* варианты должностных инструкций
* этапы разработки положений о структурных подразделениях, согласование и подписание
* планы работы отдела кадров, движение персонала и его анализ
РАЗРАБОТКА ШТАТНОГО РАСПИСАНИЯ
Применяется для оформления структуры, штатного состава и штатной численности организации в соответствии с ее уставом (положением).Штатное расписание содержит перечень структурных подразделений, должностей, сведения о количестве штатных единиц, должностных окладах, надбавках и месячном фонде заработной платы.
В ТК РФ нет прямого требования о наличии штатного расписания в каждой организации, однако в постановлении Роскомстата России от 15.01.04г. №1 предусмотрено, что унифицированные формы первичной учетной документации по учету труда и его оплаты, в том числе форма Т-3 (штатное расписание), распространяются на организации всех форм собственности.
Принять сотрудника по трудовому договору, будь это для него основное место работы или работа по совместительству, можно только на предусмотренную штатным расписанием должность и в указанное в нем структурное подразделение организации.
Кто должен заниматься составлением штатного расписания ? Отдел по работе с персоналом? Согласно Квалификационному справочнику должностей руководителей, специалистов и других служащих (утвержден Постановлением Минтруда России от 21.08.1998 №37),составление штатного расписания является обязанностью экономиста по труду.
Поскольку такая должность есть далеко не в каждой организации, то руководство компании самостоятельно решает вопрос, на кого возлагается эта работа.
Если руководитель организации возлагает данную обязанность на работника, у которого она в трудовом договоре и (или) должностной инструкции не прописана , то такое лицо назначается посредством приказа по основной деятельности.
Примерная формулировка приказа о возложении на работника обязанностей по созданию проекта штатного расписания может быть такой:
Штатное расписание составляется на конкретную дату, утверждается обычно на 1 января ежегодно и вводится в действие приказом руководителя организации; по мере необходимости в него могут вноситься изменения (также приказом).
Но переутверждение штатного расписания на предстоящий год не обязательно, если в него вносились незначительные изменения (в этом случае оформляется перечень изменений) или они вовсе не вносились.
В данном приказе в отличие от типовой формы приказа по основной деятельности отсутствует констатирующая часть, и приказ может начинаться сразу со слов "ПРИКАЗЫВАЮ", т. к. никаких дополнительных пояснений для введения в действие штатного расписания не требуется. Хотя можно указать причины (при их наличии), по которым происходит утверждение нового штатного расписания.
Пример текста приказа об утверждении штатного расписания:
Необходимо обратить внимание на то, что в трудовом договоре работника наименование должности должно соответствовать указанному в штатном расписании.
Если в соответствии с федеральными законами с выполнением работ по определенным должностям, специальностям или профессиям связано предоставление льгот либо наличие ограничений, то наименование этих должностей, специальностей или профессий и квалификационные требования к ним должны соответствовать наименованиям и требованиям, указанным в квалификационных справочниках, утверждаемых в порядке, устанавливаемом Правительством РФ (статья 57 ТК РФ).
На данный момент существуют следующие справочники, которыми можно пользоваться при установлении профессии (должности) в штатном расписании
:
ЕТКС - Единый тарифно-квалификационный справочник работ и профессий рабочих;
Единый квалификационный справочник должностей руководите лей, специалистов и служащих;
ОКПДТР - Общероссийский классификатор профессий рабочих,
должностей служащих и тарифных разрядов.
Для составления штатного расписания используется форма № Т-3
Альбома унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплате, утвержденного Постановлением Госкомстата России от 05.01.2004г. № 1.
Следует помнить, что унифицированные формы нельзя сокращать
(все реквизиты форм должны оставаться без изменений), но в них можно вносить дополнения. Если какой то раздел унифицированной формы вам не нужен (например, в вашей организации нет такого понятия, как "надбавка"), соответствующая колонка формы может быть сужена и просто не заполняется.
Порядок расположения структурных подразделений и должностей в них определяется руководителем организации.
В каждое структурное подразделение должны включаться штатные должности по всем категориям персонала с указанием специальности, начиная с высшего и заканчивая младшим звеном.
Общее количество штатных единиц по штатному расписанию должно соответствовать расчетной численности по фонду заработной платы
, предусмотренной в смете.
Наименования структурных подразделений и должностей в них пишутся а именительном падеже в соответствии с перечнями должностей служащих и рабочих профессий, утвержденными в квалификационных справочниках.
Особое внимание надо обратить на соответствие этих названия для работников, занятых на тяжелых работах, работах с вредными, опасными и иными особыми условиями труда
, т.е. льготная категория при оформлении пенсии.
В штатном расписании проставляется итоговая численность штатных единиц.
В графе 4 "Количество штатных единиц": по должностям, по которым предусматривается содержание неполной штатной единицы с учетом особенностей работы по совместительству, указывается в соответствующих долях – 0,25; 0,5; 0,75.
Как показывают результаты проверок Рострудинспекции, наибольшее количество недочетов
выявляется при заполнении графы "оклад" штатного расписания.
При заполнении данной графы предприниматели часто допускают ошибки, указывая диапазон значений, например, 5 000 - 7 000 рублей. Понятно, что два человека, занимающие одинаковые должности в одной организации, могут работать по-разному и получать разную зарплату. Для отражения таких особенностей в штатном расписании существует специальная графа "надбавки"
или вводят однотипные по сути штатные единицы ведущий менеджер и менеджер или помощник менеджера, старший экономист и экономист, но должностные оклады которых различны.
следует утверждать не реже одного раза в год
, причем его необязательно доводить до сведения работников.
Основное назначение штатного расписания
состоит в том, чтобы в случае увольнения какого-либо работника по пункту 2 статьи 81 ТК РФ (сокращение численности или штата работников) иметь возможность доказать в суде, что у организации не было возможности трудоустроить этого работника и что его увольнение было законным, то есть не была нарушена норма о преимущественном праве на оставление на работе (статья 179 ТК РФ).
В случае возникновения трудового спора первым делом будут истребовано штатное расписание. Если оно было не заранее и грамотно составлено, а в спешке и специально для суда, то выиграть такой спор ответчику - работодателю будет очень сложно.
Штатное расписание должно быть прошито, пронумеровано, скреплено печатью организации и подписью руководителя
. Его подписывают главный бухгалтер и руководители структурных подразделений. Если штат большой и штатное расписание занимает несколько листов, то главный бухгалтер по своему усмотрению может подписать каждый лист или поставить свою подпись один раз (в конце документа). После этого штатное расписание утверждается приказом руководителя или уполномоченного им лица и вступает в силу.
Вариант заполнения формы Т-3
(для увеличения изображения кликнуть по картинке)
ВАРИАНТ ПРИКАЗА
ООО «Парус»
Об утверждении штатного расписания.
ПРИКАЗЫВАЮ:
1. Утвердить и ввести в действие с 01 января 2010 года штатное расписание в количестве 150 (ста пятидесяти) единиц с месячным фондом заработной платы 2 915469,14 (два миллиона девятьсот пятнадцать тысяч четыреста шестьдесят девять) рублей 14 копеек.
2. Штатное расписание от 29.10.08г. № 4 полагать утратившими силу
с 01 января 2010 года.
3. Начальнику отдела кадров Бубновой М.Ю., руководителям структурных подразделений в соответствии со статьей 57 Трудового кодекса Российской Федерации руководствоваться утвержденным штатным расписанием при оформлении приема на работу и перевода на другую работу сотрудников ООО «Парус».
С приказом ознакомлен:
Внесение изменений в штатное расписание
Внести изменения в штатное расписание можно двумя путями.Во-первых , можно изменить само штатное расписание. Новое штатное расписание за следующим регистрационным номером утверждается приказом по основной деятельности.
Во-вторых , как правило, когда изменения, вносимые в штатное расписание, не существенны, их можно оформить посредством приказа по основной деятельности.
В случае если изменения вносятся в штатное расписание посредством приказа, то заголовок приказа может быть следующим :
"О внесении изменений в штатное расписание";
"Об изменении штатного расписания";
"О частичном изменении штатного расписания".
В качестве основания в приказе могут быть указаны следующие причины:
- совершенствование организационной структуры компании;
- проведение мероприятий, направленных на улучшение деятельности отдельных структурных подразделений;
- реорганизация компании;
- расширение или сокращение производственной основы компании;
- изменение законодательства;
- оптимизация управленческой работы;
- планово-экономические расчеты отдела по работе с персоналом,
устранение дублирования функций и т. д. Вариант заполнения формы Т-3
ВАРИАНТ ПРИКАЗА
Общество с ограниченной ответственностью «Парус»
ООО «Парус»
О внесении изменений в штатное расписание.
В связи с проведением мероприятий, направленных на оптимизацию управленческой работы,-
ПРИКАЗЫВАЮ:
Внести в штатное расписание № 462-л от 29 октября 2008 года следующие изменения с 01 января 2009 года:
1. Исключить:
1.1 Организационный отдел:
- должность делопроизводитель в количестве 1 штатной единицы с окладом 6 527,57 рублей;
1.2 Административно-управленческое подразделение
- должность экономист в количестве 1 штатной единицы с окладом 10 979,10 рублей;
2. Ввести:
2.1 Административно-управленческое подразделение
- должность старший экономист в количестве 1 штатной единицы с окладом 13 226,73 рублей;
- должность юрисконсульт в количестве 1 штатной единицы с окладом 8 654 рублей;
- должность начальник штаба ГО и ЧС в количестве 1 штатной единицы с окладом 7 981 рублей;
- должность инженер по охране труда в количестве 1 штатной единицы с окладом 10 729,58 рублей;
- должность делопроизводитель в количестве 1 штатной единицы с окладом 6 527,57 рублей.
Основание: план совершенствования организационной структуры ООО «Парус».
Директор подпись Н.К.Трубников
С приказом ознакомлен:
Внесение изменений в документы сотрудников при изменении штатного расписания
Когда происходит изменение штатного расписания, необходимо правильно оценивать происходящие в связи с этим изменения.Когда в действующее штатное расписание вносятся новые должности, исключаются старые, происходит изменение наименования должности, создаются новые отделы, то часто эти процессы затрагивают уже работающий персонал, и тогда необходимо вносить изменения и корректировки в кадровые документы сотрудников в зависимости от того, какие изменения вводятся.
Это могут быть:
1) переименование должности;
2) перевод;
3) переименование отдела;
4) возложение дополнительных обязанностей;
5) изменение окладов.
Во всех этих случаях сотруднику кадровой службы необходимо производить разные процедуры оформления кадровых документов.
Рассмотрим все эти варианты отдельно.
1. Переименование должности имеет место, когда у сотрудника, работающего в данный момент времени и выполняющего определенные обязанности, не меняется ничего, что повлекло бы за собой изменение его трудовой функции или обычного распорядка рабочего дня. Однако необходимо помнить, что согласно ст. 57 ТК РФ наименование должности, специальности, профессии является существенным условием трудового договора. Статья 73 ТК РФ предусматривает, что по причинам, связанным с изменением организационных или технологических условий труда, по инициативе работодателя допускается изменение определенных сторонами существенных условий трудового договора. Обязательное условие - в результате таких изменений трудовая функция работника должна остаться неизменной. Кроме того, ч. 2 ст. 73 ТК РФ устанавливает и специальный порядок таких изменений - работник должен быть предупрежден в письменной форме не позднее чем за 2 месяца до их введения.
Таким образом, в случае переименования должности, помимо внесения изменений в штатное расписание (путем издания приказа по основной деятельности), необходимо получить письменное согласие работника . Если работник не согласен - следует действовать в порядке, предусмотренном ст. 73 ТК РФ. После этого вносятся соответствующие корректировки в личную карточку Т-2 и трудовую книжку.
Пример внесения записи:
В том случае, если наименование структурного подразделения указано в трудовом договоре работника, то его переименование (изменение наименования, например вместо "отдел маркетинга" - "отдел маркетинговых исследований") при отсутствии изменения в трудовой функции работника или иных существенных условий труда осуществляется так же, как и изменение в наименовании должности работника (т. е. при выполнении требований статьи 73 ТК РФ).
Обратите внимание! Существенным условием трудового договора является именно трудовая функция работника
, а не наименование должности, поэтому изменение наименования должности без изменения трудовых обязанностей не требует согласия работника
2. Изменение окладов
Так как условие оплаты труда - существенное условие трудового договора, то об изменении этого условия работодателем работник должен быть письменно предупрежден за 2 месяца
до введения указанного изменения
Когда в штатном расписании изменяются оклады, необходимо внести изменения в следующие документы сотрудника:
1. Трудовой договор.
Так как согласно ст. 57 ТК РФ существенными условиями трудового договора являются условия оплаты труда (в т. ч. размер тарифной ставки или должностного оклада работника, доплаты, надбавки и поощрительные выплаты), то при изменении ставки оклада необходимо оформить изменения к трудовому договору.
Пример внесения изменений (дополнений) в трудовой договор.
Еще раз обращаю внимание, что дается примерное содержание текста, а оформление обязательно должно быть соответствующим всем нормативным требованиям с реквизитами сторон.
ВАРИАНТ
ДОПОЛНИТЕЛЬНОЕ СОГЛАШЕНИЕ
к трудовому договору от 10.03.2001 № 123.
Открытое акционерное общество «Север» в лице генерального директора Колобова Константина Сергеевича, действующего на основании устава, именуемого в дальнейшем "работодатель", с одной стороны, и секретарь приемной Смирнова Марина Юрьевна, именуемая в дальнейшем "работник", с другой стороны, договорились о нижеследующем:
1. Заменить в пункте 1.2 договора слово приемную на слова отдел электроники.
2. В пункте 3.2 договора словосочетание оклад в размере 7000 рублей заменить на оклад в размере 12 000 рублей.
3. Внести в договор пункта 5.6 следующего содержания: Работник имеет право на дополнительный оплачиваемый отпуск 6 календарных дней.
4. Данные изменения оформлены в двух экземплярах и являются обязательным приложением к трудовому договору, заключенному между сторонами.
2.Личную карточку Т-2 (раздел.3)
ВАРИАНТ
СОГЛАШЕНИЕ
к трудовому договору №16 от 10.10.2005г., заключенному
между ООО «Парус» и Петровым Олегом Аркадьевичем
о внесении изменений в трудовой договор
в связи с переводом работника на другую работу
г. Самара
Общество с ограниченной ответственностью «Парус» , именуемое «работодатель», в лице генерального директора Антонова Павла Алексеевича , действующего на основании Устава, с одной стороны,
и Петров Олег Аркадьевич , именуемый «работник» (паспорт 18 04 333615, выдан 10.02.2003г. Центральным РОВД г.Самара), с другой стороны,
в связи с поступившим от работника заявлением о переводе на должность юрисконсульта,
заключили настоящее соглашение о внесении изменений в трудовой договор.
1. Исключить из трудового договора №16 от 10.10.2005г., заключенного между ООО «Парус» и Петровым Олегом Аркадьевичем (именуемого далее – Трудовой договор) следующие пункты: п. 1.7, п.1.9.
2. Изложить в новой следующей редакции пункты 1.1, 4.1 и 5.1
Трудового договора:
«1.1. Работник принимается на должность юрисконсульта в юридический отдел работодателя.
По настоящему трудовому договору работодатель обязуется предоставить работнику работу по обусловленной трудовой функции, обеспечить условия труда, предусмотренные трудовым законодательством и иными нормативными правовыми актами, содержащими нормы трудового права, коллективным договором (в случае его заключения), соглашениями, локальными нормативными актами и данным соглашением, своевременно и в полном размере выплачивать работнику заработную плату, а работник обязуется лично выполнять обязанности, определенные настоящим договором и должностной инструкцией работника, соблюдать правила внутреннего трудового распорядка, действующие у работодателя.
С должностной инструкцией юрисконсульта работник ознакомлен.
Дата начала работы, то есть дата, с которой работник обязан приступить к работе в должности юрисконсульта - 20 мая 2009 года
.»
«4.1 Работнику устанавливается 40 - часовая рабочая неделя, нормированный рабочий день.
Время начала, окончания работы, перерывов в работе определяется следующее:
Понедельник - пятница
Начало работы 9.00
Перерыв на обед 13.00-14.00
Окончание работы 18.00
Предпраздничные дни
Начало работы 9.00
Перерыв на обед 13.00-14.00
Окончание работы 17.00
Работнику предоставляются выходные дни: суббота, воскресенье».
«5.1.Работодатель обязуется ежемесячно выплачивать работнику оклад в размере 15 000 (пятнадцать тысяч) рублей».
3. Условия трудового договора, не затронутые настоящим соглашением, остаются неизменными.
4. Настоящее соглашение, а соответственно и все оговоренные им изменения к трудовому договору, вступают в силу с 20 мая 2009 года.
5. Настоящее соглашение является неотъемлемой частью трудового договора.
6. Настоящее соглашение составлено и подписано в двух экземплярах: по одному для каждой из сторон, при этом оба экземпляра имеют равную юридическую силу.
Реквизиты и подписи сторон
Работодатель: Работник:
ПРОЦЕДУРА ИЗМЕНЕНИЯ ШТАТНОГО РАСПИСАНИЯ
Когда составляется и утверждается штатное расписание на следующий год
Штатное расписание представляет собой документ, в котором указывается численный состав работников организации с перечислением:
- количества сотрудников;
- их должностей;
- оклада и особенностей начисления заработной платы.
Законодательство по общему правилу не содержит обязанности для организаций утверждать штатное расписание ежегодно. Согласно постановлению № 1 изменения в штатное расписание вносятся на основании приказа (распоряжения) руководителя организации или лица, которое уполномочено на это надлежащим образом. Сроков издания таких приказов (распоряжений) не установлено. Постановление № 1 также не указывает на необходимость издавать приказы об изменении штатного расписания перед наступлением следующего календарного года.
Исключения имеются для отдельных видов организаций:
- Так, в соответствии с п. 2 Порядка утверждения штатных расписаний работников, утв. приказом МЧС РФ от 24.09.2008 № 563, штатные расписания подлежат ежегодному переутверждению.
- Также необходимость ежегодного издания штатных расписаний установлена для квартирно-эксплуатационных служб полков согласно Уставу внутренней службы Вооруженных Сил РФ, утв. Указом Президента РФ «Об утверждении…» от 10.11.2007 № 1495.
Утверждение штатного расписания на год: как правильно оформить
Согласно постановлению № 1 штатное расписание утверждается приказом (распоряжением).
Вопросы о необходимости проставления печати, а также о том, кто должен подписать расписание, раскрыты в нашей статье Ставится ли печать и кто подписывает штатное расписание?
Важным представляется не просто утверждение расписания на год, а постоянное внесение в него изменений в случае изменения фактической ситуации с персоналом.
Так, если был издан приказ о прекращении трудовых отношений с работником в связи с сокращением штата или численности, то необходимо, чтобы ему соответствовал приказ об изменении штатного расписания, поскольку отсутствие таких изменений свидетельствует о том, что реальное сокращение не имело места, должность продолжает существовать и работник может быть восстановлен на работе (кассационное определение ВС Удмуртской Республики от 27.09.2010 по делу № 33-3088).
Отсутствие штатного расписания может быть проблемой не только при регулировании трудовых отношений, но и при взаимодействии с госорганами. Так, для налоговых органов отсутствие расписания — один из признаков того, что организация не осуществляет хоздеятельность (постановление Арбитражного суда СЗО от 04.10.2016 № Ф07-8043/2016 по делу № А42-8673/2015).
Утвержденные расписания организаций, созданных с участием РФ, являются предметом проверки ревизорами (методические рекомендации по организации проверочной деятельности ревизионных комиссий АО с участием РФ, утв. приказом Росимущества от 26.08.2013 № 254).
Итак, при ответе на вопрос, когда утверждается штатное расписание, можно отметить, что по общему правилу штатное расписание не подлежит обязательному ежегодному переутверждению. Исключение сделано для отдельных организаций (МЧС, вооруженных сил). Правильное утверждение штатного расписания осуществляется посредством издания приказов (распоряжений) руководителя организации. Фактическое изменение ситуации с персоналом должно быть надлежащим образом оформлено и путем внесения изменений в штатное расписание, что осуществляется с соблюдением той же процедуры, которая предусмотрена для утверждения расписания — посредством издания приказа (распоряжения).
Работа каждого предприятия базируется на основании законодательных актов различного уровня подчинения. Большую роль в жизни любой организации играют локальные документы, приняты и изданы для самого предприятия.
Дорогие читатели! Статья рассказывает о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай индивидуален. Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему - обращайтесь к консультанту:
ЗАЯВКИ И ЗВОНКИ ПРИНИМАЮТСЯ КРУГЛОСУТОЧНО и БЕЗ ВЫХОДНЫХ ДНЕЙ .
Это быстро и БЕСПЛАТНО !
К документам локального характера относится и штатное расписание. Ниже раскрыты особенности и особенности оформления этого важного документа.
Что это за документ?
Штатное расписание – нормативный акт локального характера. Базируется на основании Устава предприятия.
Для унификации Постановлением Службы Государственной статистики была утверждена форма Т-3.
На предприятиях используется для оформления штатной численности сотрудников, их состава и структуры.
Включает в себя:
- Наименование отделов, присвоение им кода.
- Название должностей, специальностей, профессий, разряда, класса квалификации.
- Количество сотрудников, оклад, надбавки.
Штатное расписание призвано:
- Сформировать организационную структуру предприятия.
- Сформировать численность подразделений и штатных единиц.
- Сформировать систему оплаты труда сотрудников.
- Установить надбавки и их размер.
- Облегчить подбор персонала на вакансии.
Что говорит закон?
Нормативная база
- Трудовой кодекс. Ст. 15 и 57 содержат упоминания о штатном расписании. Это связано с тем, что обязанности, права и оплата труда работника исходят из штатного расписания.
- Инструкция по . Указано, что все записи заносятся в трудовую книжку на основании штатного расписания.
Нормативного акта, в котором указана обязанность по ведению штатного расписания, нет. Несмотря на подобную «дыру в законе», все контрольные службы запрашивают данный документ.
С его помощью проверяется и собирается информация о сотрудниках, вознаграждении о проделанной работе и т. д. Поэтому его отсутствие – это нарушение закона о труде и влечет за собой наложение штрафа.
Вывод: штатное расписание должно быть на каждом предприятии.
Ответственные лица. Кто подписывает?
Права подписи в штатном расписании имеет руководитель предприятия, начальники отдела кадров и бухгалтерии. Это значит, что ответственность за составление, оформление, внесение изменений несут сотрудники данных служб.
Подпись ставится в конце документа. В случае если штатное расписание состоит из не одной страницы, подписи ставятся на последней странице в специальных строках для подписи.
При первичной разработке штатного расписания графа для подписей может вноситься на каждую страницу документа.
Когда и как вносить изменения?
Нужно каждый год вносить изменения или нет решает каждый руководитель отдельно. Это плановый документ и желательно обновлять его ежегодно.
Ежегодное обновление позволит координировать количественный и качественный состав работников.
При необходимости введения или снятия должностей, упразднения или добавления отделов утверждать новый документ можно реже или чаще.
Внесение изменений возможно несколькими способами:
- Изменение в целом. Ему присваивается новый регистрационный номер и ратифицируется приказом (распоряжением).
- Выборочное изменение. Следует зарегистрировать в приказе или распоряжении. Данный способ возможен, если корректировки не существенны.
Внесенные изменения в штатное расписание влияют на уже работающий персонал, соответственно корректировки следует вносить в трудовые документы тех сотрудников, которых они касаются.
Это может быть изменение должности, отдела, дополнительные обязанности, изменение , .
При изменении должности, сотрудник должен быть в письменной форме проинформирован за два месяца.
Таким образом, внесение изменений состоит из этапов:
- Согласие сотрудника на внесение корректировок в расписание которые его касаются.
- Написание и принятие приказа (распоряжения) о внесении корректировок.
- Написание и принятие приложения к с работником, которого касаются изменения.
- Запись полученных изменений в трудовую книжку.
Как составить штатное расписание правильно?
Порядок, этапы и правила заполнения
При написании штатного расписания следует ссылаться организационную структуру предприятия.
Это связано с тем, что при составлении расписания необходимо указать подразделения, которые входят в состав предприятия. Далее заполняется стандартизированная форма.
Этапы внесения данных в стандартизированную форму:
- Указать название предприятия согласно учредительным документам. При наличии сокращенного названия его также необходимо указать – в скобках или строкой ниже.
- Указать код ОКПО.
- Указать порядковый номер, согласно Журналу регистрации документооборота. При многократном внесении корректировок следует ввести отдельную нумерацию (например, с буквенным значением).
- В специальную графу вносится дата составления документа. Может не всегда совпадать со временем вступления его в силу. В связи с этим в унифицированной форме есть графа, в которой указывается дата, с которой оно вступает в силу.
- В графу «Штат в количестве … единиц» вносится число должностных единиц.
- Заполняются графы.
Разделы, графы и их особенности
Раздел 1 «Наименование структурного подразделения»
Вносятся отделы, представительства, филиалы.
Данные вносятся сверху вниз.
В первой строке указывается руководство предприятия. Далее следуют финансовый отдел, бухгалтерия, кадры, отдел по экономическим вопросам.
После заполнения граф отделами первого уровня подчинения необходимо внести данные о производстве.
Указываются все цеха и участки. После этого уровня заносятся данные об обслуживающих подразделениях (склад, например).
Раздел 2 «Код структурного подразделения»
С помощью данного раздела четко прослеживается иерархическая структура предприятия.
С целью облегчения заполнения данной графы следует воспользоваться отраслевыми классификаторами.
Любому структурному подразделению назначается определенный код в целях облегчения ведения документооборота.
Присвоение начинается с крупных к мелким. Например, департамент – 01, отделы в департаменте – 01.01, 01.02 и т. д., в отделе группа 01.01.01 и т. д.
Графа 3 «Должность (специальность, профессия), разряд, класс (категория) квалификации работника»
Заполняется раздел на основе Классификатора профессий рабочих, должностей служащих и тарифных разрядов.
Для организаций, которые финансируются из федерального бюджета, использование классификатора является неотъемлемой частью процесса документооборота.
Вносятся данные в данную графу в соответствии с особенностями деятельности каждого предприятия.
Раздел 4 «Количество штатных единиц»
Содержит данные о количестве рабочих единиц. Штатные единицы бюджетной организации утверждаются вышестоящими организациями.
На предприятии не бюджетных форм собственности штатные единицы определяются его потребностями и экономической целесообразностью. Если на предприятии есть штатные единицы работающие на 0,5 или 0,25 ставки, то при заполнении данного раздела указываются доли.
Свободные рабочие места вписываются в количестве вакантных единиц штата.
Пример штатного расписания со ставкой 0,5:
Раздел 5 «Тарифная ставка (оклад) и пр.»
В данном разделе содержатся данные о заработной плате по должностям.
С помощью тарифной ставки осуществляется вознаграждение работников за выполненные обязанности согласно трудовому договору. Данный способ оплаты активно используется на государственных предприятиях и организациях. При тарификации окладов необходимо ссылаться на Единую тарифную сетку.
Оклад – фиксированное вознаграждение за выполнение обязанностей, которые непосредственно указаны в трудовом договоре.
Формирование оклада осуществляется за определенный промежуток времени (месяц, квартал, полугодие).
Установление оклада работников бюджетных организаций основывается на Единой тарифной сетке. Предприятия частных форм собственности исходят из финансовых возможностей, но не ниже минимального размера оплаты труда, куда не входят премии, надбавки, выплаты за особые условия труда и т. п.
Данные указываются в рублях.
Раздел 6-8 «Надбавки и доплаты»
Содержит данные о стимулирующих выплатах, компенсациях (премии, ), установленные законодательством РФ («северные», за ученную степень) и введенных по усмотрению организации (связанные с условиями труда).
Для предприятий и организаций, которые финансируются из государственного бюджета, размер надбавок устанавливается Правительством РФ, для частных – руководством предприятия.
Надбавки устанавливаются в виде процента от оклада. Доплаты – фиксированная выплата.
Раздел 9 «Итого»
Суммируются графы 5 — 8. Указываются все расходы в течение месяца.
Раздел 10 «Примечание»
В графу вносятся изменения, уточнения по штатному расписанию.
Когда составляется и утверждается?
Составляется штатное расписание при открытии нового предприятия, филиала, дочерней компании и т. д. и при внесении существенных изменений.
В связи с тем, что заработная плата выплачивается ежемесячно, наиболее корректно дату вступления в действие назначить на первое число месяца.
Утверждается штатное расписание на основании приказа или распоряжения за подписью руководителя предприятия или уполномоченного лица.
Также в штатном расписании в графу «Утверждено» следует внести соответствующие реквизиты. Далее данные заносятся в Журнал регистрации, после чего номер вносится в приказ. Далее после процедуры утверждения штатное расписание отправляется на хранение.
Образец заполнения 2019:
Важные нюансы
Округление штатных единиц
При введении штатной численности в штатном расписании могут присутствовать целые единицы и дробные.
Существует два варианта округления штатных единиц:
- Округление осуществляется по каждому подразделению.
- Округляются штатные единицы по нескольким подразделениям.
При этом:
- Ставки менее 0,13=0, т. е. откидываются.
- Ставки 0,13–0,37 приравниваются к 0,25 штатной должности.
- Ставки 0,38-0,62 округляются до 0,5 ставки.
- Штатные ставки 0,63-0,87 приравниваются к 0,75 ставки.
- Свыше 0,87 — полная ставка.
Составление штатного расписания для индивидуальных предпринимателей
Согласно законодательству индивидуальный предприниматель может нанять работников. С момента принятия работников он становится работодателем и должен вести штатное расписание. Исключение составляют случаи, когда подробно обязанности, форма деятельности работника расписаны в трудовом договоре.
Штатное расписание помогает избавиться от трудностей непредсказуемых ситуаций при работе со штатом.
При составлении штатного расписания для индивидуальных предпринимателей стоит придерживаться тех же принципов и правил, что и для крупных компаний.
Но как минимум стоит заполнить Графы 1-5.
Разработка штатного расписания в бюджетном учреждении
Штатное расписание — неотъмлемая часть работы любой бюджетной организации. Составляется также согласно стандартизированной форме Т-3 согласно всем вышеперечисленным принципам и особенностям.
Однако для бюджетных учреждения в обязательном порядке является использование:
- Общероссийский классификатор профессий рабочих, должностей служащих и тарифных разрядов.
- Квалификационный справочник должностей руководителей, специалистов и других служащих.
- Единый тарифно-квалификационный справочник работ и профессий рабочих (ЕТКС).
При составлении и введении штатного расписания на государственных предприятиях необходимо ссылаться на отраслевые нормативно-правовые акты.
Ознакомление сотрудников
В нормативно-правовых актах, касающихся трудовых вопросов, указано: работодатель обязан ознакомить работников с внутренним трудовым распорядком, а также прочими нормативными актами локального характера, которые непосредственно влияют на его трудовую деятельность.
Ознакомление осуществляется под роспись. Соответственно, если штатное расписание — нормативный акт локального характера, то ознакомление с ним должно осуществляться так же.
Из вышесказанного следует сделать вывод о необходимости ведения штатного расписания на любом предприятии. Для упрощения работы со штатом принята стандартизированная форма Т-3. Ее использование упростит работу и взаимодействие с контролирующими органами.
Штатное расписание - важный кадровый документ. В этой статье рассмотрены вопросы, связанные с составлением, утверждением и использованием штатного расписания.
Обязаны или не обязаны работодатели иметь штатное расписание?
Штатное расписание упоминается только в ст. 57 ТК РФ. Согласно этой статье в трудовом договоре указываются должность, специальность, профессия (с квалификацией) в соответствии со штатным расписанием организации или конкретная трудовая функция работника.
Отсюда следует, что если трудовым договором определена должность, специальность или профессия (как это обычно бывает), то работодатель, заключивший такой трудовой договор с работником, обязан иметь штатное расписание. И наоборот, если во всех трудовых договорах, заключенных данным работодателем с работниками, описывается трудовая функция (т.е. описывается конкретная работа, которую обязан выполнять работник), то необходимость в штатном расписании отпадает.
Кроме того, ст. 57 ТК РФ ни в каких случаях не обязывает работодателей - физических лиц иметь штатное расписание, даже если они являются, например, индивидуальными предпринимателями. Ведь в ней прямо и недвусмысленно говорится о “штатном расписании организации”.
Если спросят…
Отметим, что чиновники федеральной инспекции труда могут расценить отсутствие штатного расписания (даже в тех случаях, когда оно по смыслу ст. 57 ТК РФ и не требуется) как нарушение трудового законодательства и оштрафовать работодателя по ст. 5.27 Кодекса РФ об административных правонарушениях.
Иногда в трудовые договоры с работниками вносятся указания на определенные должности, специальности или профессии, а штатное расписание, которое закрепляло бы наличие этих должностей, специальностей и профессий в соответствующей организации, отсутствует.
Можно ли говорить, что одно из существенных условий трудового договора - условие о трудовой функции - не согласовано сторонами? На наш взгляд, нельзя.
Штатное расписание утверждается локальным нормативным актом организации. Следовательно, его наличие или отсутствие и содержание зависят от волеизъявления только работодателя. Обязанность составить и утвердить штатное расписание лежит только на работодателе.
Однако наличие или отсутствие штатного расписания, а также его несоответствие трудовому договору, который заключается по взаимному соглашению работодателя и работника, не может препятствовать осуществлению работником своих трудовых прав. Невыполнение работодателем своей обязанности по составлению и утверждению штатного расписания не влияет на условия заключенного работодателем и работником трудового договора.
Таким образом, трудовой договор, в котором указана определенная должность, специальность или профессия, не может считаться незаключенным только на том основании, что у работодателя отсутствует штатное расписание. Работник будет выполнять трудовую функцию, предусмотренную таким трудовым договором (т.е. работать по установленной в договоре должности, специальности или профессии).
Иногда работников принимают на работу на должности, не предусмотренные имеющимся в организации штатным расписанием. Противоречие между штатным расписанием и трудовым договором должно решаться в пользу последнего (ст. 8 ТК РФ), по крайней мере, в отношении данного работника. Работник считается принятым по установленной в трудовом договоре должности, специальности или профессии.
Отсутствие штатного расписания может повлечь некоторые проблемы. Работодатель, который не имеет штатного расписания, лишается возможности провести сокращение численности или штата работников. Точнее, провести сокращение численности или штата работников работодатель может, а вот документально подтвердить правомерность своих действий он в случае спора не сможет.
Штатное расписание является локальным нормативным актом работодателя (ст. 8 ТК РФ). Трудовым законодательством не предусмотрено, что штатное расписание утверждается с учетом мнения представительного органа работников.
Работодатель самостоятельно утверждает штатное расписание (например, приказом или распоряжением руководителя организации), самостоятельно решает вопросы его изменения и дополнения.
Изменения в штатное расписание могут вноситься работодателем сколь угодно часто. В случае спора об увольнении работников по сокращению штата целесообразность изменения штатного расписания судами не рассматривается.
Форма штатного расписания - унифицированная форма № Т-3 “Штатное расписание” - утверждена Постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 № 1 “Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты”. Обычно работодатели применяют эту форму.
Некоторые эксперты в области трудового законодательства считают, что применение именно данной формы строго обязательно для работодателей, а “всякое своеволие” в данном вопросе может грозить организации неисчислимыми бедами.
Тезис об обязательности унифицированной формы № Т-3 “Штатное расписание” родился на основании ст. 9 Федерального закона от 21.11.1996 № 129-ФЗ “О бухгалтерском учете”.
Согласно этой статье первичные учетные документы принимаются к учету, если они составлены по форме, содержащейся в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации. И только документы, форма которых не предусмотрена в этих альбомах, могут составляться в произвольной форме, но обязательно должны содержать все реквизиты, указанные в ст. 9 Закона “О бухгалтерском учете”.
Постановлением Правительства РФ от 08.07.1997 № 835 “О первичных учетных документах” разработка и утверждение альбомов унифицированных форм первичной учетной документации были возложены на Госкомстат России (в настоящее время - Федеральная служба государственной статистики).
Отсюда делается вывод, что если Госкомстат России утвердил какую-либо унифицированную форму, то она подлежит обязательному применению.
Однако здесь упускается из виду самое главное - Госкомстат России был уполномочен Правительством РФ утверждать унифицированные формы первичных документов. А что такое первичный документ?
Первичным документом может признаваться только документ, который оформляет какую-либо хозяйственную операцию организации, подлежащую отражению в бухгалтерском учете.
Но ведь штатным расписанием не оформляются никакие хозяйственные операции организации. На основании штатного расписания не осуществляются какие-либо бухгалтерские проводки (даже зарплата работникам-повременщикам начисляется не на основании штатного расписания, а на основании табеля учета рабочего времени).
Следовательно, работодатели имеют право не применять унифицированную форму штатного расписания, а разработать свою.
Унифицированная форма № Т-3 “Штатное расписание” может рассматриваться только как рекомендательная.
Неприменение унифицированной формы штатного расписания не является нарушением трудового законодательства или законодательства о бухгалтерском учете.
Для тех работодателей, которые применяют унифицированную форму штатного расписания, мы приводим пример ее заполнения (см. ниже).
При заполнении унифицированной формы штатного расписания могут возникать вопросы относительно порядка заполнения графы 4, в которой указывается количество штатных единиц. В том случае, если организацией предусматривается содержание неполной штатной единицы, при заполнении графы 4 количество неполных штатных единиц указывается в соответствующих долях, например 0,25 (см. Указания по применению и заполнению форм первичной учетной документации, утвержденные Постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 № 1).
Очень часто работодатели сталкиваются с трудностями при заполнении граф 5-9, в которых отражается заработная плата работника. Попробуем в них разобраться.
Если работодатель не имеет возможности заполнить данные графы в рублях, например, в связи с тем, что надбавки установлены работнику в процентах или коэффициентах, то в соответствующих графах допускается указывать проценты или коэффициенты.
Если размер процентов и коэффициентов изменяется, то, на наш взгляд, не будет ошибкой поставить в соответствующих графах прочерки, а в графе 10 сделать ссылку на документ, который регулирует изменение этих процентов и коэффициентов.
Например, процентная надбавка работникам Крайнего Севера меняется в зависимости от продолжительности “северного” стажа. Поэтому при заполнении унифицированной формы штатного расписания в графах 6 - 8 можно поставить прочерки (при отсутствии других надбавок), а в графе 10 сделать ссылку на соответствующий нормативный правовой акт, которым регулируется установление работникам Крайнего Севера процентных надбавок к заработной плате.
Иные стимулирующие выплаты, кроме надбавок, в унифицированной форме штатного расписания не показываются. То есть, нет необходимости отражать в унифицированной форме штатного расписания премии и иные стимулирующие выплаты, не являющиеся надбавками.
Чем именно надбавки заслужили право присутствовать в унифицированной форме штатного расписания, неясно. Тем более что официального определения надбавки в трудовом законодательстве России нет.
Подсчет итога по графам 5-9 возможен только тогда, когда тарифные ставки и надбавки установлены в одинаковых единицах за одинаковый период времени.
Если в соответствующих графах кроме рублей используются проценты и коэффициенты, а в организации используется не только повременная, но и сдельная система оплаты труда, то вывести итог по графам 5 - 9 унифицированной формы штатного расписания не представляется возможным.
Наименования должностей, профессий и специальностей, которые фигурируют в штатном расписании организации, устанавливаются работодателем самостоятельно.
Если же с выполнением работ по определенным должностям, специальностям или профессиям связано предоставление каких-либо льгот или наличие ограничений, то эти должности, специальности и профессии и квалификационные требования к ним должны соответствовать наименованиям и требованиям, указанным в квалификационных справочниках (ст. 57 ТК РФ). Квалификационные справочники утверждаются в порядке, устанавливаемом Правительством РФ.
Если в указанных справочниках такие профессии и должности отсутствуют, то в штатном расписании организации (и в трудовых договорах) наименования профессий и должностей, на наш взгляд, должны указываться в соответствии с нормативным правовым актом, предоставляющим льготы или налагающим ограничения. Трудовое законодательство России содержит довольно большое количество нормативных правовых актов, которые предоставляют льготы и ограничения для различных категорий работников. Поэтому при составлении штатного расписания работодателю лучше придерживаться соответствующих квалификационных справочников.
27.03.2018, 15:42
Сразу непонятно, обязательно ли штатное расписание для ООО или можно обойтись без него? Все знают, что «штатка» – это документ, в котором содержится информация о персонале компании. В том числе, о численности работников, названиях их должностей, наименованиях структурных подразделений. Помимо этого в штатном расписании указываются оклады сотрудников и полагающиеся им надбавки. Обязательно ли штатное расписание? На этот и другие вопросы ответим в статье.
Составлять целесообразно
Сразу скажем, что трудовое законодательство не содержит прямого требования для работодателей оформлять штатное расписание. Однако, несмотря на это, «штатку» лучше составить. Ведь штатное расписание содержит полную информацию о людских ресурсах организации и о месячном фонде оплаты труда (ст. 57 ТК РФ, раздел 1 указаний, утв. постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 № 1). Обязательно ли штатное расписание в организации? Отвечаем: необязательно, но очень желательно.
Имея в своем распоряжении «штатку», можно наглядно увидеть структуру организации и рассчитать необходимое количество денег на содержание персонала. Эта информация может понадобиться менеджерам компании для принятия управленческих решений. Вот зачем организациям нужно штатное расписание. Обязательно ли для ИП иметь «штатку»? В отношении индивидуальных предпринимателей действует тот же порядок. Штатное расписание составляется бизнесменами на добровольной основе.
Для одинаковых должностей в «штатке» должна быть предусмотрена одинаковая оплата труда. Дело в том, что за равный труд по закону полагается равная оплата (ст. 22, ч. 2 ст. 132 ТК РФ). При необходимости диверсифицировать оклады работников, занимающих одинаковые должности, самым безопасным будет ввести в форму Т-3 понятия «старший», ведущий», «помощник» и т.п. Например «Старший кассир». Помимо этого в трудовых договорах с работниками нужно прописать различный функционал сотрудников на одноименных должностях:
- разные права и обязанности;
- различный уровень ответственности.
Другим способом обезопаситься от претензий проверяющих является введение специальной надбавки для сотрудников, которых предполагается поощрить.
Однако, отвечая на вопрос, обязательно ли штатное расписание для малых предприятий, нужно помнить, что добровольный порядок использования этого документа распространяется только на коммерческие организации. Что касается организаций бюджетного сектора экономики, то для них действует прямо противоположные правила.
Так, например, действующее законодательство прямо предусматривает необходимость для федеральных учреждений иметь штатное расписание (п. 10 Положения, утв. постановлением Правительства РФ от 05.08.2008 №583). Учреждения субъектов РФ разрабатывают «штатки» в порядке, утвержденном органами исполнительной власти. Обязательно ли штатное расписание для микропредприятий? – нет. Должны ли разрабатывать «штатку» бюджетники? – да, в обязательном порядке.
Выбираем бланк
Не секрет, что существует унифицированная форма штатного расписания, утвержденная законодательством. Однако применять именно этот бланк коммерческие организации не обязаны. Работодатель может:
- использовать унифицированную форму штатного расписания № Т-3, утв. постановлением Госкомстата от 05.01.2004 № 1;
- применять самостоятельно разработанную форму, утвержденную руководителем (при условии, конечно, что в ней содержатся все необходимые реквизиты, предусмотренные ч. 2 ст. 9 Закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ).
Право выбора есть только у организаций коммерческого сектора. Обязательно ли штатное расписание в ООО по форме № Т-3? Нет, не обязательно. Коммерсанты могут составлять штатку, в том числе, и в свободной форме.
В свою очередь, бюджетные организации должны использовать в работе исключительно унифицированный бланк (ст. 7, 9 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ, письмо Минфина от 04.12.2012 № ПЗ-10/2012).
Таким образом, мы разобрались с вопросом, обязательно ли штатное расписание на предприятии. Образец «штатки», подготовленный нашими специалистами, можно бесплатно скачать в статье « ».
