивительно, что на свое письмо они не получают ответов. При личных встречах, при разговорах по скайпу такие дамы сидят, напряженно думая, что ответить. Надо уметь поддерживать разговор не только тогда, когда речь идет о вас». Елена, руководитель клуба знакомств
7. Называйте собеседника по имени
Ученые говорят, что приятнее звука собственного имени, найти что-то трудно. Используйте это!
8. Говорите на языке собеседника
При знакомстве, выбирайте легкие темы, задавайте простые вопросы. Даже если вы находитесь на научном съезде, не начинайте разговор со сложных тем, начните с чего-то простого («откуда вы», «как давно вы» и т.д.). Сложные темы часто заставляют собеседника, особенно не очень вам знакомого, напрягаться.
9. Говорите просто и понятно
Уважайте собеседника, не нагружайте свою речь сложными словами, терминами, оборотами. Даже если у него пять высших образований, вряд ли ему захочется лезть в суть вашего предложения через дебри иносказаний и мудреных словечек.
Даже Эйнштейн завещал нам упрощать все, что только можно. Помните, даже на глубоконаучные темы можно говорить на «человеческом» языке.
Не пытайтесь формой разговора придать себе статуса. Умный человек в любом случае поймет, что вы из себя представляете.
(обычная приятельская беседа): «Знаешь, какой самый популярный социальный лифт, доставляющий в политическую элиту, помимо приведённых в анализируемом тексте, партийной деятельности и госслужбы?». Перевод – «А знаешь, как чаще всего люди попадают на верхушку политики, если они не состоят на госслужбе или в партии?» Из разговора с другом, Любовь.
10. Не давайте непрошенных советов
Если человек не просит у вас совета, значит он ему не нужен, и ему просто нужно высказаться. Если вы будете давать непрошенные советы, ваш собеседник почувствует, что вы ставите себя выше него, считаете себя умнее, а это отбивает тягу к общению.
11. Не перебивайте
Часто нам хочется ворваться в середину разговора возгласом: «Да, да, а у меня тоже так было!» или чем-то подобным. Дослушайте собеседника, дайте ему почувствовать, что его слова для вас значимы и интересны.
12. Соблюдайте границы
Обращайте внимание на допустимый предел того, о чем можно говорить с этим человеком и/или в этой обстановке и/или в это время. Например, на свадьбе не всегда уместно подходить с разговорами о себе, на собрании клуба любителей пива вы не вызовете восторга, если будете говорить о вреде напитка, пусть даже беззлобно и научно обоснованно.
Как продолжить беседу
Полезные технические приемы для продолжения беседы:
Освоение общих правил и рекомендаций по ведению диалога, безусловно, займет какое-то время. Чтобы облегчить вам задачу ежедневного общения, мы предлагаем несколько очень простых техник, которые помогут найти общий язык с собеседником и спасут даже самый безнадежный разговор (общение из серии «с ним абсолютно не о чем поговорить»).
Итак, если разговор не клеится, собеседник отвечает вам односложно, тема вас не очень увлекает, то вы всегда можете использовать 3 простых приема. Рассмотрим их на простом примере:
ваш собеседник – скучный человек, он дает односложные ответы, не интересуется вами. Разговор не клеится, собеседник сообщает вам, что работает почтовым курьером.
1. Прием вопросов
Как стать приятным собеседником? Искусство диалога
Если вы совсем не можете прокомментировать то, что говорит собеседник, вооружитесь волшебными вопросами «как?, когда?, кто?, куда?, что?, почему?, где?». Просто пробуйте подставить каждое вопросительное слово и думайте, за что зацепиться в самом вопросе.
- «Как вам такая работа, наверное, это тяжело?»,
- «Как долго вы там работаете?»,
- «Где бы вы хотели работать?»,
- «Какие газеты вы чаще всего доставляете?»,
- «Что предпочитают выписывать сейчас люди?».
2. Прием цепочки
Хорошо использовать этот прием после того, как вы набрали информации в ответах на свои вопросы. Зацепившись за какую-то информацию от собеседника, переводите разговор на другую тему. Если же информации недостаточно, задавайте еще вопросы. Но не превращайте это в допрос.
- «Да, тяжело, все время на ногах, и сумки тяжелые часто» - «Вы, значит, очень устаете на работе. А как Вы предпочитаете отдыхать, расслабляться? Вы, наверное, не поклонник активного отдыха ?»
- «Работаю с 20 лет» - «С 20 лет? Это Ваша первая работа? Говорят, на первой работе люди часто долго не задерживаются, как Вы думаете?».
- «Выписывают «Городские новости» и разные политические газеты» - «Городские новости – это интересная газета. Кстати, о городских новостях, Вы слышали, что в субботу будет большой концерт на главной площади? Вы пойдете?»
Дальше по этой цепочке можно перевести разговор к чему угодно: где собеседник бывал, женат ли он, какие у него взгляды на семейную и общественную жизнь и т.д. Другими словами, этот метод можно назвать «методом тыка»: меняя темы, вы увеличиваете вероятность попасть в нужную, с которой разговор наконец-то превратится в нормальный диалог.
3. Прием обращения внимания на реакцию
Если человек не обращает внимания на ваши попытки завязать нормальный разговор, считает, что это вы должны его заинтересовать и веселить, то вы всегда можете задействовать его в решении этого вопроса. Получая прямые вопросы, ленивые собеседники либо включаются в разговор, либо совсем ретируются из него. Нам подходят оба варианта. Обращайте внимание на то, КАК он говорит, на его жесты. Вопросы можно задавать с улыбкой.
- «Вы всегда так немногословны? Вы так задумчиво смотрите вдаль, когда я задаю Вам вопросы. Вам так проще сконцентрироваться или Вы устали?»,
- «Может, у Вас что-то случилось?»,
- «Вы смотрите на меня с такой заинтересованностью, но так нехотя поддерживаете разговор, я даже не знаю, как себя вести».
Или же просто обращайте внимание на то, КАК человек говорит. Если он говорит громко, спросите, почему для него так значимо то, о чем идет речь. Если он говорит с грустью или стеснением, прокомментируйте это.
Фразы, которые лучше не использовать в диалоге
1. «Скажи что-нибудь», «Не молчи, пожалуйста!»
Лучше скажите что-нибудь сами, а если разговор зашел в безнадежный тупик, то, может, есть смысл его прекратить. В любом случае, не вынуждайте человека отвечать: «Что-нибудь», он может почувствовать себя глупо и неловко.
2. «Ты не прав/а!»
У каждого человека собственная правда, и не вам расставлять оценки и судить. Поинтересуйтесь лучше, почему человек пришел к такому выводу, возможно, его история вас удивит, и вы даже решите в чем-то с ним согласиться. Главное – быть открытым к изменению мнения и новой информации.
3. «Я же говорила!», «Я тебя предупреждал!»
Ваш собеседник видит свою ошибку и, используя такие фразы, вы делаете ему больнее. Позвольте каждому совершать свои ошибки, в этот раз вы угадали, завтра, возможно, угадает он. Самоутверждаться за счет чужих промахов – подростковое поведение.
4. «Ты все перепутал!», «Ты опоздала!» и т.д.
Если вы не хотите перейти к конфликту, то обратите внимание на свои чувства, которые родились после поступка вашего собеседника. В ответ на ваши эмоции он всегда сможет предложить уважительные причины, которые вынудили его так поступить, и получится спор. Но оспорить ваше отношение к ситуации собеседник уже не сможет.
Примеры замены:
- «Ты все перепутал!» = «Я расстроена, что так получилось»,
- «Ты опоздала!» = «Жаль, но теперь мы не успеем сделать все то, что запланировали».
У вас бывают трудности с общением?
Любовь ЩЕГОЛЬКОВА
Начало беседы. Беседа должна начинаться с приветствия пациента врачом. Важно, чтобы форма приветствия соответствовала возрасту и социальному опыту пациента и, чтобы вербальное приветствие было подкреплено невербальными жестами – это может быть кивок головы, улыбка, предложение сесть и т.п. Если такого невербального подкрепления не будет, то больной может воспринять словесное приветствие как неестественное и неискреннее. При этом если эта встреча первая, то врачу следует представиться больному; психологически правильнее сделать это даже в том случае, если фамилия врача написана на двери кабинета. Далее необходимо дать пациенту возможность самому сформулировать те проблемы, которые привели его к врачу, и тем самым обсудить какие цели имеет встреча и какие вопросы будут на ней обсуждены.
Проведение беседы. Существуют некоторые общие принципы проведения беседы. К их числу относятся: баланс открытых и закрытых вопросов, облегчение и прояснение высказываний пациента, активное слушание, правильное использование пауз и молчания, выяснение проблем пациента и его ожиданий от консультации.
В начале беседы целесообразно задавать только открытые вопросы, то есть такие, которые предполагают расширенный ответ и на которые нельзя ответить «да» или «нет». Примеры открытых вопросов: «Расскажите мне о своем самочувствии», «Что вы думаете о причинах своего заболевания?», «Расскажите о том, что Вас беспокоит» и т.п. Закрытые вопросы предполагают только ответы «да» или «нет»: «Беспокоят ли Вас головные боли?», «Снизился ли ваш вес за время болезни?» и т.д.
Преимуществом открытых вопросов является то, что они позволяют получить гораздо больше сведений о пациенте, симптомах, отношении пациента к болезни, его взглядах, опасениях и др., однако ответы на них требуют гораздо больше времени, чем ответы на закрытые вопросы.
В середине беседы необходимо задавать вопросы обоих типов, а в конце главным образом – закрытые уточняющие вопросы, иначе беседа затянется. Наиболее частый недостаток – использование закрытых вопросов в начале беседы, что ведет к односторонности и снижению качества собранной врачом информации. Закрытые вопросы никак не подходят для обсуждения с пациентом его семейных, психологических, глубоко личных или интимных проблем.
К типичным ошибкам относится также частое использование врачом «наводящих» вопросов (особенно они нежелательны в начале), а также постановка нескольких вопросов подряд, без получения ответа на предыдущий.
Качество беседы повышается, если врач постоянно стремится к уточнению клинического значения высказываний пациента, например, нельзя удовлетвориться фразами типа «мне было плохо», «со мной произошел стресс», «чувствую себя не вполне здоровым», «у меня была потеря сознания» и т.п.
К числу важных коммуникационных навыков относится также активное слушание, при котором врач вербальными и невербальными средствами (например, кивками головой, фиксацией взгляда, наклоном тела в сторону пациента и др.) постоянно показывает, что понимает суждения пациента. Если в семье у больного имеется непонимание и игнорирование его болезненных переживаний, то понимание и сочувствие со стороны врача ценится особенно высоко.
Очень важной и часто игнорируемой частью сбора информации является выяснение проблем пациента, в том числе тривиальный вопрос: зачем этот пациент пришел к врачу? В большинстве случаев предполагается, что пациент пришел обследоваться или лечиться, но часто это далеко не так. Причины обращения пациента могут быть чрезвычайно многообразны и носить характер не только медицинский, но психологический и социальный. При этом следует помнить, что удовлетворенность пациента от встречи с врачом определяется не квалификацией врача вообще, а тем, получил ли пациент то, что искал в этой встрече. Здесь кроется причина того, что многие безупречные с медицинской точки зрения приемы оставляют больных совершенно неудовлетворенными и наоборот.
Иногда действительные мотивы обращения к врачу в силу механизмов психологической защиты могут не вполне осознаваться и самим пациентом, например, больной обратился на прием с жалобами на «плохой сон». Однако при дальнейшем расспросе может выясниться, что действительная причина обращения к врачу – необоснованные опасения возникновения инсульта в ночное время, которые возникли после аналогичной ситуации у родственника больного. Поэтому консультация будет тем успешнее, чем раньше врач выяснит для себя, что именно хочет получить от него данный пациент.
Заключительный этап – суммирование (резюмирование) собранной информации и выдвижение предварительной гипотезы (она может касаться определения характера болезни, или ее причин, или плана дальнейших действий и т.д.).
Руководство беседой. Навык этот состоит в умении врача постоянно держать нить беседы в своих руках и направлять ее по своему усмотрению, не выглядя при этом излишне авторитарным и категоричным. Методами, которые при этом могут быть использованы являются похвала и ободрение пациента, когда он, например, точно и выразительно описал свои жалобы. К этим же методам относится способность врача остановить и перебить пациента там, где это необходимо, организовать беседу вокруг главной темы, избегая ненужных отклонений. Для правильного руководства беседой важно уже в самом начале ясно определить ее цель и, если пациент начинает отклоняться на другие темы, остановить его примерно такими словами: «То, о чем вы сейчас говорите, очень интересно, но мы уже договорились, что сегодня наша цель – обсудить.... Если мы будем отклоняться, то не успеем сделать главное, поэтому давайте вернемся к основной теме».
Невербальное общение при беседе. Основными элементами невербального общения являются: дистанция, контакт глазами, мимика, позы и жесты, взаимное расположение относительно стола.
Дистанция. Известно, что человек имеет вокруг своего тела некоторое «личное пространство», которое он бессознательно оценивает как продолжение себя или свою собственность и сопротивляется попыткам вторжения в него других людей. В личном пространстве выделяются следующие зоны: интимная (0-46 см), личная, или персональная (46-122 см), зона социального общения (122-366 см) и зона публичного общения – более 366 см. Врачу необходимо постоянно контролировать расстояние до пациента и изменять его в зависимости от ситуации. Например, вторжение без подготовки в интимную зону больного при соматическом осмотре подсознательно воспринимается им как агрессия или насилие. При обсуждении каких-либо личных или интимных тем дистанция должна быть значительно сокращена, иначе пациент не будет откровенен.
Контакт глазами. Во время общения важно, чтобы у врача и пациента была постоянная возможность найти взглядом друг друга, иначе больной испытывает напряженность и дискомфорт. Особенно важно обмениваться взглядом с пациентом, когда тот начал говорить. Поэтому, если врач начинает в этот момент делать записи, больной часто замолкает, так как не получает невербального позитивного подкрепления. Врача, который редко встречается взглядом с пациентом, последний склонен оценивать либо как незаинтересованного и недружелюбного, либо как неуверенного в себе человека.
Мимика, позы, жесты. Врач, который чаще улыбается и кивает головой, слушая пациента, воспринимается им как открытый и доступный человек. Легкий наклон тела врача вперед расценивается больным как демонстрация теплоты и заинтересованности. Важно, чтобы позы и жесты врача подчеркивали его слова и соответствовали вербальным сигналам, в противном случае у пациента возникает ощущение, что его обманывают.
Таким образом, при невербальном общении перед врачом стоит двойная задача: во-первых, научиться контролировать собственное невербальное поведение, а во-вторых, быть способным хорошо улавливать невербальные сигналы пациента, ценность которых бывает гораздо выше его слов.
Окончание беседы. По окончании беседы необходимо суммировать полученные результаты, дать пациенту ясную и понятную информацию в отношении дальнейшего лечения, обследования и т.д. Это может касаться не только диагноза, прогноза или лечения, но и психологических, социальных или семейных проблем пациента – в зависимости от того, что было выявлено. Давая указания по лечению, диете, образу жизни и т.д., врач должен делать их максимально понятными и конкретными. Так, рекомендации больному эпилепсией типа «вам следует следить за частотой приступов» вряд ли будут выполнены. Гораздо лучше, если пациенту будет четко и однозначно рекомендовано «отмечать характер и частоту приступов в специальном блокноте или тетради и прийти на следующий прием с этими записями».
Завершение беседы также должно быть проведено грамотно. Для правильного ее окончания нужно сначала подать пациенту несколько невербальных сигналов (например, изменить позу, прекратить демонстрацию его активного слушания, увеличить дистанцию, закрыть записи), затем следуют вербальные сигналы о том, что интервью заканчивается, это могут быть слова «итак», «таким образом», и т.п., и лишь затем закончить беседу.
Время от времени руководителям приходится вести с подчинёнными не очень приятные разговоры, критиковать их работу. Эту же функцию иногда приходится выполнять HR-специалистам. Как провести такую беседу с минимальными эмоциональными затратами, не испортить отношения с сотрудником и добиться нужного эффекта?
Самый неприятный разговор ‒ это разговор, во время которого надо напрямую высказать отрицательное мнение о члене команды. Касается ли критика работоспособности, дисциплины или профессиональных навыков сотрудника ‒ в подобных ситуациях людям свойственно чувствовать себя неловко.
Есть много причин, по которым менеджеры не принимают должных мер по отношению к провинившимся сотрудникам. Некоторые из них боятся прямого столкновения, у кого-то сложилось искажённое представление о вежливости, а кто-то втайне надеется, что ситуация разрешится сама собой. Иные чувствуют, что что-то не так, но не доверяют своей интуиции. Наконец, некоторые из руководителей сомневаются в собственной способности успешно завершить неприятный разговор, боятся обвинений в свой адрес или, хуже того, столь пугающей ссоры с сотрудником.
Такие менеджеры могут приводить разумные доводы в защиту своего бездействия и в то же время чувствовать в глубине души обиду и злость. Дурной пример заразителен, и результатом попустительства становится корпоративная культура, в которой допускаются низкая работоспособность и неподобающее поведение. В конце концов, если кто-то из членов команды не проявляет рвения к работе, стоит ли ожидать его от остальных?
К сожалению, некоторые менеджеры не могут чётко обозначить границы дозволенного и избегают неприятных разговоров с подчинёнными. Но проблемы крайне редко решаются сами собой, и следствием молчания становятся раздражение, недовольство и обиды, нарастающие как снежный ком.
В это время неэффективные или недисциплинированные работники и сотрудники с плохо развитыми профессиональными навыками пребывают в блаженном неведении относительно вызываемого ими беспокойства. Или им так долго позволяли вести себя подобным образом, что они стали считать такое поведение нормальным.
Однако не всё так плохо: систематический подход и позитивный настрой помогут провести неприятный разговор и прийти к общему согласию, установить более доверительные отношения и ясно обозначить условия, при которых менеджеру следует вмешаться. Вот как это сделать:
1. Не предпринимайте никаких действий под влиянием негативных эмоций
Способность не переходить на личности и смотреть на ситуацию со стороны крайне важна для успешного завершения беседы. Если вы пытаетесь решить проблему, будучи недовольным или злым, скорее всего, ваша речь примет обвинительный тон или найдётся что-то другое, что оттолкнёт сотрудника. Выражать обеспокоенность вполне нормально, но надо контролировать свои эмоции и не винить за них других людей. Если внутри всё кипит, подождите, пока огонь утихнет, и пройдитесь по описанным ниже пунктам, прежде чем планировать, как и когда вы будете беседовать с сотрудником.
«Любой человек может разгневаться: это просто. Но выразить свой гнев в лицо тому, кому следует, и ровно в той степени, в какой следует, в нужное время и с верной целью, подыскав для этого верный способ - на это способен далеко не каждый и это совсем не просто ». (Аристотель)
2. Соберите факты
На первом этапе необходимо записать все свои претензии к сотруднику, обозначив конкретные нарушения и, что более важно, количественно просчитав их воздействие на бизнес и команду. Зачастую мы слишком заняты, чтобы собирать известные нам инциденты и события вместе, и общая картина искажается или вовсе ускользает от нас. Записи помогут прояснить ситуацию и оценить возможные последствия.
3. Чётко обозначьте стандарты, которым должны следовать сотрудники, а также назначение этих стандартов
В разговоре ссылайтесь на корпоративные стандарты. Если таковых нет - это сигнал, что их пора составить. Вы подсознательно чувствуете, когда работа сотрудника не соответствует норме. Хороший способ проверить своё чутьё - определить, какому стандарту, нормативу или правилу не соответствует действие работника. Если на ум ничего не приходит - значит, вы не установили требуемый уровень качества, и именно с этого теперь надо начать.
4. Определите, чего вы хотите добиться с помощью разговора
Вы разговариваете с сотрудником потому, что хотите перемен в его поведении, либо - в объёме или качестве выполняемой им работы. Надо чётко обозначить, каких перемен вы хотите добиться, в какие сроки, и что случится, если они не произойдут.
5. Озвучьте факты, а опасения оставьте при себе
Не нападайте на других людей с обвинениями - сохраните свои опасения при себе. Держитесь фактов и не переходите на личности, передавая обратную связь. Например, фраза «вот что я вижу, и я обеспокоен тем, как такое поведение влияет на команду» или «я вижу, что на этой неделе обработаны только десять клиентских аккаунтов» позволяет намного лучше обозначить проблему, чем фраза «такое поведение плохо сказывается на работе команды» или «ты недостаточно продуктивен, нам нужна большая отдача».
6. Внимательно слушайте и будьте беспристрастны
Держа в уме цели беседы, надо также сохранять беспристрастность суждения и внимательно слушать то, что говорит работник. Большинство людей стараются делать свою работу хорошо, а то, что их работа не соответствует ожидаемому уровню качества и стандартам, может быть связано с самыми разными причинами. Вы должны быть гибкими и готовыми изменить свою позицию в зависимости от того, что говорит сотрудник.
7. Постарайтесь договориться относительно стандартов; там, где не получается прийти к согласию, настаивайте на своём
Многие менеджеры боятся того, что работник проигнорирует их замечания, расценив их как придирки. Например, сотрудник регулярно, дважды в неделю, приходит на работу с опозданием в 20 минут и в ответ на выговор заявляет: «Двадцать минут - ещё не преступление». Вот где пригодится предварительно собранная информация о влиянии конкретного действия на рабочий процесс.
8. Поощряйте предложения со стороны сотрудников, разработайте чёткий план дальнейших действий
Ваше решение может оказаться не самым лучшим: есть вероятность, что работник предложит выход, о котором вы не подумали и который окажется для него более подходящим. Если служащий предлагает заведомо проигрышное, по вашему мнению, решение, но спорить с ним бесполезно, дайте ему возможность испытать его самому (разумеется, предварительно оценив риск). Просто повторите требования и позвольте сотруднику взять на себя всю ответственность за их выполнение.
9. Выберите подходящее для разговора время и обстановку
Это кажется очевидным, но выбор времени очень важен. Не стоит делать выговор накануне религиозного праздника или перед уходом сотрудника в отпуск. Необходимо подумать о том, какие действия ему придётся предпринять, чтобы исправить ситуацию, и сколько времени это может занять. Разумеется, многое зависит от того, какой ущерб действия сотрудника приносят предприятию.
И в заключение - результаты опроса на эту тему:
«Когда мы попросили руководителей оценить свою уверенность при проведении неприятного разговора с кем-либо из сослуживцев, более чем две трети (68%) оценили свой настрой как полную или достаточно сильную уверенность. Однако когда мы задали тот же вопрос HR-менеджерам, только пятая часть (21%) заявили, что руководители в их организациях полностью или достаточно уверенно чувствуют себя при вынесении выговоров, и почти половина опрошенных (47%) заявили о полной или заметной неуверенности руководителей. Более того, половина (48%) HR-менеджеров заявили, что такие беседы часто или регулярно поручаются им, в то время как руководители могли бы справиться с ними самостоятельно. В целом наше исследование показало, что болезненные разговоры часто откладываются, что оказывает пагубное влияние на моральное состояние коллектива».
Более подробную информацию об исследовании можно посмотреть здесь:
«Как провести с сотрудником неприятный разговор - результаты исследования и рекомендации» (
Как провести беседу?
Беседа дает возможность контактов с подопечными детьми, информацию. Значимость беседы определяется непродолжительностью.
Структура беседы: 1) задачи; 2) построение; 3) время; 4) ход; 5) завершение.
Поставить цель. Что я хочу добиться в ходе беседы.
Решается в зависимости от цели, необходимо записывать план беседы: с чего начну, как будет идти беседа, чем завершу. Необходимо планировать несколько вариантов беседы.
Если времени не хватает, разбить беседу на несколько этапов – особенно, если надо убедить ребят в чем-либо.
Ход беседы:
необходимо установить климат доверия (поговорить о вещах, на которые есть общие мнения);
правильно реагировать на замечания, которые высказывает собеседник;
отвечать надо нейтрально: «надо подумать», «продолжай»;
выяснить, понимает ли собеседник, о чем идет речь (в запасе иметь ключевые вопросы, которые помогут понять разбирается ли он в сути проблемы);
определить, что в словах собеседника – факт, а что оценка, мнение человека. Фиксировать события, факты;
избегать задавать наводящие вопросы;
поощрять собеседника к тому, чтобы он точнее высказал свою точку зрения: «С чего бы ты начал, если бы тебе поручили…?», «Что тебе мешает сделать так, как ты только что рассказал?»;
на беседах-взысканиях обязательно отметить, что помешало выполнить задание, что мог сделать, а не сделал, объявить взыскание;
уметь правильно слушать собеседника – повторять его ключевые мысли;
если выявилась новая тема, отложите ее на другое время.
Четко изложите результаты беседы. Если приняли решение, сообщите его и оцените беседу.
Не затягивайте беседу больше, чем наметили.
Во время беседы обязательно делайте записи (покажите их собеседнику). Лидер обязан делать анализ беседы:
как я провел беседу;
четко ли я ставил вопросы;
как вел себя собеседник и т.д.
Условно весь путь можно поделить на три этапа:
Подготовка беседы
Сама беседа
Анализ получившейся беседы
Итак, подготовка беседы. Для начала надо определиться с темой, то есть надо решить, о чем будем рассказывать, лучше всего, если тема нам интересна.
Теперь, когда мы знаем, о чем будем говорить, надо придумать название. Оно должно быть четким кратким, полностью отражать суть беседы и, по возможности, заинтересовывать слушателей.
Еще нам важно знать, кто нас будет слушать. Знакома им эта тема или нет. В зависимости от этого мы и строим текст беседы. Если ребята с темой не знакома, то стоит раскрывать какие-либо важные основные понятия. Тогда как если ребятам тема известна, то знакомство с понятиями можно опустить.
Теперь мы все придумали и переходим к следующему этапу- сама беседа. Ну, вот мы оказались перед своими ребятами. Теперь самое важное установить контакт со слушателями. Поэтому нужно пропустить через себя тему своего рассказа, тогда и слушатели живо откликнуться, слушая новую информацию. А если самому педагогу не интересно, то и остальным скучно. Что же надо делать:
Поддерживаем контакт глазами – нужно обводить зрителей взглядом.
Стараться вовлечь ребят в диалог, то есть задавать вопросы. Этим мы вовлекаем в нашу беседу остальных.
Информация должна быть интересной и новой.
Есть еще волшебный прием – юмор. Но шутки должны быть уместными.
Как же узнать удалось ли нам установить контакт с ребятней? Все очень просто если дети заинтересованно смотрят, если нет постороннего шума, если откликаются на вопросы, то у нас все получилось!
Ну и непосредственно при беседе с ребятами:
Не стоит строжиться или стараться казаться добрым. Будьте собой.
Когда рассказываете, то не торопитесь, но и не медлите. В первом случае Вас не поймут, а во втором аудитория благополучно уснет.
Старайтесь приводить примеры, иллюстрируйте материал реальными случаями. Это поможет лучшему пониманию, однако все хорошо в меру!
Еще один важный аспект в беседе это наши: поза, мимика и жесты. Речь на 25% воспринимается зрительным путем, потому очень важно как мы выглядим.
Начнем с позы: мы должны выглядеть уверенно и легко. Неподвижный педагог утомляет ребят. Поэтому позу надо периодически менять. Нет бегать от стены к стене не надо – это слишком, а вот переступить(перевалиться) с ноги на ногу - вполне. И нам легче, и зрителю не тяжело смотреть.
Дальше мимика и жесты: помним, что наше отношение к тому, что мы говорим у нас «на лице написано». И поэтому наше выражение лица должно соответствовать тому, что мы рассказываем: мы должны быть оживленными, взволнованными, где-то задумчивыми или радостными. В этом нам так же помогают жесты. Их тоже лучше заранее отрепетировать. Перегруженность лишними жестами плохо воспринимается детьми. Жесты должны усиливать отдельные моменты текста, нести определенные эмоции.
Ну, вот мы уже выступили и рассказали свой рассказ. На этом наша работа не заканчивается. Осталось проанализировать беседу. Надо подумать, что у нас получилось, а что нет. Можно даже спросить мнение со стороны. Тогда у нас будет возможность работать над собой и самосовершенствоваться.
Умение вести деловую беседу неотъемлемая часть для делового человека в современном мире. При помощи правильного использования всех приемов ведения деловых бесед можно достичь значимых успехов в деловых переговорах и заключить сделку на выгодных условиях. Поэтому предлагаю рассмотреть структуру такой беседы в данной статье подробнее.
С помощью деловой беседы мы реализуем наше стремление к действию, которое должно склонить к одной из сторон данной ситуации или установить новые взаимоотношения между участниками деловой беседы.
В такой беседе следует учитывать особенности личности оппонента, его характер, возраст, настроения собеседника, но при этом не следует забывать интересы дела. И интересы дела должны быть превыше всех личностных расхождений. В современном мире эти беседы могут представлять собой устные договоренности (контракт) между участниками, которые имеют необходимые полномочия.
Проведение деловой беседы направлено на реализацию разнообразных функций. Рассмотрим некоторые из них.
- Первая из функций это поиск новых направлений для начала перспективных действий, что может привести к расширению бизнеса.
- Следующая немаловажная функция выражается в получении более глубокой информации о предполагаемом партнере и в получении возможности общения между работниками из одной деловой среды.
Данная функция помогает нам более полно понять экономическую составляющую данного сегмента рынка. При помощи общения мы можем контролировать уже осуществляемые мероприятия. Так же следует упомянуть и такую функцию, как поиск идей, замыслов и их оперативная разработка. Это несомненно приведет к новым решениям в различных областях.
Теперь предлагаю рассмотреть элементы, из которых формируется деловая беседа. Из хода ее проведения можно выделить следующие этапы:
1. Фаза разработки плана
Этот этап особенно важен при решении спорных и деликатных вопросов. В этом случаи следует составить план беседы, в котором следует найти подходящие пути решения основных задач. Для составления этого плана следует проанализировать внешние и внутренние возможности, собрать необходимую информацию о будущем собеседнике, обдумать веские аргументы для защиты своей позиции, выбрать походящую тактику общения.
2. Фаза определения места и времени встречи.
Деловую беседу можно проводить по-разному и это зависит от установки позиции участников. Различают три вида позиций:
- Первая из них это позиция «я сверху». Она подчеркивает ваше превосходство над собеседником и реализуется примерно так: «Вы должны быть у меня в кабинете в 9 часов», но на территории будущего собеседника осуществление такой позиции затруднено.
- Вторая – это позиция «я снизу», т.е. превосходство в позиции у собеседника и осуществляется под средством просьбы: «У меня возникла проблема? Не подскажите когда можно с вами посоветоваться?».
- И третья позиция – «мы на равных». Она примерно звучит так: «У нас есть совместный интерес по данному вопросу. Предлагаю вам согласовать место и время встречи».
3. Фаза начала беседы.
Этот этап включает в себя встречу собеседника и вступление с ним в контакт. В зависимости от того как вошел собеседник, какова его поза, интонация первых фраз, взгляд, взаимное расположение в пространстве, следует определить тип контакта «я сверху», «я снизу», «мы на равных», дружелюбно, нейтрально, агрессивно устанавливается.
Следовательно, встречать гостя можно различными способами: от легкого подъема подбородка до подхода к человеку, от кивка до полного игнорирования вошедшего человека, углубившись в свои дела. Все эти нюансы при вступлении в контакт могут во многом прогнозировать дальнейшее взаимодействие на собеседника.
Для начала беседы обычно используют четыре основных приема:
- метод снятия напряжения (установление тесного контакта, который включает в себя несколько приятных фраз или легкую шутку);
- метод зацепки (привлечения внимания собеседника к данному вопросу при помощи необычного вопроса или рассказа анекдотического случая);
- метод прямого изложения проблемы (сразу переход к делу).
Люди, владеющие данными приемами, могут с первой минуты встречи расположить собеседника к себе и повлиять на конечное решение.
4. Фаза определения проблемы, которую следует решить.
Этот этап один из наиболее важных в структуре деловой беседы и зависит от целей, которых вы пытаетесь достичь. В беседе можно преподносить цели различными приемами:
4.1. Цель беседы можно представить в виде проблемы.
В данном случае ответственность за решение проблемы возлагается на обе стороны;
4.2. Цель беседы можно представить в виде задания.
При этом человек ответствен только лишь за выполнение определенного задания, что может и не являться решением самой проблемы;
4.3. Цель беседы поставлена только лишь внешне как проблема.
При этом сама ситуация преподноситься для собеседника так, что подталкивает его к единственному правильному действию, которое приводит к решению проблемы. В данной ситуации получается, что ответственность за решение проблемы разделяют обе стороны, хотя способ решения задан лишь одной стороной. При этом ответственность за её решение перекладывается на другого собеседника.
5. Фаза обмена информацией.
Для обмена информацией в ходе беседы можно применять различные приемы:
5.1. Провести передачу информации в соответствие с уровнем информированности собеседника, т.е. с уровнем его профессиональной компетенции;
5.2. Человек, который ведет беседу, должен поставить себя на место собеседника, что поможет лучше понять его;
5.3. Стремиться вовлечь своего оппонента в диалог и дать ему возможность показать все, что он знает. Для этого необходимо комбинировать различными видами вопросов;
5.4. Наблюдать за невербальными реакциями собеседника и в соответствии с его реакцией гибко менять свое поведение и количество излагаемой информации;
5.5. Во время передачи информации следует использовать «язык» собеседника, который ему более понятен в целях недопонимания друг друга.
6. Фаза аргументации.
На этом этапе формируется предварительное мнение и определяется ваша позиция по данной проблеме. Но это еще не окончательное мнение. Для достижения аргументации немаловажно оперировать следующими рекомендациями:
6.1. В беседе использовать точные и убедительные понятия, так как может придать вам убедительности в отстаивании своей позиции и быстрее склонить на свою сторону оппонента;
6.2. Способ и темп изложения своего виденья проблемы должен соответствовать особенностям темперамента собеседника;
6.3. Не следует просто констатировать факты, а надо изложить все припасенные преимущества или последствия, которые должны вытекать из этих фактов. При этом эти преимущества должны интересовать вашего собеседника.
7. Фаза опровержения замечаний собеседника.
Эта фаза во многих случаях играет решающую роль на оценку ситуации со стороны собеседника.
В случаи, когда на ваши доводы последовали возражения со стороны оппонента, то следует воспользоваться данным приемом:
7.1. Выслушайте все его возражения (собеседник сильно раздражается, когда его перебивают, не дослушав до конца);
7.2. Не когда не спешите с ответом, пока не разберетесь в самой сути возражений;
7.3. Выясните, действительно ли эти возражения имеют почву или они вызваны не точностью при понятии самой сути вопроса;
7.4. При определении выхода из этой ситуации задавайте вопросы так, чтобы у собеседника было бы только два варианта ответа.
8. Фаза поиска решения удовлетворяющего обе стороны.
На этом этапе происходит принятия окончательного решении. Оно должно осуществляться в стиле сотрудничества, равноправия или в форме вынужденного согласия, подчинением одним собеседником своего оппонента.
Во время принятия решения нельзя проявлять неуверенность так, как это может повлиять на вашего собеседника, и он тоже начнет колебаться в своем решении. Следует всегда сохранять спокойствие при принятии решения, и не забудьте оставить хотя бы один сильный аргумент, усиливающий вашу позицию. Это на тот случай, если собеседник в момент принятия решения начнет колебаться.
9. Фаза подписания договоренностей и прекращение контакта.
На этом этапе подводят итоги деловой беседы и оформляют их на бумаге. При этом полезно установить способ информирования друг друга о процессе выполнения намеченных действий. Не забудьте поблагодарить собеседника и поздравьте его с принятым решением.
Для прекращения контакта воспользуйтесь помощью невербальных жестов, т.е. изменяется поза, человек отводит глаза, встает и завершается речевым прощанием.
10. Фаза самоанализа итогов.
На этом этапе мы осознаем допущенные просчеты, когда составляли план деловой беседы, и определяем дальнейшую тактику общения.
Но это не строгие правила, которые следует применять, а лишь руководство к действию. Они не дают 100% результат по принятию решения, но помогают вам осознать всю суть происходящего. И не забывайте, что если правильно подойти к подготовке деловой беседы, то можно выжать все из данного общения.
