В школе науки управления, которая составляет основу современного менеджмента, помимо направления, отражающего количественный, кибернетический подходы, выделяется направление, в котором производство как социальная система рассматривается с позиций системного, процессного и ситуационного подходов.
Системный подход позволяет рассматривать организацию как систему, состоящую из определенного количества взаимосвязанных элементов.
Теория систем прошла интересный путь развития. Первоначально она применялась в точных науках и в технике, а применительно к управлению стала использоваться в конце 1950-х гг., что явилось значительным успехом школы науки управления.
Системный подход базируется на общей теории систем, основоположником которой считается Л. фон Берталанфи (1901 - 1971). Идея наличия общих закономерностей была впервые высказана Л. фон Берталанфи в 1937 г. на семинаре по философии в Чикагском университете, однако первые его публикации на эту тему появились только после войны. Первый международный симпозиум но системам состоялся в Лондоне в 1961 г.
Исходным с позиций системного подхода является понятие цели. Наличие конкретной цели - первый и важнейший признак организации, по которому данная система отличается от других окружающих ее систем. Задача управления в этих условиях - обеспечить комплексный процесс достижения целей, стоящих перед системой.
Системный подход предполагает, что каждый из элементов, составляющих систему, имеет определенные собственные цели. Однако суть системного подхода - обеспечить повышение эффективности работы организации в целом.
Особенности системного подхода сводятся к следующему:
- - четкое определение целей и установление их иерархии;
- - достижение наилучших результатов при наименьших затратах путем использования инструментов сравнительного анализа и выбора способов достижения поставленных целей;
- - широкая всесторонняя оценка всех возможных результатов деятельности с использованием количественной интерпретации целей, определением методов и средств их достижения.
Система - это некая целостность, состоящая из взаимозависимых частей, каждая из которых вносит свой вклад в характеристики целого. Нарушение любой части системы приводит к нарушению се работы в целом. В управлении все организации рассматриваются как системы.
Системы подразделяются на два крупных вида: открытые и закрытые. Закрытые относительно независимы от окружающей среды, в то время как на открытую оказывают воздействие факторы внешней среды. Теория социальных систем рассматривает организацию как открытую систему, как многофакторное и многоцелевое образование.
Основными элементами системы являются: цели, задачи, структура, техника и технология, люди. Человек в социальной системе рассматривается как социально ориентированное и направляемое существо, обладающее многочисленными потребностями, которые воздействуют на производственную сферу и, в свою очередь, испытывают обратное влияние с ее стороны.
Между всеми элементами системы существуют двусторонние и многосторонние связи, вызывающие изменение поведения людей в организации - организационной системе, направленной на достижение поставленных целей. Связи в системе осуществляются через главные связующие процессы, такие как коммуникации, равновесие и принятие управленческих решений. Коммуникации обеспечивают обмен информацией. Равновесие обеспечивает приспособление организации к постоянно изменяющимся условиям, а также достижение соответствия между потребностями и установками человека с требованиями организации. Процесс принятия решений регулирует и управляет системой .
С позиций управления имеет значение понятие подсистемы. Организации состоят из нескольких взаимозависимых подсистем. Так, производственная организация имеет социальную и техническую подсистемы, которые, в свою очередь, могут состоять из более мелких подсистем. Поскольку все они находятся во взаимосвязи, неправильное функционирование даже одной подсистемы (например, отдела или работника) оказывает влияние на систему в целом.
Теория социальных систем подчеркивает, что потребности человека и потребности организации не совпадают. Эта теория характеризуется отличным от предшествующих школ взглядом на конфликт между человеком и организацией. В предшествующих школах такой конфликт рассматривался как отклонение от нормального хода событий, которое может быть преодолено с помощью материальных стимулов или методов гармонизации труда. В теории социальных систем конфликт рассматривается как нормальное состояние функционирования организации. Задача управления в этих условиях заключается не в устранении конфликта, а в нахождении оптимального способа его преодоления.
Теория социальных систем уделяет большое внимание формализации процедур, укреплению трудовой дисциплины, регламентации рутинных процессов. В ней подробно исследуется проблема централизации и децентрализации управления. Управление в организации считается централизованным, если высшее руководство оставляет за собой большую часть функций и полномочий; и децентрализованным, если оно распределяет функции и полномочия между нижними уровнями управления. Соотношение степени централизации и децентрализации управления в организации определяет уровень делегирования высшим руководством нижестоящим уровням управления своих полномочий по принятию решений в важнейших областях: внедрение инноваций, определение цен, маркетинг, управление конкурентоспособностью. Высшее руководство включает в число своих прерогатив и обязанностей решение таких вопросов, как определение стратегии организации, ее общих целей и задач, финансовой политики, а также осуществляет контроль за расходами и стратегическими планами.
Децентрализованные структуры управления имеют много сторонников. Управленческая практика многих организаций тоже свидетельствует об эффективности децентрализации. Широко известен опыт создания децентрализованной организации на примере General Motors под началом Альфреда П. Слоуна в 20-х гг. прошлого века. Позднее этой проблемой заинтересовался П. Друкер, который изучил опыт децентрализации в ряде компаний - General Motors, Sire, Dupont, General Electric и других, и пришел к выводу, что "основное правило для любой организации состоит в том, чтобы вовлекать наименьшее число уровней управления и создавать кратчайшую цепь команд" .
Децентрализация характеризуется рядом несомненных преимуществ. Она предоставляет широкие полномочия нижестоящим уровням управления, что повышает объективность принятия решений; сокращает сроки их формирования, запросы на делопроизводство; освобождает руководителей от необходимости работы с большими объемами информации. Однако нельзя не заметить и существенных ее недостатков. Работники низовых уровней зачастую не понимают, а иногда и не знают целей, задач и стратегии организации, что снижает степень обоснованности принимаемых решений. Децентрализация может ослабить контроль за деятельностью низовых подразделений, что отразится на эффективности работы всей организации.
Децентрализация не может рассматриваться в отрыве от централизации, которая способствует повышению уровня обоснованности решений, принимаемых высшим руководством организации, обладающим достаточным опытом и знаниями в области управления, в частности по проблемам принятия решений.
Процессный подход как концепция управленческой мысли был впервые предложен классической (административной) школой управления, которая сформулировала и описала содержание функций управления как не зависящих друг от друга. Данный подход с позиций школы науки управления рассматривает функции управления как взаимосвязанные. M. X. Мескон дает следующее определение процессного подхода: "Процессный подход к управлению - подход... основывающийся на концепции, согласно которой управление есть непрерывная серия взаимосвязанных действий или функций" (по ).
Впоследствии различные авторы предлагали разные классификации управленческих функций. Так, Мескон считает, что "процесс управления состоит из четырех взаимосвязанных функций: планирования, организации, мотивации и контроля". Эти функции объединены связующими процессами коммуникации и принятия решений. Руководство (лидерство) рассматривается как самостоятельная деятельность, направленная на достижение целей организации. Процессный подход основывается на положении о том, что функции управления взаимозависимы.
Ситуационный подход, разработанный в конце 60-х гг. XX столетия, непосредственно связан с системным и процессным подходами и расширяет сферу их применения на практике. Этот подход иногда называют ситуационным мышлением об организационных проблемах и способах их решения.
Первой работой в области ситуационного подхода считается исследование английских ученых Т. Бернса и Г. Сталкера, которое они провели на 20 предприятиях, производящих различные виды продукции. Работа этих предприятий рассматривалась применительно к стабильным и меняющимся условиям. Это позволило сделать вывод, что для каждого типа условий характерна своя организационная структура управления: для стабильных условий - "механическая" структура, а для изменяющихся условий - "органическая" структура. "Механическая" структура основана на глубоком разделении труда и широком применении регламентирующих документов. Для "органической" структуры свойственно изменение целей, задач и прочего в зависимости от изменения ситуации.
Базовым в ситуационном подходе является определение понятия ситуации. Под ситуацией подразумевается конкретный набор обстоятельств, переменных, оказывающих влияние на организацию в определенное время. Рассмотрение конкретной ситуации позволяет руководителю подобрать наилучшие способы и методы достижения целей организации, соответствующие именно этой ситуации.
Эффективность работы организации зависит от большого числа переменных, в которых выделяются внутренние и внешние составляющие.
К основным внутренним переменным организации относятся ситуационные факторы, действующие внутри организации. В их числе - цели, задачи, структура, техника и технология, люди. Внутренние переменные формируются под воздействием управленческих решений, принятых людьми, создавшими организацию.
Однако в современных условиях учет только внутренних факторов совершенно недостаточен. Функционирующие организации испытывают значительное влияние факторов внешней среды (стимулирующих или лимитирующих), которые, в свою очередь, оказывают большое воздействие на внутренние переменные организации.
Необходимость учитывать влияние внешней среды на деятельность организации отражена в научных исследованиях, появившихся в 50-е гг. прошлого века. Ситуационный подход расширил взгляд на организацию как систему управления, подвергающуюся воздействию как внутренних, так и внешних факторов. Отслеживать и своевременно реагировать на изменения во внешней среде особенно актуально в настоящее время. Эффективность работы организации, а иногда и ее существование зависит от того, насколько она способна адаптироваться к изменениям окружающей среды, динамика которой неизбежно возрастает.
Эволюция управленческого мышления представлена в табл. 2.2 .
Введение 3
1. Процессный подход 4
2. Системный подход 9
3. Ситуационный подход 12
Заключение 15
Список литературы 16 Введение
Подходы к управлению включают в себя цели, законы, принципы, методы и функции, технологии управления и практику управленческой деятельности. Основной задачей системы управления организации ставится формирование профессиональной управленческой деятельности.
К настоящему времени известны четыре важнейших подхода, которые внесли существенный вклад в развитие теории и практики управления. Это школы научного управления, административного управления, человеческих отношений и науки о поведении, а также науки управления, или количественных методов.
Процессный подход рассматривает управление как непрерывную серию взаимосвязанных управленческих функций.
В системном подходе подчеркивается, что руководители должны рассматривать организацию как совокупность взаимозависимых элементов, таких как люди, структура, задачи и технология, которые ориентированы на достижение различных целей в условиях меняющейся внешней среды.
Ситуационный подход концентрируется на том, что пригодность различных методов управления определяется ситуацией. Поскольку существует такое обилие факторов, как в самой организации, так и в окружающей среде, что не существует единого «лучшего» способа управлять организацией. Самым эффективным методом в конкретной ситуации является метод, который более всего соответствует данной ситуации.
Рассмотрим данные подходы к управлению подробнее.
1. Процессный подход
Процессный подход был впервые предложен приверженцами школы административного управления, которые пытались описать функции менеджера. Однако, эти авторы были склонны рассматривать такого рода функции как независимые друг от друга. Процессный подход, в противоположность этому, рассматривает функции управления как взаимосвязанные. Управление рассматривается как процесс, потому что работа по достижению целей с помощью других - это не какое-то единовременное действие, а серия непрерывных взаимосвязанных действий. Эти действия, каждое из которых само по себе является процессом, очень важны для успеха организации. Их называют управленческими функциями. Каждая управленческая функция тоже представляет собой процесс, потому что также состоит из серии взаимосвязанных действий. Процесс управления является общей суммой всех функций.
Функции процесса управления
Процесс управления состоит из четырех взаимосвязанных функций: планирования, организации, мотивации и контроля.
Планирование . Функция планирования предполагает решение о том, какими должны быть цели организации и что должны делать члены организации, чтобы достичь этих целей. По сути своей функция планирования отвечает на три следующие основные вопроса:
1. Где мы находимся в настоящее время?
2. Куда хотим двигаться?
3. Как мы собираемся сделать это?
Посредством планирования руководство стремится установить основные направления усилий и принятия решений, которые обеспечат единство цели для всех членов организации. Другими словами, планирование - это один из способов, с помощью которого руководство обеспечивает единое направление усилий всех членов организации к достижению ее общих целей. Планирование в организации не представляет собой отдельного одноразового события в силу двух существенных причин. Во-первых, хотя некоторые организации прекращают существование после достижения цели, ради которой они первоначально создавались, многие стремятся продлить существование как можно дольше. Поэтому они заново определяют или меняют свои цели, если полное достижение первоначальных целей практически завершено. Вторая причина, по которой планирование должно осуществляться непрерывно, - это постоянная неопределенность будущего. В силу изменений в окружающей среде или ошибок в суждениях, события могут разворачиваться не так, как это предвидело руководство при выработке планов. Поэтому планы необходимо пересматривать, чтобы они согласовывались с реальностью.
Ораганизация . Организовывать - значит создавать некую структуру. Существует много элементов, которые необходимо структурировать чтобы организация могла выполнять свои планы и тем самым достигать своей цели. Одним из этих элементов является работа, конкретные задания организации. Поскольку работы выполняют люди, другим важным аспектом функции организации является определение, кто именно должен выполнять каждое конкретное задание из большого количества таких заданий, существующих в рамках организации, включая и работу по управлению. Руководитель подбирает людей для конкретной работы, делегируя отдельным людям задания и полномочия или права использовать ресурсы организации. Эти субъекты делегирования принимают на себя ответственность за успешное выполнение своих обязанностей. Поступая таким образом, они соглашаются считать себя подчиненными по отношению к руководителю.
Мотивация . Руководитель всегда должен помнить, что даже прекрасно составленные планы и самая совершенная структура организации не имеют никакого смысла, если кто-то не выполняет фактическую работу организации. И задача функции мотивации заключается в том, чтобы члены организации выполняли работу в соответствии с делегированными им обязанностями и сообразуясь с планом. Руководители всегда осуществляли функцию мотивации своих работников, осознавали они это сами или нет. Раньше считалось, что мотивирование - это простой вопрос, сводящийся к предложению соответствующих денежных вознаграждений в обмен за прилагаемые усилия. На этом основывался подход к мотивации школы научного управления.
Исследования в области поведенческих наук продемонстрировали несостоятельность чисто экономического подхода. Руководители узнали, что мотивация, т.е. создание внутреннего побуждения к действиям, является результатом сложной совокупности потребностей, которые постоянно меняются.
В настоящее время мы понимаем, что для того, чтобы мотивировать своих работников эффективно руководителю следует определить, каковы же на самом деле эти потребности, и обеспечить способ для работников удовлетворять эти потребности через хорошую работу.
Контроль . Непредвиденные обстоятельства могут заставить организацию отклониться от основного курса, намеченного руководством первоначально. И если руководство окажется неспособным найти и исправить эти отклонения от первоначальных планов, прежде чем организации будет нанесен серьезный ущерб, достижение целей, возможно даже само выживание, будет поставлено под угрозу. Контроль - это процесс обеспечения того, чтобы организация действительно достигает своих целей. Существуют три аспекта управленческого контроля. Установление стандартов - это точное определение целей, которые должны быть достигнуты в обозначенный отрезок времени. Оно основывается на планах, разработанных в процессе планирования. Второй аспект - это измерение того, что было в действительности достигнуто за определенный период, и сравнение достигнутого с ожидаемыми результатами. Если обе эти фазы выполнены правильно, то руководство организации не только знает о том, что в организации существует проблема, но и знает источник этой проблемы. Это знание необходимо для успешного осуществления третьей фазы, а именно, - стадии, на которой предпринимаются действия, если это необходимо, для коррекции серьезных отклонений от первоначального плана. Одно из возможных действий - пересмотр целей, для того, чтобы они стали более реалистичными и соответствовали ситуации.
Связующие процессы
Четыре функции управления - планирование, организация, мотивация и контроль - имеют две общие характеристики: все они требуют принятия решений, и для всех необходима коммуникация, обмен информацией, чтобы получить информацию для принятия правильного решения и сделать это решение понятным для других членов организации. Из-за этого, а также вследствие того, что эти две характеристики связывают все четыре управленческие функции, обеспечивая их взаимозависимость, коммуникации и принятие решений часто называют связующими процессами.
Приниятие решений . По сути, чтобы организация могла четко работать, руководитель должен сделать серию правильных выборов из нескольких альтернативных возможностей. Выбор одной из альтернатив - это решение. Следовательно, принятие решения - это выбор того, как и что планировать, организовывать, мотивировать и контролировать. В самых общих чертах именно это составляет основное содержание деятельности руководителя. Основным требованием для принятия эффективного решения или даже для понимания истинных масштабов проблемы является наличие адекватной точной информации. Единственным способом получения такой информации является коммуникация.
Коммуникация . Коммуникация - это процесс обмена информацией, ее смысловым значением между двумя или более людьми. Поскольку организация представляют собой структурированный тип отношений между людьми, она в значительной степени зависит от качества коммуникаций для обеспечения эффективного функционирования. Очевидно, что если коммуникации между людьми не будут эффективными, люди не смогут договориться об общей цели, что составляет предпосылку существования организации как таковой. Информация в процессе коммуникации передается не только для того, чтобы могли приниматься здравые решения, но также и для того, чтобы они могли выполняться. Коммуникация также важна и в функции контроля. Руководители нуждаются в информации относительно того, что было выполнено, чтобы правильно оценить, были ли достигнуты цели организации.
2. Системный подход
Изначальный недостаток подходов различных школ к управлению заключается в том, что они сосредоточивают внимание только на каком-то одном важном элементе, а не рассматривают эффективность управления как результирующую, зависящую от многих различных факторов. Применение теории систем к управлению облегчило для руководителей задачу увидеть организацию в единстве составляющих ее частей, которые неразрывно переплетаются с внешним миром. Эта теория также помогла интегрировать вклады всех школ, которые в разное время доминировали в теории и практике управления.
Процессный подход рассматривает управление как непрерывную серию взаимосвязанных управленческий функций.
При процессном подходе управление рассматривается как процесс - серия взаимосвязанных непрерывных действий. Эти действия называют управленческими функциями.
Каждая управленческая функция тоже представляет процесс, потому что также состоит из серии взаимосвязанных действий. Процесс управления является общей суммой всех функций.
Существует несколько взглядов на состав функций управления, наиболее признанными считаются следующие функции - ПЛАНИРОВАНИЕ, ОРГАНИЗАЦИЯ, МОТИВАЦИЯ И КОНТРОЛЬ. Эти четыре первичных функции управления объединены связующими процессами коммуникации и принятия решения.
Функция планирования
Функция планирования предполагает решение о том, какими должны быть цели организации и что надо делать, чтобы достичь этих целей.
Организация как функция
Организовать - значить создать некую структуру, чтобы предприятие могло выполнить свои планы и тем самым достигать своей цели. На любом предприятии работу выполняют люди, важным аспектом функции организации является определение, кто именно должен выполнять каждое конкретное задание из большого количества таких заданий, существующих в рамках организации, включая работу по управлению. Руководитель подбирает людей для конкретной работы, делегируя отдельным работником задания и полномочия или права использовать ресурсы организации. Эти субъекты делегирования принимают на себя ответственность за успешное выполнение своих обязанностей. Поступая таким образом, они соглашаются считать себя подчиненными по отношению к руководителю. Делегирование - это средство, с помощью которого руководство осуществляет выполнение работы с помощью других лиц. Концепция внесения систематического начала в организацию работы и деятельности людей может быть расширена до создания структуры организации в целом.
Мотивация
Руководитель должен всегда помнить, что даже прекрасно составленные планы и самая совершенная структура организации не имеют никакого смысла, если кто-то не выполняет фактическую работу организации. Задача функции мотивации заключается в том, чтобы члены организации выполняли работу в соответствии с порученными им обязанностями и в соответствии с планом.
Контроль
Контроль - это процесс обеспечения того, что организация действительно достигает своих целей. В схеме функций управления, из блока контроля стрелка возвращает процесс управления к планированию, обеспечивая обратную связь.
В системном подходе подчеркивается, что руководители должны рассматривать организацию как совокупность взаимосвязанных элементов, таких как люди, структура, задачи и технология, которые ориентированы на достижение различных целей в условиях меняющейся внешней среды.
Системный подход в управлении основывается на том, что всякая организация представляет собой систему, состоящую из частей, каждая из которых обладает своими собственными целями. Руководитель должен исходить из того, что для достижения общих целей организации необходимо рассматривать ее как единую систему. При этом стремиться выявить и оценить взаимодействие всех ее частей и объединить их на такой основе, которая позволит организации в целом эффективно достичь её целей. (Достижение целей всех подсистем организации явление желательное, но почти всегда не реальное.)
Ценность системного подхода для управления предприятием можно понять, рассмотрев два аспекта работы руководителя. Во-первых, он стремится добиться суммарной эффективности работы всей организации и не допустить, чтобы частные интересы какого-либо одного элемента организации повредили общему успеху. Во-вторых, он должен добиваться этого в условиях организационной среды, которая всегда создает противоречащие друг другу цели.
Ситуационный подход концентрируется на том, что пригодность различных методов управления определяется ситуацией. Поскольку существует такое обилие факторов как в самой организации, так и в окружающей среде, не существует единого «лучшего» способа управлять организацией. Самым эффективным методом в конкретной ситуации является метод, который более всего соответствует данной ситуации.
Как и системный, ситуационный подход не является простым набором предписываемых руководств это скорее способ мышления об организационных проблемах и их решениях. Ситуационный подход исходит из того, что, хотя общий процесс управления одинаков, специфические приемы, которые должен использовать руководитель для эффективного достижения целей организации, могут значительно различаться.
Ситуационный подход направлен на реализацию возможностей прямого приложения науки к конкретным ситуациям и условиям. Центральным моментом данного направления менеджмента является ситуация, т.е. конкретный набор обстоятельств, которые влияют на организацию в данное конкретное время. Из-за того, что в центре внимания оказывается ситуация, ситуационный подход подчеркивает значимость "ситуационного мышления". Используя этот подход, руководители могут лучше понять, какие приемы будут лучше способствовать достижению целей в конкретной ситуации. При этом простого указания на то, какие переменные сильнее всего влияют на результат (являются релевантными), явно недостаточно для того, чтобы определить, какое решение будет лучшим для достижения целей организации. Основная сложность заключается в том, что все многочисленные ситуационные процессы взаимосвязаны и их нельзя рассматривать независимо друг от друга.
Процессный подход рассматривает управление, как непрерывную серию взаимосвязанных управленческий функций.
Деятельность по выполнению функций является процессом, требующим определенных затрат ресурсов и времени. Именно процессный подход к менеджменту позволил увидеть взаимосвязь и взаимозависимость функций управления.
Качество выполнения предыдущего этапа - необходимое условие обеспечения качества выполнения последующего этапа (функции). В этом выражается взаимозависимость функций.
Связующими процессами являются процесс коммуникаций и процесс принятия решений.
В организации протекает множество процессов. М. Портер предлагает классификацию процессов, которая базируется на их роли в создании дополнительных ценностей (каждый процесс должен вносить дополнительный вклад по отношению к предыдущему процессу в ценность конечного продукта). В соответствии с этим критерием все процессы подразделяют на три группы :
Основные, которые связаны непосредственно с производством продукции;
Обеспечивающие процессы осуществляют поддержку основных процессов (снабжение, управление персоналом и ДР.);
Управленческие процессы включают процессы по установлению целей и формированию условий для их достижения.
Все перечисленные процессы взаимосвязаны между собой и образуют единую систему.
В системном подходе подчеркивается, что руководители должны рассматривать организацию как совокупность взаимосвязанных элементов, таких как люди, структура, задачи и технология, которые ориентированы на достижение различных целей в условиях меняющейся внешней среды.
Исследование управления как процесса привело к широкому распространению системных методов анализа. Применение системного подхода тесно связано с использованием общей теории систем для принятия управленческих решений.
Предприятие в рамках данного подхода рассматривается как совокупность взаимосвязанных элементов (подразделений, функций, процессов, методов). Основная идея системной теории заключается в том, что любое решение (действие) имеет последствия для всей системы.
Системный подход в управлении позволяет избежать ситуации, когда принятое решение в одной области превращается в проблему для другой.
Ситуационный подход концентрируется на том, что пригодность различных методов управления определяется ситуацией. Поскольку существует такое обилие факторов, как в самой организации, так и в окружающей среде, не существует единого «лучшего» способа управлять организацией. Самым эффективным методом в конкретной ситуации является метод, который более всего соответствует данной ситуации.
Системный подход к управлению не дает ответа на вопрос о том, почему предприятия со сходным строением и в одной и той же внешней среде (например, работающие в одной отрасли и реализующие свою продукцию на одних и тех же рынках), значительно отличаются в отношении результата функционирования.
Эту проблему пытается решить ситуационный подход посредством увязывания различных приемов и концепций с конкретными ситуациями функционирования предприятия для достижения своих целей. Ситуационный подход концентрируется на ситуационных различиях между предприятиями и внутри самих предприятий, пытается определить значимые переменные ситуации и их влияние на эффективность деятельности предприятия.
Были сформулированы следующие внутренние переменные: цели, структура, ресурсы культура организации. Именно вариативность внутренних переменных предопределяет возможность решения проблемы гибкости и адаптивности к внешней среде.
Ситуационный подход внес большой вклад в развитие теории управления. Он содержит конкретные рекомендации по применению научных концепций, принципов, методов в зависимости от сложившейся ситуации и условий внешней среды.
Планирование, являясь нормой любой предпринимательской деятельности, необходимо для предвидения будущей ситуации и для эффективного достижения цели. Процесс планирования связан с анализом и принятием решений и требует времени и умственных усилий. Время – особый невосполнимый вид ресурсов.
Планирование имеет разработанные методики, использует научный подход, совершенствует и применяет новые методики и улучшения, поэтому планирование – это наука.
В связи с тем, что специалисты применяют разные методы, формы, виды и элементы планирования в зависимости от конкретной ситуации, своих знаний, личных качеств, стиля и подхода, планирование – это искусство.
Планирование как вид деятельности – это процесс выработки действий по достижению цели.
Планирование отвечает на следующие вопросы:
Что делать и для кого (товар)?
Как делать (технология, программа действий)?
Когда делать?
Сколько делать?
Также планирование помогает оценивать уже совершенные действия (отвечает на вопросы: что уже было сделано, какие ресурсы уже есть и т. д.).
Основные цели планирования:
оптимизация всех видов затрат;
координация действий коллектива;
предвидение событий с целью снижения риска и необоснованных потерь;
готовность к быстрому реагированию на изменение окружающей среды.
Планирование может осуществляться с разной границей охвата времени – горизонтом планирования, который бывает:
долгосрочным – 5 10 лет;
среднесрочным – 2–5 лет;
краткосрочным – до 2 лет.
Принципы планирования:
Непрерывность. Необходимо постоянно планировать и корректировать планы, так как цели и ситуация могут меняться.
Координация и интеграция. Координация охватывает взаимодействие всех организационных единиц одного уровня, а интеграция необходима для согласованности действий между единицами различных уровней.
Системность. Предприятие во внешней среде должно учитываться в комплексе.
Научность. Необходимо применять научные методы в планировании.
Этапы планирования:
определение миссии – основного ориентира действий;
прогнозирование – оценка будущего состояния внешних и внутренних факторов;
формулирование целей (желаемых результатов). Цель должна быть четкой, ясной, конкретной, измеримой (ответ на вопрос «что»). Идеал – недостижимая цель;
программирование – создание планов действий, программ, графиков работ – планов во временной последовательности (ответ на вопросы «когда», «как»);
бюджетирование – определение объема работ и распределение объемов ресурсов по видам работ (ответ на вопрос «сколько»);
формирование политики предприятия – составление общих правил деятельности на предприятии;
формирование процедур действий (бизнес процессов).
Новая управленческая парадигма, сформировавшаяся во второй половине XX в. рассматривает системный и ситуационный подходы к управлению в качестве мощного средства решения теоретических и прикладных проблем управленческой деятельности.
Ситуационный подход – это выбор специфических приемов для конкретных ситуаций, основанный на определенной для данной организации стратегической концепции управления.
Впервые «закон ситуации» был сформулирован Мэри Паркер Фоллет в 1920-х гг. Превращение ситуационного подхода во влиятельную теоретическую позицию началось лишь в конце 1950-х годов. В число факторов, влияющих на формирование организационной структуры включают: состояние окружающей среды, размеры организации, стратегию организации (Альфред Чандлер).
Ситуационный анализ – комплексные технологии подготовки, принятия и реализации управленческого решения, в основе которых лежит анализ отдельно взятой ситуации.
Ситуационное управление – принятие управленческих решений по мере возникновения проблем в соответствии со складывающейся ситуацией.
Ситуационное управление предполагает: классификацию управленческих ситуаций, их корреляцию, экстраполяцию последствий принимаемых решений на каждом этапе управленческого цикла. Особенности реализации ситуационного подхода:
1. Руководитель должен быть знаком с принципами, формами и методами управления, которые доказали свою эффективность.
2. Каждая из управленческих концепций и методик имеет свои сильные и слабые стороны, или сравнительные характеристики и руководитель должен уметь предвидеть вероятные последствия, – как положительные, так и отрицательные, – от применения данной методики или концепции.
3. Руководитель должен уметь правильно интерпретировать ситуацию.
4. Руководитель должен использовать конкретные приемы, которые в данных обстоятельствах вызывают наименьший отрицательный эффект и имеют минимум недостатков, тем самым обеспечивая достижение целей организации самым эффективным путем в условиях существующих обстоятельств.
Системный подход - интенсивно развивающееся научное направление. Под системой понимается некоторое множество взаимосвязанных частей – компонентов, объединенных ради достижения общей цели (эффекта системы) в единое целое, взаимодействие между которыми характеризуется упорядоченностью и регулярностью на конкретном отрезке времени. Компоненты системы: элемент системы, взаимоотношения между элементами, подсистема, структура системы. Системы различают по степени сложности: неживые, живые, социальные. Рассматривают системы открытые и закрытые, статические и динамические. Динамические социальные системы и социальные организации открытого типа, включающие людей и отношения между ними, могут рассматриваться в качестве субъекта и объекта управления.
Система есть целостное образование, комплекс взаимосвязанных элементов, обладающих благодаря своему единению качественно новыми характеристиками. Каждая система является элементом системы более высокого порядка, а любой элемент системы – системой более низкого порядка. Одной из важнейших системных характеристик является энтропия. Энтропия характеризует соотношение дезорганизованности и организованности систем различной природы, предопределяет поведение людей в сложных искусственных системах (экономике, политике). При прогрессивном развитии социальной системы в ней быстрее уменьшается энтропия. Если энтропия в системе увеличивается, то это означает, что в системе преобладают процессы разрушения, движения в сторону неупорядоченности и гибели данной системы.
Исследователи выделяют различные системные свойства, которые необходимо учитывать при построении систем управления:
· Целостность – характеристика системы не сводится к сумме характеристик составляющих ее элементов.
· Структурность – возможность описания системы через установление связей и отношений ее элементов.
· Синергия – результат функционирования системы в целом всегда больше суммы результатов функционирования отдельных элементов системы.
· Иерархичность – соподчиненность элементов.
Системный подход в управлении рассматривает управленческую деятельность как систему. Системный подход помогает раскрыть сущность и содержание механизма управления. Управление современными социально-экономическими системами должно быть: всеситуационным, гибким, непрерывным, оперативным, эффективным. Системный подход включает следующие этапы деятельности:
- Выделение объекта управления. Выявление основных свойств данной системы и ее составных элементов.
- Определение основных критериев целесообразного функционирования системы, а также основных ограничений и условий ее развития.
- Выявление возможных вариантов структур и элементов, выявление факторов, влияющих на систему. Разработка модели системы.
- Оптимизация работы системы для достижения поставленной цели.
- Определение оптимальной схемы управления системой.
- Установление надежной обратной связи по результатам функционирования, определение надежности функционирования системы.
Основные понятия системного подхода можно представить в виде следующей логической последовательности: цель – элементы – связи элементов – структура – состояние системы – функционирование – взаимодействие с окружающей средой – организация – управляющее воздействие – результат.
Системы управления имеют сходную структуру, характеризующуюся наличием двух каналов связей между субъектом и объектом управления: канал прямой связи для передачи управляющего воздействия и канал обратной связи для передачи информации о состоянии и функционировании объекта. Процесс управления осуществляется на основе использования и переработки поступающей информации о поведении (состоянии) объекта и воздействия на него окружающей среды. Управление с позиции системного подхода есть осуществление совокупности воздействий на объект, выбранных из множества возможных воздействий на основании информации о поведении объекта и состоянии внешней среды для достижения заданной цели. Управление есть функция системы, направленная на сохранение ее основного качества (т.е. совокупности свойств, утеря которых приводит к разрушению системы), либо на выполнение некоторой программы, обеспечивающей устойчивость функционирования и достижение определенной цели.
Учет синергетических закономерностей развития систем позволяет сделать следующие выводы. Эффект от управляющего воздействия не имеет однозначной зависимости от величины приложенных усилий. Сложноорганизованным системам нельзя навязывать пути развития. Необходимо понять, как можно способствовать лучшему проявлению собственных тенденций развития системы. Всегда существуют альтернативные пути развития, и нет жесткой предопределенности. Синергетический подход к управлению – это дальнейшее развитие системного подхода, который дает новые возможности для исследования и осуществления управленческой деятельности.
Планирование и организация как функции управления
Планирование и организация являются важнейшими направлениями и сердцевиной управленческой деятельности. Они наряду с контролем и мотивацией определяют содержание управленческого цикла.
Планирование – непрерывный процесс установления и конкретизации целей развития организации и ее структурных подразделений, определения средств их достижения, сроков и последовательности реализации, распределения ресурсов. В зависимости от целей различают стратегическое и тактическое планирование.
Стратегическое планирование предполагает определение миссии организации на каждой стадии ее жизненного цикла, формирование системы целей деятельности и стратегии поведения. Стратегия включает совокупность глобальных идей развития объекта управления и не всегда имеет точные временные индикаторы.
Тактическое планирование представляет собой поиск и согласование наиболее эффективных путей и средств реализации принятой стратегии развития организации. В процессе тактического планирования разрабатываются процедуры, конкретные меры, шаги, действия по реализации стратегии в конкретной ситуации.
Современное планирование должно быть итерационным, т.е. гибким и способным адаптироваться к постоянным изменениям самого объекта управления, изменениям внешней среды. Кроме направленности на активное преобразование объекта управления с целью достижения им желаемого состояния, планирование должно содействовать предотвращению ошибочных действий и сокращению неиспользованных возможностей.
Планирование как функция управления состоит в выборе оптимальной альтернативы текущего и перспективного развития объекта управления . Эта альтернатива должна соответствовать интересам объекта управления, его возможностям (ресурсам) и должна быть рассчитана на определенный период времени, а также определять основных лиц, ответственных за выполнение плана. Современная разновидность планирования -индикативное планирование. Базовым понятием системы индикативного планирования является индикатор – интегральный показатель, количественно определяющий качественные характеристики процесса. Индикаторы определяются как параметры границ, в пределах которых система, включающая организационные механизмы, технологические связи, материальные и финансовые потоки, может устойчиво функционировать и развиваться. Планированию должно предшествовать прогнозирование.
Планирование стратегии устанавливает общие направления развития организации и состоит из нескольких этапов: формулировка миссии и декларация принципов управления; определение целей и направлений деятельности организации; анализ внешней среды; анализ внутренней среды; формулировка различных стратегий; выбор лучшей стратегии; оценка возможности и целесообразности применения избранной стратегии; принятие стратегии.
Организация как функция управления направлена на то, чтобы реализовать намеченные планы. Организация непосредственно связана с систематической координацией многих задач и, следовательно, формальных взаимоотношений людей, их выполняющих.
Организация – это распределение ролей, заданий, информации и других ресурсов, процессов, методов и технологий, коммуникации, ответственности и полномочий. Организаторская функция предполагает также распределение и внедрение процедур, призванных обеспечить выполнение задач организации. Организация имеет место в рамках любого учреждения или предприятия. Зафиксированное и формально закрепленное разделение труда оформляется в виде организационной структуры. Существуют различные виды организационной структуры: линейная, функциональная, линейно-функциональная, матричная, дивизиональная и др. Таким образом, организация – это процесс создания организационной структуры предприятия, которая дает возможность людям эффективно работать вместе для достижения общих целей. С помощью организационной структуры осуществляется координация деятельности. Координация обеспечивает взаимодействие различных частей организации в интересах выполнения стоящих перед ней задач.
Этапы выполнения организационной функции :
· Построение организационной структуры, выделение подразделений, определение их состава, задач и функций.
· Предусмотрение взаимоотношений в организации (как горизонтальных так и вертикальных). На этом этапе определяются права, обязанности и ответственность структурных подразделений и должностных лиц.
· Обеспечение этих взаимоотношений, распорядительство, т.е. доведение до подчиненных распорядительных актов.
Важнейшей составляющей функции организации выступает делегирование полномочий:
· поручение работникам индивидуальных конкретных заданий;
· предоставление соответствующих полномочий и ресурсов подчиненным;
· формулирование обязательств подчиненных выполнить порученные им задания.
Основные принципы организации как управленческой функции – это принцип единства цели и принцип эффективности. Организация деятельности людей в рамках того или иного предприятия должна обеспечивать высокую эффективность, то есть достижение целей при минимальных нежелательных последствиях или издержках. Устойчивой тенденцией последних лет стало стремление организаций к уменьшению количества уровней управления.
Похожая информация.
