По формам проведения финансовый контроль делится на: *
предварительный; *
текущий; *
последующий.
Предварительный контроль осуществляется на стадии составления финансовых планов, сметных доходов и расходов.
Предварительный контроль должен предотвращать нерациональное расходование средств, не допускать снижения всех видов расходов, не позволять нарушать законодательные акты.
Текущий контроль проводится в процессе исправления финансовых планов. По существу, проводится повседневно: при организации расчетов, при открытии счетов, проверке начисления заработной платы, проверки налоговых платежей.
Последующий контроль проводится после завершения отчетного года. Еще раз, но более тщательно проверяется выполнение плановых расчетов.
По методам проведения финансовый контроль делится на: проверки; обследования; анализ; ревизии.
Проверки проводятся по отдельным вопросам (например, выплаты премий).
Обследование охватывает более широкий спектр деятельности для принятия определенных решений. Для обследования используются анкетирование, тесты, собеседования.
Анализ используется как метод финансового контроля и может быть представлен по отдельным факторам, направлениям, периодам времени.
Ревизии - обширные и комплексные проверки всей финансовой деятельности за год. Для проведения ревизий составляется программа, где существует цель, тематика, объекты и основные вопросы ревизионной проверки. После этого следует заключение, где отмечаются плюсы, минусы, накладываемые штрафы и т. д.
В качестве примера можно рассмотреть контрольную работу налоговой инспекции по городу Москве.
В 1994 году было доначислено налогов на 83 млрд. руб. (200 тыс. $). Более половины - налог на прибыль. Также обнаружено, что 814 предприятий имело от 2 до 12 расчетных счетов, из которых только один был известен налоговой полиции. С другой стороны, имеются данные о нечеткой работе самих налоговых служб, которые вносили сумятицу в расчеты по налогам, например, налог на прибыль:
1 квартал - ставка 35 %.
2 квартал - ставка 38 %.
3 квартал - ставка 35 %.
Еще по теме 3. Виды финансового контроля.:
- 6. Виды и система контролирующих органов финансового контроля
- ТЕМА 2 Виды контроля. ВЗАИМОСВЯЗЬ И ОТЛИЧИЯ ВНЕШНЕГО, ВНУТРЕННЕГО, уПрАВЛЕНЧЕСКОГО контроля и РЕВИЗИИ. КОНТРОЛИРУЮЩИЕ органы
Финансовый контроль - совокупность действий и операций по проверке финансовых и связанных с ними вопросов деятельности государства и субъектов хозяйствования с применением специфических форм и методов его организации.
1)В зависимости от субъектов , осуществляющих финансовый контроль, выделяют государственный, внутрихозяйственный, общественный и аудиторский контроль.
Государственный контроль проводится органами законодательной и государственной исполнительной власти. В его задачи входит:
¾ проверка правильности ведения бухгалтерского учета и отчетности, соблюдения налогового законодательства органами.
¾ проверка целевого характера использования бюджетных ссуд, выданных нижестоящим бюджетам, а также целевых кредитов предприятиям.
¾ контроль за исполнением федерального бюджета со стороны Счетной палаты.
Финансовый контроль, организуемый самим хозяйствующим субъектом, или внутрихозяйственный контроль не регламентируется законодательно, полностью находясь в компетенции органов управления предприятием. В его задачи входит обеспечение сбалансированности между потребностью и наличием финансовых ресурсов; своевременности и полноты выполнения финансовых обязательств перед государством; выявление внутренних резервов производства; устранение и предупреждение нарушений финансовой дисциплины и др.
Общественный финансовый контроль организуется инициативными группами заинтересованных лиц, получающих в отдельных случаях поддержку со стороны государства, например: общественный фонд защиты прав вкладчиков и акционеров и др.
Аудиторский (независимый) финансовый контроль проводится аудиторскими фирмами в соответствии с постановлением Правительства, которым установлены критерии проведения обязательной аудиторской проверки.
2)По формам проведения
¾ предварительный, проводимый на стадии составления смет, финансовых планов, проектов бюджетов, текстов учредительных документов, договоров. Он направлен на выявление дополнительных финансовых ресурсов, предотвращение неоправданных затрат, нарушений законодательных актов;
¾ текущий, проводимый на стадии выполнения финансовых планов. Он направлен на проверку соблюдения норм и нормативов, выявление финансовых резервов;
¾ последующий, проводящийся после завершения отчетного периода. Он направлен на проверку обоснованности и законности использования финансовых ресурсов, исполнения финансовых планов.
3)По методам проведения финансовый контроль делится на:
1. проверки, которые проводятся по отдельным вопросам финансово-хозяйственной деятельности на основе отчетных, балансовых и расходных документов;
2. обследования отдельных сторон деятельности. Обследования проводятся по более широкому кругу показателей, чем проверка, с целью определения финансового состояния и его перспектив. Используются специфические методы - опросы, анкетирование;
3. анализ , проводимый по отчетности;
4. ревизии, классифицируемые в зависимости от объекта на полные, частичные, тематические и комплексные; по времени - на плановые и внеплановые; по охвату материала - на сплошные и выборочные; по характеру материала - на документальные и фактические.
Для проведения проверок и ревизий должна составляться программа, в которой указывается цель, объект, тема, основные вопросы. По результатам составляется акт, подписываемый двумя сторонами - проверяющей и проверяемой.
Основные проблемы в организации финансового контроля связаны с дублированием функций различных органов, имеющих один и тот же объект контроля. Прежде всего это касается контроля за использованием государственных средств.
Управление финансами и пути его совершенствования в РФ
(Бюджетное послание Президента РФ фед собранию « Основные направления бюдж политики на 2014-2016гг»)
Напрвления:
1. Обеспечение долгосрочной сбалансированности и устойчивости бюджетной системы как базового принципа ответственной бюджетной политики при безусловном исполнении всех обязательств государства и выполнении задач, поставленных в указах Президента Российской Федерации от 7 мая 2012 г.
2. Оптимизация структуры расходов федерального бюджета .Исчерпание возможностей для наращивания общего объема расходов федерального бюджета требует выявления резервов.
Основными резервами в настоящее время являются:
Обеспечение долгосрочной сбалансированности пенсионной системы при условии последовательного повышения уровня жизни пенсионеров;
Активное использование механизмов частно-государственного партнерства, позволяющих привлечь инвестиции и услуги частных компаний для решения государственных задач;
Повышение эффективности бюджетных расходов в целом, в том числе за счет оптимизации государственных закупок, бюджетной сети и численности государственных служащих.
3. Развитие программно-целевых методов управления .
Государственные программы Российской Федерации должны стать ключевым механизмом, с помощью которого увязываются стратегическое и бюджетное планирование.
Часть государственных программ нуждаются в доработке. Прежде всего необходимо обеспечить взаимосвязь поставленных целей и бюджетных ограничений, их увязку с основными параметрами оказания государственных услуг, использование всего арсенала регулятивных инструментов, проработку планов структурных реформ.
4. Принятие решений, обеспечивающих долгосрочную сбалансированность и прозрачность пенсионной системы.
Первоочередной задачей является принятие новой пенсионной формулы, которая должна обеспечивать не только поддержание покупательной способности пенсий, их дифференциацию в зависимости от стажа и заработка граждан, стимулирование граждан к более позднему выходу на пенсию, но и устойчивую тенденцию к уменьшению зависимости пенсионной системы от трансфертов федерального бюджета при сохранении приемлемой для бизнеса страховой нагрузки.
Пенсионная формула должна быть стабильной, понятной как работодателям, так и гражданам.
Необходимо повысить уровень прозрачности пенсионной системы.
5. Создание новых механизмов финансирования развития инфраструктуры, т.е финансирование проектов на возвратной основе.
7. Развитие налоговой системы и повышение ее конкурентоспособности.
Следует обеспечить стабильность налоговой системы.
Необходимы дальнейшее упрощение налогового учета и его сближение с бухгалтерским учетом, повышение качества налогового администрирования, реализация мер по противодействию уклонению от налогообложения.
8. Межбюджетные отношения .
Очередной финансовый год станет важным этапом формирования и исполнения бюджетов субъектов Российской Федерации. Начиная с 2014 года во всех регионах станет обязательным принятие бюджетов на три года.
Расходы субъектов Российской Федерации должны быть в максимальной степени обеспечены собственными доходными источниками. При этом все принимаемые решения должны быть просчитаны и финансово обеспечены. Оказание дополнительной финансовой помощи субъектам Российской Федерации должно сочетаться с развитием их экономики за счет собственных средств.
9. Повышение прозрачности бюджетов и бюджетного процесса .
Граждане и бизнес должны знать, куда направляются уплачиваемые ими налоги. Это требует высокого уровня прозрачности бюджета и бюджетного процесса.
В этих целях необходимо продолжить формирование интегрированной информационной системы «Электронный бюджет», в том числе ввести в эксплуатацию единый портал бюджетной системы, на котором будет размещаться систематизированная актуальная информация о формировании и исполнении всех.
В процессе управления предприятием возникает множество не предусмотренных системой управления ситуаций и неопределенностей. Для устранения всех отклонений от намеченных целей, а также для достижения планируемых показателей реализуется функция контроля. Возникает потребность в осуществлении контроля. Руководители начинают осуществлять функцию контроля с того самого момента, когда ими сформулированы цели и задачи, создана организация.
Управленческий контроль – это одна из функций управления, без которой не могут быть реализованы в полной мере все другие функции управления: планирование, организация, координация и мотивация. Так, планирование должно постоянно учитывать реальные возможности и изменяющиеся условия функционирования и развития фирм.
Контроль призван обеспечивать правильную оценку реальной ситуации и тем самым создавать предпосылки для внесения корректив в запланированные показатели развития как отдельных подразделений, так и всей фирмы.
Контроль – это часть управленческой деятельности, т.е. функция менеджера, заключающаяся в оценке соответствия и обнаружении несоответствия требованиям путем наблюдения и заключения, на основании соответствующих измерений, испытаний или проверок.
Необходимость в контроле обусловлена следующими обстоятельствами:
- предупреждение возникновения ошибок и проблем , возникающих при управлении организацией. Если их вовремя не исправить, то появляются ошибки в оценке будущих условий окружающей среды и поведения людей. Функция контроля – это такая характеристика управления, которая позволяет выявить проблемы и скорректировать деятельность организации до того, как эти проблемы перерастут в кризисную ситуацию;
- поддержание успеха. Положительной стороной контроля является поддержка всего успешного в деятельности организации. Определяя успехи и неудачи организации и их причины, руководители получают возможность достаточно быстро адаптировать организацию к динамичным условиям внешней среды и обеспечить тем самым наибольшие темпы продвижения к основополагающим целям организации;
- для того чтобы адекватно отреагировать на эти изменения, организации необходим механизм оценки воздействия этих перемен на объект управления.
В самом общем виде контроль можно рассматривать как процесс измерения (сопоставления ) фактически достигнутых результатов по отношению к запланированным. При этом возможны два варианта: совпадение или несовпадение фактически достигнутых результатов с запланированными. В первом случае – работа соответствует плану или иным требованиям к ее осуществлению. Во втором требуется принятие решения о необходимости коррекции.
В практике управления используются различные виды контроля . В основном их можно разбить на четыре группы:
- 1) по времени осуществления;
- 2) степени охвата;
- 3) срокам проведения;
- 4) форме осуществления.
Рассмотрим первую группу (по времени осуществления ), в нее входят: предварительный, текущий и заключительный контроль.
Предварительный контроль должен обеспечивать реализацию на практике установленных требований, правил, процедур и стандартов. Например, предварительный контроль в части материальных ресурсов направлен прежде всего на обеспечение соответствия покупаемых материалов или товаров установленным стандартам. В части трудовых ресурсов этот контроль предусматривает тщательный отбор работников при найме их на работу с учетом должностных требований и их деловых и личных качеств. Применительно к финансовым ресурсам предварительный контроль осуществляется главным образом при помощи предварительных бюджетов, о которых речь пойдет ниже.
Текущий контроль осуществляется непосредственно в ходе проведения работы. Такой контроль обычно проводит сам руководитель, проверяя работу подчиненных. Текущий контроль в системе управления основан на обратных связях.
Заключительный контроль обычно осуществляется, когда работа уже выполнена и полученные результаты можно сопоставить с заданными. Конечно, заключительный контроль проводится слишком поздно для того, чтобы отреагировать на проблемы, возникшие в ходе работы. Однако он все же позволяет, во-первых, учесть эти проблемы в будущем при выполнении (или планировании) аналогичной работы и, во-вторых, осуществить вознаграждение работников за полученные результаты.
В процессе осуществления контроля крайне важно правильно выбрать перечень проверяемых параметров и установить задания и критерии их выполнения, воспринимаемые подчиненными.
Ко второй группе (по степени охвата ) относятся следующие виды контроля общий (полный, сплошной) и выборочный.
Общий контроль предполагает сплошное изучение производственно-хозяйственной деятельности, социально-экономического процесса.
Выборочный контроль получил наиболее широкое развитие в проверке соблюдения технологических процессов, прежде всего в изготовлении крупных партий деталей, массовом производстве. При его организации активно используются методы статистического контроля качества. Суть данного метода заключается в том, что проверке подвергаются особым образом отобранные из партии образцы продукции, а выводы делаются по всей партии.
Третья группа (по срокам проведения ) включает следующие виды контроля: систематический, периодический, разовый.
Систематический контроль организуется в отношении наиболее важных, ответственных объектов производственно-хозяйственной деятельности предприятия. Он проводится в заранее установленном режиме. При этом сроки проверок прямо зависят от степени важности процесса.
В обычной, повседневной производственно-хозяйственной деятельности используются преимущественно периодические формы контроля: проверка хода выпуска продукции, наличие материалов на складе, выход рабочих на работу. К этой же группе относится статистическая отчетность.
Особое место в управлении принадлежит разовому контролю. Он, как правило, проводится специализированными функциональными органами и направлен на всестороннюю проверку какого-либо отдельного аспекта или всей производственно-хозяйственной деятельности.
В четвертой группе (по форме осуществления ) специалисты в области управления выделяют три вида контроля: финансовый, административный и технический контроль.
Финансовый контроль проводится путем получения от каждого хозяйственного подразделения финансовой отчетности по важнейшим экономическим показателям. При этом в центре внимания находятся такие показатели, как уровень прибыли, издержки производства и их отношение к чистым продажам, эффективность капиталовложений, обеспеченность собственными средствами, финансовое состояние и др.
Административный контроль осуществляется за соответствием хозяйственных результатов показателям, запланированным в текущем бюджете: производится сравнение объема фактических и планируемых продаж; анализируются изменение доли фирмы на рынке – как в целом, так и по отдельным продуктам и сегментам рынка, состояние портфеля заказов. В то же время административный контроль направлен на решение стратегических задач и достижение намеченных целей путем наиболее эффективного использования имеющихся ресурсов и тесно связан с перспективным планированием.
Технический контроль используется для проверки производственных параметров. Он необходим для своевременного устранения технических неполадок, проверки состояния оборудования.
Процесс контроля состоит из четырех взаимосвязанных этапов :
- 1) установление целей контроля – выработка стандартов и критериев;
- 2) проведение наблюдений и измерение фактических результатов работы;
- 3) сравнение фактических результатов с запланированными;
- 4) управленческие мероприятия для исправления любых значительных отклонений от плановых стандартов.
Определение конкретных целей контроля (первый этап ) – это установление требований, стандартов, степень приближения к которым поддается измерению. Первый этап процедуры контроля демонстрирует, насколько близко слиты функции контроля и планирования.
Стандарты – это конкретные цели, прогресс в отношении которых поддается изменению. Стандарт – параметр (требование), которому должно соответствовать, удовлетворять что-нибудь по своим признакам, свойствам, качествам. Стандарты контроля могут специально разрабатываться, но часто для осуществления контроля берутся плановые или технологические показатели.
Проведение наблюдений и измерений – второй этап процесса контроля.
Чтобы определить, насколько эффективно выполняется работа в реальности, менеджер должен обладать полной информацией о рабочем процессе. Поэтому на втором этапе процесса контроля обязательно проведение наблюдений и измерение фактических показателей. Для измерения фактических показателей эффективности работы менеджеры обычно используют следующие источники информации: личные наблюдения, отчеты (устные, статистические, письменные).
Для получения достоверных сведений о фактическом ходе работ менеджеры могут использовать личное наблюдение , самостоятельно определять показатели деятельности и в результате иметь информацию, "не отфильтрованную" другими. Этот подход обеспечивает широкий охват данных, поскольку наблюдать можно как за основными, так и за вспомогательными рабочими действиями. Менеджер может выявлять фактические недостатки в повседневных действиях работников, оценивать выражение их лиц и делать выводы из тона подчиненного, т.е. пользоваться сведениями из собственных наблюдений. К сожалению, объективность личного наблюдения часто подвергается критике – здесь довлеет фактор субъективизма. То, что видит один менеджер, другой вполне может не заметить. Кроме того, личное наблюдение требует значительных затрат времени и, наконец, этот метод несколько сомнителен с морально-этической точки зрения, поскольку сотрудники могут интерпретировать открытое наблюдение менеджера как признак неуверенности в них или недоверия.
Широкое применение компьютерной техники в организациях привело к тому, что менеджеры при измерении результатов фактической работы все больше полагаются на статистические (диспетчерские ) отчеты. Следует помнить, что данный механизм не ограничивается использованием расчетных данных. Он также включает графики, гистограммы и многочисленные визуальные отображения ситуации в различных формах, которые применяются менеджерами для оценки прогресса работы. И все же несмотря на то, что статистические данные очень наглядны и эффективны для выявления взаимосвязей между отдельными элементами наблюдения, они предоставляют ограниченную информацию о деятельности работников. Дело в том, что статистика фиксирует только некоторые основные моменты, которые можно измерить количественно, и часто игнорирует другие.
Информацию также собирают с помощью устных отчетов – сведений, получаемых в коммуникациях с подчиненными: при проведении конференций, собраний, личных переговоров или телефонных звонков. Преимущества и недостатки этого метода оценки эффективности работы совпадают с теми, которые характерны для личного наблюдения. Кроме того, данный метод обеспечивает возможность обратной связи и позволяет использовать преимущества языковой выразительности и голосовых интонаций. Исторически сложилось, что одним из главных недостатков устных отчетов было отсутствие документирования информации для последующего использования. Однако сегодня возможности в этой сфере настолько увеличились, что устные отчеты можно записывать с помощью средств звуко- и видеозаписи, точно отображая их содержание.
Фактические результаты деятельности работников можно также определять на основе письменных отчетов. Как и статистические отчеты, они менее оперативны. Такие отчеты обычно более обдуманны, чем устные, и удобны в хранении.
Для получения полной и достоверной информации менеджерам следует использовать все четыре описанных источника.
Сопоставление достигнутых результатов с установленными стандартами – третий этап процесса контроля.
На третьем этапе процесса контроля менеджер должен выявить, насколько достигнутые результаты соответствуют его ожиданиям. При этом важно понимать, насколько допустимы или относительно безопасны обнаруженные отклонения от стандартов.
На этой стадии процедуры контроля дается оценка, которая служит основой для решения о начале действий. Деятельность, осуществляемая на этой стадии контроля, зачастую является наиболее заметной частью всей системы контроля. Эта деятельность заключается в определении масштаба отклонений, измерении результатов, передаче информации и ее оценке.
Руководство высшего звена устанавливает масштаб допустимых отклонений, в пределах которого отклонение полученных результатов от намеченных не должно вызывать тревоги. Определение масштаба допустимых отклонений – вопрос кардинально важный. Если взят слишком большой масштаб, то возникающие проблемы могут приобрести грозные очертания. Но, если масштаб взят слишком маленьким, то организация будет реагировать на очень небольшие отклонения, что весьма разорительно и требует много времени. Важная проблема процесса контроля – выбор критических точек. Контролем необходимо охватить все стороны и все звенья функционирования организации. Однако для этого не требуется проверять каждого работника. Контролировать необходимо лишь точки, заслуживающие особого внимания. В умении выбрать такие критические точки и состоит искусство управления. Можно предложить следующую методику по определению данных критических точек. Методика предлагает ответы на следующие вопросы.
- 1. Каковы оптимальные методы оценки серьезных отклонений?
- 2. Для каких данных сбор информации экономически оправдан?
- 3. Какие показатели отражают наилучшим образом цели конкретного подразделения?
- 4. По нашим признакам можно вернее всего определить, что эти цели не выполняются?
- 5. Каким образом будет получена информация о том, кто несет ответственность за тс или иные неполадки?
При этом встает вопрос о качестве контрольной информации. Проверяя полезность информации, следует учитывать несколько моментов.
Во-первых, информация должна содержать данные о фактическом состоянии дел по всем управленческим параметрам, нормативы, и разность между двумя этими величинами, по которой, собственно, и судят о контролируемом процессе.
Во-вторых, различные уровни управления должны получать сопоставимую информацию, но неодинаковую по степени подробности: чем ниже управленческое звено, тем более подробной должна быть информация.
В-третьих, необходима валидная, т.е. достоверная информация. Лицо, принимающее решение, должно быть уверено в том, что сведения, на основе которых будет принято решение, не искажены.
В-четвертых, должны быть определены и строго выдержаны интервалы времени, в течение которых поступают сведения.
Измерение результатов
Измерение результатов, позволяющих установить, насколько удалось соблюсти установленные стандарты, – это самый трудный и самый дорогостоящий элемент контроля. Для того чтобы быть эффективной, система измерения должна соответствовать тому виду деятельности, который подвергается контролю. Вначале необходимо выбрать единицу измерения, причем такую, которую можно преобразить в те единицы, в которых выражен стандарт.
Передача и распространение информации
Распространение информации играет ключевую роль в обеспечении эффективности контроля. Для того чтобы система контроля действовала эффективно, необходимо обязательно довести до сведения соответствующих работников организации как установленные стандарты, так и достигнутые результаты. Подобная информация должна быть точной, поступать вовремя и доводиться до сведения ответственных за соответствующий участок работников в виде, легко позволяющем принимать необходимые решения и действия. Желательно также быть полностью уверенным, что установленные стандарты хорошо поняты сотрудниками. Это означает, что должна быть обеспечена эффективная связь между теми, кто должен их выполнять.
Оценка информации о результатах
Заключительная стадия этапа сопоставления состоит в оценке информации о полученных результатах. Менеджер должен решить, какая именно информация получена и важна ли она. Важная информация – это такая информация, которая адекватно описывает исследуемое явление и существенно необходима для принятия правильного решения.
Диапазон отклонений – приемлемые параметры расхождений между фактическими показателями эффективности и запланированными стандартами и нормами. Отклонения, выходящие за пределы диапазона отклонений, считаются значительными, и на них необходимо обращать внимание. Таким образом, на стадии сравнения в первую очередь менеджеров должен волновать размер и направленность тенденций в отклонениях от стандарта (рис. 3.8).
Коррекция деятельности – четвертый этап процесса контроля.
Заключительный этап процесса контроля – проведение коррекции деятельности по результатам контроля, т.е. регулирование.
Представим завершающий этап контроля.
В определенный момент времени сосредоточены ресурсы для начала деятельности организации и предопределен результат деятельности. Заданы стандарты и показатели. Исполнители приступили к работе.
Можно приступать к анализу деятельности, т.е. происходит проверка хода выполнения работ.
Менеджер должен выбрать одну из трех линий поведения: ничего не предпринимать, устранить отклонение или пересмотреть стандарт (табл. 3.8).
Рис. 3.8.
Таблица 3.8
Возможный выбор поведения менеджера
|
Ситуация |
Последствия |
|||
|
Ничего не предпринимать |
Результаты проверки соответствуют стандартам – наиболее приемлемой для фирмы реакцией на результаты контроля является поддержание status quo , т.е. сохранение текущего состояния |
|||
|
Устранить отклонение |
В ходе выполнения работы были замечены какие-либо отклонения от заданных стандартов. Целесообразным будет являться внесение изменений в деятельность объекта контроля (коррекция работы). |
|||
|
Если причиной отклонения фактических показателей работы была недостаточно высокая эффективность рабочих операций или действий, менеджеру следует предпринять корректирующие действия: изменение стратегии, структуры или практики распределения вознаграждений, реализация программ дополнительного тренинга персонала, ре-дизайн рабочих заданий или замена работников. Менеджер, принявший решение о проведении корректирующих мероприятий, должен также решить, следует ему предпринять немедленные или основные корректирующие действия. Немедленные корректирующие действия заключаются в исправлении проблемы сразу после ее возникновения, в результате чего рабочий процесс возвращается в нормальное русло. При выборе основных корректирующих действий прежде всего выясняется, по какой причине и насколько фактические показатели отклоняются от установленных стандартов и норм, и только после этого принимаются соответствующие меры к источнику отклонения. Эффективные управленцы всегда проводят тщательный анализ отклонений и, если это экономически оправдано, затрачивают определенное время на постоянную корректировку значительных расхождений между запланированной нормой и фактическими показателями эффективности |
||||
|
Пересмотреть стандарт |
Ситуация определяется тем, что в ходе выполнения проверки обнаруживается, что произошли радикальные изменения во внешней или внутренней среде, которые делают установленные задания невыполнимыми. Целесообразно устранять не все заметные отклонения от стандартов. Иногда сами стандарты могут оказаться нереальными, потому что они основываются на планах, а планы – это лишь прогнозы будущего. При пересмотре планов должны пересматриваться и стандарты |
|||
|
Пример. Торговой фирме был задан ежегодный рост товарооборота на 23%. Однако по мере насыщения рынка, снижения платежеспособного спроса и обострения конкуренции такой рост может стать нереальным. Следовательно, необходимо снизить этот показатель, т.е. изменить стандарт. Иногда отклонения бывают результатом того, что запланированный стандарт или норма нереалистичны; другими словами, цель либо недостижима, либо, наоборот, занижена. В таких случаях коррекции требует норма, а не рабочий процесс. Пример. Данный тип увеличения норм и стандартов нередко встречается в спорте, когда спортсмены в течение сезона повышают свои рабочие цели, если они достигли намеченных показателей раньше запланированного срока. |
||||
Более трудная задача – пересмотр стандартов и норм в сторону уменьшения. Если сотрудник или подразделение существенно не оправдывают ожиданий в достижении цели, их естественная реакция заключается в том, что они перекладывают ответственность за такое отклонение на сам намеченный стандарт или установленную норму. Если же руководство уверено, что норма реалистична, следует отстаивать эту точку зрения и объяснить сотрудникам и менеджерам, что в будущем их работа улучшится, а затем провести необходимые корректирующие мероприятия.
Иногда контроль называют обратной связью. Обратная связь – это данные о полученных результатах. Воздействуя на объект управления, получают информацию о новом состоянии. На основании этой информации принимают новые решения и осуществляют воздействия. Примером обратной связи является отчет подчиненного руководителю о своей работе. Руководитель выявляет ошибки и просчеты подчиненного и корректирует его действия для исправления негативной ситуации. Система обратной связи позволяет руководителю выявить непредвиденные проблемы и скорректировать свою линию поведения так, чтобы избежать отклонения в работе организации от наиболее эффективного пути ее движения к поставленным целям.
Все системы обратной связи включают одни и те же основные элементы и работают на одних принципах. Эти системы, во-первых, имеют цели; во-вторых, используют внешние ресурсы; в-третьих, преобразуют внешние ресурсы для внутреннего использования; в-четвертых, следят за значительными отклонениями от намеченных целей; в-пятых, корректируют эти отклонения для того, чтобы обеспечить достижение целей. Некоторые организации создали целые системы контроля, задачей которых является обеспечение достижения плановых показателей в деятельности. То есть система контроля обеспечивает обратную связь между ожиданиями, определенными первоначальными планами и реальными показателями деятельности организации.
Функцию контроля выполняет каждый руководитель. Объектом контроля могут быть прежде всего должностные лица, процессы, происходящие в организации, а также в целом организация.
Например, предметом контроля производства является количество и качество продукции, соблюдение технологии, сроки выполнения работ. Менеджеры, отвечающие за финансы фирмы, контролируют ее доходы и расходы, сравнивают величину фактически полученной прибыли с ожидаемой. Менеджера по кадрам интересует все, что связано с людьми: нет ли опозданий, прогулов и других нарушений дисциплины, на какие работы нужен дополнительный персонал, довольны ли сотрудники своим положением в фирме. Таким образом, субъектами контроля в организациях являются менеджеры, однако субъектами контроля могут выступать и государственные органы власти.
Следует иметь в виду, что любой руководитель, независимо от ранга, должен рассматривать контроль как неотъемлемую часть своих должностных обязанностей. Функции планирования, организации, мотивации нельзя осуществлять в отрыве от функции контроля. Все они являются неотъемлемой частью общей системы управления, ведущей организацию к получению результата деятельности. Деятельность организации должна обеспечить получение требуемого результата, она всегда протекает как управляемый процесс.
Контроль - процесс определения, оценки и информации об отклонениях действительных значений от заданных или их совпадении и результатах анализа. Контролировать можно цели, (цель/цель), ход выполнения плана (цель/будет), прогнозы (будет/будет), развитие процесса (будет/есть).
Предметом контроля может быть не только исполнительская деятельность, но и работа менеджера. Контрольная информация используется в процессе регулирования. Таким образом, говорят о целесообразности объединения планирования и контроля в единую систему управления (Controlling): планирование, контроль, отчетность, менеджмент (рис. 39).
Контроль осуществляется лицами, прямо или косвенно зависящими от процесса. Проверка (ревизия) - контроль лицами, независящими от процесса.
Рис. 39. Основные концепции контроля
Контроль можно также классифицировать: - по принадлежности к предприятию субъекта контроля (внутренний, внешний); - по основанию для обязанности (добровольный, по уставу, договорной, по закону); - по объекту контроля (за объектом, за решениями, за результатами); - по регулярности (регулярный, нерегулярный, специальный).
Г.Я. Гольдштейн ОСНОВЫ МЕНЕДЖМЕНТА Учебное пособие, изд 2-е, дополненное и переработанное. Таганрог: Изд-во ТРТУ, 2003.
Общий - контроль управляемой системы в целом. 2. Функциональный - контроль отдельной функции или отдельного подразделения, отдельного участка. 3. Предварительный - осуществляется до фактического начала работы. Само планирование и создание организационной структуры позволяют осуществить предварительный контроль. Строгое соблюдение правил и процедур при выработке планов, четкое составление должностных инструкции, эффективное доведение формулировки целей до подчиненных – всё это способ убедиться, что планы будут реализованы, а структура будет работать, как задумано. Предварительный контроль используется по отношению: К человеческим ресурсам. Устанавливается минимально допустимый уровень образования, стаж работы в данной области, анализируется деловые и профессиональные знания и навыки: (знание ПК), необходимые для выполнения тех или иных должностных обязанностей. При приеме на работу с кандидатом проводится собеседование, выявляется, насколько его характеристики соответствуют необходимым требованиям и др. В отношении материальных ресурсов – вырабатывается стандарты допустимого качества поступающих материалов; тщательно выбираются поставщики для заключения договоров; проверка качества товаров, обеспечение товарных запасов на уровне, достаточном для избежания дефицита, проведение техосмотра оборудования и инвентаря. По отношению к финансовым ресурсам – проработка финансовых вопросов на стадии составлении финансового плана (бюджета) дает уверенность, что организация в процессе работы будет иметь достаточные средства. Бюджет дает ответы на вопросы: Сколько? Какие средства? (наличные или безналичные) потребуются предприятию. На стадии предварительного контроля, возможно, выявить отклонения от стандартов и норм в различные моменты. Предварительный контроль имеет две разновидности: Диагностический – контроль, включающий такие категории как измерители, эталоны, предупреждающие сигналы и т.п., указывающие на то, что в организации что–то не в порядке; Терапевтический – позволяет не только выявить отклонения от нормативов, но и принять исправительные меры.
4. Текущий контроль – осуществляется в ходе проведения работ. Это регулярные проверки подчиненных, обсуждение возникающих проблем и предложений по усовершенствованию планов, инструкций. Объектом текущего контроля являются подчиненные, а субъектом – их начальники. Задача этого контроля - своевременно выявить и скорректировать отклонения от заданных параметров, возникающие в ходе работы. Текущий контроль основан на обратных связях (начальник обнаружил ошибки в работе подчиненных и сообщил им, что их работа неудовлетворительна, в результате подчиненные исправили ошибки и усилили внимание к выполнению операций). Таким образом, контроль дает возможность своевременно реагировать на меняющие факторы. Пример: Поступают жалобы от покупателей на имеющиеся сбои в продаже молочной продукции. Директор магазина, проведя текущий контроль, приходит к выводу, что зав. отделом неправильно составляла заявки поставщику, предлагает её больше внимания уделить этому вопросу. Заведующему отделом изучает спрос покупателей по отдельным наименованиям данной группы товаров, и появляются более обоснованные заявки. Покупатель благодарен, работники отдела должны быть вознаграждены. Появились конкуренты, приняты новые законы, изменилась технология – все это отклонения, на которые система должна реагировать. Другое название текущего контроля – оперативный. 5. Промежуточный - контроль в середине выполнения задачи или работы. 6. Заключительный (финальный) – осуществляется после выполнения работы. Фактически полученные результаты сравниваются с установленными ранее. Этот вид контроля предупреждает повторение ошибок в будущем, позволяет, сравнить, насколько реальны были планы и определить результативность. Роль заключительного контроля – дает информацию для дальнейшего планирования, способствует мотивации. 7. Плановый – контроль, осуществляемый в плановом порядке (например, ежемесячно, ежеквартально) 8. Внезапный – при поступлении негативных сигналов из внутренней среды предприятия (жалобы на опоздания сотрудников, они не выполняют свои должностные обязанности, чаепития, перекуры в рабочее время).
9. Внутренний контроль – обеспечивающий нормальную работу предприятия, осуществляемый его силами. (Достижение плановых показателей, бухгалтерский контроль – соблюдение правил отчетности, точное отражение в ней операции, строгое соблюдение сотрудниками решений руководства). 10. Внешний контроль осуществляют специалисты со стороны и сторонние организации (Роспотребнадзор, Аудит, Налоговая инспекция и другие).
Шевелева В.П.. Учебное пособие для подготовки к экзамену по менеджменту, 2009 - перейти к содержанию учебника
Контроль подразделяется на внешний и внутренний, внутренний управленческий и ревизию. Внутренний контроль предусмотрен Уставом организации, фирмы, когда предусмотрено создание ревизионной комиссии на фирме, штатного аудитора-бухгалтера, приглашенный аудитор по договору с оплатой за оказание фирме консалтинговых, юридических или аудиторских услуг. Внутренний управленческий учет осуществляется руководителями и контролирует выполнение распоряжений, инструкций: должностных, технологических, общесанитарных, противопожарных, противоэпиде-миологических и других. Внешний контроль могут осуществлять государственные контролирующие органы, такие как союз потребителей, профсоюзы, аудиторские фирмы и компании, экспертные бюро, сертификационные, лицензионные и другие общественные объединения. Внешний контроль разнообразен, имеет элементы механизма контроля на стадии получения сведений и выявления нарушений. Выдача разрешений на вид деятельности осуществляется контролирующими органами в виде разрешения или согласия на совершение (много) разового доступа, Аккредитация – устанавливается для осуществления контроля образовательной деятельности, обязательной сертификации брокерской работы. Аккредитация является результатом изучения или проверки с точки зрения способности эффективно и качественно осуществлять установленную деятельность. Экспертиза – проводится при контрольной деятельности для оценки продукции, оценки процедур после экспертных исследований по научно-обоснованным методикам в экспертных лабораториях и центрах. Выставление стационарных и временных постов на контролируемых объектах применяют в сферах особо важного контроля, например санитарного и эпидемиологического, на таможнях, налоговые посты на спиртоводочных предприятиях. Сертификация продукции и услуг – это подтверждение того, что продукция соответствует требованиям ГОСТа, показателям качества для защиты потребителя от недобросовестных производителей, контроля безопасности, создания благоприятных условий для предпринимателей на рынке. Контроль с сертификацией проводится за счет испытаний и проверки соответствия стандарта и заявленного качества. Сертификат безопасности, выдаваемый заявителю, подтверждает соответствие условий труда и техники безопасности при изготовлении продукции. Обязательная сертификация устанавливается специальными законами на особо опасных производствах, добровольная сертификация продукции проводится по инициативе производителя и за его счет с целью подтверждения, что данная продукция соответствует требованиям стандартов, ТУ и рецептур. Формы реагирования контролирующих органов на нарушения многообразны, они включают полномочия в виде пресечения выявленных нарушений. Реализация таких полномочий предусматривает представление предписаний, ограничений, и запретов на определенные виды деятельности, наложение штрафов, уничтожение вредной продукции, заявление исков в суд. Маркирование осуществляется на товарах и продукции, поступающих в торговлю, строительство и защищает продукцию от подделок. Разновидностью маркировки являются акцизные марки, клеймо. Идентификационные обозначения и регистрация позволяют контролировать субъекты в налоговой инспекции, регистрировать ценные бумаги и договора, интегральные и микросхемы, внешнеторговые сделки. Существуют формы негосударственного контроля между субъектами и потребителями, работодателями и профсоюзами. Лизингодатели осуществляют контроль за соблюдением условий договора как общественного контроля. Внутрикорпоративный контрольно-коллективный контроль участников или потребителей вида услуг (у риэлтеров), участников рынка ценных бумаг. Саморегулирование – это контроль за исполнением своими членами коллектива или участие в защите прав и законных интересов инвесторов на рынке ценных бумаг. Контроль несут как общественные объединения, так и инвесторы и физические лица. По характеру расположения и взаимоотношений субъекта и объекта контроля, контролирующих и контролируемых органов, организаций, людей, групп; различают контроль внутренний и внешний. Контроль называется внутренним тогда, когда субъект и объект контроля входят в одну систему, а внешним, когда субъект контроля не входит в ту же систему, что и объект. Контроль, в котором субъектом является руководитель производством, начальник цеха, директор предприятия или объединения; руководитель подразделения или службы. В зависимости от категорий руководителей и задачи контроля целесообразно различать типы контроля. Любой конкретный вид контроля, например, контроль руководителей производства, имеет некоторые общие для всех конкретных видов контроля признаки. С помощью определенного набора этих признаков или характеристик проводится различение одного вида контроля от других видов. Такими характеристиками или признаками могут служить: задача контроля, объект и субъект контроля, типы и общие методы контроля.
По времени осуществления выделяют:предварительный ,текущий ,заключительный контроль .
Предварительный контроль осуществляется до фактического начала работы. Это входной контроль всех видов ресурсов, егоцель- обеспечение требуемых условий для бесперебойной и качественной работы организации. По своему содержанию это организационный контроль, задача которого в основном состоит в проверке готовности организации, ее персонала, производственного аппарата, системы управления и пр. к работе.
Управленческая система проверяется на соответствие существующей структуре организации, качество уже принятых решений, подготовленных документов, их адекватность имеющимся требованиям, правильность оформления, степень ознакомления с ними исполнителей, усвоения ими стоящих задач, что во многом предопределяет успех будущей работы.
Предварительный контроль за персоналом призван, прежде всего, ответить на вопрос, можно ли с его помощью решать предусмотренные планом задачи. Поэтому кадровые службы тщательно изучают профессиональную пригодность сотрудников, определяют их потенциальную способность выполнения предстоящей работы. Такой контроль осуществляется на основе заранее разработанных требований, предъявляемых к каждой категории специалистов с помощью разного рода тестов, собеседовании, экзаменов.
В сферу предварительного контроля персонала входят и такие вопросы, как понимание людьми целей своей деятельности, знание прав, обязанностей, норм выработки, условий поощрения. Контроль персонала призван, также следить за подготовкой и переподготовкой кадров, их инструктированием, условиями для творчества и рационализаторства.
Третье направление предварительного контроля - состояние материальных и финансовых ресурсов организации. По отношению к материальным ресурсам проверяется наличие на складах запасов сырья, материалов, комплектующих изделий, соответствие их структуры и количества потребностям производства, гарантированность поставок.
Средством предварительного контроля финансовых ресурсов организации и является ее бюджет или смета, позволяющие проверить надежность их источников и обоснованность предстоящих расходов. Обычно эти документы составляются, исходя из прежнего опыта, но по ряду категорий затрат простая статистика прошлых лет не дает достаточной информации для определения необходимых расходов в новых условиях, поэтому контроль может опираться также на данные других организаций и среднеотраслевые показатели.
Текущий контроль выполняется непосредственно на стадии хозяйственного процесса. Его цель - совершенствование деятельности, координация ее для достижения цели. Задача такого контроля - своевременно выявить и по возможности устранить отклонения, возникающие в ходе работы, от заданных параметров.
Текущий контроль обычно существует в формах стратегического иоперативного .Стратегический контроль имеет в качестве основного объекта эффективность использования ресурсов организации с точки зрения достижения ее конечных целей и ведется не только по количественным, но и качественным показателям: - уровню производительности труда, внедрению и использованию достижений НТР, новых методов работы, технологий как в организации в целом, так и в ее подразделениях.
Оперативный контроль , который на практике сливается с (итеративным управлением, проводится буквально одновременно с выполнением основной работы, ориентирован на текущую производственную и хозяйственную деятельность, в частности движение изделий в рамках технологического процесса (последовательность операций, нормы времени на их выполнение, качество труда); загрузку оборудования; соблюдение общего графика работы; наличие запасов, незавершенного производства и готовой продукции, уровень текущих затрат, текущее расходование денежных средств. На уровне отдельных операций осуществляетсяоперационный контроль.
Важнейшим объектом предварительного и текущего контроля является качество продукции и услуг. Отправным моментом служит разработка стандартов, исходящих из производственных условий, традиций самого предприятия, требований рынка.
Текущий контроль может быть сплошным (статистическим) и выборочным (если число его объектов слишком велико или для проверки требуется разрушать изделие).
Сплошной контроль требует высоких затрат, поэтому, когда необходимо принять решение о приемке большой партии изделий, применяют выборочный контроль по результатам испытаний.
Выборочный контроль требует меньше затрат, но связан с риском случайных ошибок. Их можно снизить путем увеличения размера выборки, но при этом соответственно будут расти расходы.
Важную роль в повышении эффективности контроля технологического процесса может сыграть его карта, представляющая собой схему, на которую нанесены допустимые границы параметров качества и результаты измерений в обусловленные сроки, что позволяет сразу же наглядно обнаружить отклонения от стандартов.
В настоящее время в ряде стран, и в первую очередь в Японии, основное внимание уделяется не выявлению и исправлению отклонений от стандартов качества, а на предупреждение их появления. Для этого широко внедряются методы самоконтроля, стимулируется работа кружков качества и т.п.
Заключительный контроль (итоговый) производится после выполнения работы. Это контроль итогов, его цели: формирование мотивационных вознаграждений; корректировка поведения руководителя, принимаемых решений; формирование планов на будущее на основе анализа результатов.
http://infomanagement.ru/lekciya/Vidi_kontrolya
Три основные виды контроля:
Предварительный;
Текущий;
Заключительный.
Предварительный контроль. Этот вид контроля называется предварительным потому, что осуществляется до фактического начала работ на стадии планирования и создания организационных структур
Основными средствами осуществления предварительного контроля является реализация (не создание, а именно реализация) определенных правил, процедур и линий поведения.
В организациях предварительный контроль используется в трех ключевых областях - по отношению к человеческим, материальным и финансовым ресурсам.
Предварительный контроль в области человеческих ресурсов достигается в организациях за счет тщательного анализа тех деловых и профессиональных знаний и навыков, которые необходимы для выполнения должностных обязанностей и отбора наиболее подготовленных и квалифицированных людей.
К методам предварительного контроля материальных ресурсов относится также обеспечение их запасов в организации на уровне, достаточном для того, чтобы избежать дефицита.
Важнейшим средством предварительного контроля финансовых ресурсов является бюджет, который позволяет также осуществить функцию планирования.
Текущий контроль осуществляется непосредственно в ходе проведения работ. Чаще всего его объектом являются подчиненные сотрудники, а сам он является прерогативой их непосредственного начальника. Регулярная проверка работы подчиненных, обсуждение возникающих проблем и предложений по усовершенствованию работы позволит исключить отклонения от намеченных планов и инструкций. Текущий контроль базируется на измерении фактических результатов, полученных после проведения работы, направленной на достижение желаемых целей. Для того чтобы осуществлять текущий контроль таким образом, аппарату управления необходима обратная связь.
Заключительный контроль. При текущем контроле используется обратная связь в ходе проведения самих работ для того, чтобы достичь требуемых целей и решить возникающие проблемы прежде, чем это потребует слишком больших затрат. В рамках заключительного контроля обратная связь используется после того, как работа выполнена. Либо сразу по завершению контролируемой деятельности, либо по истечении определенного заранее периода времени фактически полученные результаты сравниваются с требуемыми.
Хотя заключительный контроль осуществляется слишком поздно, чтобы отреагировать на проблемы в момент их возникновения, тем не менее он имеет две важные функции:
Одна из них состоит в том, что заключительный контроль дает руководству организации информацию, необходимую для планирования в случае, если аналогичные работы предполагается проводить в будущем.
Вторая функция заключительного контроля состоит в том, чтобы способствовать мотивации. Если руководство организации связывает мотивационные вознаграждения с достижением определенного уровня результативности, то, очевидно, что фактически достигнутую результативность надо измерять точно и объективно.
http://oodri.narod.ru/man46.html
Виды контроля:
1. Предварительный контроль осуществляется до фактического начала работ. Основными средствами осуществления предварительного контроля является реализация определенных правил, процедур и линий поведения. Предварительный контроль используется в трех областях - по отношению к человеческим, материальным и финансовым ресурсам. Например: входной контроль качества сырья и материалов, направляемых в производство; ознакомление с документами кандидата на вакантную должность.
2. Текущий контроль осуществляется непосредственно в ходе проведения работ. Объектом является подчиненные сотрудники. Для того, чтоб осуществить текущий контроль таким образом, аппарату управления необходима обратная связь. Обратная связь - данные о полученных результатах. Например: контроль качества выполнения операций по обработке предметов труда; регулярные проверки работы подчиненных.
Текущий контроль осуществляется в двух формах :
- стратегический – имеет в качестве основного объекта эффективность использования ресурсов организации с точки зрения достижения ее конечных целей и проводится по количественным и качественным показателям. Сам процесс сводится к сбору, обработке и оценке информации об уровне производительности труда, об уровне внедрений научно технического прогресса, новых методов работ, новых технологий в организации и ее подразделениях;
- оперативный – ориентирован на текущую производственную и хозяйственную деятельность (соблюдение последовательности операций, норм времени на их выполнение, качество труда). В ходе данного контроля проверяется загрузка оборудования, соблюдение общего графика работ, наличие запасов сырья, материалов и топлива, а так же уровень текущих работ и расходования денежных средств.
3. Заключительный контроль проводится по окончании работ и основывается на обратной связи. Управляющие системы в организациях имеют разомкнутую обратную связь, то есть руководящий работник, являющийся по отношению к системе внешним элементом, может вмешиваться в ее работу, изменяя и цели системы, и характер ее работы. В рамках заключительного контроля обратная связь используется после того, как работа выполнена. Либо сразу по завершению контролируемой деятельности, либо по истечении определенного заранее периода фактически полученные результаты сравниваются с требуемыми. Например: испытание готовой продукции; утверждение проекта.
Контроль так же делится на:
1. Внешний – осуществляется администрацией организации или специальными сотрудниками – контролерами. Такой контроль основывается на том факте, что люди лучше выполняют свои обязанности если знают, что за ними наблюдает руководитель или его представитель. Это происходит по следующим причинам:
По результатам контроля происходит оценка деятельности сотрудников и связанные с ней поощрения, наказания и продвижения по службе;
Постоянный контроль говорит о том, что данной сфере деятельности руководство придает особое значение, следовательно, необходимо проявлять хотя бы показное усердие, чтобы выделится на фоне остальных;
Итоги контроля обычно обсуждаются в коллективе и многие стараются работать лучше, чтобы прославиться, то есть удовлетворить свое честолюбие.
Эффективность внешнего контроля зависит от ряда обстоятельств:
Должна быть предусмотрена «защита от хитреца», то есть от того, кто ничего не делая, пытается создать видимость активной и добросовестной работы. Обычно это делается с помощью манипулирования показателями. Особенно часто это происходит, если отсутствуют четко определенные нормативы работы, а результат не проходит рыночную оценку потребителем.
Цели, которые ставятся перед работниками в системе внешнего контроля, должны быть достаточно труднодостижимыми.
По итогам внешнего контроля обязательно должно следовать поощрение или наказание.
Для обеспечения этих условий, система внешнего контроля должна быть тотальной, требует больших материальных и трудовых затрат. При усложняющейся деятельности организации она становится все более экономически и трудоемко невыполнимой.
2. Внутренний (самоконтроль) – исполнители сами следят за своей работой, ее результатами и вносят при необходимости корректировки собственной деятельности. Его главная задача – вовремя обнаружить проблему и найти пути ее решения, а не поймать кого-либо и наказать, чтобы другим было не повадно. В таких условиях люди трудятся легко и свободно, принимают активное участие в формулировке целей своей деятельности и контролируют процесс их достижения.
Условия внедрения самоконтроля :
Групповые формы работ и принятия решений;
Здоровый морально – психологический климат в коллективе;
Демократический стиль руководства.
Выбор соотношения внутреннего и внешнего контроля зависит от:
1. От стиля управления организацией.
2. От возможности получать надежную объективную оценку результатов деятельности работников и спросить с них персонально за выполненные задания. Если это возможно, преобладает внешний контроль.
3. От характера подчиненных.
4. От микроклимата в коллективе.
5. От принятой системы вознаграждений. Индивидуальная – внешний, коллективная – внутренний.
http://managment-study.ru/vidy-kontrolya-i-ix-sushhnost.html
КОНТРОЛЬ - это процесс обеспечения достижения организацией своих целей. Процесс контроля состоит из установки стандартов, изменения фактически достигнутых результатов и проведения корректировок в том случае, если достигнутые результаты существенно отличаются от установленных стандартов.
Почему необходим контроль? Руководители начинают осуществлять функцию контроля с того самого момента, когда они сформулировали цели и задачи и создали организацию. Контроль очень важен, если вы хотите, чтобы организация функционировала успешно. Без контроля начинается хаос, и объединить деятельность каких-либо групп становится невозможно. Важно и то, что уже сами по себе цели, планы и структура организации определяют ее направление деятельности, распределяя ее усилия тем или иным образом и направляя выполнение работ. Контроль, таким образом, является неотъемлемым элементом самой сущности всякой организации. Это и дало основание Питеру Друкеру заявить: «Контроль и определение направления - это синонимы». Поддержание успеха. Равно важной является положительная сторона контроля, состоящая во всемерной поддержке всего того, что является успешным в деятельности организации. Сопоставляя реально достигнутые результаты с запланированными, то есть, отвечая на вопрос «На сколько мы продвинулись к поставленной цели?», руководство организации получает возможность определить, где организация добилась успеха, а где потерпела неудачу.
Фирмы широко используют две формы контроля: финансовый (как основа общего управленческого контроля) и административный. Финансовый контроль осуществляется путем получения от каждого хозяйственного подразделения финансовой отчетности по важнейшим экономическим показателям деятельности по стандартным формам, идентичным для местных и зарубежных дочерних компаний. Число позиций и сроки представления отчетности могут быть различны. Как правило, более детальная отчетность представляется крупными дочерними фирмами и компаниями, находящимися на важнейших рынках. Она ложится в основу сравнения фактических показателей с планируемыми. При этом в центре внимания находятся такие показатели, как уровень прибыли, издержки производства и их отношение к чистым продажам, эффективность капиталовложений, обеспеченность собственными средствами, финансовое состояние (платежеспособность и ликвидность) и др. Анализ этих показателей осуществляется отдельно по каждому центру ответственности (производственно - хозяйственной группе, производственному отделению, дочерней компании), а также по фирме в целом.
| Наименование параметра | Значение |
| Тема статьи: | ПРЕДВАРИТЕЛЬНЫЙ, ТЕКУЩИЙ И ПОСЛЕДУЮЩИЙ КОНТРОЛЬ |
| Рубрика (тематическая категория) | Аудит |
КЛАССИФИКАЦИЯ ХОЗЯЙСТВЕННОГО КОНТРОЛЯ
Контроль можно классифицировать по различным признакам.
1. По видам контроль делится на государственный контроль, аудит и общественный контроль.
Государственный контроль осуществляют органы государственной власти и управления и административные органы.
Аудит – независимый контроль за деятельностью организаций, осуществляемый аудиторами-предпринимателями или аудиторскими фирмами.
Общественный контроль осуществляется общественными организациями.
2. По субъектам контрольной деятельности контроль подразделяется на ведомственный и вневедомственный контроль.
Ведомственный контроль за деятельностью организаций осуществляется вышестоящим органом по принципу административной подчиненности.
Вневедомственный контроль предполагает осуществление контрольных функций независимо от ведомственной подчиненности проверяемых организаций.
3. По характеру контрольных функций и сфере их применения выделяют правовой, экономический и производственно-технический контроль.
Правовой контроль осуществляется в сфере государственного управления и обеспечивает точное и неуклонное соблюдение законов всеми организациями и должностными лицами, его осуществляют в основном органы прокуратуры и суды.
Экономический контроль производится в сфере управления экономикой и включает в себя финансовый, бухгалтерский, ревизионный и статистический контроль.
Производственно-технический контроль осуществляется в сфере производственного процесса и является способом оперативного регулирования хода производства. Его обеспечивают отделы технического контроля, диспетчерские службы и другие службы контроля и качества.
4. По времени осуществления контрол ь подразделяют на предварительный, текущий и последующий контроль.
Предварительный контроль применяется на стадии принятия управленческих решений до начала совершения хозяйственных операций. Целью его является предупреждение нарушений законности, нецелесообразного, неэффективного использования хозяйственных средств и принятия необоснованных решений.
Текущий контроль осуществляется в ходе хозяйственных операций. Его цель – оперативное выявление и своевременное пресечение нарушений и отклонений при выполнении производственных заданий, поиск и освоение внутрихозяйственных резервов роста эффективности производства.
Последующий контроль осуществляется после совершения хозяйственных операций по истечении определенного отчетного периода. Цель данного вида контроля – установить правильность, законность и экономическую целесообразность произведенных хозяйственных операций, выявить факты бесхозяйственности и хищений. Эта форма контроля является самой распространенной и применяется в работе всех контролирующих органов.
5. По источникам проверки выделяют документальный и фактический контроль.
Документальный контроль состоит в проверке первичных документов, бухгалтерских и оперативных регистров, статистической, бухгалтерской, оперативной отчетности. Целью его является выявление правильности, достоверности, законности и экономической целесообразности документально отраженных хозяйственных операций.
Фактический контроль предполагает проверку фактического состояния, наличия и использования средств организации, осуществляемую путем обследования, осмотра, обмера, пересчета͵ взвешивания.
6. По методам осуществления контроль подразделяется на ревизию, аудит, тематическую проверку, экономический анализ, обследование, расследование (следствие) и хозяйственный спор.
Ревизия представляет собой документальную и фактическую проверку производственно-финансовой и коммерческой деятельности организаций за определенный период времени. Цель ревизии – получение достоверной и полной информации о состоянии контролируемого объекта.
Аудит - ϶ᴛᴏ независимая проверка состояния бухгалтерского учета и отчетности. Цель аудита – проверить правильность ведения бухгалтерского учета в соответствии с действующими нормативными положениями, подтвердить достоверность показателей финансовой отчетности организации.
Тематическая проверка организуется по отдельной, заранее разработанной тематике (проверка сохранности средств организации, обеспечение сохранности и использования оборудования и т.д.). Цель тематической проверки – получение данных, характеризующих состояние дел по изучаемой тематике и выявление не используемых в организации резервов.
Данный способ контроля часто используется при наличии сигналов о тех или иных недостатках в хозяйственной деятельности организаций и отдельных должностных лиц либо при крайне важно сти специального изучения отдельных вопросов этой деятельности.
Экономический анализ - ϶ᴛᴏ способ контроля, позволяющий выявить влияние факторов на результаты финансово-хозяйственной деятельности организаций. С помощью специальных приемов анализа количественно измеряется величина факторов, положительно и отрицательно влияющих на результаты деятельности предприятия. Τᴀᴋᴎᴍ ᴏϬᴩᴀᴈᴏᴍ, анализ позволяет вскрыть неиспользуемые резервы роста эффективности производства.
Обследование – ознакомление с состоянием контролируемого объекта на месте. Оно организуется, к примеру, для проверки состояния складского хозяйства, пожарной безопасности, охраны труда и т.д.
Расследование (следствие) представляет собой способ установления виновности должностных лиц в совершении тех или иных нарушений законности, связанных с присвоением собственности, бесхозяйственностью, должностными злоупотреблениями, и определения размера причиненного ими материального ущерба.
Хозяйственный спор - ϶ᴛᴏ способ установления соблюдения законности и обеспечения, законных прав организаций в хозяйственных взаимоотношениях. акие споры разрешаются в арбитражных судах.
По времени проведения контрольных мероприятий существуют предварительный, текущий и последующий контроль.
Предварительный контроль предшествует совершению хозяйственной операции. С него начинается разделение обязанностей (фундамент контроля).
Важнейшие контрольные моменты, используемые на стадии принятия управленческого решения, сводятся к предупреждению незаконных действий отдельных должностных лиц, к пресечению нецелесообразных с экономической точки зрения операций по расходованию товарно-материальных ценностей или денежных средств. Τᴀᴋᴎᴍ ᴏϬᴩᴀᴈᴏᴍ, предварительный контроль является профилактическим. Посредством его различные должностные лица проводят взаимную сверку целесообразности предстоящих расходов и предотвращают возможности осуществления таких хозяйственных операций, которые потенциально способны нанести ущерб хозяйственной системе.
В случае если компания имеет сильную структуру внутрихозяйственного контроля, то диапазон объектов предварительного контроля должна быть достаточно широким (и наоборот).
Текущий контроль (по другому, оперативный) - ϶ᴛᴏ тот контроль, который осуществляется в ходе совершения различных хозяйственных операций. Те ошибки, просчеты и даже не выявленные предварительным контролем попытки злоупотребления, которые бывают обнаружены проверяющим лицом в ходе текущего контроля, должны быть немедленно исправлены или устранены. При сильной структуре хозяйственного контроля объектами текущего контроля бывают все хозяйственные операции.
Субъекты текущего контроля еще более разнообразны, чем предварительного. Каждый из вас, пересчитывает полученные деньги одновременно с проставлением своей подписи в расходном ордере или расчетно-платежной ведомости, тем самым, участвуя в осуществлении текущего контроля. Тем более эту функцию постоянно осуществляют и должны осуществлять все должностные лица из состава управляющей системы в рамках их полномочий и рядовые сотрудники, занятые в управляемой системы.
Последующий контроль осуществляется после совершения хозяйственных операций. Любые должностные лица и сотрудники компании, участвуя в какой-либо хозяйственной операции и оформляя соответствующие документы, хорошо осознают, что эти оправдательные документы и после совершения хозяйственной операции будут неоднократно проверены другими лицами.
Разумеется, любая хозяйственная операция должна быть подвергнута тщательному последующему контролю лишь потенциально. Обычно количество контрольных моментов по всей совокупности хозяйственных операций того или иного типа все-таки ограничено. Количество контрольных моментов, а также степень их тщательности каждый раз определяются экономической целесообразностью исходя из соотношения затрат на осуществление таких контрольных моментов и потенциальных результатов проверки.
Среди субъектов последующего контроля различают финансовые и налоговые органы (включая налоговую полицию), органы валютного и таможенного контроля, банковско-кредитной системы и т.д. Но аудит (как внешний, так и внутренний) занимает особое место, поскольку, в отличие от выше перечисленных органов, аудиторы призваны контролировать не тот или иной особо обозначенный аспект деятельности организации, а результаты всей финансово-хозяйственной деятельности в целом. Для этого они должны справиться с огромным количеством учетно-аналитической и юридической документации, осуществить большое число контрольных процедур и проверок хозяйственных операций по существу. Τᴀᴋᴎᴍ ᴏϬᴩᴀᴈᴏᴍ, современный аудит можно определить как особую организационную форму контроля.
ПРЕДВАРИТЕЛЬНЫЙ, ТЕКУЩИЙ И ПОСЛЕДУЮЩИЙ КОНТРОЛЬ - понятие и виды. Классификация и особенности категории "ПРЕДВАРИТЕЛЬНЫЙ, ТЕКУЩИЙ И ПОСЛЕДУЮЩИЙ КОНТРОЛЬ" 2017, 2018.
