Авторские права

(с)ООО "Азбука Бизнеса" 2009-2015.

В случае размещения этого текста на других ресурсах сети Интернет, все ссылки в тексте должны быть сохранены и быть активными. Активная гиперссылка на этот текст обязательна.

Практическое применение

На момент опубликования этой статьи она полностью соответствует действующему законодательству. Однако, законодательство меняется, применимость тех или иных советов может зависеть от Вашей конкретной ситуации. Мы рекомендуем Вам проконсультироваться со специалистами в случае, если Вы собираетесь применять знания, полученные из наших статей.

Американская или система регулирования порядка

Алфавитная и хронологическая система хранения может сэкономить драгоценное время. Из практики бухгалтерского учета имеется еще одна система хранения. Предприниматели организуют свою подачу гораздо лучше с алфавитной подачей своих входящих счетов. В случае американской системы последний расчет всегда находится на вершине. Напротив, в системе регулирования самая старая учетная запись всегда та самая, которая лежит выше. С этой системой наименее необходимо скреплять вперед и назад. Это экономит значительное количество рабочих часов в течение года.

Дата публикации: Август 2009г.

Если у Вас небольшая компания и ведением бухгалтерского учета и кадрового делопроизводства занимается бухгалтер, то обычно все это хранится у него в каморке. Но даже в этом случае мы советуем иметь представление о том, что, где и как храниться – тогда, даже в случае увольнения бухгалтера, у Вас не возникнет проблем с поиском нужных документов.

В любом случае вы должны выбрать систему. Если вы теперь ищите счет-фактуру поставщика через шесть месяцев, это можно найти в течение нескольких секунд. Преимущество времени является убедительным. Кроме того, скрепляйте банковские выписки один за другим. Самая старая выписка по счету находится в нижней части папки, а самая новая - вверху. Благодаря этой системе хранения гарантируется быстрое восстановление.

Теперь, когда вы отправили свои входящие счета и банковские выписки отсортированы, остаются только исходящие счета-фактуры. В начальных счетах предприниматели могут выбирать между двумя типами. С одной стороны, можно сортировать выходные счета по номеру счета-фактуры. Это означает, что у вас есть хронологический порядок в дополнение к текущему номеру счета-фактуры. В письме снова старейший законопроект ниже и последний законопроект выше.

Если же штатного бухгалтера нет, то упорядочив систему сбора и хранения документов, Вы облегчите себе дальнейшую жизнь и не будете тратить на поиски нужных документов свое время.

Учредительные документы.

Такие документы рекомендуем хранить в надежном месте (например, в сейфе), при этом целесообразно иметь в запасе по несколько нотариально заверенных копий каждого из них, чтобы в случае необходимости (например, по запросу контрагента) не бежать в очередной раз к нотариусу. Очень удобно. Ну и как вариант, нет необходимости хранить оригиналы документов в офисе, вполне будет достаточно – даже для проверяющих органов, нотариально заверенных копий. Оригиналы, по запросу, можно будет предоставить позднее, обычно этот срок составляет 5-10 дней. Такие документы вполне можно собрать в одну папку формата А4 с вложенными прозрачными файлами, упорядочив их в хронологическом порядке, например - учредительный договор, далее устав, свидетельство о регистрации и так далее.

Как вы находите соответствующий баланс аккаунта между тремя папками регистрации? Конечно, имя в выдержке счета помогает найти его. Тем не менее, лучше всего использовать следующий совет: каждый выделяет автоматически и постоянно номер бронирования. Запишите этот номер в выписке по счету при бронировании бронирования. Затем всегда указывается перекрестная ссылка между снятием счета и расчетами.

Эта система работает в обоих направлениях. Если, например, вам необходимо доказать платеж с копией выписки со счета вашему поставщику г-ну Муттерману, ищите счет-фактуру в разделе М в папке «Квитанции». Номер бронирования в счете-фактуре показывает вам, насколько далека дата платежа.

Договора.

Можно - в алфавитном порядке (по наименованию контрагента), можно по их видам - аренды, поставки, продажи, займов и так далее, а можно – по номерам. Не важно, как именно, главное найти вариант, с которым Вам будет удобно работать с документами. Обычные папки с разделителями легко справятся с этой задачей.

Внешние и внутренние первичные учетные документы.

Накладные, акты, счета-фактуры, инвентарные карточки основных средств, требования-накладные на списание ТМЦ, акты инвентаризации, ввода в эксплуатацию, формы КС-2 и КС-3, путевые листы, и все прочее многообразие финансового и бухгалтерского документооборота компании. Мы рекомендуем хранить их, разделяя по видам, в хронологическом порядке. При больших объемах документации - по месяцам с формированием реестров, с указанием номера, даты и суммы документа. Если законодательство не требует специального оформления, то для таких документов также вполне подойдут картонные папки и разделители к ним. Например, удобно завести отдельные папки для приходных и расходных накладных, подшивая их в хронологическом порядке по датам и по номерам. Тоже касается актов выполненных работ или оказанных услуг. Счета-фактуры, являясь основным документом налогового учета НДС, хранить отдельно в соответствии с журналом учета полученных и выданных счетов фактур также по мере выставления их покупателям или получения от поставщиков. Кроме этого, на документах, по которым нужно получить дополнительную информации или бумажку (например, доверенность на получение ТМЦ) или внести исправления, советуем использовать клеевые закладки – по ним легко будет определить, какой именно документ требует доработки.

Банковские документы.

В тех же картонных папках, в разрезе по счетам и банкам – если расчетных счетов несколько, также в хронологическом порядке. К выписке из банка подшиваются платежные документы и документы – основания для платежа (счета) за операционный день. Если Вы используете в работе систему банк-клиент, то распечатывать выписки каждый день не обязательно - можно сделать это один раз за период, например, за месяц. В этом случае счета можно подшивать в отдельную папочку – «оплаченные счета». Следует иметь ввиду, что в разных банках разные условия – в одних выписки доступны в течение всего срока действия договора по использованию электронной системы платежей, в других этот срок может быть ограничен. И тогда Вам придется запрашивать бумажные копии, а такая услуга банка может стоить денег. Внимательно изучите договор на подключение системы при его подписании и тарифы банка. При наличии валютных счетов у Вас будут еще дополнительные документы для валютного контроля – справки-подтверждения выполненных работ/услуг, паспорта сделок, справки о валютных операциях. Их также желательно хранить в разрезе контрактов/контрагентов либо номеров паспортов сделок, с приложением копий документов, особенно при больших объемах – заведите отдельные папки.

Документы по учету труда и заработной платы.

К документам по личному составу (личные дела, приказы, трудовые договора, личные карточки) нужно отнестись с особым трепетом и вниманием. Если в компании есть отдельный человек, на которого возложены обязанности ведения кадрового делопроизводства, то он и должен организовать правильное оформление и обеспечить сохранность документов. Очень удобны в использовании запирающиеся металлические шкафы. Если же документооборот совсем невелик, можно обойтись использованием того же сейфа, или в крайнем случае – обычным запирающимся шкафом. Почему запирающимся? Во-первых, данные о сотрудниках относятся к персональным данным, и работодатель несет ответственность за разглашение личной информации в соответствии с ФЗ «О защите персональных данных». С другой – Вашим сотрудникам не обязательно знать заработную плату и прочую информацию о других. В-третьих – хоть как-то можно обеспечить сохранность. Уж очень проблематично их восстановление, особенно это касается трудовых книжек. Их хранению следует уделить особое внимание. В настоящее время существует законодательно установленные «Правила по учету и хранению трудовых книжек» (постановление правительства РФ от 16 апреля 2003 года № 225), в соответствии с которыми на предприятии учет ТК осуществляется в:

Приходно-расходной книге по учету бланков ТК и вкладыша в нее
Книге учета движения ТК и вкладышей в них

Документы по охране труда и технике безопасности.

Вот эти документы советуем иметь всегда под рукой, а лучше всего – на видном месте в организации, например, на ресепшн. Инструкцию по технике безопасности - на стене около каждого рабочего места. Организуйте так называемый «уголок по охране труда» при входе, развесьте таблички «запасной выход» и мини-огнетушители по офису – наглядная демонстрация серьезного подхода к охране труда в организации для любого проверяющего. Естественно, что для полного и правильного обеспечения мер по охране труда, технике и пожарной безопасности потребуется гораздо бОльший бюджет и временные затраты, однако и собственными небольшими усилиями можно минимизировать риски штрафов и привлечения к административной ответственности.

Кассовые документы.

Все операции, связанные с движением наличных денежных средств, должны отражаться в кассовой книге. Кассовая книга должна быть прошнурована и пронумерована и скреплена подписью руководителя и главного бухгалтера и печатью организации. Кстати. Для сшивания документов (особенно если их не много) совсем не обязательно покупать дорогостоящие наборы в канцелярских магазинах – используйте обычную нитку плюс иголку, результат получается тот же. Тем, кто ведет кассовую книгу в электронном виде, советуем распечатывать ее по мере необходимости. Если операций по кассе немного – раз в год, полугодие или квартал. У кого большие обороты по кассе – раз в месяц, а у кого-то может быть и стопка документов за один день. Иногда оформлять книгу в печатном виде приходится в связи с проверкой обслуживающего банка соблюдения кассовой дисциплины. На каждую операцию составляются приходные или расходные кассовые ордера. Расходные и приходные кассовые документы подшиваются вместе с отчетом кассира каждый день в хронологическом порядке с приложением документов, связанных с операцией, например, расчетной ведомостью по выплате зарплаты. При наличии ККТ необходимо каждый день снимать показания счетчика, вести журнал кассира-операциониста, а также составлять отчет по установленной форме. Более подробно с порядком ведения кассовых операций и их документальным оформлением можно ознакомиться в официальном документе ЦБ России №40 «Порядок ведения кассовых операций в РФ». Напомним, что требования к хранению кассовых документов такие же, как и по прочим бухгалтерским документам – пять лет.

Бланки строгой отчетности.

Применение БСО регламентируется на сегодняшний день Постановлением Правительства РФ «О порядке осуществления наличных денежных расчетов и/или расчетов с использованием платежных карт без применения ККТ» от 06.05.2008 года № 359. В указанном документе содержатся основные требования к БСО, их виды, порядок применения, заполнения, учета и хранения. Поступление и списание таких документов осуществляется в специальной книге учета БСО, а хранение – в металлических шкафах или сейфах.

Отчетность.

Бухгалтерскую и налоговую отчетность, отчетность в фонды и статистику, с отметками о ее принятии, советуем подшивать отдельно по отчетным периодам (кварталы, года).

Переписка.

Разделите на входящую и исходящую корреспонденции, заведите журнал регистрации, может быть даже в электронном виде, подшивайте бумажные документы в хронологическом порядке. Назначьте человека, ответственного за ведение переписки и делопроизводства. Все это впоследствии поможет в случае необходимости найти любой документ, адресованный компании или ушедший из нее.

Примечания к доставке и другие документы, относящиеся к заказу

Краткая прокрутка в марте, и вы можете скопировать выдержку учетной записи. Записи о доставке должны регулярно храниться с соответствующими счетами-фактурами. Запрос, подтверждение заказа и другая корреспонденция также могут быть отправлены непосредственно в счет-фактуру. Однако вы также можете собирать и архивировать эти документы в отдельной папке.

Предприниматель должен не только организовывать свою бухгалтерскую систему на основе правовых принципов. Не менее важна система хранения, которая позволяет ему и другим лицам, таким как бюро начисления заработной платы, налоговые консультанты, бухгалтерии и т.д. Быстро и безопасно получать важную информацию и документы.

Место хранения документов

Что касается места хранения документов, то Вы можете организовать хранение документов как у себя в офисе, оборудовав при этом специальное помещение или просто выделив место в запирающихся шкафах или стеллажах, так и сдать документацию на хранение в государственный или частный архив. Документы, которые не уже используются в работе, по истечении какого-то периода (месяца, квартала или года) складываем в архивные короба или коробки. При этом обязательно сделайте на них пометку – какие именно документы и за какой период хранятся. Меньше времени потратите потом на поиски.Маленький совет – с самого начала не допускайте бумажного бардака в компании, особенно в бухгалтерии, требуйте порядка!И последнее. Если Вы не знаете, нужен Вам или нет какой-либо документ, или Вы не знаете что с ним делать – не выбрасывайте его, заведите папку «Разное» - вполне вероятно, именно он нам пригодится в самый ответственный момент

С другой стороны, в компнании бывают документы, которые хранить нельзя, но сразу и уничтожить невозможно. Такие документы надо держать отдельно от всех остальных, чтобы была возможность быстро сделать с ними то, что необходимо. Надо взять за правила папку с такими документами периодически проверять и уничтожать все, что уже не нужно.

Чтобы отсортировать документы в кассе и банке

В дополнение к кассовому аппарату с соответствующими документами заказ также должен быть отсортирован в банке по дате. Например, квитанции должны быть поданы в порядке, указанном в кассовом аппарате или размещенном на банковском счете. Кассовый аппарат и банковский счет расчетного периода всегда предоставляются вместе для дальнейшей обработки. Для того, чтобы иметь возможность своевременно вести бухгалтерский учет, важно, чтобы банковские выписки регулярно собирались в банке, а затем они направлялись непосредственно в папку учета.

В данной статье мы попробовали дать Вам общее представление о количестве документов, их видах и способах организации хранения. Вы можете найти и другие варианты, отличающиеся от того, что было предложено.Если у Вас возникли какие - то вопросы в процессе организации или классификации тех или иных документов, Вы можете задать нам любые уточняющие вопросы или обратиться к нам за помощью. Если мы упустили из виду какие-то документы, порядок формирования, учета и хранения которых, на Ваш взгляд важны, присылайте Ваши комментарии и пожелания – мы обязательно их учтем. А для наших клиентов, по желанию и в соответствии с условиями договора, после первой сдачи отчетности в рамках сотрудничества, мы предоставляем единовременную бесплатную услугу по подготовке и оформлению всей необходимой документации в соответствии с законодательством РФ и настоящими рекомендациями.

Это позволяет сортировать и записывать все счета-фактуры в течение очень короткого времени. Эти регулярные рабочие шаги позволяют избежать накопления поступлений и счетов-фактур, которые должны быть тщательно отсортированы и поданы в конце месяца или квартала.

Сортировка документов экономит деньги у налогового консультанта

В начале самозанятости в течение времени, в которое могут выполняться такие задачи бухгалтерского учета, должно быть назначено регулярное время. Кстати, в рамках бизнес-процесса Федеральное агентство по трудоустройству предоставляет грант, который может использоваться бизнес-консультантами для показа системы учета в конкретном примере. Таким образом, предприниматель может учиться по умолчанию, и в ближайшие месяцы может взять на себя эту систему, чтобы подготовить свою бухгалтерскую отчетность для самого налогового консультанта.

В последние годы неоднократно появлялась информация о разработке законопроектов, авторы которых хотели заставить работодателей платить НДФЛ с доходов своих работников не по месту постановки на учет работодателя-налогового агента, а по месту жительства каждого сотрудника. Недавно ФНС высказалась резко против подобных идей.

Эта работа рекомендуется только в том случае, если налоговые консультанты и бюро бухгалтерского учета обычно должны оплачивать сортировку и правильную подачу документов для дальнейшей обработки. Таким образом, самозанятые могут сэкономить деньги с самого начала с приличным хранением.

Какие папки следует создавать?

Однако для системы важны не только учетные записи налогового консультанта. Все эти документы должны систематически регистрироваться в папках. Рекомендуются следующие папки. Эти рубрики также могут храниться в папке. Разумеется, подразделение отдельных папок может быть настроено. Таким образом, например, возможны заголовки, такие как корреспонденция, заявки, уведомления, гранты, анонсы вызовов и т.д. хорошо организованная система хранения помогает в любом случае избежать более позднего хаоса.

Налоговики и фонды договорились о корректировке сальдо по взносам на 01.01.2017

Процедура передачи полномочий по администрированию взносов от фондов налоговикам прошла не так гладко, как планировалось. Многие страхователи столкнулись с тем, что инспекции требуют погасить задолженность по взносам, существующую лишь на бумаге. И наконец-то ФНС, ФСС и ПФР разработали механизм уточнения неверных данных.

Основные средства - это то, как вы систематически инвестируете инвестиции

Вы можете заказать канцелярские принадлежности, системы сортировки, системы хранения, папки и архивирование легко от оптовика в сети. Помимо вышеупомянутых папок и систем хранения данных, компания также обязана определять основные средства компании. Например, офисные столы и офисные стулья, шкафы, полки, машины, инструменты, программное обеспечение, автомобили, грузовики, компьютеры и многое другое.

В индексе инвестиций важны следующие данные об экономических товарах: номер инвентаря или номер актива, точное описание актива, дата приобретения, срок полезного использования, затраты на приобретение или производство, балансовая стоимость на начало периода определения прибыли, сумма амортизации, Балансовая стоимость в конце периода прибыли.

Организация архива бухгалтерии

Как правильно создать и вести архив? Что грозит за нарушения правил ведения архива и сохранения первички?

Способ формирования архива оставлен на усмотрение самой организации. По сути все сводится к двум задачам: случайно не выбросить и не потерять документ до истечения установленного срока его хранения и быстро найти бумагу в случае необходимости. Существующий штраф за нарушение правил архивного дела в размере 300— 500 руб. взыскивается только по решению суда и применяется редко. Чаще наказание организации грозит именно за отсутствие нужного документа ч. 2 ст. 13 Закона от 22.10.2004 № 125-ФЗ ; п. 1.4 Правил, утв. Приказом Минкультуры от 31.03.2015 № 526 ; ст. 13.20 , ч. 1 ст. 23.1 , п. 59 ч. 2 ст. 28.3 КоАП РФ .

Каждый год, подумайте, что еще там

Предприниматель должен каждый год пересматривать, какие новые активы были куплены, какие активы имеются и которые уже были утилизированы или проданы. Эта информация может быть записана в так называемом растительном зеркале. Налоговый консультант или бухгалтерское бюро обычно выполняют эту задачу. Однако предприниматель может внести существенный вклад в обеспечение доступности всех необходимых данных в конце года. Для этой цели рекомендуется создать папку, в которой будет храниться копия приобретенных хозяйственных товаров.

Упорядочить архивную работу поможет номенклатура дел — это перечень заголовков (названий) дел, то есть папок, в которых документы сгруппированы по видам (накладные, счета-фактуры, авансовые отчеты и т. п.), с указанием сроков их хранения. Номенклатура дел обеспечит сохранность документов и быстроту их поиска пп. 2.2 , 4.14, 4.15 , 4.17 Правил № 526 ; п. 3 Информации Минфина № ПЗ-13/2015 . Для ее разработки действуйте так:

Например, вопросы в конце года являются практически лишними, так как вся информация о создании системного зеркала может быть видна в прилагаемых документах. Также подходит для небольших или молодых компаний, чтобы сделать открытые позиции компании дополнительными. Неоплаченные входящие или исходящие счета хранятся отдельно от финансовой отчетности в этой системе. Итак, предприниматель держит обзор, от которого у него все еще есть деньги. Для тех, кто обычно не проявляет добровольчества и привлекает внимание к себе и к их неоплаченному счету.

1) составьте перечень всех внутренних, исходящих и входящих документов, которые используются для управления, организации и ведения учета, составления отчетности, кадровой работы п. 3.2.5.4 ГСДОУ, утв. Приказом Главархива СССР от 25.05.88 № 33 ;

Отправка грязных документов или папок

Вы никогда не должны ожидать таких папок для своего администратора. С такими грязными кинематографистами вы получаете только одну вещь, клерк отвратителен, а затем делайте ошибки, которые вы должны платить в качестве предпринимателя. Итак, просто купите чистую папку, затем вы также можете сэкономить налоги. Извинение: «Я работаю в строительстве или в мастерской по ремонту автомобилей». не считается, потому что в наши дни вы можете мыть руки перед работой в офисе, тогда чего-то не происходит.

Оформить все документы в ясных листах

Кстати: снимки не манипулируют, эта папка была действительно раз так. Ужас каждого бухгалтера, сначала возьмите все документы из прозрачных фильмов, отметьте их, а затем положите обратно в осветляющие фильмы. Если вы правильно и скреплены ваши документы, вы можете сохранить слайды. Не только клерк может работать быстрее, но и предприниматель может найти свои документы позже. Никто не думает об обертывании картин в фотоальбом, а затем вступает в семейный альбом, верно?

2) сформулируйте заголовки (названия) дел, присвойте им цифровой или буквенно-цифровой индекс п. 103 ГОСТ Р 7.0.8-2013 . Например, папку с выставленными счетами-фактурами можно озаглавить так: «Счета-фактуры, выставленные при отгрузке в 2016 г.», а индекс — «СФ исх. отгр. 2016»;

Счета и квитанции излишне

Это также может быть очень раздражающим, а не только для бухгалтера. У многих предпринимателей просто было много счетов. Либо с наклейкой, либо с канцелярскими зажимами. В этот момент начинается гнев, потому что прежде чем вы сможете начать работать, сначала нужно освободить все документы друг от друга. Это, в свою очередь, требует времени, которое в конечном итоге предприниматель должен платить ежемесячно.

Скопируйте учетные документы с другой стороны и скопируйте их

Либо на короткой стороне, либо на правом длинном боковом ударе и неправильно сшивать. Редактор должен либо постоянно перекручивать голову, чтобы читать, либо перепроверять все документы, а затем правильно устанавливать их, чтобы иметь возможность работать правильно. Если предприниматель делает эту работу с самого начала, обе стороны экономят время и деньги.

3) определите сроки хранения дел;

4) составьте номенклатуру дел и утвердите ее приказом руководителя;

5) ознакомьте с номенклатурой дел ответственных работников.

Номенклатура дел составляется ежегодно на каждый следующий год. Кардинально менять ее не нужно, но пересмотреть и, возможно, дополнить потребуется. При появлении новых наименований дел в течение года номенклатура дополняется на основании приказа руководителя организации пп. 3.2.5.5 , 3.2.5.6 ГСДОУ .

Правило 1: Лист должен всегда поворачиваться так, чтобы шрифт можно было читать сверху вниз. Поэтому никакого поворота головы не требуется. Правило 2: Правило номер один всегда пробивалось с левой стороны листа. Таким образом, они могут зарабатывать сами, если финансовый сотрудник не может распознать определенные цифры или данные. Итак, посмотрите прямо перед ударом.

Поместите документы в коробку для обуви

Любой, кто подбирает квитанции, напечатанные на термопадах в своем бухгалтерском учете, рискует, что количество и информация будут удалены с течением времени, что сделает документ бесполезным. Большая ошибка, учитывая, что все документы, счета-фактуры и квитанции сортируются и не пробиваются у налогового консультанта или бухгалтера. Разумеется, каждый может подумать, что ответственный человек должен потратить довольно много времени на организацию последовательности в обувной коробке. Кстати, обувь не всегда используется, иногда только одна прозрачная пленка, одна папка или документы склеиваются на перевязочной ленте.

Номенклатура дел бухгалтерии (фрагмент)

Индекс	Заголовок (название) делаКраткое описание документов в папке, в том числе общее название документов, их вид (внутренний, входящий, исходящий), период составления или получения	Кол-во делВ конце года укажите количество папок с соответствующими документами п. 3.2.5.6 ГСДОУ	Срок храненияСрок в годах или конкретная дата, до которой хранится дело. Документы с разными сроками держите отдельно	ПримечаниеЛюбые пояснения, например примечание к графе о сроках хранения, отметки о переходе дела на следующий год, о передаче дела в архив, об уничтожении документов и т. п.
ГБО 2017	Годовая бухгалтерская отчетность за 2017 г.		Постоянно
УП	Бухгалтерская и налоговая учетная политика (включая приложения и дополнения)		5 лет (*)	Переходящее дело * После года, в котором последний раз использовались документы для составления отчетности
КАССА 2016	Кассовые документы (кассовая книга, приходные и расходные кассовые ордера, авансовые отчеты), составленные в 2016 г.		5 лет
ТОРГ-12 вх. 2016	Товарные накладные, полученные в 2016 г.		5 лет
СФ вх. отгр. 2016	Счета-фактуры на отгрузку, полученные в 2016 г.		4 года
ПД ОС	Первичные документы по учету основных средств (акты о приеме-передаче ОС, инвентарные карточки учета ОС, акты о списании ОС)		5 лет (*)	Переходящее дело * После списания ОС (учета убытка от продажи ОС)