Ведение кассовой книги одно из . В ней учитываются все поступающие и выданные денежные средства. Записи в кассовой книге осуществляются на основании приходного и расходного кассового ордера.
Кассовая книга ведётся двумя способами:
- записи делаются на бумаге собственноручно или при помощи технических средств. В этом случае заверяется личными подписями ответственных лиц и печатью;
- учёт ведётся с помощью компьютера в электронном виде и заверяется электронной подписью.
Кассовая книга заводится в единственном экземпляре и включает в себя все финансовые операции с наличными деньгами в независимости от количества видов деятельности и систем налогообложения, используемых для ведения бизнеса.
Вы знаете нашу настоятельную рекомендацию хранить кассовую книгу. Даже если вы не обязаны. Обосновывается вопрос о том, являетесь ли вы чисто юридическим кассовым аппаратом или нет. И в этой части вы узнаете, как правильно хранить свою кассовую книгу - будь то кассовый аппарат или открытый кассовый аппарат.
Хочешь сохранить кассовую книгу?
Но и здесь в настоящее время не предусмотрено обязательство кассового аппарата. Независимо от того, какую систему кассовых аппаратов вы выберете, обязательно ознакомьтесь с правилами правильного управления наличностью! В этой части нашей серии книжек наличных вы найдете правила типа кросс-фонда. И в последующих частях мы даем им специальные правила для вашей наличной системы.
Стоит заметить, что с 01.06.2014 с индивидуальных предпринимателей снимается обязанность по ведению кассовой книги на основании Указа Центробанка под номером 3211-У. Они должны иметь отчётность в виде расчётных и платёжных ведомостей в случае наличия наёмных рабочих для выплаты заработной платы и других вознаграждений.
В данном указании идёт речь о предоставлении права каждому ИП не вести кассовую книгу, но оно не запрещает её иметь для удобства бухгалтерского учёта. Если у предпринимателя она была до даты принятия указа, он может ее вести и дальше. Только теперь ни один контролирующий орган не может ее потребовать.
Маленький мысленный эксперимент, если вы боитесь всей документации. Допустим, вы запустили небольшой симпатичный киоск. Конечно, вы рассматриваете возможность продажи товаров в качестве основного бизнеса. И сохранение кассовой книги может быть неприятным побочным эффектом.
Кассовая книга: Какие общие правила вы должны соблюдать?
Получайте удовольствие и посмотрите наоборот. И вы с нетерпением ждёте этого? 😀. Если нет, к сожалению, вы не можете этого избежать. К счастью, теперь есть несколько конкретных советов, которые, по крайней мере, облегчат транзакцию. Прежде чем мы начнем с серьезности жизни, извините, первые правила, мы сначала разогреваем небольшим щепотом юмора.
В настоящее время для ИП кассовая книга считается вспомогательным инструментом в организации своей финансовой деятельности и учёта движения наличных денежных средств. Поэтому знание как заполнять кассовую книгу ИП все равно остаётся актуальным.
Основные правила оформления кассовой книги
Данный документ является формой отчётности при проведении операций с наличностью, поэтому он имеет стандартный вид и единые правила оформления. Они заключаются в следующем:
Золотое правило, когда вы держите кассовую книгу: никогда не кормите свою кошку бесполезными книгами кассовых книг. Всегда держите кассовую книгу правильно, даже если вы делаете это добровольно. Записывайте каждый отдельный ввод и вывод денег упорядоченным образом.
Все бизнес-операции должны отслеживаться по их происхождению или расчету. Записывайте ежедневный доход отдельно в соответствии с налоговыми ставками. Кроме того, записи должны быть правдивыми, ясными и непрерывными, полными, точными, своевременными, полными, упорядоченными и неизменными. Классика: убедитесь, что у вас есть квитанции за каждый доход и расходы.
- оформление начинается с титульного листа, где указываются реквизиты предприятий и индивидуальных предпринимателей. Здесь же должны быть указаны даты начала и конца периода, на который кассовая книга была заведена;
- каждая страница должна быть пронумерована, а книга прошита;
- книга заводится в течение одного календарного года и не может переходить на следующий год.
Ответственность за правильное заполнение соответствующих разделов кассовой книги лежит на кассире или бухгалтере объекта малого бизнеса. В случае отсутствия данных должностей её может вести сам предприниматель или директор предприятия. Если была совершена ошибка при заполнении документа нельзя её, исправлять корректором или любыми другими способами. Необходимо аккуратно зачеркнуть и поставить подпись и заверить её печатью. Если в течение рабочего дня движение наличных денежных средств через кассу не производилось никаких записей делать не нужно.
Даже если вы берете частные деньги из кассового аппарата, ваучер включен. То же самое относится к депозитам на ваш банковский счет. Обратите внимание на периоды хранения ваших документов сроком на десять лет! Защитите все данные от кражи, потери, уничтожения, неослеживаемости или изменений. Убедитесь, что все данные доступны в любое время. Конечно, это относится не только к бумажным документам, но и ко всем соответствующим электронным данным.
Кассовый аппарат должен иметь возможность платить за наличные в любое время! Это означает, что содержимое кассового аппарата должно поддаваться проверке в любое время или должно соответствовать кассовому отчету или кассовому журналу. или что вы запускаете кассовый аппарат таким образом, чтобы вы или эксперт третьей стороны могли в любое время сравнить дебет и фактический статус. Почти круглосуточно.
Порядок заполнения кассовой книги
Кассовая книга ИП на УСН и других системах налогообложения имеет единую форму и вид. Если предприниматель решил её оформлять ему необходимо, воспользоваться следующей инструкцией и строго следовать определённому порядку.
Заполнение титульного листа
В данном разделе необходимо указать полное название в соответствии с документами, свидетельствующими об открытие ИП. Также указывается ОКПО присвоенное Росстатом, если оно отсутствует необходимо поставить прочерк. Затем следует указать название отдела, заполняющего книгу, при его отсутствии ставится прочерк. На этой странице необходимо указать время, в период которого книга будет действовать. Важно помнить, что период действия кассовой книги не может превышать одного календарного года, также нельзя ставить дату начала и дату окончания периода в разных годах.
Высокие остатки денежных средств, неспособность учитывать изменения запасов или тот факт, что нет денежных движений в нескольких деловых фондах, указывают на отсутствие казны. Немедленно устраните несоответствия и удерживайте их. При необходимости инициируйте дальнейшие шаги!
Он подкрался под фальшивые деньги или деньги, не связанные с евро? Была кража или хищение? Затем проясните это немедленно. И запишите это в письменной форме. Причина: если аудит проводится несколько лет спустя, и вы не можете обосновать эти несоответствия посредством учета и принятия мер, может случиться так, что кассовая бухгалтерия не будет должным образом признана. Возможные последствия - вы уже догадались: Дополнительные платежи.
Как заполнить кассовый лист
Кассовая книга ИП имеет те же пункты что и для ООО, поэтому для предпринимателей, решивших сменить форму правовой ответственности, никаких различий не будет.
Кассовый лист начинается с записи, в которой указывается число, месяц, год заполнения, а также порядковый номер подшитого листа. Затем указывается остаток в кассе, который перешёл с предыдущего дня. Далее вносится вся информация за рабочий день в соответствии с выписанными приходными и расходными кассовыми ордерами. Она включает в себя номера ПКО и РКО и корреспондирующие счета. При этом необходимо учитывать, что для денежных средств, поступающих в кассу и расходуемых сумм, есть отдельные графы, и при заполнении прихода в графе расход оставляется пустое место. Прочерки ставить не надо.
Приход и расход
Вы допустили ошибку? Тогда, пожалуйста, не делайте ошибку неузнаваемой! Вместо этого укажите «самоуверенно» и, прежде всего, понятную ошибку или исправление. В противном случае это может выглядеть как прикрытие, и это не сработает. Кроме того, это не соответствует надлежащей кассовой бумаге. Поэтому допускаются ошибки - но только правильно 🙂.
Кстати, само собой разумеется, что кассовый аппарат не может быть меньше нуля - меньше, чем никакие монеты, которые вы не можете иметь в кассовом аппарате. 🙂. Считайте деньги каждый вечер после завершения работы! Подпишите ежедневную учетную запись с датой и временем. Таким образом, вы можете доказать, что вы не завершили подсчет до рабочего времени.
По завершении рабочего дня необходимо подсчитать итоговые суммы всех операций и записать в соответствующих графах для денег, которые поступили в кассу, и те, что были выданы из неё.
Далее следует указать остаток, переходящий на следующий день, при этом необходимо отдельно указать суммы, предназначенные для выплаты пособий, стипендий и заработных плат. В конце листа кассир, оформивший его, ставит подпись с фамилией и инициалами. Затем лист подписывает бухгалтер, который проверил правильность оформления кассовой книги и тоже указывает свою фамилию и инициалы.
Нужна ли кассовая книга для ИП?
И держите кассовую книгу самостоятельно. Аутсорсинг наличной бухгалтерской отчетности для внешних поставщиков услуг не является хорошей идеей. Это будет серьезным недостатком. Не смешивайте работу с частными учетными записями. Например, вам придется публиковать документы на своей личной учетной записи только в конце года.
Ведение электронной кассовой книги
То же самое относится и к операционным расходам, в настоящее время не полностью выяснено в прецедентном праве. Работать с кассиром в вашей компании несколько человек? Тогда имеет смысл записывать рабочие инструкции в письменной форме. Например, кто является лицом, ответственным за ведение бухгалтерии, с которого должны быть проведены инвентаризация или оценки, которым могут быть переданы лица, которым может быть передан кассовый аппарат, как действовать, если появляются фальшивые деньги или иностранные монеты, где хранятся денежные средства как действовать с проверками и т.д.
Каждый предприниматель сам вправе решать должен ли ИП вести кассовую книгу. И если он решился на ведение этой документации лучше делать это с соблюдением всех правил по оформлению. Поэтому необходимо знать, как правильно подшить листы кассовой книги.
В современном мире большинство расчётов происходит в безналичной форме, но иногда всё же применяются расчёты и в наличной форме. А для фиксации проведения таких расчётов необходимо знать, как вести кассовую книгу. Итак, давайте разбираться.
Общие правила кассовой книги
Ваши сотрудники должны платить за неправомерное поведение лично? Затем вы можете заплатить им 16 евро без налогов «Манкогельд» по фиксированной ставке в месяц. Ниже приведены наши правила. Кстати, часть 4 и часть 5 скоро появятся в журнале контроля. Кассовая бухгалтерия всегда должна выполняться без исключения. Это означает, что каждый инцидент с квитанцией должен регистрироваться индивидуально своевременно, а кассовый аппарат должен ежедневно подвергаться инвентаризации.
Протокол подсчета. ☑ Всегда держите кассовую книгу правильно, даже если вы делаете это добровольно. ☑ Зарегистрировать каждую отдельную наличную квитанцию и выдавать ее упорядоченным образом. ☑ Без бронирования без получения. ☑ Обратите внимание на периоды хранения ваших документов сроком на десять лет! ☑ Кассовый аппарат должен иметь возможность постоянно снимать страховку. ☑ Немедленно устраните несоответствия и удерживайте их. При необходимости инициируйте дальнейшие шаги. ☑ Подсчитывайте деньги каждый вечер после завершения работы. ☑ Не смешивайте работу с частными учетными записями. Сохраните рабочие инструкции в письменной форме.
Кассовая книга - это специальный журнал (регистр), в который вносят все операции, проводимые формой, с использованием наличной формы оплаты.
Такой журнал включается в отчётность индивидуального предпринимателя (ИП). Вести кассовый журнал – обязательное мероприятие при наличии операций с наличными деньгами. Ведение и составление регистра регулируется налоговым законодательством. Начиная с 2016 года, вести кассовый регистр обязаны даже те предприниматели, которые работают по упрощённой системе уплаты налогов.
Журнал оформляется по специальной форме КО-4. Вести кассовый регистр нужно внимательно и тщательно, так как его проверяют сотрудники налоговой при любой проверке налоговых органов. Если в журнале окажутся недостоверные сведения, ошибки или он неправильно оформлен, то на предпринимателя накладывают штраф. На каждый календарный год заводится отдельный кассовый журнал.
Как ведётся кассовая книга
Прежде чем увидеть пример заполнения кассовой книги рассмотрим подробности заполнения. Все кассовые операции, которые проводятся предпринимателем в течение дня, должны быть занесены в кассовый журнал . Единственные дни, когда можно не вести журнал – выходные. В кассовой книге содержатся сведения об обороте наличных средств, которое также отражено в приходно-расходной документации. По окончании рабочего дня в неё вносят итоговые данные, содержащие сведения о лимите кассы и обороте.
С помощью кассового журнала все наличные финансы фирмы становятся видны и фиксируются. Помимо обязательных сведений, регистр может содержать также сведения, которые туда решило внести руководство фирмы.
Иногда ИП может не заниматься ведением кассового регистра, но в случае, если заработная плата сотрудников выдаётся им наличными деньгами через кассу, то ведение регистра обязательно. Но даже если заработок сотрудников перечисляется им в безналичной форме, знания, как заполняется кассовая книга лишними не будут.
Сведения о ведении регистра в законах
На необходимость ведения журнала указывает Указ Центробанка от 11.03.2014 №3210-У. Там сообщается, что следует вносить все операции, связанные с поступлением или отчисление наличных средств. Коммерческая организация может иметь только один кассовый регистр.
Каждый лист должен быть пронумерован, листы прошиты и в конце стоять мастичная или сургучная печать.
После прошивки листы заверяет уполномоченное лицо или руководитель фирмы. Любые сведения, которые вносятся в регистр, должны быть продублированы. В целях дублирования можно использовать обычную копирку. Должна быть возможность оторвать одну из копий, так как она необходима кассиру для отчёта. Оригинал записей остаётся в журнале. Естественно, что номера страниц оригинала и копии должны совпадать. Внесение исправлений в кассовый журнал возможно, только если такие исправления заверены подписями главного бухгалтера и кассира. Возможно автоматизированное заполнение кассового регистра или кассовая книга в электронном виде. В таком случае страницы создаются в виде машинограмм, а листы нумеруются автоматически.
Категорически недопустимо выдавать средства из кассы, если нет подтверждения данной операции в расходном ордере подписью получателя. В противном случае отсутствующие денежные средства считаются недостачей и подлежат взысканию с кассира. Любые наличные деньги, в отсутствие необходимых кассовых документов, приравниваются к прибыли предприятия.
Помещение кассы должно быть оборудовано таким образом, чтобы обеспечить безопасное хранение денег. Также должна быть обеспечена безопасность транспортировки денежных средств в банк. Обязанность по обеспечению безопасности ложится на руководство фирмы. Невыполнение данного требования может привести не только к административной ответственности, но и к уголовной.
Читайте также: Образец доверенности на право подписи документов за директора ООО
Сведения об обеспечении сохранности денежных средств есть в Указаниях Центробанка. Требования к наличию или отсутствию сигнализации в кассовом помещении законодательно не установлены, но есть рекомендации по хранению наличности в сейфе, ключ от которого находятся у кассира. Кроме того, есть указания, что в начале смены, перед открытием помещения и сейфа, кассир должен осмотреть замки и убедится в их сохранности, также должны быть целы решётки на окнах и дверях. Если есть следы вскрытия, необходимо сразу же сообщить в полицию и руководству организации.
Порядок заполнения
Итак, как заполнять кассовую книгу? Существуют готовые шаблоны, в соответствии с которыми ведётся кассовая книга. Все операции с наличными деньгами за день должны быть отражены на одном листе журнала. В конце дня работы необходимо сводить остатки и подбивать итоги. Затем кассовый работник составляет суточный отчёт и сдаёт все наличные средства в бухгалтерию.
В кассовом журнале каждая страница продублирована, и копия находится на отрывной части. Это сделано для того, чтобы эту копию кассир мог приложить к отчёту.
Журнал имеет восемь колонок. Первая колонка «остаток на начало дня». В эту колонку вносят сумму, которая стоит в колонке «остаток на конец дня» предыдущего дня. Вторая колонка «номер документа» в ней проставляется спецномер приходно-расходных ордеров. Третья колонка содержит данные ордеров. Сумма в этой колонке пишется полностью. Четвёртая колонка «корреспондентский счёт или номер субсчёта». Пятая колонка «ФИО предпринимателя или название организации». Шестая колонка «перенос», в ней суммируются операции, зафиксированные в предыдущих колонках. Седьмая колонка «итого за день», тут подбиваются дневные итоги. Восьмая колонка «остаток на конец дня». В ней полностью подбивается сумма за день. Эта цифра должна совпасть с суммой наличности в кассе. Оборотную сторону бланка либо заполняют, либо перечёркивают символом Z. В конце записей ставятся подписи бухгалтера и кассира.
Внешний вид регистра и правила ведения
Кассовый регистр представляет собой 70-120 страничный журнал, который обязательно содержит титульный лист. На титульном листе содержатся сведения о временном отрезке, в течение которого действует данный журнал, ФИО ИП или ОКПО организации.
В случае если журнал ведётся вручную, то листы нумеруются, шнуруются и в таком виде опечатываются. Любая запись дублируется под копирку. Ниже приведён образец заполнения кассовой книги вручную.
В обязанности работника кассы входит:
- подсчёт итогов за сутки;
- сведение кассового остатка на начало будущего дня;
- отчёт перед бухгалтерским отделом.
Проверка всех записей, внесённых в кассовый журнал, возлагается на бухгалтера. Он проверяет соответствие записей приходно-кассовым ордерам и ставит свою подпись.
В кассовом журнале вполне допускаются исправления путём перечёркивания неправильной записи и внесения правильной. Такое исправление должно быть заверено подписью кассира и бухгалтера. Затирки, подчистки и прочее в регистре недопустимы.
В конце дня, после подбития итоговых сумм кассир отдаёт в бухгалтерию отрывную копию листа из кассовой книги и всю документацию, подтверждающую операции проведённые в течение дня. Затем кассиром в регистр вносится число отданных в бухгалтерию документов и ставится подпись. Бухгалтером проверяются все данные и тоже подписывается книга.
Каждый новый день, в кассовом журнале записи начинают вносить с нового листа и обязательно проставляется номер листа, дата, остаток наличных средств на начало дня и операции в течение суток.
В начале календарного года заводится новый кассовый журнал, а в конце – на последней странице прошнурованного журнала ставят печать и пишут «пронумеровано и прошнуровано» и указывают количество листов. В интернете можно найти образец как заполнить кассовую книгу.
