Архивариус (он же архивист, актуариус) – это сотрудник архива, хранитель . Основная задача архивиста заключается в правильной организации работы архива и управлении его документооборотом. По характеру труда архивариус относится к категории исполнителей, по предмету труда – к категории «человек – знаковая система».

История профессии

Профессия «архивариус» была введена в России государем Петром I и закреплена «Генеральным регламентом» 1720 года. Регламент учредил архивы в органах государственной власти и ввел должность государственного служащего, которому надлежало «письма прилежно собирать, оным реестры чинить и листы перемечивать…». С 2002 года профессиональный праздник архивистов отмечается 10 марта.

Должностные обязанности

Архивариус отвечает за прием, регистрацию, хранение, экспертизу ценности документов, их выдачу по запросам юридических и физических лиц и уничтожение после окончания срока хранения. Иногда архивисты осуществляют доставку архивных документов по запросу юридических лиц и государственных органов.

Условия труда

Архивариус работает в помещении архива. В его рабочей зоне располагается письменный стол, персональный компьютер, печатающее устройство, стеллажи для хранения документов, средства малой оргтехники и осветительные приборы. Выполняя свои должностные обязанности, архивист взаимодействует с людьми, при этом профессиональное общение происходит при непосредственном контакте.

Специализация

В крупных архивах работа с документами ведется децентрализовано, при этом одни архивариусы специализируются на приеме и регистрации документов, другие на их переплете и склеивании, третьи формируют научно-справочную картотеку, четвертые выдают материалы во временное пользование и так далее. В малых архивах архивисты выполняют сразу все функции, либо несколько схожих функций.

Личные качества

Архивариусу необходимы такие личные качества, как аккуратность, ответственность, дисциплинированность, педантичность, усидчивость, хорошая память, аналитическое мышление и способность концентрировать внимание.

Должен знать

Архивист должен знать нормативные правовые акты, инструкции и положения по организации архивного дела. Он должен обладать грамотной речью, уверенно владеть персональным компьютером, знать системы электронного документооборота и приложения для работы с текстовой и числовой информацией Microsoft Word и Microsoft Excel.

Требования к образованию

Архивариус может иметь начальное профессиональное образование или высшее профессиональное образование по специальностям «Документоведение», «Архивное дело», «Документационное обеспечение управления». Конкретные требования к образованию кандидата на должность архивиста предъявляет работодатель.

«МЕЖРЕГИОНАЛЬНЫЙ СПЕЦИАЛИЗИРОВАННЫЙ

ФИНАНСОВО-ПРОМЫШЛЕННЫЙ РЕГИСТРАТОР

«СИБИРСКИЙ РЕЕСТР»

УТВЕРЖДЕНА

Приказом Генерального директора

от 08.г. № 1/1

Должностная инструкция

Специалиста архива

1. ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ

1.1.Специалист архива Общества (Филиала) осуществляет выполнение работ по ведению архивного дела в Обществе (Филиале).

1.2.Специалист архива Общества (Филиала) относится к категории специалистов Общества (Филиала), назначается и освобождается от занимаемой должности Генеральным директором Общества (Руководителем Филиала).

Функции, права, должностные обязанности Специалиста архива могут быть переданы любому сотруднику Общества (Филиала) по усмотрению Генеральным директором Общества (Руководителем Филиала), при этом такой сотрудник несет ответственность, предусмотренную настоящей Должностной инструкцией.

1.3.Специалист архива подчиняется непосредственно Исполнительному директору Общества (Руководителю Филиала).

1.4. Специалисту архива устанавливается нормированный рабочий день.

1.5. В своей работе Специалист архива руководствуется:

требованиями действующего законодательства РФ; нормативными документами Федеральной Комиссии по рынку ценных бумаг и другими документами, регламентирующими работу с ценными бумагами; Уставом ОАО "Сибирский реестр" (Положением о филиале); Правилами ведения реестров владельцев именных ценных бумаг ; Порядком хранения и защиты информации и другими внутренними нормативными документами Общества; Приказами и распоряжениями вышестоящего Руководства Общества (Филиала); настоящей Должностной инструкцией.

2. ФУНКЦИИ

На Специалиста архива возложены следующие функции:

Осуществление работ по ведению архивного дела в Обществе (Филиале). Организация хранения и обеспечение сохранности документов, поступающих в архив.

· Контроль за состоянием документов в помещении архива.

Подготовка справочного аппарата к хранящимся в архиве документам. Организация отбора документов с истекшими сроками хранения.

3. ОБЯЗАННОСТИ

К непосредственным обязанностям Специалиста архива входит выполнение следующих работ:

Обеспечение в установленном порядке приема, регистрации, систематизации, хранения, учета и выдачи документов, поступающих в архив, и их комплектование по соответствующим папкам. Прием-передача из Филиала в головную организацию Общества документов и копий документов, подлежащих хранению в архиве головной организации, контроль за полнотой передаваемых документов, своевременным поступлением документов на хранение, правильностью оформления описи поступающих дел в соответствии с внутренними документами, утвержденными Обществом. Обеспечение сохранности документов, принятых на хранение, осуществление контроля за состоянием документов в помещении архива, своевременностью их восстановления, соблюдением в помещениях архива условий, необходимых для обеспечения сохранности документов. Обеспечение конфиденциальности сведений , содержащихся в документах. Создание справочного аппарата к хранящимся в архиве документам, облегчающего учет и использование архивных документов. Выдача в соответствии с поступившими запросами архивных копий и документов, составление необходимых справок на основе сведений, имеющихся в документах архива, оказание методической помощи в поиске необходимых документов. Инструктирование работников структурных подразделений о порядке формирования, подготовки и сдачи дел в архив, проверка правильности формирования дел при передаче их в архив. Контроль за своевременностью поступления в архив документов, законченных делопроизводством. Составление установленной внутренними нормативными документами Общества отчетности. Ведение учета документооборота и количества дел, выдача архивных справок на основе данных, имеющихся в документах архива, систематизация и размещение дел. Участие в проведении работ по экспертизе ценности архивных документов, формирование документов в дела постоянного и временного хранения, отбор документов с истекшими сроками хранения. Составление описи дел для передачи документов в государственные архивы, составление актов об уничтожении передаче в другие организации на хранение документов, сроки хранения которых истекли. Участие в разработке внутренних документов Общества, касающихся порядка ведения архивного дела. Соблюдение требований законодательства РФ, Правил внутреннего трудового распорядка, Правил техники безопасности , охраны труда , противопожарной защиты и других, относящихся к деятельности Специалиста архива, требований, содержащихся во внутренних нормативных документах Общества (Филиала). Проведение санитарно-гигиенических мероприятий в архиве.

4. ПРАВА

Специалист архива имеет право:

Требовать от соответствующих сотрудников Общества (Филиала) соблюдения установленного внутренними нормативными документами Общества (Филиала) порядка выдачи документов из архива. Требовать от соответствующих сотрудников Общества (Филиала) соблюдения установленного внутренними нормативными документами Общества (Филиала) порядка подготовки к сдаче документов в архив. Инструктировать сотрудников Общества (Филиала) о порядке формирования, подготовки и сдачи дел в архив. Выносить вопросы, связанные с его деятельностью, на рассмотрение Исполнительного директора Общества (Руководителя Филиала). Получать необходимые разъяснения и консультации по вопросам своей деятельности и деятельности Общества (Филиала) у вышестоящего Руководства, Юриста, Контролера Общества (Филиала). Требовать от вышестоящего Руководства Общества (Филиала) создания нормальных условий для выполнения служебных обязанностей. Ограничивать доступ в архив сотрудников Общества (Филиала) в соответствии со списком лиц, имеющих право доступа в архив, определенном и утвержденном Генеральным директором Общества (Руководителем Филиала). Выполнять другие должностные обязанности по поручению вышестоящего Руководства Общества (Филиала).

5. ОТВЕТСТВЕННОСТЬ

Специалист архива несет предусмотренную внутренними нормативными документами Общества (Филиала) и законодательством РФ ответственность:

За некачественное и несвоевременное выполнение обязанностей и неисполнение прав, предусмотренных настоящей Должностной инструкцией. За разглашение конфиденциальной информации, содержащейся в хранящихся в архиве документах.

6. КВАЛИФИКАЦИОННЫЕ ТРЕБОВАНИЯ

6.1. На должность Специалиста архива принимается дееспособное физическое лицо, удовлетворяющее следующим квалификационным требованиям. Специалист архива:

Должен иметь высшее образование . Должен иметь стаж профильной работы не менее 1-го года. Должен иметь опыт работы с персональным компьютером, программными продуктами.

6.2.Специалист архива должен владеть вопросами:

действующего законодательства об архивации документов организации и в соответствии с его деятельностью; порядка оформления документов, поступающих в архив; структуры Общества (Филиала); порядка приема и сдачи документов в архив, их хранение и пользованием ими; культуры труда и служебной этики; охраны труда, техники безопасности и противопожарной защиты.

С инструкцией ознакомлен:

____________________________________________ _______________ «_____» ______________ 20 ___г.

(Ф. И.О. – указываются полностью) (подпись) (дата)

Должностные обязанности.

Осуществляет работу по ведению архивного дела на предприятии. Организует хранение и обеспечивает сохранность документов, поступивших в архив. Принимает и регистрирует поступившие на хранение от структурных подразделений документы, законченные делопроизводством. Участвует в разработке номенклатур дел, проверяет правильность формирования и оформления при их передаче в архив. В соответствии с действующими правилами шифрует единицы хранения, систематизирует и размещает дела, ведет их учет. Подготавливает сводные описи единиц постоянного и временного сроков хранения, а также акты для передачи документов на государственное хранение, на списание и уничтожение материалов, сроки хранения которых истекли. Ведет работу по созданию справочного аппарата по документам, обеспечивает удобный и быстрый их поиск.

Участвует в работе по экспертизе научной и практической ценности архивных документов. Следит за состоянием документов, своевременностью их восстановления, соблюдением в помещениях архива условий, необходимых для обеспечения их сохранности. Контролирует соблюдение правил противопожарной защиты в помещении архива. Выдает в соответствии с поступающими запросами архивные копии и документы, составляет необходимые справки на основе сведений, имеющихся в документах архива, подготавливает данные для составления отчетности о работе архива. Принимает необходимые меры по использованию в работе современных технических средств.

Архивариус должен знать:

нормативные правовые акты, положения, инструкции, другие руководящие материалы и документы по ведению архивного дела на предприятии; порядок приема и сдачи документов в архив, их хранение и пользование ими; Единую государственную систему делопроизводства; порядок составления описаний документов постоянного и временного хранения и актов об уничтожении документов; порядок оформления дел и их подготовки к хранению и использованию; порядок ведения учета и составления отчетности; структуру предприятия; основы организации труда; правила эксплуатации технических средств; основы трудового законодательства; правила внутреннего трудового распорядка, правила и нормы охраны труда.

Требования к квалификации архивариуса.

Начальное профессиональное образование без предъявления требований к стажу работы или среднее (полное) общее образование и специальная подготовка по установленной программе без предъявления требований к стажу работы.

Если после прочтения этой статьи Вы не получили однозначного ответа, обратитесь за быстрой помощью:

На каждом предприятии существует свой документальный архив, требующий тщательной систематизации и контроля. Некоторые важные материалы (личные досье, киноленты, приказы, распоряжения) имеют достаточно большой и важно, чтобы вся ценная информация была правильно расфасована по папкам, имела описи с датами. Требуется это для того, чтобы в случае необходимости человек мог быстро отыскать запрашиваемое дело. В этом вопросе требуются ответственность, кропотливость и правильный подход. Поможет справиться с непростой работой профессиональный архивариус. Кто это? Ценный специалист, занимающийся ведением всего архива предприятия, отвечает за сохранность и безопасность каждой бумажки.

Археологи неоднократно в ходе раскопок находили древние письменности, которые были собраны особым способом. Подобные находки обнаруживали в Ассирии, Греции, Древнем Египте и Риме. В летописях было четко прописано о способах ведения всех ценных материалов. Наличие таких помещений, где собрана важная документация, свидетельствует о высокой культуре социума. Архивы необходимы нам не только для сохранения памяти прошлых событий, но еще они представляют некую базу прикладного и научного характера.

В те годы, когда страной руководил великий вождь пролетариата В.И. Ленин, во всех государственных учреждениях была четкая организация документооборота. Подлежали архивированию материалы национализированных усадеб, монастырей, церквей, а также дела, в которых хранилась информация о великих народных художниках, ученых, композиторах. Уничтожение таких архивов преследовалось законом. За сохранностью всех материалов следил один человек - архивариус. Кто это, спросите вы? Незаменимое государственное лицо любого учреждения.

Профессиональные обязанности

Занимается архивариус систематизацией всех внутренних и входящих материалов, которые вышли из документооборота. Также он отвечает за соответствие условиям, нормам и правилам хранения. В обязанности архивариуса входит: правильное оформление исходящих и поступающих документов, составление описаний, ведение учетных баз, маркирование списков, выдача справок и размещение информации на специальных стеллажах. Сегодня на крупных предприятиях практически вся работа осуществляется в электронном виде, но действительно важные материалы, подлежащие длительному хранению, дополнительно распечатывают на бумажных носителях и передают в архив.

Конечно, автоматизированная база значительно ускоряет и облегчает работу и поиск, но техника имеет свойство ломаться и выходить из строя, вот поэтому во избежание потери всех данных нужен архив. Участвует в комиссиях по уничтожению и списанию устаревших документов архивариус. Профессия также подразумевает слежение за противопожарной безопасностью помещения.

Требования и качества

Взять на могут человека с высшим (или студента) образованием, который отучился по специальности «архивное дело», «история», «педагогика». Иногда необходимые навыки получают на специальных курсах. Будущий сотрудник должен знать ПК (офисные программы), уметь работать с техникой (ксероксом, факсом, принтером), владеть письменной и устной грамотой.

Аккуратностью, усидчивостью, аналитическим и скрупулезностью должен обладать архивариус. Кто это придумал и чем обусловлены требования? В течение всего дня работник сталкивается с огромным объемом информации, которую нужно прочесть, зарегистрировать и определить ее срок хранения согласно перечню документооборота. В этом деле требуются внимательность, усидчивость, самоконтроль, развитое мышление, терпеливость и тонкая моторика. Далеко не все люди способны ежедневно проделывать монотонную и кропотливую работу.

Зарплата архивариуса

Оплата труда напрямую зависит от региона, финансового благополучия компании и объема обязанностей. На сегодняшний день средняя зарплата колеблется в пределах 20-35 тысяч рублей. Свыше 40 000 руб. получает опытный с многолетним стажем архивариус. Кто это и чем он занимается, было описано выше. Профессия достаточно востребована, вот только называется она немного по-другому - секретарь или делопроизводитель.

Многие молодые бахаи при выборе профессии стараются найти такую, которая позволит сочетать их желание оставить след в истории и сохранять историю, особенно историю бахаи, и предоставит уникальную возможность служения Вере. Шоги Эффенди часто советовал молодежи изучать и быть в курсе существенной роли истории. Он в письмах к отдельным верующим отмечал, что Вера Бахаи может пролить совершенно новый свет на изучении истории, и что такие исследования обогащают понимание Веры Бахаи (см. Bahá’í Youth: A Compilation, стр. 15). Собственные произведения Шоги Эффенди постоянно делают упор на понимание событий эры бахаи в их историческом контексте. Кроме того, он дал миру бахаи два основных исторических труда – его перевод повествования Набиля «Вестники рассвета » и его собственный – God Passes By .

Историческая наука, однако, существенно зависит от работы людей, которые стараются обеспечить сохранение исторических документов. Эти люди – профессиональные архивисты. Работа с архивами, как область знаний, обеспечит бахаи тесный контакт с историей и дает им знания и навыки, которые пользуются все большим спросом во всем мире, и внутри и вне общины бахаи. В следующих разделах размещены ответы на часто задаваемые вопросы об архивах как карьере.

Чем занимается архивист?

Архивист – это человек, чья профессия предполагает приобретение, сохранение и предоставление для исследования подлинных первичных исторических материалов. Это могут быть документы учреждений и организаций, а также личные документы физических лиц. Эти документы и бумаги предоставляют важные свидетельства того, что произошло в прошлом, и полезную информацию о том, как и почему произошло то или иное событие. Архив представляет собой коллекцию документов, тщательно отобранных из-за их исторической ценности. Эти документы, как правило, не опубликованы и включают в себя рабочие документы учреждений и организаций; личную переписку, рукописи, заметки и вырезки; фотографии, карты, фильмы, записи, исторические печатные материалы, а также данные в цифровом виде.

Архивист выясняет, какие существуют исторические документы и бумаги, и где они находятся; он также определяет, стоит ли эти документы сохранять. Для того, чтобы это выполнять, архивист должен обладать пониманием исторического прошлого этих документов, обстоятельств, при которых они были созданы, и как они соотносятся с другими доступными источниками информации. Такое понимание позволяет ему определить, насколько будут полезны эти документы для исследователей, и таким образом решить, являются ли они достаточно важными, чтобы их сохранили. Если материалы повреждены, он должен принять меры для их восстановления и защиты, чтобы обеспечить их физическую сохранность. Архивист также должен организовать и описать документы, чтобы помочь исследователю в поиске нужной информации. Кроме того, он должен распространить информацию о фонде, чтобы исследователи знали, какую тот представляет ценность и как может быть использован. Архивист часто работает в тесном сотрудничестве с исследователем, чтобы предоставить исследователю полный доступ ко всем необходимым документам.

Служение другим в их поисках информации и знаний является главной задачей профессии архивиста. Удовлетворение в такой работе приносит осознание той помощи, которую архивист оказывает массе различных людей, в том числе историкам, социологам, студентам, администраторам, журналистам и специалистам по генеалогии. Эта работа также позволяет архивисту углубить свои знания истории. Многие архивисты пользуются доступными им ресурсами по истории, чтобы публиковать научные статьи и книги.

Где работают архивисты?

Архивисты могут найти работу в архивах и собраниях рукописных коллекций колледжей и университетов, а также в научных библиотеках; в государственных архивных учреждениях на федеральном, областном и местном уровнях; в архивах больших предприятий и трудовых организаций; и частных организаций, таких как религиозные учреждения, этнические организации и профессиональные общества. Они часто являются частью профессионального коллектива библиотек, исторических обществ, музеев и центров хранения документов. В виду того, что архивные учреждения отличаются друг от друга по размеру, структуре и типу фондов, архивист может работать в большом отделе с другими архивистами и людьми, занятыми различными аспектами исторического исследования, или он может быть единственным человеком, ответственным за сохранение истории организации, компании или учреждения.

Какими личными качествами должен обладать архивист?

Архивист должен свое желание служить другим совмещать с организаторским талантом и способностью выражать мысли точно, как устно, так и письменно. Он должен иметь серьезный интерес к истории и способности детектива выискивать, казалось бы, хорошо скрытые факты.

Как студент может начать готовиться к карьере архивиста?

Студент университета, или только планирующий поступать в вуз, намереваясь работать в дальнейшем в архиве, должен серьезно задуматься о получении специальности, имеющей отношение к истории или одной из социальных наук. Изучение чего выберет студент: американская, европейская, африканская или азиатская история, или искусство, музыка, экономика, социальная или политическая история – будет зависеть от его интересов и специализации архивов, где он хотел бы работать. Изучение истории предоставит студенту необходимую базу, т.к. обучение и опыт исторического исследования существенен для продолжения обучения в области архивной науки.

Какая профессиональная подготовка необходима архивисту?

Профессиональная подготовка для работы в архивах обычно происходит на уровне магистратуры. В прошлом большинство архивистов учились на рабочем месте, но чем больше получено знаний в университете, тем лучше для начинающего архивиста. Очень немногие учебные заведения предлагают формальные программы на получение степени в области управления архивами. Тем не менее, количество учреждений, предлагающих обучение для работы в архивах, растет. Это обучение, как правило, является частью программы на степень магистра в библиотечном деле или истории. Степень подготовки варьируется от одного обзорного курса, до последовательности курсов, включая стажировку и исследование в этой области. Хотя в настоящее время нет общепринятого стандарта минимальных квалификационных требований и подготовки для работы в архивах, студент, желающий стать архивистом, может подготовить себя наилучшим образом, выбрав дальнейшее обучение, которое предоставит максимум возможностей для изучения как теории, так и практики архивного дела. Проходить обучение в рамках магистерской программы в области истории или библиотечного дела зависит прежде всего от интересов студента. Некоторые студенты решают обучаться по обеим программам, и есть такие вузы, которые позволяют своим студентам так сочетать обучение. Студент, учащийся полное время, может получить степень магистра в области библиотечного дела за двенадцать месяцев в большинстве вузов Соединенных Штатов, а степень магистра в области истории – от двенадцати до восемнадцати месяцев, в зависимости от требований отдельных учреждений.

Некоторые студенты сочетают получение академической подготовки с работой в архиве. Некоторые учебные заведения нанимают студентов на индивидуальной основе, а другие в рамках специальных программ по трудоустройству студентов. В зависимости от количества часов в неделю, что студент работает, такая работа может повлиять на увеличение срока, необходимого, чтобы получить диплом, но опыт, который дает работа, может стать бесценной частью подготовки студента к работе с архивами.

Какие еще существуют возможности для приобщения к работе с архивами?

В дополнение к учебным курсам по управлению архивами как части формальной академической программы на получение степени, некоторые архивные учреждения и университеты также предлагают самостоятельные семинары и курсы по управлению архивами. Эти программы продолжительностью от одной до шести недель предоставляют практический опыт, а также ознакомление с основными принципами работы архивов. Зачастую в них зачисляются только те, кто уже работает в архивах и библиотеках.

Где можно получить дополнительную информацию?

Перечень образовательных возможностей в архивной области составлен Обществом американских архивистов. Его можно посмотреть на веб-сайте общества www.archivists.com
Интересующимся следует обратиться в перечисленные учебные заведения за подробной информацией об их программах. Поскольку новые программы появляются ежегодно, Общество часто пересматривает свой список.

Информацию о возможности получения образования в зарубежных вузах можно найти на веб-сайтах национальных архивных ассоциаций. Хорошим источником информации служит сайт Международного совета архивов www.ica.org Вузы Великобритании, предлагающие обучение в области архивов, смотрите: www.archives/org.uk/training/

Заключение

Бахаи, которые выбирают профессию архивиста, обнаружат, что эта сфера деятельности предоставляет им возможность служить другим, при этом принимая непосредственное участие в сохранении истории прошлого и настоящего. Они смогут предложить свои таланты общине бахаи, помогая в сохранении истории бахаи на местном, региональном, национальном и международном уровнях.