Ни одна организация не может обойтись без наёмных работников. Даже маленькому предприятию нужен хотя бы один сотрудник — его руководитель. Зачастую небольшие предприятия пренебрегают оформлением трудовых отношений и сдают нулевую отчётность в фонды. Первое время это может проходить незамеченным, но с ростом доходов такое положение вещей, скорее всего, привлечет внимание контролирующих органов, и они потребуют объяснений. Фирма не может функционировать сама по себе, каждое действие — общение с контрагентами, уплата налогов, сдача отчётности — совершает конкретный человек, отношения с которым нужно официально оформить. Поэтому все организации по умолчанию сдают отчетность по сотрудникам в ПФР и ФСС. Контролирующие органы могут негативно воспринять нулевые показатели в отчётах и попросить объяснить причины этого. Итак, вы решили оформить отношения с работниками. Прежде всего, предстоит выбрать тип договора.
Простой учёт сотрудников и отчётность через интернет вместе с Эльбой!
Какой заключить договор
Договор между работником и организацией может быть двух типов:
- Трудовой договор.
- Гражданско-правовой договор (договор ГПХ).
В чём отличия, и какой из договоров лучше заключить в вашем случае, поможет понять таблица ниже.
|
Что сравнивается |
Трудовой договор |
Гражданский договор |
|---|---|---|
| В каких случаях заключают | Работник систематически выполняет работу по определенной должности. Например, продает товар (продавец), охраняет склад (сторож), водит машину (шофёр), ведет учёт (бухгалтер) - на эти виды работ нужно оформить трудовой договор. | Работника нанимают для выполнения конкретной, ограниченной по времени, разовой задачи. Например, для проведения рекламной акции, ремонта офиса, разработки веб-сайта и т.д. |
| Организация работы | Сотрудник выполняет распоряжения руководства по мере их поступления, соблюдает правила внутреннего трудового распорядка и график работы. Он лично выполняет свои рабочие задачи. | Важен результат, а не процесс. Заказчик не вмешивается в работу исполнителя, но может проверять промежуточные и итоговые результаты. Работник может трудиться в любое удобное для него время, если это не влияет на достижение конечного результата. Исполнитель вправе привлекать третьих лиц для выполнения работы. |
| Какими законами регулируется | Трудовым кодексом | Гражданским кодексом |
| Запись в трудовой книжке | Да | Нет |
| Какие страховые взносы платить |
|
|
| Какие гарантии предоставлять |
|
Только те, о которых договорились с работником при заключении договора. |
| Какие документы оформлять |
|
Не спешите в попытке сэкономить взносы и сократить обязательства перед работником заключать договор ГПХ. Если по всем параметрам ваши отношения с ним относятся к трудовым, такая «подмена» договоров может привести к неприятным последствиям. Например, контролирующие органы или сам работник обратятся в суд, где признают гражданско-правовой договор трудовым. Это приведёт к доначислению взносов, уплате штрафов, выполнению требований трудового законодательства (зарплата, отпуска и т.д.). Поэтому сначала чётко определите роль работника в вашей организации: какие у него обязанности, надо ли ему регулярно присутствовать в офисе и соблюдать график, можете ли вы назвать конечный результат его работы и т.д. Учитывая это, вы сможете правильно выбрать тип договора.
Как оформить сотрудника по трудовому договору
- паспорт или иной документ, удостоверяющий личность;
- трудовую книжку (её можно не спрашивать, если сотрудник приходит к вам по совместительству);
- страховое свидетельство государственного пенсионного страхования (СНИЛС);
- документы воинского учета — для военнообязанных и лиц, подлежащих призыву на военную службу;
- документ об образовании, о квалификации или наличии специальных знаний — при поступлении на работу, требующую специальных знаний или подготовки.
- Получить заявление от работника (шаблон заявления о приеме на работу).
Оформить и подписать трудовой договор. При составлении договора опирайтесь на . Оформите договор в двух экземплярах: один останется у работника, а второй он подпишет и вернёт вам. В конце трудового договора желательно сделать запись: «Экземпляр трудового договора получил/подпись, расшифровка».
Ознакомить работника под роспись с внутренними актами организации, если такие есть (должностные инструкции, положение об охране труда, коммерческой тайне и т.д.).
Оформить приказ о приёме на работу по форме Т-1. Дата приказа не может быть раньше даты трудового договора. Работник обязательно расписывается в приказе.
Оформить личную карточку работника по форме Т-2. Её лучше распечатывать на тонком картоне или плотной бумаге.
- Внести запись в трудовую книжку в течение недели со дня приёма на работу.
Получить от работника необходимые документы:
Чтобы оформить работника потребуются:
Документы
Перечень документов, который потребуется работнику, который устраивается на работу в общество с ограниченной ответственностью:
- паспорт;
- трудовая книжка;
- страховое свидетельство;
- диплом об образовании или аттестат;
- военный билет (при наличии);
- свидетельства о рождении несовершеннолетних детей (если есть);
- другие документы (предусмотренные трудовым кодексом РФ).
Для некоторых видов деятельности потребуется также наличие у работника санитарной книжки.
Основные этапы
- Ознакомление соискателя с должностными инструкциями, и другими нормами предприятия.
- Написание заявления работником, которого принимают на работу.
- Заключение трудового договора (составляется в двух экземплярах). В нем прописываются права и обязанности сторон, данные о сотруднике, название должности и условия работы, оклад, реквизиты предприятия. Можно также оформлять сотрудника по гражданско-правовому договору (это дает преимущество - для таких договорных соглашений не обязательны выплаты по больничным и отпускам, и отчисления в ФСС).
- Издание приказа о приеме на работу. В этом документе указываются: должность сотрудника, оклад, табельный номер. Приказ подписывается с двух сторон.
- Внесение записи в трудовую книжку (трудовая книжка остается у работодателя).
- Составление личной карточки работника. Ознакомление работника с записями в личной карточке.
- Составление личного дела работника. В него вкладываются копии всех личных документов.
Регистрация в фондах, отчисления на персонал
Если работодатель (общество с ограниченной ответственностью) первый раз принимает служащих на работу, ему необходимо встать на учет в такие органы:
- Пенсионный фонд (срок - до 30 дней).
- ФСС (срок - до 10 дней);
- ФОМС (срок - до 30 дней).
Трудовые договора необходимо будет регистрировать:
- в ФСС.
- в Пенсионном фонде.
Оформлением приема новых сотрудников занимается, как правило, специально выделенный отдел, называемый кадровый. Кадровые работники проводят отбор соискателей, выбирают подходящих кандидатов, проводят собеседования, оформляют прием новых сотрудников в должность, оформляют их отпуск, переводы, увольнение и решают прочие моменты, связанные с кадрами. Как происходит прием новых работников в 2018 году?
Если кадровой службы на предприятии нет, то занимается приемом новых сотрудников любой уполномоченный на то работник.
Прием нового сотрудника на работу: основные моменты
Прохождение медосмотров новым сотрудником
Первичные медосмотры обязательны далеко не для всех должностей. Перечень категорий работников, для которых необходимо пройти медицинское обследование перед началом работы, приведен в ст.213 ТК РФ:
- Работающие во вредных и опасных условиях труда;
- Работа которых связана с движением транспорта;
- Работники пищевой промышленности, общественного питания и торговли;
- Работники водопроводных сооружений;
- Медицинский персонал;
- Работающие в детских учреждениях;
- В возрасте до 18 лет.
Указанных выше работников нужно предварительно отправить проходить медкомиссию перед оформлением в штат предприятия. Подробнее о прохождении медосмотров, налоговом и бухгалтерском учете расходов на медосмотры можно почитать .
Должностные обязанности нового сотрудника
Должностные обязанности прописываются в должностной инструкции, которую человек должен внимательно изучить. Для каждой должности разрабатывается своя должностная инструкция.
Помимо данного документа работника также нужно познакомить с правилами внутреннего трудового распорядка, образец которых можно найти .
Кроме того, в организации может иметься коллективный договор и другие внутренние локальные акты, регулирующие вопросы, связанные с персоналом. Работник также должен ознакомиться с этими документами, чтобы знать свои права и обязанности.
Трудовой договор с работником
Следующий шаг, который необходимо выполнить при приеме нового человека на работу – это заключить с ним трудовой договор. Он может быть срочный или бессрочный. Первый заключается на определенный срок, что актуально при разовых работах, при замещении другого сотрудника, например, на время его нахождения в отпуске по уходу за ребенком, а также в других случаях. не имеет срока окончания его действия, то есть заключается на неопределенный срок.
Трудовой договор – это соглашение между работником и работодателем, содержащее права и обязанности сторон. Составляется в двух экземпляра: для работника и работодателя, подписывается обеими сторонами.
С работником также может быть заключен гражданско-правовой договор. Для работодателя это очень удобно, нет необходимости оформлять отпуск сотрудникам, платить больничные, отчисления в фонды. Но заключить его можно не всегда, должны соблюдаться определенные условия, в частности он должен предполагать конечный результат. Подробнее об этом виде договора поговорим в другой статье.
Договор о материальной ответственности
Если человек принимается на должность, предполагающую материальную ответственность, то необходимо с ним заключить договор о полной или частичной материальной ответственности.
Примерами таких работников можно назвать сотрудников бухгалтерии, склада, продавцов и прочего персоналом, имеющего доступ к материальным или денежным ценностям.
Договор коммерческой тайны
При необходимости при приеме нового сотрудника с ним заключается договор, гарантирующий неразглашение коммерческой тайны, скачать образец такого договора можно по .
После того как необходимые договора оформлены и подписаны, они регистрируются в специальной регистрационной книге, в которой работник ставит свою подпись. Данная запись поможет в дальнейшем работодателю доказать, что договора с работником были заключены (трудовой, о материальной ответственности, о неразглашении коммерческой тайны).
Заявление на прием на работу
После выполнения действий, указанных выше, работник пишет заявление о приеме на работу. Данный документ не является обязательным, но, тем не менее, большинство работодателей его все же требуют.
Пишется он работником на листе формата А4 в произвольной форме на имя руководителя организации.
Образец написания заявления о приеме на работу можно скачать .
Приказ о приеме на работу
На основании заявления работника составляется приказ о приеме на работу. Для оформления можно воспользоваться унифицированной . Первая используется при приеме на работу одного человека, вторая – при приеме группы сотрудников.
Порядок оформления приказа можно посмотреть , где представлены бланки унифицированных форм приказов для скачивания, а также образец заполнения приказа.
Заполнение трудовой книжки
На основании утвержденного приказа о приеме на работу кадровый работник или другой ответственный специалист делает запись в трудовой книжке. При этом указывается, какого числа принят новый сотрудник, в какую должность, в какую организацию. Данные для заполнения берутся из приказа.
Иногда этот шаг можно выполнить позже, но трудовую книжку все равно нужно получить от работника.
Сведения о внесенной записи в трудовой книжке подлежат отражению в книге учета движения трудовых книжек.
После этого работник может приступить к своим обязанностям, а кадровый работник оформляет на него , при необходимости заводит и лицевой счет.
Для оформления этих документов от работника требуется получить паспорт, документы об образовании, военный билет, заявление о приеме на работу, анкету с биографическими данными.
Далее трудовая деятельность нового работника подлежит отражению в табеле учета рабочего времени, оформленного по форме Т-12 или . В табеле фиксируются все явки и неявки работника с указанием причины отсутствия.
На нового сотрудника также нужно оформить медицинский полис на обязательное медицинское страхование, а также пластиковую зарплатную карту (если зарплата на предприятии выдается безналичными средствами).
23.03.2012, 15:26
Предлагаю вашему вниманию пошаговую процедуру оформления работника на работу. Схема выполнена в программе Xmind Pro и отражает общий порядок оформления на работу . Также представлен текстовый вариант алгоритма (под схемой).
Обращаю внимание, что в некоторых случаях при трудоустройстве работника приходится отступать от общего алгоритма оформления – алгоритм либо упрощается, либо расширяется. Об особенностях оформления различных категорий сотрудников мной будут подготовлены отдельные материалы и схемы.
Текстовый вариант алгоритма
1. Подготовительные мероприятия
- Получение документов, необходимых для оформления на работу
- Направление на предварительный медицинский осмотр (если необходимо)
2. Получаем
- Ознакомливаем работника с локальными нормативными актами и коллективным договором (при его наличии) – под роспись в Журнале ознакомления с ЛНА
3. Заключаем трудовой договор
4. Заключаем договор о полной материальной ответственности
- Заполнение шаблона договора
- Подписание договора работодателем и работником
- Регистрация договора в Журнале регистрации договоров о материальной ответственности
- Вручение одного экземпляра трудового договора работнику
5. Готовим приказ о приеме на работу
- Составляется по унифицированным формам Т-1 и Т-1а
- Подписание приказа у руководителя
- Регистрация приказа в Журнале регистрации приказов
- Ознакомление работника с приказом под роспись в трехдневный срок со дня фактического начала работы
6. Вносим записи в трудовую книжку
7. Вносим сведения в Книгу учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним
8. Оформляем личную карточку
9. Направляем обязательную информацию
- По последнему месту службы – в отношении граждан, которые за последние два года, предшествующие трудоустройству, замещали должности государственной или муниципальной службы – в десятидневный срок с даты заключения трудового договора
- В военные комиссариаты и (или) органы местного самоуправления – в отношении граждан, подлежащих воинскому учету
Бизнес не возможен без людей, поэтому организациям и индивидуальным предпринимателям для осуществления предпринимательской деятельности нужен персонал. В первую очередь, нужны постоянные работники, образующие основную команду. Таких работников принимают по трудовым договорам, и взаимоотношения с ними регулируются Трудовым кодексом. Расскажем, как правильно провести оформление приема на работу, не допустив ошибок и выполнив все требования законодательства.
Шаг 1. Требуем с работника все необходимые документы
При трудоустройстве на работу нужно предъявить работодателю (организации или индивидуальному предпринимателю) комплект документов, в частности паспорт, трудовую книжку, страховое пенсионное свидетельство и т.д. (подробнее об этом см., « »). Без них прием на работу не состоится.
Шаг 2. Берем согласие на обработку персональных данных
Шаг 3. Знакомим с локальными нормативными актами
Перед заключением трудового договора работодатель (организация или индивидуальный предприниматель) должен ознакомить будущего работника с локальными нормативными актами предприятия, которые непосредственно связаны с работой данного сотрудника (ч. 3 ст. 68 ТК РФ).
Шаг 4. Заключаем трудовой договор
После ознакомления будущего работника с локальными актами предприятия можно заключить с ним трудовой договор. В настоящее время для оформления трудовых отношений можно воспользоваться:
- трудовым договором в свободной форме (подробнее об этом см., « »);
- типовым трудовым договором (подробнее об этом см., « »).
Шаг 5. Издаем приказ о трудоустройстве
Когда договор подписан, можно переходить к следующему этапу оформления приема на работу – изданию приказа о трудоустройстве нового сотрудника (подробнее об этом см., « »). Напомним, что все события в жизни предприятия требуют документального оформления.
