Практика показывает, что число компаний, внедривших систему электронного документооборота (СЭД), ежегодно увеличивается. Как правило, это большие и средние компании, использующие передовые технологии автоматизации и имеющие широкий круг партнеров и клиентов, которые уже перешли или планируют переходить на электронный документооборот.
Центр обмена документами представляет собой информационную систему, предоставляющую общую центральную службу обмена документами для различных систем управления документами, а также другие информационные системы, которые обрабатывают документы. Обработка термина «системы документооборота и документов» должна выходить за рамки соответствия между учреждениями и их системами управления документами. Документы представляют собой сообщения с описанием семантики и структуры. Это могут быть письма, проекты законов, финансовые документы, электронные формы, документы, связанные с процедурами государственных закупок и т.д.
Однако далеко не все организации спешат с таким переходом. Это связано с тем, что составление и обмен документами в электронном виде имеет как положительные, так и отрицательные стороны - и в финансовом, и в налоговом плане.
Выбираем вид электронной подписи
При переходе на электронный документооборот организации руководствуются нормами Закона № 63-ФЗ, который регулирует отношения в области использования электронной подписи при заключении гражданско-правовых сделок, оказании государственных и муниципальных услуг, исполнении государственных и муниципальных функций, а также при совершении иных юридически значимых действий (ст. 1 Закона № 63-ФЗ).
В будущем предоставление услуг, поддерживающих обработку документов, долгосрочное сохранение и резервное копирование документов. Документ достигает получателя - как правило, при пересылке документа мы не знаем, готова ли принимающая информационная система к принятию данных в этот самый момент. Если сам документ отправляется в машиночитаемой форме, принимающая информационная система также может автоматически считывать содержимое документа.
- Краткосрочное сохранение документов.
- Принимающая информационная система может автоматически считывать эти данные.
При этом ФНС России в письме от 05.10.11 № ЕД-4-3/16368@ отметила, что ни действующим законодательством, ни иными нормативными актами не установлены ограничения на использование электронных первичных учетных документов при осуществлении гражданско-правовых сделок между хозяйствующими субъектами.
По общему правилу существует три вида электронной подписи: простая, усиленная неквалифицированная и усиленная квалифицированная (п. 1 ст. 5 Закона № 63-ФЗ). Электронный документ, подписанный электронной цифровой подписью до 1 июля 2013 года, признается документом, подписанным квалифицированной электронной подписью (п. 2 ст. 19 Закона № 63-ФЗ). А вот в отношении электронных документов, составленных после указанной даты, компания вправе самостоятельно выбрать вид электронной подписи. Ведь законодательство не устанавливает перечень электронных первичных документов, которые нужно заверять определенным видом подписи.
Электронный обмен данными является одной из наиболее распространенных форм структурированного обмена деловыми документами между организациями с помощью электронных средств. Многие компании предпочитают эту сетевую модель защищать их от продолжающихся сложностей поддержки различных протоколов связи, требуемых различными деловыми партнерами.
Что означает электронная доставка документов?
Насколько безопасна электронная доставка
Электронная подача столь же безопасна, как и надпись, напечатанная буква. Безопасность электронной передачи гарантируется. Гарантированное подтверждение передачи или уведомление в случае отказа отправителя. Передача данных всегда сквозная зашифрована.Кроме того, Закон № 63-ФЗ закрепляет различные области применения электронных подписей. Отличаются и расходы на оформление разных видов электронной подписи. Кроме того, существуют налоговые риски в случае отказа автора подписи от факта подписания внутренних документов организации, а также при подписании электронных документов простой или неквалифицированной электронной подписью. Таким образом, если организация примет решение перейти на электронный документооборот, безопаснее проанализировать и учесть ряд особенностей применения различных видов электронных подписей.
Не защищена ли информация?
Кроме того, документы могут быть дополнительно подписаны цифровой подписью. Электронная доставка не подлежит сохранению данных. В обычной электронной почте нет гарантированной передачи и нет гарантированного подтверждения передачи. Часто электронные письма отправляются неверным получателям или не поступают. Четко не отображается ни отправка, ни получение электронной почты.
А как насчет официальной доставки?
Это также относится к юридическим лицам. Таким образом, связь связывает два мира и, таким образом, обеспечивает бесшовный и безопасный обмен электронными документами между юристами, нотариусами и компаниями, а также частными лицами.
Каковы преимущества электронной доставки для получателя
Сохраните свой путь до почтового отделения и получите доступ к своему электронному почтовому ящику из любого места. Вы можете получать и / или собирать и отправлять его независимо от места и журналов. Это означает, что вы больше не привязаны к часам обычной доставки.Таблица. Особенности применения различных видов электронной подписи
| Критерии | Простая электронная подпись | Усиленная электронная подпись | |
| неквалифицированная | квалифицированная | ||
| Характеристика | Подтверждает факт формирования электронной подписи определенным лицом. Для этого используются специальные коды, пароли и иные аналогичные средства (п. 2 ст. 5 Закона № 63-ФЗ) | Формируется в результате криптографического преобразования информации с использованием ключа подписи. Позволяет определить отправителя, подписавшего электронный документ, и обнаружить факт внесения изменений в электронный документ после момента его подписания (п. 3 ст. 5 Закона № 63-ФЗ) | Используется только с сертификатом ключа проверки электронной подписи, созданным аккредитованным удостоверяющим центром (п. 4 ст. 5 Закона № 63-ФЗ). Позволяет обнаружить факт внесения изменений в электронный документ после момента его подписания |
| Вероятность отказа автора подписи от факта подписания документов организации | Не предназначена для защиты документа от подделки. Существует риск того, что автор подписи откажется от факта подписания им документа либо будет ссылаться на то, что документ был изменен после подписания без его ведома. Такой риск возрастает, если доступ к простой электронной подписи, помимо ее владельца, будет у других сотрудников организации (например, у секретаря, заместителя руководителя или системных администраторов) | Закон № 63-ФЗ не содержит каких-либо норм, исключающих возможность отказа авторов подписи от факта подписания ими электронного документа | Обеспечивается наиболее надежная защита документа от подделки. Ведь применение такой подписи строго регламентировано. Процедура создания и проверки подписи исключает возможность отказа лица, сформировавшего квалифицированную электронную подпись, от факта подписания им электронного документа |
| Область применения | Нормативными актами (в том числе Законом № 63-ФЗ и Федеральным законом от 06.12.11 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете», далее - Закон о бухучете) не уточняется вид электронной подписи, которой должен быть подписан тот или иной документ. По мнению автора, при подписании внутренних документов, не связанных с материальной ответственностью работников, а также с соблюдением правил охраны труда, и иных документов «невысокой важности» целесообразно использовать простую и неквалифицированную электронную подпись. Ведь такие виды подписи менее надежны | Документы, используемые в электронном документообороте с третьими лицами (контрагентами, государственными органами), а также документы, связанные с материальной ответственностью или соблюдением норм охраны труда (неподписание которых работниками может послужить предметом как налоговых, так и гражданско-правовых и трудовых споров), целесообразно подписывать квалифицированной электронной подписью. Либо составлять такие документы, в том числе на бумажных носителях, и проставлять подпись собственноручно | |
| Возможность применения электронных документов, подписанных электронной подписью, для целей бухгалтерского учета | Такая возможность прямо установлена пунктом 5 статьи 9 Закона о бухучете. При этом не уточняется вид электронной подписи, которой необходимо подписать первичный учетный документ. Нет в законе и прямых указаний на то, что документ, составленный в электронном виде, признается равнозначным бумажному документу | ||
| Возможность применения электронных документов, подписанных электронной подписью, для целей налогового учета (налог на прибыль и НДС) | Налоговый кодекс не запрещает применение электронных форм первичных документов для подтверждения расходов организации с целью исчисления налога на прибыль, если такие расходы соответствуют критериям, установленным в пункте 1 статьи 252 НК РФ | ||
| Разъяснений о правомерности учета налоговых расходов на основании документов, подписанных простой электронной подписью, найти не удалось. По мнению автора, в этом случае компании необходимо руководствоваться письмами налогового и финансового ведомств, разъясняющих порядок учета документов, подписанных неквалифицированной электронной подписью | ФНС России в письме от 24.11.11 № ЕД-4-3/19693@ отмечает, что если соглашением между участниками электронного взаимодействия предусмотрено подписание документов неквалифицированной электронной подписью, то такие бумаги принимаются в качестве подтверждающих документов для целей применения пункта 1 статьи 252 НК РФ. Однако Минфин России считает иначе. Ведомство полагает, что документ, оформленный в электронном виде и подписанный неквалифицированной электронной подписью, не является равнозначным документу на бумажном носителе, подписанному собственноручной подписью. Следовательно, расходы, подтвержденные таким документом, компания не вправе учесть при налогообложении прибыли (письма от 25.12.12 № 03-03-06/2/139, от 20.12.12 № 03-03-06/1/710, от 31.07.12 № 03-03-06/2/85 и от 28.05.12 № 03-03-06/2/67) | НК РФ прямо предусматривает возможность составления в электронной форме с применением усиленной квалифицированной электронной подписи: - заявления о постановке на учет (снятии с учета) в налоговом органе (п. 5.1 ст. 84 НК РФ); - налоговой декларации (п. 1 ст. 80 НК РФ); - заявления о возврате или зачете суммы налога (п. 4 ст. 78 и п. 6 ст. 176 НК РФ); - счета-фактуры (п. 6 ст. 169 НК РФ). Кроме того, Минфин России соглашается с правомерностью подтверждения расходов первичным документом, оформленным в электронном виде и подписанным квалифицированной электронной подписью. Ведь такой документ равнозначен документу, составленному на бумажном носителе и подписанному собственноручной подписью (письма от 23.01.13 № 03-03-06/1/24 и от 11.01.12 № 03-02-07/1-1) |
|
Прописываем использование ЭЦП в учетной политике и контрактах
Каковы преимущества электронной доставки для отправителя?
Кроме того, безопасность передачи гарантируется прослеживаемостью, технической безопасностью и правовой защитой. В дополнение к тем же преимуществам, которые получатель имеет, отправитель также экономит время и деньги. Безопасная электронная доставка зачисленных букв позволяет снизить стоимость примерно на 80 процентов по сравнению с почтовой почтой. Кроме того, экономия средств при печати и экономия времени при обращении. Для примерно шести миллионов зарегистрированных писем, направляемых в Австрию каждый год, это приводит к потенциалу экономии не менее 80 миллионов евро.
Порядок ведения электронного документооборота в компании целесообразно прописать в приложении к учетной политике организации. В частности:
- определить перечень лиц, которые будут участвовать в электронном документообороте, и получить на них квалифицированные сертификаты ключей электронной подписи;
- предусмотреть порядок заверения бумажных копий электронных документов, представляемых по требованию контролирующих органов и третьих лиц;
- утвердить требования о соблюдении конфиденциальности использования ключа простой или неквалифицированной электронной подписи и ознакомить с ними работников, которые будут использовать их в работе.
Тем не менее существует риск отказа владельца подписи от факта подписания им электронного документа. Неясно, какие налоговые последствия в этом случае ожидают организацию. Вероятнее всего, налоговики откажут в признании расходов на основании такого документа. Однако официальных разъяснений найти не удалось. Судебная практика по данному вопросу в настоящее время еще не сложилась.
Какие службы доставки в настоящее время доступны?
Кроме того, существуют также услуги, предлагающие электронные трансляции на основе саморазвитых правил и проприетарных технологий. Все частные и общедоступные услуги электронной доставки в Австрии можно найти в списке. Ваша задача - разработка открытых электронных стандартов для решений и приложений австрийского электронного бизнеса.
Электронные подписи являются подходящим инструментом для повышения уверенности в обмене цифровыми документами, поскольку они могут обеспечить высокий уровень аутентичности и, следовательно, ощущение происхождения и содержания цифровых документов. Влияние цифровой подписи Электронная подпись существует в разных версиях. Например, между электронной подписью, передовой электронной подписью и квалифицированной электронной подписью.
Кроме того, условие о правомерности подписания «первички» электронной подписью желательно включить в договоры с контрагентами. При этом важно помнить, что обе стороны сделки должны иметь технические возможности для обмена электронными документами (соответствующее оборудование - персональные компьютеры с выходом в интернет).
Классификация безопасности, связанная с электронной подписью, также должна рассматриваться в той же градации, то есть, квалифицированная электронная подпись получает наивысший уровень безопасности. Хэш-значение значительно меньше, чем файл, поэтому его можно зашифровать гораздо быстрее. Таким образом, комбинация между содержимым файла и владельцем сертификата постоянно обнаруживается, если содержимое файла остается бит-идентичным, то есть, не меняется.
В принципе, электронные подписи формируют дополнительную информацию о содержимом файла и хранятся в виде автономных объектов «рядом» с подписанными файлами, поскольку сам контент файла используется для назначения подписи. Подписанный файл остается неизменным, т.е. после подписания подписанного файла, не распознается, что подпись существует; также отсутствие подписи не распознается анализом только фактического файла данных. В случае выделения и проверки подписи весь файл затем не подписывается или не проверяется, а только содержимое файла, относящееся к сигнатуре.
Некоторые документы оформляем на бумаге
Минфин России в письмах от 11.01.12 № 03-02-07/1-1 и от 11.01.12 № 03-02-07/1-2 высказал мнение о том, что если документ составлен в электронном виде не по установленным форматам, налогоплательщик представляет его на бумажном носителе в виде заверенной копии с отметкой о подписании документа квалифицированной электронной подписью. Кроме того, в бумажном виде целесообразно продублировать товаросопроводительные документы. Это поможет избежать претензий в случае остановки служебного транспорта сотрудниками ГИБДД.
В этом варианте подпись, таким образом, прочно связана с подписанными данными, можно заметить отсутствие подписи. В рамках проверки подписи приложение проверки подписи расшифровывает зашифрованное хеш-значение объекта подписи с использованием общедоступного сертификата и, кроме того, вычисляет хеш-значение самого объекта подписи. Если совпадают два хэш-значения, то есть хеш-значение для назначения подписи и хеш-значение проверки подписи, проверка подписи была успешно завершена, и предполагается, что файл остается неизменным от исходного назначения подписи.
Плюсы и минусы электронного документооборота
Внедрение в компании электронного документооборота предоставляет ей следующие преимущества :
- снижает финансовые и трудовые затраты на изготовление и хранение бумажных документов;
- позволяет оперативно работать с документами (например, быстро найти нужный документ в электронной базе данных и переслать его коллеге или контрагенту);
- ускоряет процесс ознакомления, согласования и анализа документов, экономит рабочее время сотрудников практически всех подразделений компаний - руководства, рассматривающего и утверждающего документы, секретариата, который отправляет, получает и регистрирует документы, рядовых бухгалтеров и менеджеров;
- сокращает время на отправку необходимых документов (срок доставки электронного документа намного меньше, чем почтовой корреспонденции).
В числе минусов электронного документооборота можно отметить, в частности:
Крупные развитые системы предоставляют возможности
Если два хэша не совпадают, тогда необходимо внести изменения в файл. Однако результат проверки подписи ограничивается этим двоичным утверждением: либо проверка подписи выполняется успешно, либо не выполняется; Причины возникновения последнего случая не могут быть определены во время проверки подписи. Прежде всего, в случае неудачной проверки подписи невозможно отслеживать, какое содержимое файла изменяется по сравнению со временем создания подписи.
Все материалы спецпроекта
В этой связи в качестве первого промежуточного результата следует указать, что электронные подписи могут сделать идентификатор содержимого файловых объектов понятным, но защита содержимого файла не может быть произведена подписями. Поэтому это обстоятельство особенно примечательно, поскольку общественное обсуждение часто создает впечатление, что защитный механизм связан с электронной подписью. Однако это неверно. Отсутствие функции защиты наиболее очевидно, когда подписанный файл удален: сама подпись не может предотвратить процесс удаления, и это вполне возможно, и обычно также случай, когда удаленный объект ничего не оставляет и, следовательно, даже не распознается что он когда-либо существовал.
- затраты на создание электронных баз данных, системы электронного документооборота, а также на обучение и наем персонала;
- возможное зависание системы, как следствие, сбои и задержки в работе компании;
- временные затраты на обучение сотрудников принципам электронного документооборота;
- необходимость перевода бумажных документов в электронный формат.
В настоящее время обмен документами между хозяйствующими субъектами и физлицами постепенно переходит с бумажного на электронный. Система электронного документооборота имеет ряд преимуществ перед простой бумагой - она позволяет сэкономить время и увеличить эффективность принимаемых решений. СЭД может быть построена как внутри компании, так и между разными фирмами через сеть Интернет.
Защита объектов не может быть вызвана электронными сигнатурами. Если это необходимо, другие механизмы должны применяться. Использование подписи не дает никаких дополнительных преимуществ. Комплексный процесс подписания. Основная идея приложения электронной подписи частично вытекает из основной идеи физической подписи: после того, как подпись была создана, подпись дается человеком.
Описанная процедура в основном применима для каждого отдельного объекта, который должен быть подписан, аналогично назначению персональной подписи. Однако эта процедура не подходит для массовых процессов, поскольку она слишком сложна и требует много времени. Для сред с массовыми требованиями доступны специальные сигнальные решения, которые могут назначать «массовые подписи». Из-за большей степени юридической значимости подписанных документов и того факта, что карточку подписи всегда назначается карточке подписи конкретного лица, процедуры массовой подписи оснащены более сложными механизмами безопасности, с тем чтобы предотвратить злоупотребление карточкой подписи.
Электронный документооборот - это система процессов по обработке документов в электронном виде. Большинство современных бухгалтерских и кадровых программ умеют формировать электронные документы в стандартном установленном на законодательном уровне формате. Но чтобы такой документ обладал юридическим весом, он должен быть подписан обеими сторонами электронной подписью.
Нарушение карты подписи приведет к непреднамеренному подписанию подписного объекта подписью владельца карты - это будет, образно говоря, подделкой подписи, но на законных основаниях дело более сложное. Назначение подписи никогда полностью не автоматизировано. Одиночные подписи совершенно неприемлемы на массовой стороне для массовых процессов, и даже массовые подписи требуют увеличения производственных усилий. Особенно в массовых процессах, Например, при сканировании документов, где расчет затрат частично основан на доли секунды, процесс распределения подписи приводит к заметному увеличению затрат.
Электронный документооборот можно разделить на два больших вида - обмен документами внутри фирмы либо между разными компаниями по каналам связи. Допускается объединить эти две системы в одну глобальную.
Использование электронного документооборота внутри компании требует приобретения необходимого программного пакета (платформы ЭДО), а также оборудования для его функционирования (сетевого оборудования, сервера и т. д.).
Кроме того, компоненты, используемые для назначения подписей, должны отвечать особым требованиям безопасности, а также в случае квалифицированной электронной подписи также должны быть проверены и одобрены. Это также значительно увеличивает затраты на установку и эксплуатацию.
Как происходит подключение?
Следует отметить, что создание единиц подписи является технически и организационно сложным и что создание, т.е. применение процесса подписания, дополнительно требует времени и, следовательно, также требует больших затрат. Подписи с меткой времени и без нее Электронные подписи могут быть дополнительно снабжены квалифицированной меткой времени. В контексте проверки подписи это также указывает на то, что подпись была сгенерирована даже в то время, когда она была назначена в соответствии со своей собственной спецификацией.
Для того, чтобы произвести обмен документами между двумя компаниями необходим оператор электронного документооборота. Он гарантирует доставку сообщений, контролирует формат пересылаемых документов, требует заверения работы с данными электронной подписью, хранит архив документов.
Внимание! Одним из таких сервисов является . Документы, полученные через него, являются юридически значимыми, если на них находится отметка от ЭПЦ обеих сторон документооборота.
Было бы разумно манипулировать настройками даты в среде выделения подписей, которые могли бы использоваться в основном для целей предварительной загрузки в рамках проверки подписи, выделение подписи уже состоялось в более ранний момент времени. В результате изменение объекта подписи, в свою очередь, могло быть затенено до того, как была выпущена подпись. Используя квалифицированную метку времени, основанную на центральных интернет-часах, этот тип манипуляций или затенения можно предотвратить. Таким образом, нет смысла использовать электронные подписи без квалифицированной метки времени, когда повышенная ценность доказательств подписанных документов является основным фактором при выборе подписей.
Преимущества и недостатки ЭДО
Основные преимущества
Электронный документооборот обладает неоспоримыми преимуществами перед бумажным:
- Упорядочивание делопроизводства - система не даст присвоить один и тот же номер разным документам, поскольку это будет происходить по порядку и автоматически;
- Отслеживание положения каждого документа - в любой момент времени можно будет узнать кто именно работает с документом. Сотрудник не сможет его испортить или потерять. Удаленный случайно или специально документ все равно можно восстановить;
- Ускорение обработки документов - если отделы компании разбросаны по нескольким зданиям, то бумажный документ необходимо лично нести туда для согласования. При ЭДО необходимый документ попадает к работнику за доли секунды;
- Удобная работа с версиями - при редактировании система сохраняет каждую версию. При необходимости можно проследить кто и когда вносил в документ изменения;
- Круглосуточный удаленный доступ - при необходимости, доступ к системе ЭДО можно организовать через интернет с любого компьютера земного шара. Работник может работать с документами находясь в командировке, в отпуске или на больничном;
- Планирование работы - благодаря указанию даты создания и срока исполнения, можно планировать исполнение поступающих документов согласно очереди;
- Поиск документов - можно произвести поиск в общей базе документов по ключевым словам и выражениям;
- Экономия бумаги - нет необходимости распечатывать все документы в необходимом количестве.
Основные недостатки
Несмотря на явные достоинства, у систем ЭДО есть и недостатки, которые могут остановить фирму от внедрения.
К ним относятся:
- Нужно затратить денежные средства на приобретение системы, которые в зависимости от количества пользователей могут составлять до 100 тыс. руб.;
- После покупки длительное время занимает ее установка, внедрение и отладка;
- Необходимо провести обучение всех пользователей, которые будут в ней задействованы;
- Обеспечение безопасности системы - разграничение доступа между пользователями, выпуск необходимых электронных подписей, защита от проникновения извне;
- В штате фирмы должен быть администратор, который будет следить за функционированием системы, выполнять сервисные действия, решать вопросы пользователей;
- В целях сохранности информации необходимо выполнять резервное копирование базы с документами;
- Если ЭДО отсутствует у фирм-партнеров, необходимо обеспечить существование и электронной, и бумажной системы.
Функционал электронного документооборота
Любая система документооборота должна обеспечивать выполнение множества действий:
- Работать с любыми видами документов - создавать их, оформлять, обрабатывать, регистрировать, контролировать их выполнение, согласовывать и т. д.;
- Организовывать потоки документооборота - определять маршруты внутри компании, разграничивать доступ между отдельными пользователями, предоставлять возможность работы с одним документом сразу нескольким лицам;
- Организовывать архив документов с возможностью их поиска, хранения.
Внимание! Электронный документооборот должен обеспечивать ту же возможность работы с документами, как и традиционный бумажный.
Крупные развитые системы предоставляют возможности:
- Регистрации всех проходящих документов - входящих, исходящих, внутренних, с дальнейшим перенаправлением их к руководителю;
- Обеспечивать единый порядок работы с документами в каждом подразделении фирмы;
- Работать с документом как индивидуально, так и коллективно;
- Обмениваться документами между подразделениями и конкретными сотрудниками;
- Разграничивать доступ к документам;
- Использовать стандартные формы для всех документов;
- Контролировать, что согласование, исполнение и прочая работа с документом будет выполнена вовремя;
- Формировать отчетность - аналитическую, статистическую и т. д.;
- Организовывать архивное хранение с фиксацией даты и времени доступа к ним пользователей.
Можно ли совмещать бумажный документооборот с электронным?
После перехода на электронный документооборот в организации, первое время все равно не получится полностью отказаться от бумажных документов.
Произойти это может по нескольким причинам:
- Не все контрагенты пользуются ЭДО;
- На предприятии уже существует множество бумажных документов, находящихся в архиве.
Тем не менее, существуют принципиальные отличия в работе с электронными и бумажными документами. К примеру, бумажный документ нужно распечатать и принести на подпись руководителю, в то время как электронный подписывается в самой системе. Бумажные бухгалтерские документы, отправленные контрагенту, могут потеряться на почте во время пересылки, в то время как электронные доходят до адресата.
Главным отличием работы с двумя типами документов является их хранение. Электронные документы сразу попадают в систему, где с ними могут работать все пользователи. Для бумажных документов должен все равно быть организован архив, где они будут храниться в упорядоченном виде. В то же время, после попадания в компанию бумажный документ должен быть отсканирован, и эта скан-копия должна быть загружена в систему для дальнейшей работы.
Внимание! Таким образом, работа внутри компании все равно должна вестись только в электронном виде. Если приходит бумажный документ, то его видят только те, кто его получает или подписывает. В то же время, работа с электронной копией позволяет защитить оригинал от почти либо утраты, и позволяет работать с ним сразу нескольким пользователям одновременно.
Какие существуют программы ЭДО?
На рынке существует множество систем документооборота, у каждой есть свои достоинства и недостатки. Наиболее распространенные системы:
| Система | Особенности | Стоимость |
| Дело | Одна из крупнейших программ по ЭДО. Большая функциональность, простота и удобство использования. | От 11 до 13,5 тыс. руб. за одно рабочее место |
| Логика | Может использоваться в компаниях любого размера, легка в освоении, гибкая подстройка под пользователя | От 4900 до 5900 за одно место. |
| Евфрат | Считается самой продвинутой из систем, в поставку входит собственная система баз данных, легкий и приятный дизайн | От 5000 руб за рабочее место при развертывании на сервере организации, от 10000 руб. при размещении на оборудовании разработчика. |
| 1С:Архив | Полная интеграция с любыми продуктами 1С, возможность хранения любых файлов - текстовых, графических, видео и аудио. | От 12 до 57 тыс. руб. за всю программу. |
| DIRECTUM | Оптимальная система для малых и средних предприятий, можно совмещать электронные документы с бумажными. | От 7 тыс. руб. до 2 млн. руб. за лицензию |
| OPTIMA-WorkFlow | Новая система, которая только начинает активно развиваться. Есть несколько функций, уникальных для этой системы. | От 55 до 75 тыс. руб. за лицензию. |
Взаимодействие электронного документа с другими программами
Занимая свое место в электронной среде организации, система ЭДО должна во время работы свободно поддерживать другие бизнес-приложения, уже функционирующие в ней. К примеру, необходимо свободно обрабатывать бухгалтерские документы - счета-фактуры, акты, накладные, доверенности и т. д.
Кроме этого, система электронного документооборота должна работать со всеми согласованно, и оперировать одними и теми же данными. Поэтому необходимо, чтобы система могла поддерживать справочники, которыми пользуются в электронной среде, и умела обновлять данные в них.
Кроме этого, необходимо учитывать и работу с внешними данными - электронной почтой, торговыми площадками и т. д.
При выборе ЭДО необходимо обращать внимание на возможности ее взаимодействия с другими средствами и источниками данных, имеющимися на предприятии. Обычно, популярные, а потому активно развивающиеся системы, имеют в своем составе множество модулей для наиболее популярных программ - 1С, Парус, Oracle и многих других.
К примеру, электронный документооборот программы 1С может позволять прямо из нее формировать, принимать и отправлять электронные бухгалтерские документы, при этом подтверждая их квалифицированной подписью.
