Гендиректор является представителем общества в отношениях с государственными органами, работниками и партнерами. В случае избрания на эту должность другого лица меняется и лицо фирмы, поэтому о данном факте следует уведомить тех, с кем фирма выстраивает отношения. Для этого партнеру направляется письмо о смене генерального директора, образец которого вы сможете найти в данной статье.
Когда и как происходит смена гендиректора
Назначение нового руководителя может быть обусловлено как заранее оговоренными причинами, так и непредвиденными обстоятельствами.
Случаи, когда с директора снимаются полномочия по управлению обществом, как правило, предусматриваются уставом ООО. Среди них:
- истечение срока, на который директор назначался;
- волеизъявление самого директора;
- общее решение сторон;
- смерть лица, являвшегося директором;
- избрание нового директора.
Данные основания являются самостоятельными и не зависят от эффективности деятельности руководителя. Последняя является особым обстоятельством, которое подвергается оценке других органов управления ООО и собственников бизнеса. Основания для смены директора в этом случае совпадают с основаниями увольнения по инициативе работодателя, предусмотренными ТК РФ (ч. 1 ст. 81 ТК РФ). В частности, участники общества могут принять решение сменить гендиректора, если тот:
- систематически нарушает свои трудовые обязанности (п. 5 ст. 81 ТК РФ);
- нарушил коммерческую тайну (пп. «в» п. 6 ст. 81 ТК РФ);
- совершил действия, которые дают основания для утраты к нему доверия (п. 7 ст. 81 ТК РФ);
- принял решение, которое повлекло причинение ущерба обществу (п. 9 ст. 81 ТК РФ).
Это лишь примеры действий директора, за которыми может последовать его смена. Гендиректор является в первую очередь работником общества, поэтому его пренебрежительное отношение к своим трудовым обязанностям может стать основанием для принятия на эту должность нового работника.
Переизбрание гендиректора оформляется решением общего собрания участников общества или совета директоров в зависимости от того, кем избирается в данном обществе гендиректор, либо единоличным решением единственного учредителя.
Данное изменение регистрируется в налоговом органе путем подачи заявления Р14001 . После регистрации смены директора о данном факте нужно известить банк и контрагентов.
Уведомление банка о смене директора
Сообщить обслуживающему фирму банку о том, что сменился директор, — обязанность фирмы, ведь прежний гендиректор имел полномочия подписывать платежные документы от имени ООО, совершать действия с денежными средствами и счетами общества. Для обслуживания организации банк обязан идентифицировать клиента, а для этого он должен убедиться в наличии у представителя клиента полномочий действовать от имени последнего.
Поэтому сразу после регистрации изменений в реестре юрлиц обществу следует направить в адрес банка письмо-уведомление с сообщением о смене директора, а лучше новому директору лично посетить банк для того, чтобы оформить карточку образцов подписей и подтвердить свое право выступать в отношениях с банком от имени ООО.
В банк необходимо представить:
- решение о смене директора;
- выписка из реестра юрлиц;
- паспорт нового руководителя;
- приказ о его назначении.
Письмо контрагенту о смене генерального директора
Уведомление об изменениях партнеров фирмы - скорее правило делового этикета. Закон не устанавливает такую обязанность организации.
Деловой смысл этого уведомления заключается в том, что гендиректор:
- вправе вступать в договорные отношения с другими организациями от имени ООО, обладает правом подписи договоров и связанных с ними документов;
- является «лицом фирмы» и представляет ее в отношениях с государственными органами и контрагентами, в том числе отвечает за сохранение ее деловой репутации;
- ведет деловую переписку от имени ООО, принимает претензии от организаций-контрагентов и др.
Так как такое письмо не является обязательным, требования к его форме не установлены. Уведомление составляется в свободной форме с учетом правил деловой переписки.
Если в вашей организации грядет смена директора, важно понимать, что это не просто внутренние дела фирмы. Об этом событии придется известить некоторые инстанции и определенный круг людей, а вот кого именно - мы сейчас расскажем.
Информируем свою ИФНС
Актуальные сведения о руководителе организации должны содержаться в Едином государственном реестре юридических лицподп. «л» п. 1 ст. 5 Федерального закона от 08.08.2001 № 129-ФЗ (далее - Закон № 129-ФЗ); подп. 1 п. 3 ст. 40 Федерального закона от 08.02.98 № 14-ФЗ ; п. 2 ст. 69 Федерального закона от 26.12.95 № 208-ФЗ .
ВНИМАНИЕ
Госпошлину за внесение в ЕГРЮЛ сведений о новом директоре платить не нужно.
По желанию к заявлению можно приложить копию протокола общего собрания акционеров или совета директоров (участников) либо решение единственного участника об избрании нового руководителяп. 1 ст. 40 Федерального закона от 08.02.98 № 14-ФЗ ; пп. 3, 4 ст. 69 Федерального закона от 26.12.95 № 208-ФЗ ; ст. 275 , п. 2 ст. 278 ТК РФ .
Заявление можно податьп. 1 ст. 9 , п. 3 ст. 9 Закона № 129-ФЗ :
- <или> лично. В этом случае инспектор должен сразу выдать расписку в получении документа (лист М формы № Р14001);
- <или> по почте ценным письмом с описью вложения. Тогда эту расписку вместе с уведомлением о вручении инспекция должна вам выслать не позднее рабочего дня, следующего за днем получения документов.
ПРЕДУПРЕЖДАЕМ РУКОВОДИТЕЛЯ
Если руководитель в 3-днев -ный срок со дня вступления в должность не представит в налоговую инспекцию заявление по форме № Р14001, его могут оштрафовать на 5000 руб.ч. 3 ст. 14.25 КоАП РФ Хотя на первый раз налоговики могут просто вынести предупреждение. Правда, никакого наказания не будет, если с момента истечения отведенного 3-днев -ного срока прошло более 2 месяцевч. 1 ст. 4.5 КоАП РФ .
На подачу заявления отводится 3 рабочих дня с момента вступления нового руководителя в должностьп. 5 ст. 5 Закона № 129-ФЗ . Директор приобретает полномочия с момента его избрания (назначения) общим собранием акционеров (участников) или советом директоров либо единственным участником. То есть 3-днев -ный срок нужно отсчитывать со дня, следующего за днем:
- <или> которым датированы протокол собрания или решение;
- <или> который обозначен как день вступления в должность нового руководителя.
ИФНС должна зарегистрировать изменения и внести соответствующую запись в ЕГРЮЛ в течение 5 рабочих дней со дня получения документовп. 1 ст. 8 , п. 3 ст. 18 Закона № 129-ФЗ . Дабы убедиться, что изменения внесены, по прошествии этого срока не мешает обратиться в свою инспекцию за выпиской из ЕГРЮЛ, благо, она выдается бесплатноп. 2 ст. 6 , п. 2 ст. 7 Закона № 129-ФЗ ; п. 20 Правил , подп. «б» п. 22 Правил, утв. Постановлением Правительства РФ от 19.06.2002 № 438 . Впоследствии эта бумага может вам очень даже пригодиться.
Хотя возникновение или прекращение полномочий руководителя никак не связано с фактом внесения в ЕГРЮЛ сведений о немПостановление Президиума ВАС РФ от 14.02.2006 № 12049/05 , налоговики иногда отказываются принимать от организации документы (в частности, налоговую отчетность), подписанные новым руководителем, данных о котором нет в Едином реестре.
Практически все вышесказанное справедливо и для случаев, когда директор:
- изменил фамилию (имя, отчество);
- получил новый общегражданский паспорт (например, по достижении 45 летп. 7 Положения о паспорте гражданина Российской Федерации, утв. Постановлением Правительства РФ от 08.07.97 № 828 ).
Меняем банковскую карточку
Обычно именно руководитель фирмы имеет право первой подписи на платежных документах. Поэтому при смене руководителя придется обращаться в свой обслуживающий банк для замены карточки с образцами подписейп. 7.14 Инструкции Банка России от 14.09.2006 № 28-И .
Срок, в течение которого организация должна сообщить в банк о смене руководителя (для целей оформления новой карточки), нормативно не установлен. Зачастую банки требуют, помимо протокола (решения) и паспорта нового директора, представить им выписку из ЕГРЮЛ, в которой он фигурирует. И тут уж хочешь - не хочешь, а придется выписку получать. Досадно то, что, пока не будет оформлена новая карточка, вы не сможете проводить через банк никакие платежи.
ВНИМАНИЕ
Уведомлять о смене директора внебюджетные фонды (ПФР, ФСС РФ, ТФОМС) и органы статистики вы не должны. Это сделает ваша инспекцияп. 19 Правил, утв. Постановлением Правительства РФ от 19.06.2002 № 438 .
Имейте в виду еще одно обстоятельство. До тех пор пока вы не представили в банк новую карточку вместе с документами, подтверждающими полномочия нового директора, банк должен исполнять расчетные документы, оформленные в соответствии с действующей карточкойп. 1 ст. 847 ГК РФ ; пп. 4.1 , 7.14 Инструкции Банка России от 14.09.2006 № 28-И .
Поэтому, если у вас есть подозрения, что в период оформления новой карточки прежний директор по подписанным им платежкам способен снять или перевести куда-нибудь деньги со счета вашей фирмы, примите меры. Сразу же напишите официальное письмо на имя руководителя банка с убедительной просьбой не проводить операции по платежным документам, подписанным прежним директором. Это письмо должен подписать новый директор, к письму приложите копию протокола (решения) о его назначении.
Правда, банк может и проигнорировать вашу просьбу. Более того, если банк исполнит платежные поручения прежнего директора и фирма лишится своих денег, вы не сможете предъявить банку никаких претензий. Ведь он действовал согласно своим инструкциям.
Уведомляем контрагентов
Нередко в договорах с деловыми партнерами есть пункт, обязывающий стороны сообщать друг другу о любых изменениях в данных компании, в том числе о смене ф. и. о. директора. В этом случае разошлите по факсу или по электронной почте соответствующее информационное сообщение. Но даже если в договорах с кем-то из партнеров такого пункта нет, все равно нелишним будет известить их о произошедшем изменении. Чтобы они не удивлялись, когда в полученных от вас документах (например, счетах-фактурах) увидят ф. и. о. и подпись нового директора.
В заключение хочется пожелать бухгалтерам: уж если вам и придется столкнуться со сменой директора, пусть это случится, по крайней мере, не на стыке отчетных периодов, когда подходят сроки уплаты необходимых платежей.
Когда в организации меняется руководство, необходимо сообщить о происходящем в налоговую инспекцию. Как составляется , какие сроки устанавливает законодательство, как направить документ – ответы на подобные вопросы вы найдете в нашей консультации.
Законодательная база
Почему нужно сообщать
Другая причина, по которой нужно информировать о смене главного сотрудника в ИФНС – административная ответственность за несоблюдение данного требования. И чтобы предотвратить все возможные неприятности, нужно своевременно отправить уведомление об изменении директора компании, на основании которого инспекторы внесут необходимые коррективы в ЕГРЮЛ.
В какие сроки сообщать
Действующее отечественное законодательство обязывает фирмы сообщать о смене своего руководства в инспекцию по месту регистрации не позднее трех рабочих дней с момента, когда новый сотрудник приступил к выполнению обязанностей. Причем, подать документацию имеет право, как новый, так и предыдущий глава.
При несоблюдении срока уведомления о смене директора в отношении юридического лица применяют такие санкции:
- предупреждение (если налоговики не посчитают нарушение серьезным);
- штраф 5000 руб. (при значительном отклонении от упомянутого срока).
Аналогичное наказание предусмотрено для случаев подачи недостоверной информации. Несмотря на то, что затруднения могут возникнуть и при неверном заполнении уведомления.
Как заполнять
Рассматриваемый документ содержит просьбу внести изменения о новом директоре в реестр. Форма уведомления имеет номер Р14001. Она установлена приказом ФНС № ММВ-7-6-25 и рассчитана на считывание информации машинным способом. Поэтому важно знать некоторые нюансы:
- бланк заполняют от руки печатными буквами;
- для написания данных используют черные чернила;
- не допустимо наличие ошибок или исправлений;
- между словами нужны пробелы;
- если нужно перенести слово, никакие знаки не ставят;
- когда слово начинается с новой строки, а предшествующее полностью вместилось в предыдущую, оставляйте пустую клетку (компьютер примет ее за пробел).
Теперь о том, как заполнять разделы уведомления об увольнении директора (образец можно найти ниже).
- Титульный лист. Вписывают полное название компании, организационно-правовую форму, ИНН и ОГРН. Адреса указывают в полном соответствии с КЛАДР. В ячейке «Заявление предоставлено» ставят цифру 1 – по причине изменений информации о юрлице.
- Лист К – содержит сведения о человеке, имеющем право действовать от имени предприятия без доверенности. Страницу заполняют на нового и предыдущего руководителя. В разделе «Причина изменения информации» нужно поставить соответственно цифры 2 или 1 – прекращение полномочий/возложение обязанностей.
- Лист Р – отражает сведения о человеке, который предъявил уведомление. Информацию о нем аккуратно вносят в листы Р2 и Р3. Также помечают вариант получения подтверждения из налогового органа.
Уведомление необходимо заверить у нотариуса для подтверждения подлинности и придания юридической значимости.
Имейте в виду: пустые страницы не отправляют. И желательно приложить протокол общего собрания или решение участников, чтобы ускорить процесс прохождения регистрации.
Как подать документы
Правила регламента налоговой службы гласят, что заявление о смене генерального директора можно подать в ИФНС разными путями:
- лично в канцелярию налоговой инспекции (может сделать прежний или новый руководитель (понадобится оформить доверенность), а также нотариус);
- через многофункциональный центр;
- по почте России (желательно объявить ценность и сделать опись вложения);
- в электронном виде через сайт ФНС, воспользовавшись специальным сервисом, либо с помощью единого портала госуслуг;
- через нотариуса, заверившего подпись на уведомлении (порядок подачи документов смотрите в ст. 86.3 Основ законодательства о нотариате).
После подачи документации заявителю выдают расписку, содержащую список переданных материалов и дату ответа. В течение пяти рабочих дней инспекция вносит необходимые правки, а по окончании процедуры выдает лист записи ЕГРЮЛ. Он официально подтверждает факт регистрации нового руководителя.
Как получить
Порядок выдачи уведомления о смене генерального директора
зависит от того, как вы подавали документацию (см. таблицу).
Способ | Итог |
Лично или по почте в налоговый орган | Заявитель получает лист ЕГРЮЛ способом, который указал в заявлении |
Обращение в многофункциональный центр (он же – «Мои документы») | Необходимо прийти в эту организацию директору или представителю фирмы |
Нотариальная контора | Для получения ответа нужно обратиться к специалисту, который принимал участие в прохождении регистрации |
Электронный портал | Результат приходит на электронную почту заявителя. По желанию можно потребовать документ в письменном виде. |
Кому еще сообщать
Генеральный директор является лицом, взаимодействующим с расчетными счетами, поэтому при смене руководства нужно уведомить об этом банковское учреждение. Понадобится сменить карточку, ключ доступа к счетам и т. д. Банкиры потребуют ряд документов, среди которых обязательно наличие листка ЕГРЮЛ. Сообщать об изменениях в пенсионный фонд, ФСС или медстрах не надо.
В регистрационной процедуре важно уметь правильно оформлять все документы. В том числе, и уведомление о смене генерального директора . Учитывая рассмотренные рекомендации и следуя нашим инструкциям, можно благополучно выполнить все формальности.
Внимание! Госпошлину за сведений о новом директоре платить не нужно.
По желанию к заявлению можно приложить копию протокола общего собрания акционеров или совета директоров (участников) либо решение единственного участника об избрании нового руководителя (Пункт 1 ст. 40 Федерального закона от 08.02.1998 N 14-ФЗ; п. п. 3, 4 ст. 69 Федерального закона от 26.12.1995 N 208-ФЗ; ст. 275, п. 2 ст. 278 ТК РФ).
Заявление можно подать (Пункты 1, 3 ст. 9 Закона N 129-ФЗ):
(или) лично. В этом случае инспектор должен сразу выдать расписку в получении документа (лист М формы N Р14001);
(или) по почте ценным письмом с описью вложения. Тогда эту расписку вместе с уведомлением о вручении инспекция должна вам выслать не позднее рабочего дня, следующего за днем получения документов.
На подачу заявления отводится 3 рабочих дня с момента вступления нового руководителя в должность (Пункт 5 ст. 5 Закона N 129-ФЗ). Директор приобретает полномочия с момента его избрания (назначения) общим собранием акционеров (участников) или советом директоров либо единственным участником. То есть 3-дневный срок нужно отсчитывать со дня, следующего за днем:
(или) которым датированы протокол собрания или решение;
(или) который обозначен как день вступления в должность нового руководителя.
Если руководитель в 3-дневный срок со дня вступления в должность не представит в налоговую инспекцию заявление по форме N Р14001, его могут оштрафовать на 5000 руб. (Часть 3 ст. 14.25 КоАП РФ). Хотя на первый раз налоговики могут просто вынести предупреждение. Правда, никакого наказания не будет, если с момента истечения отведенного 3-дневного срока прошло более 2 месяцев (Часть 1 ст. 4.5 КоАП РФ).
ИФНС должна зарегистрировать изменения и внести соответствующую запись в ЕГРЮЛ в течение 5 рабочих дней со дня получения документов (Пункт 1 ст. 8, п. 3 ст. 18 Закона N 129-ФЗ). Дабы убедиться, что изменения внесены, по прошествии этого срока не мешает обратиться в свою инспекцию за выпиской из ЕГРЮЛ, благо она выдается бесплатно (Пункт 2 ст. 6, п. 2 ст. 7 Закона N 129-ФЗ; п. 20, пп. "б" п. 22 Правил). Впоследствии эта бумага может вам очень даже пригодиться.
Примечание
Хотя возникновение или прекращение полномочий руководителя никак не связано с фактом внесения в ЕГРЮЛ сведений о нем (Постановление Президиума ВАС РФ от 14.02.2006 N 12049/05), налоговики иногда отказываются принимать от организации документы (в частности, налоговую отчетность), подписанные новым руководителем, данных о котором нет в Едином реестре.
Практически все вышесказанное справедливо и для случаев, когда директор:
- изменил фамилию (имя, отчество);
- получил новый общегражданский паспорт (например, по достижении 45 лет (Пункт 7 Положения о паспорте гражданина Российской Федерации)).
Меняем банковскую карточку
Обычно именно руководитель фирмы имеет право первой подписи на . Поэтому при смене руководителя придется обращаться в свой обслуживающий банк для замены карточки с образцами подписей
(Пункт 7.14 Инструкции Банка России от 14.09.2006 N 28-И).
Срок, в течение которого организация должна сообщить в банк о смене руководителя (для целей оформления новой карточки), нормативно не установлен. Зачастую банки требуют, помимо протокола (решения) и паспорта нового директора, представить им выписку из ЕГРЮЛ, в которой он фигурирует. И тут уж хочешь - не хочешь, а придется выписку получать. Досадно то, что, пока не будет оформлена новая карточка, вы не сможете проводить через банк никакие платежи.
Внимание! Уведомлять о смене директора внебюджетные фонды (ПФР, ФСС РФ, ТФОМС) и органы статистики вы не должны. Это сделает ваша инспекция (Пункт 19 Правил, утв. Постановлением Правительства РФ от 19.06.2002 N 438).
Имейте в виду еще одно обстоятельство. До тех пор пока вы не представили в банк новую карточку вместе с документами, подтверждающими полномочия нового директора, банк должен исполнять расчетные документы, оформленные в соответствии с действующей карточкой (Пункт 1 ст. 847 ГК РФ; п. п. 4.1, 7.14 Инструкции Банка России от 14.09.2006 N 28-И).
Поэтому, если у вас есть подозрения, что в период оформления новой карточки прежний директор по подписанным им платежкам способен снять или перевести куда-нибудь деньги со счета вашей фирмы, примите меры. Сразу же напишите официальное письмо на имя руководителя банка с убедительной просьбой не проводить операции по платежным документам, подписанным прежним директором. Это письмо должен подписать новый директор, к письму приложите копию протокола (решения) о его назначении.
Правда, банк может и проигнорировать вашу просьбу. Более того, если банк исполнит платежные поручения прежнего директора и фирма лишится своих денег, вы не сможете предъявить банку никаких претензий. Ведь он действовал согласно своим инструкциям.
Уведомляем контрагентов
Нередко в договорах с деловыми партнерами есть пункт, обязывающий стороны сообщать друг другу о любых изменениях в данных компании, в том числе о смене Ф.И.О. директора. В этом случае разошлите по факсу или по электронной почте соответствующее информационное сообщение. Но даже если в договорах с кем-то из партнеров такого пункта нет, все равно нелишним будет известить их о произошедшем изменении. Чтобы они не удивлялись, когда в полученных от вас документах (например, счетах-фактурах) увидят Ф.И.О. и подпись нового директора.
В заключение хочется пожелать бухгалтерам: уж если вам и придется столкнуться со сменой директора, пусть это случится, по крайней мере, не на стыке отчетных периодов, когда подходят сроки уплаты необходимых платежей.
В процессе деятельности организаций, предприятий и иных субъектов хозяйствования может происходить смена руководителя. Информацию о данном событии необходимо в обязательном порядке предоставлять надзорным и контролирующим органам и службам. В частности, для предъявления уведомления о смене генерального директора в банковские учреждения существует определенный порядок.
Процедура смены руководителя
При назначении нового генерального директора предприятия следует подать заявление в Единый госреестр юридических и физических лиц (ЕГР), где будет проведена перерегистрация руководящего лица. Затем следует известить налоговую службу, а также сообщить новые сведения в банк. Учреждение банка, в котором открыты счета организации, не будет проводить никаких операций с денежными средствами, пока личность нового руководителя не будет подтверждена.
Документы в банк
При смене директора банку необходимо предоставить:
- справочный документ, подтверждающий внесение изменений в Единый госреестр юридических лиц;
- выписку из ЕГР, которая должна быть датирована не позднее 30-ти дней на момент предъявления;
- выписка из протокола собрания соучредителей, принявших решение о смене генерального директора, директора, руководителя;
- приказ по предприятию о назначении и вступлении в должность назначенного лица.
Новый руководитель должен лично явиться в банковское учреждение с пакетом вышеперечисленных документов. Работник банка идентифицирует назначенное лицо, вносит соответствующие изменения, а также в обязательном порядке обновляет образец подписи руководителя путем заверения банковской карточки.
Только после всех этих процедур новый директор обладает всеми полномочиями руководителя, и приобретает возможность исполнять обязанности в полном объеме.
Другие фонды
Нет необходимости направлять аналогичные уведомления в иные государственные организации и фонды (ПФ, ФСС, ФОМС и пр.). Вся информация о смене руководителя поступит электронным путем, посредством службы одного окна.
Владельцу предприятия следует осуществить контроль процесса смены генерального директора:
- организовать передачу всех документов от бывшего руководителя вновь назначенному, и оформить документально;
- проследить, чтобы освобожденное от занимаемой должности лицо не могло распоряжаться денежными средствами предприятия;
- отозвать все ранее выданные доверенности, опубликовав данную информацию в средствах массовой информации и оповестив партнеров письмом о смене ген. директора.