Многие пользователи активно применяют Excel для генерирования отчетов, их последующей редакции. Для удобного просмотра информации и получения полного контроля при управлении данными в процессе работы с программой.
Внешний вид рабочей области программы – таблица. А реляционная база данных структурирует информацию в строки и столбцы. Несмотря на то что стандартный пакет MS Office имеет отдельное приложение для создания и ведения баз данных – Microsoft Access, пользователи активно используют Microsoft Excel для этих же целей. Ведь возможности программы позволяют: сортировать; форматировать; фильтровать; редактировать; систематизировать и структурировать информацию.
То есть все то, что необходимо для работы с базами данных. Единственный нюанс: программа Excel - это универсальный аналитический инструмент, который больше подходит для сложных расчетов, вычислений, сортировки и даже для сохранения структурированных данных, но в небольших объемах (не более миллиона записей в одной таблице, у версии 2010-го года выпуска).
Структура базы данных – таблица Excel
База данных – набор данных, распределенных по строкам и столбцам для удобного поиска, систематизации и редактирования. Как сделать базу данных в Excel?
Вся информация в базе данных содержится в записях и полях.
Запись – строка в базе данных (БД), включающая информацию об одном объекте.
Поле – столбец в БД, содержащий однотипные данные обо всех объектах.
Записи и поля БД соответствуют строкам и столбцам стандартной таблицы Microsoft Excel.
Если Вы умеете делать простые таблицы, то создать БД не составит труда.
Создание базы данных в Excel: пошаговая инструкция
Пошаговое создание базы данных в Excel. Перед нами стоит задача – сформировать клиентскую БД. За несколько лет работы у компании появилось несколько десятков постоянных клиентов. Необходимо отслеживать сроки договоров, направления сотрудничества. Знать контактных лиц, данные для связи и т.п.
Как создать базу данных клиентов в Excel:
Основная работа – внесение информации в БД – выполнена. Чтобы этой информацией было удобно пользоваться, необходимо выделить нужное, отфильтровать, отсортировать данные.
Как вести базу клиентов в Excel
Чтобы упростить поиск данных в базе, упорядочим их. Для этой цели подойдет инструмент «Сортировка».
Данные в таблице распределились по сроку заключения договора.
Теперь менеджер видит, с кем пора перезаключить договор. А с какими компаниями продолжаем сотрудничество.
БД в процессе деятельности фирмы разрастается до невероятных размеров. Найти нужную информацию становится все сложнее. Чтобы отыскать конкретный текст или цифры, можно воспользоваться одним из следующих способов:
Посредством фильтрации данных программа прячет всю не интересующую пользователя информацию. Данные остаются в таблице, но невидимы. В любой момент их можно восстановить.
В программе Excel чаще всего применяются 2 фильтра:
- Автофильтр;
- фильтр по выделенному диапазону.
Автофильтр предлагает пользователю выбрать параметр фильтрации из готового списка.
Поэкспериментируем с фильтрацией данных по выделенным ячейкам. Допустим, нам нужно оставить в таблице только те компании, которые работают в Беларуси.
Если в БД содержится финансовая информация, можно найти сумму по разным параметрам:
- сумма (суммировать данные);
- счет (подсчитать число ячеек с числовыми данными);
- среднее значение (подсчитать среднее арифметическое);
- максимальные и минимальные значения в выделенном диапазоне;
- произведение (результат умножения данных);
- стандартное отклонение и дисперсия по выборке.
Порядок работы с финансовой информацией в БД:
Инструменты на вкладке «Данные» позволяют сегментировать БД. Сгруппировать информацию с точки зрения актуальности для целей фирмы. Выделение групп покупателей услуг и товаров поможет маркетинговому продвижению продукта.
Готовые образцы шаблонов для ведения клиентской базы по сегментам.
Шаблоны можно подстраивать «под себя», сокращать, расширять и редактировать.
Добрый день, коллеги!
В сегодняшнем видео я хочу познакомить вас с самой необходимой функцией Excel для менеджеров по закупкам, логистике и категорийных менеджеров – это функция ВПР. Microsoft Excel – это программа для работы с электронными таблицами. Excel используется ежедневно и для расчетов, и для проведения анализа, и для сборов данных необходимых в удобном виде. Но вот интересный факт, при том что этот инструмент используется ежедневно, не так уж и много специалистов, которые могут сказать, что они очень хорошо владеют этим инструментом. Причин этому много, и, возможно в других материалах, я буду об этом рассказывать, а сегодня я хочу познакомить вас с самой необходимой функцией Excel – это функция ВПР.
Чем же она полезна?
Для тех, кто хочет стать мастером Excel и овладеть всеми необходимыми функции Excel для своей работы, повысить качество и скорость своей работы я подготовила практический онлайн-курс
Сила Excel для менеджеров по закупкам, логистике и категорийных менеджеров».
Онлайн-курс - это
16 занятий в формате видеоуроков по 20-30 минут.
Примечание: Вы можете скачать таблицу Excel из видеоурока. Оставьте в форме свой электронный адрес и получите таблицу с примером.
С ЭТОЙ СТАТЬЁЙ ЧИТАЮТ:
Расчет заказа поставщику по интуиции: добро или зло? Для тех, кто хочет быстро и качественно выполнять расчет заказа поставщикам, учитывая будущие продажи, срок выполнения заказа, периодичность размещения заказа, остатки на складе, остатки в пути я подготовила практический онлайн-курс “Управление за...
На кой черт может понадобиться таск-менеджер, реализованный стандартными средствами Excel? Хороший вопрос. Известному специалисту по информационной безопасности Дидье Стивенсу пришлось сделать подобную штуку, когда он столкнулся с системой, в которой было запрещено буквально всё. Взаимодействие с ОС осуществлялось через специальную оболочку, препятствующую запуску большинства приложений, в том числе и стандартного таск-менеджера (через который ее легко можно было бы отрубить), да и локальные политики ограничивали его использование. Увидев, что Excel входит в число разрешенных для запуска приложений, Дидье подумал, почему бы не задействовать встроенные в Office VBA-макросы, чтобы управлять запущенными процессами в системе? Подумал-подумал и сделал полноценный таск-менеджер.
Как это выглядит?
PoC представляет собой обычный Excel-файл - TaskManager.xls. Идея проста: если в системе ограничен запуск таск-менеджера, но при этом есть возможность открывать Excel-таблицы с макросами, то управлять процессами можно через несложный макрос, реализованный на VBA (Visual Basic для приложений). Открыв файл, ты увидишь две кнопки: List processes (Отобразить процессы) и Execute commands (Выполнить команду). Собственно, жмем первую и видим, как таблица быстро заполняется информацией о процессах (название исполняемого файла, ID процесса, путь к бинарнику, пользователя, под которым запущен процесс, время создания процесса, а также разрядность -32 или 64 бита). Любой из процессов можно выгрузить, приостановить и, соответственно, возобновить. Для этого в колонке Command напротив процесса надо поставить флаг нужной команды (например, терминейту процесса соответствует буква t) и нажать на кнопку Execute commands. Получается реально полезная штука. Тут даже не надо фантазировать по поводу пентеста и ограниченных окружений, чтобы представить, зачем она может понадобиться. Вспомни хотя бы winlocker’ы - любая подобная дрянь блокирует запуск таск-менеджера.
Как это работает?
Все макросы полностью написаны на чистом VBA. Для манипуляции с процессами вызываются WIN32-функции из соответствующих системных библиотек. Нужные функции вначале объявляются путем подгружения из DLL, которое осуществляется примерно таким образом:
Private Declare Function OpenProcess Lib "kernel32.dll" (ByVal dwDesiredAccessas As Long, ByVal bInheritHandle As Boolean, ByVal dwProcId As Long) As Long
После этого их можно использовать без ограничений. К примеру, следующая функция выгружает процесс из памяти:
Private Sub TerminateProcessByID(ByVal lProcessID As Long) hProcess = OpenProcess(PROCESS_TERMINATE, 0, lProcessID) If hProcess <> 0 Then TerminateProcess hProcess, 0 CloseHandle hProcess End If End Sub
Последняя версия TaskManager.xls работает как в 32-, так в 62-битных системах, отлично себя чувствует в любых Офисах (вплоть до 64-битной версии Office 2010) и имеет цифровую подпись.
Бери на вооружение линк для загрузки: blog.didierstevens.com/2011/11/30/signed-taskmanager . Остается только сказать Дидье спасибо за классный PoC, который многим наверняка пригодится для решения конкретных задач.
Мне очень часто задают вопрос о том, какие навыки работы с Excel являются наиболее важными для маркетолога. Я выделила из огромного списка пять навыков, которые должен знать абсолютно каждый маркетолог и представила их ниже в возрастающем по важности порядке.
Форматирование таблиц
Я считаю, что форматирование таблиц является базовым навыком, которым должен владеть каждый маркетолог. На Search Engine Land я создала пост o том, как использовать форматирование таблиц , а также рассмотрела некоторые вопросы, почему это полезно знать маркетологам.
Все выглядит очень просто, но я редко замечала, чтобы маркетологи пользовались замечательными инструментами и услугами, которые предоставляет Excel. Подробнее об этом можно почитать тут - Microsoft для Excel 2010 для ПК и 2011 для Mac .
Диаграммы
Слишком часто я вижу, что маркетинговые данные представляют в основном в виде таблиц, когда на самом деле они должны быть представлены визуально.
Даже с большим набором данных, которые нелегко начертить, можно использовать условное форматирование, или по крайней мере добавить несколько подсказок о данных в таблицы. Но если вы не имеете дело с очень громоздким набором данных, вы должны найти любую возможность, чтобы визуально представить свои данные.
Я также настоятельно рекомендую посмотреть любое видео, которое сможете найти у Майка Гирвина (AKA ExcelIsFun) или Билла Еленя (AKA MrExcel). Майк сделал отличный видео-обзор различных типов диаграмм и то, как их создавать.
Сводные таблицы
Ох, человек, ты даже не хочешь вовлечь меня в разговор на тему сводных таблиц. Обычные таблицы сами по себе потрясающие - я даже не касаюсь набора данных без форматирования их в виде таблицы. Тем не менее, если вы хотите провести оценку огромного количества данных (которыми мы, маркетологи, каждый день просто завалены), вы должны обязательно научиться мастерству создавать сводные таблицы.
В случае, если вы никогда не создавали сводных таблиц или до смерти боитесь их, я рекомендую начать с просмотра моих видео-обзоров, которые я выложила в блоге. По сути, я беру тебя за руку и объясняю основы работы таблиц для Mac и PC в течение всего 13 мин.
Если вы хотите скачать файл Excel, с которым я работала в видео, то можете найти его на странице поста .
После того как вы начнете немного разбираться в этом, то можете найти в другом моем посте более подробную информацию на тему сводных таблиц, где также приложен файл Excel. Помимо этого, у Майка Гирвина есть отличное видео с 15-ю примерами создания сводных таблиц . Его видео применительно только для ПК и объяснения его ближе к сфере финансов, чем к маркетингу, но их легко можно применить во всех областях.
Функции
Итак, сделайте глубокий вдох…
В своем постах я писала о том, как писать сложные формулы Excel . Я боялась работать со сложными формулами в течение многих лет, но этот подход стал спасением для меня. Благодаря этому я выгляжу умнее, чем являюсь на самом деле просто потому, что работаю с этими действительно замечательными формулами маленькими детскими шагами.
Признаюсь, у меня были некоторые сомнения по поводу написания этого поста, потому что он раскроет все секреты по работе с этими длинными формулами, которые делают меня в глазах других людей легендой. Это можно сравнить с эпизодом из "Волшебника из страны Оз", когда открывается занавес и вы видите, что сам волшебник совсем не такой, каким вы представляли и его магия не такая уж сложная вещь. Но эта жертва стоит того, чтобы научить маркетологов навыкам решения сложных задач.
Расширенные фильтры
Самой большой моей жалобой в работе с Excel была невозможность использования в автофильтрах регулярных выражений (aka regex). Этот факт очень расстраивал меня, потому что я могла использовать regex в Word , но не в Excel. Однако позже я успокоилась, когда открыла силу расширенных фильтров Excel. Я не думала, что доживу до того дня, когда скажу это, но на самом деле они являются даже более мощными, чем регулярные выражения (regex).
Вы фактически можете фильтровать ваши данные, используя формулы в дополнение к текстовым фильтрам. И они гораздо легче в изучении, чем регулярные выражения.
Тем не менее, некоторые до сих пор боятся начать ими пользоваться, поэтому я написала пост о том, как использовать расширенные фильтры с большим количеством примеров из практики, ориентированных на маркетинг.
Расширенные фильтры поистине являются настоящей находкой при работе с большим набором данных. Раньше мне приходилось использовать сводные таблицы, составленные из всего набора данных, и затем просто фильтровать данные сводной таблицы. Проблема состоит в том, что сводные таблицы требуют много процессорного времени, и если у вас есть несколько сводных таблиц в книге, это может значительно замедлить работу Excel. Плюс ко всему, сводные таблицы дают вам очень низкие фильтрующие способности.
Теперь я создаю новые, отфильтрованные наборы данных (с помощью расширенных фильтров) и создаю из них сводные таблицы. Они становятся намного, намного быстрей!
Хотя усвоение этих навыков потребует некоторого времени, даже просто беглое знакомство с ними позволит вам выжать гораздо больше знаний из тех данных, с которыми вы работаете.
На службе эйчара Excel занимает своё, пускай и не главное, но определенно заметное место. Однако для HR-менеджеров, которые пока далеки от сложных excel-инструментов, работа с ним часто похожа на пытку. Давайте это поправим. И начнём вот с чего...
Об авторе
Николай Павлов , профессиональный IT-тренер по программам пакета MS Office. Microsoft certified trainer, Microsoft most valuable professional по Excel (MVP).
Мы разберем несколько типовых ситуаций, когда выручает Excel, — таких, о которых меня чаще всего спрашивают менеджеры по персоналу.
График тренингов
Если вы сталкивались в своей работе с планированием и организацией тренингов для сотрудников, то согласитесь, что грамотный выбор времени для них — очень важен. Дорогой и нужный тренинг, но проведенный в неудачное время, когда сотрудники завалены сезонной работой или, наоборот, разъехались по отпускам — выкинутые деньги компании и зря потраченные ресурсы.
Для правильного выбора дат нужна наглядность. Предположим, что на каждого сотрудника запланировано по два тренинга в год. Сведем предварительные даты начала и завершения тренингов по каждому сотруднику в следующую таблицу:
.png)
Формула здесь только одна — в ячейке G4 — скопированная затем вправо до конца года. Она позволит быстро менять шаг временной шкалы до любых нужных значений, тем самым масштабируя график.
Теперь выделим все пустые квадратные ячейки, начиная с F5 и до конца таблицы вправо-вниз и выберем на вкладке Главная — Условное форматирование — Создать правило (Home — Conditional formatting — Create Rule). В открывшемся окне уточним тип создаваемого правила — Использовать формулу для определения форматируемых ячеек и введем следующую формулу:
.png)
Это комбинация из двух логических функций И, связанных друг с другом логическим ИЛИ. Каждая из функций И (AND) проверяет попадание даты соответствующей данной ячейке в диапазон между датами старта и окончания тренинга. Поскольку мы хотим залить цветом оба тренинга, то две функции И связаны одной ИЛИ поверх.
В результате получаем:
Причем, если изменить шаг временной шкалы в желтой ячейке E1 до, например, недели, то получим более общую картину:
Расчет бонусов или доплаты за выслугу лет
Предположим, что мудрое руководство нагрузило нас приятной обязанностью — рассчитать доплаты к окладам наших сотрудников за выслугу лет (такое иногда бывает в госкомпаниях) или добавочные бонусы к зарплате. И то и другое предполагает сложную многоступенчатую систему доплат в зависимости от стажа наших коллег. Представим это в виде таблицы:
.png)
То есть, если сотрудник проработал у нас меньше 12 месяцев — он не получает ничего. Если проработал от года до двух — получает 10 % доплаты (или бонуса). Если от двух до трех — 15 %. Если от трех до пяти — 25 % и т. д. Максимальный бонус в 100 % полагается только старожилам — тем, кто работает в компании больше 10 лет.
Можно пойти классическим путем и использовать функцию проверки ЕСЛИ (IF) . Причем, нам придется вкладывать одну ЕСЛИ в другую несколько раз, т. к. надо проверить попадание в несколько диапазонов:
Бррр… Ужас, правда? Задачу можно решить гораздо изящнее, если использовать известную в узких кругах финансистов и аналитиков, функцию ВПР (VLOOKUP) :
.png)
Суть решения в том, что функция ВПР ищет ближайшее наименьшее значение в первом столбце нашей таблицы бонусов и выдает значение из второго столбца рядом с найденным. Аргументов у функции четыре:
.png)
Искомое значение — значение стажа сотрудника, для которого мы определяем бонус
Таблица — наша таблица бонусов. Если вы планируете копировать формулу вниз на других сотрудников, то ссылку на таблицу нужно будет сделать абсолютной, т. е. добавить значки доллара, чтобы при копировании ссылка на смещалась. Это можно сделать с помощью клавиши F4, предварительно выделив адрес в строке Таблица.
Номер столбца — порядковый номер столбца в нашей таблице бонусов, откуда мы берем размер доплаты (у нас всего два столбца и номер, очевидно, 2).
Интервальный просмотр — этот аргумент нужно задать равным 1, чтобы Excel производил поиск ближайшего наименьшего числа в первой колонке таблицы. Для точного поиска используется значение 0.
Лепестковая диаграмма компетенций
Любой HR занимавшийся когда-либо подбором персонала, не понаслышке знает, как сложно порой бывает подобрать правильных людей на вакантные должности. Думаю, все могут припомнить последствия неудачного выбора, когда сотрудники потом или «не тянут» или быстро «перерастают» занимаемую должность и процесс приходится повторять заново, тратя время, ресурсы и деньги компании. Как же наглядно и качественно оценить — насколько данный кандидат подходит на определенную должность?
В такой задаче имеет смысл использовать хоть и не очень распространенный, но весьма удобный в данном случае тип диаграммы в Microsoft Excel — Лепестковая (Radial) . В английской терминологии этот тип диаграмм иногда называют еще Spider Chart — за её внешнее сходство с паутиной.
Составим для нашей вакантной должности список из 5-10 ключевых компетенций (навыков, требований). Под 0 в данном случае понимается отсутствие требований, под 10 — максимальная потребность. Например, для должности директора по продажам список может выглядеть так:
навыки устного и письменного общения — 8;
навыки проведения презентаций — 7;
знание/понимание английского — 5;
знание технологии производства товаров — 2;
знание финансов и бухгалтерии — 7;
знание компьютера и ПО — 4;
По результатам общения с кандидатами (рассмотрения их резюме, собеседований, тестирования) мы можем создать похожий список их качеств и навыков с аналогичными оценками, нормированными по шкале от 0 до 10.
Теперь можно свести все наши данные в одну таблицу и, выделив ее, построить по ней лепестковую диаграмму, выбрав на вкладке Вставка в группе Диаграмма команду Лепестковая :
Дополнительно, для наглядного отображения набранных баллов в диапазоне B2:D10 я использовал условное форматирование гистограммами (Главная — Условное форматирование — Гистограммы) , а в диапазоне C12:D12 — цветовыми шкалами (Главная — Условное форматирование — Цветовые шкалы).
Какие же выводы можно сделать по диаграмме?
Хорошо видно, что Кандидат2 хотя и имеет больший общий суммарный балл по сравнению с Кандидатом1 (61 против 52), но к данной должности подходит меньше, т. к. имеет высокие знания и навыки не там, где нужно (знания технологии или финансов), а по нужным параметрам (навыки ведения переговоров и презентаций) как раз сильно отстает. Кандидат1 напротив, по всем необходимым к данной должности компетенциям укладывается в требования очень неплохо. Если немного «подтянуть» его по презентациям и переговорам, что легко можно сделать отправив его на соответствующие тренинги, то он идеально впишется в эту вакансию.
Для вычисления итогового численного значения «попадания в должность» можно использовать следующую формулу (для ячейки C12):
СУММ(ЕСЛИ(C2:C10<$B$2:$B$10;C2:C10-$B$2:$B$10;0))/СУММ($B$2:$B$10)+1
Обратите внимание на то, что это формула массива, т. е. она должна вводиться с использованием не клавиши Enter в конце, как обычно, а с помощью сочетания клавиш Ctrl+Shift+Enter . Формулы массива отличаются от обычных формул Excel и позволяют работать сразу с целыми массивами данных. В строке формул они отображаются в фигурных скобках (но ставить их с клавиатуры нельзя). Данная формула массива вычисляет отклонение качеств кандидата от требований вакансии и представляет это в виде доли (за 100 % принимается идеальное совпадение по всем требованиям). Причем перебор навыков, т. е. ситуация, когда кандидат превосходит требования — не учитывается и не дает ему преимуществ.
Все описанные примеры можно скачать в виде файла
P. S. Если у вас есть вопросы по статье или работе в Excel, присылайте их на [email protected] . Буду рад ответить.
