Об электронном документообороте говорят часто и много, но ориентироваться в большом количестве новых терминов сложно, а еще сложнее понять, как все это работает. Серия статей «Бухгалтер и электронный документ» разработана специально для того, чтобы на доступном языке рассказать об этом виде взаимодействия все, что нужно знать бухгалтеру. Как начать обмен? Как работать с первичкой и сдавать отчетность в электронном виде? На эти и другие вопросы вы найдете ответ в наших выпусках.
Тип цифрового сертификата, содержащего имя и цифровую подпись отдела выдачи, а также данные о личности его владельца. Соблюдая требования защиты данных, он служит для идентификации человека или объекта, о котором идет речь, подлинным и надежным способом.
Как правило, цифровой идентификатор содержит цифровой сертификат для подтверждения подлинности заявленного идентификатора. Данные электронного идентификатора могут храниться на носителе данных. Интеграция предприятия здравоохранения: инициатива, предпринимаемая пользователями и производителями для стандартизации и согласования обмена информацией между вычислительными системами в области здравоохранения.
В первой главе мы расскажем о том, как перейти на электронное взаимодействие с контрагентами, и что нужно, чтобы начать обмен.
Взгляд сверху: нужны ли перемены?
Ведение бухгалтерского учета неразрывно связано с оформлением различной документации. Десятки лет оттачивались схемы бумажного документооборота, но сегодня на смену бумажным документам приходят электронные.Посмотрим на сложившуюся ситуацию сверху: многие компании частично или полностью автоматизируют свои внутренние бизнес-процессы за счет внедрения информационных систем. Но функционирование организации не ограничивается внутренними процессами, необходимо взаимодействовать и с контрагентами.
В рамках одного и того же учреждения пользователи могут аутентифицироваться в своей прикладной системе или в центральной системе управления пользователями, которая может быть отправлена как часть межинституциональной коммуникации: различные связанные компьютерные системы доверяйте друг другу информацию об аутентификации.
Стимулы, будь то финансовые или иные, призваны побуждать заинтересованные стороны применять процессы, использующие электронное здравоохранение. Главная цель схем стимулирования в этой области заключается в использовании эко - пользователей и пациентов.
Например, после совершения хозяйственной операции бухгалтер составляет в своей учетной системе акт выполненных работ, распечатывает и отправляет почтой или с курьером. Контрагент, получив акт, сканирует его и заносит в информационную систему, если таковая имеется. Затем бухгалтер «ручками» делает проводку в учетной системе, и в обязательном порядке сохраняет бумажный оригинал. Удобно?
Он включает объяснения болезни и связанные с ней риски, запланированные диагностические и терапевтические методы, их полезность и связанные с этим риски, а также возможные альтернативные методы лечения. В криптологии - система выдачи, распространения и управления цифровыми сертификатами.
В области информационной безопасности целостность данных является целью защиты, при которой данные должны оставаться полными и неизменными в течение определенного периода времени. Целостность включает в себя защиту и защиту данных против фальсификаций.
Ситуация парадоксальна: внутренние процессы оптимизированы, а внешние - нет, при этом именно внешние отлаженные процессы ведут к реальной минимизации затрат как материальных, так и временных. Доставка бумажных документов отнимает драгоценные дни и недели, в то время как электронные документы передаются в течение нескольких минут.
Возможность для гетерогенных и независимых компьютерных систем работать как можно больше, не нарушая среды для обмена информацией эффективным и доступным способом или для ее доступности для пользователя без необходимости специального соглашения между системами. Обычно это требует общих стандартов. Интероперабельность касается следующих аспектов: политической, организационной, технической, семантической и синтаксической.
«Политическая интероперабельность» относится к заинтересованности в обмене данными между учреждениями на политическом уровне. Роль правовых оснований, которые несовместимы друг с другом в этом отношении. Синтаксическая совместимость обеспечивает совместимость данных, подлежащих обмену для надлежащей обработки в системах. Структура информации является ключом к синтаксической совместимости.
Способы обмена электронными документами
- Итак, вы решили начать обмен электронными документами. Каким образом будет выстраиваться электронное взаимодействие, контрагенты решают самостоятельно. Выделяются два основных вида обмена:
- Обмен с контрагентом напрямую можно начать, заключив предварительно соглашение, в котором детально прописывается порядок и условия обмена. Если оба контрагента используют усиленную квалифицированную электронную подпись, то соглашение можно не заключать, соответственно, при других видах электронной подписи соглашение необходимо. Очевидное преимущество данного варианта - не нужно платить операторам за передачу документов, можно воспользоваться обычной электронной почтой. Но далеко не все документы можно пересылать напрямую контрагенту.
- Другой вариант - обмен через оператора электронного документооборота счетами-фактурами (оператор ЭДО СФ). Данный способ лучше хотя бы потому, что вы один раз подключаетесь к сети оператора, присоединяетесь к регламенту обмена и работаете в сервисе. Операторы ЭДО СФ обладают технологическими, кадровыми и правовыми возможностями для обеспечения легитимного обмена любыми электронными документами, и, самое главное, счетами-фактурами.
Карина Кассис, аналитик Synerdocs
Различные пакеты программного обеспечения проекта реализации должны быть взаимосвязаны, чтобы обеспечить электронный обмен документами. Техника, используемая для этого, будет более или менее сложной, особенно в отношении безопасности, синтаксиса или процессов определены.
Семантическая интероперабельность гарантирует, что точное значение обменной информацией понимается другими системами или приложениями. Таким образом, семантическая интероперабельность индуцирует определение контекста медицинских терминов, которые должны быть переданы. Ежедневно коммуникаторы осознают тематический контекст, в котором используются слова или термины, и автоматически «расшифровывать» их, так что их толкование недвусмысленно. Мы не осознаем сильное влияние, оказываемое контекстуальными рамками в общении, и при общении человек обладает большой способностью интерпретировать слова таким образом актуальным и недвусмысленным.
Три простых шага к ЭДО
- подключиться к оператору;
- приобрести сертификат электронной подписи и средства криптографической защиты (СКЗИ);
- подключить контрагентов (если есть необходимость) с помощью оператора
Подключение к оператору
В первую очередь, свяжитесь с оператором, обговорите стоимость и сроки подключения. Приступая к обмену, требуется подписать соглашение с оператором, часто данную процедуру называют присоединением к регламенту.Регламент представляет собой документ, где детально прописаны принципы работы, задачи сервиса и правовые аспекты.
Правовые основы регулируют требования Швейцарской Конфедерации для безопасного обращения с данными, содержащимися в электронной записи пациента, которая регулирует как технические, так и организационные условия. В списке указаны лица, которым пациент запретил доступ к документам.
Систематические отношения, с. например, две семантические системы, чтобы иметь возможность обмениваться семантической информацией, которая идентична терминологии, переходя от логики одной системы к другой. Отображение всегда связано с риском потери информации и поэтому должно использоваться с осторожностью и умением.
Приобретение сертификата электронной подписи и средств криптографической защиты
Получить сертификат электронной подписи можно в любом аккредитованном Минкомсвязи РФ Удостоверяющем центре (Перечень аккредитованных УЦ). Часто операторы ЭДО СФ сами являются УЦ или предоставляют услуги по получению сертификатов через своих партнеров.Согласно Федеральному закону N 63 «Об электронной подписи» сертификат электронной подписи, используемый фирмой (юридическим лицом), также идентифицирует конкретное физическое лицо, но действующее от имени фирмы на основании Устава или доверенности. Разумеется, передавать другим лицам сертификаты нельзя. Вы же не можете поручить кому-то ставить ваш автограф на документах.
Эти правила должны быть рассмотрены до предоставления или отказа в доступе к документу. в любое время, матрицу прав доступа. Он не принимает непосредственного участия в лечении пациента и поэтому не может быть связан с сертифицированным сообществом или справочным сообществом.
Мегадаты - это слишком большие или слишком сложные наборы данных, которые слишком быстро изменяются для оценки вручную с использованием стандартных методов обработки данных. С помощью конкретных алгоритмов мы пытаемся вывести корреляции, новые знания и решения.
Карина Кассис, аналитик Synerdocs
Электронная подпись (ЭП) представляет собой некоторую последовательность символов, которая присоединяется к документу. Существует три вида подписей: простая, усиленная неквалифицированная, усиленная квалифицированная.
Согласно ФЗ № 63 «Об электронной подписи» электронный документ, подписанный простой или усиленной неквалифицированной ЭП, признается равнозначным документу на бумажном носителе, подписанному собственноручной подписью.
Обычно в метаданных понимаются данные, содержащие информацию о других данных. В случае документа это информация об авторе, дате и времени создания и т.д. стандарты связанные с метаданными, предназначены для использования метаданных из разных источников, включая семантику, модель данных и синтаксис.
В модели выбора пользователь должен принять продуманное решение о своем участии или вкладе, иначе он не будет включен. С другой стороны, в модели отказа, все автоматически интегрируются, и каждый должен явно указать, что они хотят уйти. В электронной системе регистрации пациентов, созданной в Швейцарии, в котором было принято решение о том, что пациент должен прямо разрешить создание электронной записи пациента и что он имеет постоянное право на аннулирование.
Усиленная квалифицированная подпись на электронном документе является аналогом собственноручной подписи и печати на бумажном документе. ФНС признает юридическую силу только тех документов, которые подписаны квалифицированной подписью .
Средство криптографической защиты информации (СКЗИ) - это специальная программа, которая шифрует и расшифровывает передаваемую информацию. СКЗИ в сервисах обмена необходимо для создания и проверки электронной подписи. Лицензию на право использования можно приобрести с помощью оператора.
«Средства идентификации» означают продукты, услуги и процедуры, доступные человеку для подтверждения подлинности его личности на электронной службе с предопределенным уровнем безопасности. Он содержит данные о человеке и его дипломах и, возможно, о разрешениях на выданные ему практики и обеспечительных мерах надзора. Зарегистрированы обладатели диплома, признанного по межконфронтационным соглашениям.
Чип-карта для записи информации. Номенклатура содержит, насколько это возможно, исчерпывающие названия понятий специальности. Между объектами нет абсолютно определенных отношений, в частности, нет иерархических или систематических отношений. Стандарты позволяют устанавливать соглашения между различными участниками в рамках системы и обеспечивать совместимость данных и информации. Они устанавливают общий язык для сотрудничества между организациями, что способствует технической, семантической и синтаксической совместимости.
Подключение контрагентов
Определенно, обмениваться электронными документами вы сможете только с теми контрагентами, которые уже подключены к сервису обмена. Аналогично с социальными сетями: не имеет смысла регистрироваться, если там нет друзей. Однако вслед за вашей компанией на эксперимент могут пойти и остальные. Бывают такие ситуации, когда контрагентам нужна лишь дополнительная мотивация, льготный или бесплатный доступ на какое-то время. Все вопросы вам поможет решить оператор ЭДО СФ, так как сам заинтересован в качественной поддержке своих пользователей и подключении новых абонентов.Неважно, услугами какого оператора ЭДО СФ пользуется контрагент - вы можете быть подключены к одному оператору, а контрагент - к другому. Сегодня ряд ведущих операторов, развивают и апробируют технологию роуминга. Пока технология находится на этапе разработки, вы можете воспользоваться другими вариантами организации взаимодействия с контрагентами.
Юридическое обязательство сохранять данные за определенный период времени. В медицинской области эта продолжительность определяется частично на федеральном уровне, частично на кантональном уровне и частично в кодексе обязательств. В целом это относится к сохранению бумажных документов, а иногда и к электронным средствам массовой информации.
Идентификатор объекта: в электронной связи между двумя компьютерными системами взаимопонимание ссылок на объекты является незаменимым условием для семантической совместимости. Идентификаторы объектов - это механизм назначения четких и неограниченных значащих знака знаков реальным или виртуальным объектам по всему миру и их администрированию.
Первый вариант - работа с несколькими операторами . Участникам обмена никто не запрещает пользоваться услугами нескольких операторов ЭДО. Вы сами можете подключиться к нескольким операторам, либо предложить данный способ работы контрагенту, если это уместно, конечно.
Если вы с контрагентом подключены к разным сервисам, и не желаете по каким-либо причинам пользоваться услугами нескольких операторов электронного документооборота, то обратите внимание на второй вариант - вы можете обратиться к вашим операторам с предложением о налаживании обмена между собой.
Онтология относится к вербализованному и упорядоченному представлению терминов области применения и отношений между этими терминами. Исследования в области медицинской онтологии становятся все более важными для инженерии знаний, семантическая основа представления знаний и разработка метамоделей в области практических медицинских применений.
Его использование позволяет двухуровневое моделирование электронных медицинских записей. Таким образом, можно провести различие между эталонной моделью, разработанной для прикладной системы, и архетипами, позволяющими гибко моделировать клинические концепции. Цель: Семантическая функциональная совместимость информационных систем, основанных на архетипах в секторе здравоохранения. С этой целью следует поощрять обмен электронными медицинскими документами, полный или частичный.
Вместо заключения
Подведем небольшой итог: что нужно вам, как бухгалтеру, знать о том, как приступить к обмену электронными документами с контрагентами? Во-первых, юридическую силу документу обеспечивает усиленная квалифицированная ЭП. Во-вторых, оператор ЭДО СФ гарантирует быструю доставку и целостность электронного документа. В-третьих, для того чтобы начать обмен через оператора достаточно присоединиться к регламенту, а также приобрести сертификат электронной подписи и средство криптографической защиты. Решение остальных вопросов фактически ложится «на плечи» операторов.В следующем выпуске
Во второй главе «Бухгалтер и электронный документ» вы узнаете, где еще можно использовать ЭП, как отличить все три ЭП друг от друга. Мы подробнее рассмотрим механизм подписания, выясним, какой электронный документ признается юридически сильным. Также вы узнаете, где и как хранить электронные документы с сохранением их юридической силы.В конце ноября создатели системы для обмена электронными юридически значимыми документами « » провели на портале «Бухгалтерия Онлайн» конкурс, посвященный электронному документообороту. На все 15 вопросов конкурса правильно не смог ответить ни один из четырехсот его участников. Организаторы конкурса проанализировали все полученные ответы, и теперь предлагают разобраться с вопросами, вызвавшими у бухгалтеров наибольшие затруднения.
Законодательный текст, устанавливающий подчиненное право; не подлежит референдуму. Заказы должны иметь правовую основу в статуте или непосредственно в Конституции. Они, как правило, выдается Федеральным советом, отделом или подчиненной административной единицей. Есть также несколько Приказов Парламента.
Приказ - это формальный и письменный заказ, предоставляемый аптекой врачом или другим уполномоченным специалистом в области здравоохранения, чтобы предоставить пациенту лекарства или препараты. Электронный заказ дает этот заказ в электронном виде. Таким образом, он принимает функцию действующего медицинского назначения. Электронный рецепт может содержать цифровую подпись специалиста в области здравоохранения, который его устанавливает и регистрируется на смарт-карте. Помимо информации о препарате, он может также содержать важную информацию о пациенте и его состоянии, например информацию об аллергиях или непереносимости.
Вводная информация
После того, как в мае нынешнего года стал возможным обмен электронными счетами-фактурами, многие крупные российские компании начали переход на электронный документооборот (ЭДО). Соответственно, чтобы иметь шанс сотрудничать с лидерами бизнеса, их потенциальные контрагенты должны ориентироваться в нормативно-правовой базе, регулирующей ЭДО. Сегодня мы поможем бухгалтерам разобраться со сложными вопросами, которые возникают при изучении правил обмена электронными документами.
Она координирует и пилотирует на кантональных и национальных уровнях проекты и приложения для национальных сетей электросвязи. информационные и медицинские и административные процессы. Эти организации выступают в качестве экспертов по конкретным вопросам, например, по определению семантической совместимости в рамках используемых терминов.
Персональная запись о здоровье - это совокупность информации о здоровье, которая документирована и управляется индивидуумом. Информация о болезни также может быть собрана. Система архивирования и передачи изображений, используемая в медицине на основе серверов и цифровых сетей. В принципе, они также могут обрабатывать изображения, полученные при эндоскопии, кардиологии, патологии и микробиологии.
Формирование и выставление электронного счета-фактуры
Наибольшие трудности возникают при ответе на вопрос о способе отправки электронного счета-фактуры. Так, 80% участников конкурса считают, что электронный счет-фактуру можно направить контрагенту по электронной почте. Однако это не так.
Хранение электронных документов
Приблизительно половина участников конкурса до сих пор считает, что для хранения электронных документов их необходимо распечатывать. Однако Федеральный закон об архивном деле гласит: «архивный документ — материальный носитель с зафиксированной на нем информацией, который имеет реквизиты, позволяющие его идентифицировать, и подлежит хранению в силу значимости указанных носителя и информации для граждан, общества и государства». Таким образом, законодательством не предусмотрено обязательное требование создавать бумажную копию электронного документа и хранить документ именно в бумажном виде.
В электронной системе записи пациентов это технические компоненты, которые соединяют сообщество или портал внешнего доступа с «внешним миром». Это может относиться к общению с другими сообществами или к центральным консультационным службам. Логическая точка доступа может группировать несколько технических интерфейсов.
Эта техническая инфраструктура на национальном уровне должна также служить в качестве шлюза для въезда и выезда для трансграничной связи. Термин «переносной» относится к электронным устройствам, которые находятся в непосредственном контакте с пользователем и используются, например, для измерения частоты сердечных сокращений или активности.
Порядок обмена электронными счетами-фактурами
Гораздо меньше вопросов вызвал практический порядок обмена электронными счетами-фактурами. Возможно, это объясняется тем, что порядок закреплен отдельным документом (приказ Минфина России от 25.04.11 № 50н) и исключает какие-либо неоднозначные трактовки. На вопросы о том, как исправлять ошибки в счетах-фактурах, что считать датой получения электронного документа, и можно ли подписать электронный счет-фактуру только электронной подписью руководителя или иного уполномоченного на это приказом лица, правильно ответили 49%, 54% и 63% участников конкурса.
Форматы для электронных документов
Больше половины участников (58%) знают, для каких документов ФНС уже разработала обязательные или рекомендованные XML-форматы. Напомним, что приказом ФНС России от 05.03.12 № ММВ-7-6/138@ были утверждены обязательные форматы для счета-фактуры, корректировочного счета-фактуры, журнала учета полученных и выставленных счетов-фактур и книг покупок и продаж, а также для дополнительных листов этих книг (см. « »). А приказ ФНС России от 21.03.12 № ММВ-7-6/172@ утвердил рекомендуемые форматы для товарной накладной по форме ТОРГ-12 и акта приемки-сдачи работ (услуг) (см. « »). Заметим, что документы, переданные в таких форматах, могут быть отправлены в ИФНС для проверки через в том виде, в каком они были получены от контрагента. То есть без перевода документа в скан-образ.
Журнал учета счетов-фактур и книга покупок
Как вести книгу покупок и журналы учета счетов-фактур при наличии электронных документов знают 94% и 74% участников соответственно. Форма книги покупок и правила ее ведения закреплены в Приложении № 4 к постановлению № 1137, а форма журнала учета полученных и выставленных счетов-фактур и правила его ведения — в Приложении № 3 к тому же постановлению.
В соответствии с пунктом 2 Приложения № 4 в книге покупок подлежат регистрации в едином порядке счета-фактуры, полученные как в бумажном, так и в электронном виде. А в соответствии с пунктом 3 Приложения № 3 счета-фактуры, составленные на бумажном носителе или в электронном виде, регистрируются в хронологическом порядке в части 1 журнала учета по дате выставления. Полученные счета-фактуры, как бумажные, так и электронные, — в части 2 журнала по дате их получения. При этом согласно форме журнала и правилам его заполнения, на способ выставления счета-фактуры указывает значение в графе 3: значение 1 указывает на составление документа на бумажном носителе, а значение 2 — на составление в электронном виде.
Работа в системе для отправки электронных документов
Работа с электронными документами на практике оказывается намного проще, чем в теории. Несмотря на обилие сложностей в законодательстве, регулирующем электронный документооборот, большинство неоднозначных теоретических вопросов решаются и автоматизируются на уровне . Так, в системах операторов ЭДО автоматически происходит контроль за правильностью заполнения реквизитов электронных документов и за формированием всех технологических документов, а порядок исправления счета-фактуры на первый взгляд ничем не отличается от аналогичных действий с бумажным документом. Скорее всего, именно поэтому участникам опроса легче всего далось выполнение практических заданий по работе в системе ЭДО. С такими заданиями справились более 75% участников.
Материал подготовлен специалистами системы для обмена юридически значимыми документами в электронном виде «Диадок» на основе результатов конкурса « ».
