Кадровый учет необходим на любом предприятии независимо от формы собственности, деятельности и количества сотрудников. Для его грамотного и квалифицированного ведения нужно хорошо ориентироваться в трудовом праве, отслеживать изменения в законодательстве и обладать навыками в сфере кадрового делопроизводства.
Что такое учет кадров и для чего он нужен?
Неотъемлемой частью деятельности каждой компании является кадровый учет. Он представляет собой регламентируемую законодательством работу по регистрации, учету и мониторингу движения работников организации.
Кадровая деятельность подразумевает оформление:
- приема сотрудников;
- увольнения;
- горизонтальных (перевод между подразделениями) и вертикальных (например, карьерный рост) передвижений;
- командировок;
- больничных листов;
- табеля рабочего времени;
- отпусков (любого вида - ежегодного, без содержания, по беременности и др.);
- личных карточек на каждого сотрудника и т. д.
А также к учету кадров относится:
- ведение воинского учета;
- регламентация трудовых отношений;
- создание и регистрация различных приказов и распоряжений (например, о приеме на работу, поощрении работника и т. п.);
- организация труда и другие моменты.
Вся документация оформляется только согласно требуемым нормам и правилам. Некоторые формы унифицированы, другие устанавливаются на самом предприятии.
Грамотная организация кадрового учета решает многие проблемы и задачи компании. Конечно, нюансов существует тысячи, но есть основные моменты, которые применимы к каждому предприятию.
Как организовать и кому поручить ведение кадрового учета?
Способов организации учета несколько. Все зависит только от особенностей предприятия и от того, какой выбор сделает руководитель. Самые распространенные варианты:
Создать целый кадровый отдел, если в компании работает много народу
А когда штат маленький, то можно нанять одного специалиста. Достоинства этого способа в том, что работа организовывается руководителем так, как ему нравится и регулируется, и контролируется по его собственным принципам.
Минусы тоже существуют: трудно проверить профессионализм принимаемого специалиста, поэтому имеется риск, что на работу будет принят не совсем компетентный кадровик.
Придется тратить время и деньги на обучение или искать другого сотрудника.
Преимущества этого варианта организации учета в том, что если человека порекомендовали, то (возможно) он действительно справляется с работой, то есть он был проверен в деле. Конечно, с таким кадровиком нужно обговаривать условия работы, чтобы они устраивали обе стороны.
Поручить кадровое дело бухгалтеру или хорошему секретарю
Плюсы: Это экономит время и деньги. То есть, нет необходимости подбирать кадровика, и отсутствуют расходы на ведение учета.
Недочеты: главная проблема при выборе такого способа - это то, что сотрудники выполняют дополнительную работу после основной, что приводит к ошибкам, промахам, пробелам и элементарному отсутствию необходимых документов. И, конечно, здесь важны профессиональные знания по теме кадрового учета. И если у того же секретаря они присутствуют, то риск осложнений в данном случае сводится к минимуму. И наоборот.
Доверить кадровый учет аутсорсинговой организации
Хорошо: вся кадровая деятельность ложится на плечи аутсорсинговой компании, которая берет на себя такую ответственность на основании договора. Кроме того, что по кадровым вопросам оказывается постоянная, непрерывная помощь, выбор такого способа существенно сокращает расходы.
Минусы: нужно выбрать хорошо зарекомендовавшую себя, серьезную компанию, а также необходимо наладить взаимодействие, создать концепцию работы со специалистами, которые будут трудиться вне офиса.
Руководителю осталось только выбрать наиболее удобный и подходящий для него способ ведения кадрового учета, взвесив все «за» и «против» каждого метода.
Должностные функции кадрового работника
На кадровика накладываются в соответствии с инструкцией и трудовым соглашением следующие обязанности:
Это неполный перечень обязанностей кадрового работника, требования приведены примерные. Их может быть больше перечисленного (или меньше), но в общей сложности именно этими навыками и умениями надо обладать кадровому специалисту.
Кадровый учет: какие документы необходимы?
В норме на каждом предприятии необходимо наличие таких видов документов, касающихся личного состава:
- распорядительные (приказы личные и производственные);
- подтверждающие трудовую деятельность;
- информационно-расчетные;
- внутренняя переписка;
- журналы контроля и регистрации.
Некоторые кадровые документы в обязательном порядке должны быть на предприятии. К ним относятся:
ПВТР (правила внутреннего трудового распорядка);
Все документы хранятся определенное количество лет. Регламентируются:
- статьей или разделом Трудового кодекса;
- постановлением Госкомстата;
- Федеральным Законом и другими положениями.
Если чего-то (инструкции, приказа и т. д.) нет в наличии, то нужно будет данный факт исправить. Вообще, один из принципов работы кадровика - своевременность. Она очень облегчает трудовые будни и даже придает юридическую силу некоторым актам. Это на самом деле очень важно - не запускать текущие дела. Иначе они имеют обыкновение нарастать, как снежный ком.
Организация учета кадров: как вести, с чего начать?
Устроившись на новое место кадровиком для начала нужно провести ревизию обязательной документации. Если окажется (а так бывает), что некоторые важные бумаги из перечня отсутствуют, то их необходимо восстановить. За один день провести такую работу, конечно, не удастся.
Поэтому следует выделить наиважнейшие позиции и начать с них. Проверить на наличие и грамотность в оформлении (а если нужно исправить или составить новый документ): штатное расписание, график отпусков, трудовые договоры, приказы, записи в трудовых.
Завести журналы учета трудовых договоров, приказов по персоналу. Создать книгу регистрации трудовых книжек. Разобраться в личных карточках (Т-2). Провести работу с локальными нормативными актами.
Главное, вовремя оформлять все текущие документы. Работать, опираясь на Трудовой кодекс и правила делопроизводства. И не уничтожать бумаги по личному составу. Время их хранения утверждено Росархивом («Перечень…» от 06.10.2000).
Все документы учета нужны для прозрачности трудовых отношений. Кадровая система устанавливает нормы и принципы, которые обеспечивают стабильностью работников организации, а администрации создают удобные условия для управления персоналом.
Автоматизация учета - 1С: преимущества работы с программой
Вести кадровый учет, тем более в крупной компании - это невероятно ответственная и огромная по своему объему работа. А ведь здесь ошибки недопустимы! Но на сегодняшний день существует способ автоматизировать деятельность кадровиков, что позволяет значительно облегчить и упростить работу отдела, наладить деятельность, существенно снизив риск появления ошибок.
При помощи программы 1С можно вести учет согласно законодательным требованиям. В базе обеспечивается надежное хранение нужной информации по работникам. По мере ее накопления появляется возможность построения различных отчетов, которые могут помочь в анализе работы и разработке новых направлений. Например, отчеты могут быть такие:
- показатель текучести кадров;
- статистика по персоналу;
- движение работников и т. п.
Программа помогает решать практически все проблемы и задачи учета кадров. Руководитель предприятия, благодаря 1С, имеет возможность получать сведения о положении дел в данном отделе, проводить анализ и принимать правильные управленческие решения. А также автоматизация позволяет синхронизировать деятельность нескольких служб компании (бухгалтерия, кадры, расчетный отдел), что улучшает эффективность работы, а также создает все условия для своевременных выплат зарплат.
Чтобы провести налоговый аудит, прочтите статью: все секреты выбора специалиста по аудиту налогов.
Заключение
Итак, подведя итоги, можно отметить следующее:
- Кадровый учет является важнейшей частью работы любого предприятия.
- Для организации ведения учета есть несколько способов. Выбор за руководителем.
- Должностные обязанности кадрового работника определяются инструкцией и трудовым договором.
- Существует список документов, касающихся кадровой работы, которые обязательно должны присутствовать в каждой компании. И начинать свою трудовую деятельность в отделе кадров следует с проверки именно этих документов.
- Вести учет гораздо проще, если он автоматизирован.
Кадровый учет - это стержень для нормальной и эффективной работы любого предприятия. Поэтому к его ведению нужно подойти со всей ответственностью.
Вконтакте
В любой, даже небольшой организации имеется персонал. Для того чтобы сотрудникам рассчитать заработную плату, их необходимо занести в специализированную программу – кадры. Большую популярность приобрела такая программа для отдела кадров, как 1С. Конечно, это приложение прекрасно справляется с поставленными задачами, но оно платное.
Только что открывшиеся организации иногда не могут позволить себе установку 1с кадры. Поэтому рекомендуется рассмотреть другие программы, которые распространяются бесплатно, но также хорошо справляются с поставленными задачами.
Выбор программы для кадров
В интернете можно найти более десятка программ, которые облегчат работу кадровика. Не стоит спешить устанавливать первое попавшееся приложение. Необходимо провести небольшой анализ, а затем сравнить все платные и бесплатные программы. Чаще всего кадровики используют следующий софт:
Каждая из представленных выше программ уникальна, при этом все они подходят для работы кадровых служб. Следует учесть, что часть программ бесплатная, а другая платная.
Программа 1С Кадры предназначена для кадрового учета, а также расчета заработной платы. Приложение работает с бюджетным и хозрасчетным финансированием. Программка может быть предназначена для организации учёта сотрудников, регистрации служебных помещений, а также для получения справочной информации по кадровому составу.
К основным возможностям относится:
- Расчет заработной платы;
- Создание штатного расписания;
- Кадровый учет;
- Налогообложение;
- Формирование отчетности;
- Возможность учета отработанного времени;
- Работа с фондами оплаты труда.
Программа занимает лидирующие позиции по популярности. Единственный недочет приложения – его платность.
Программа, предназначенная для кадрового учета. Благодаря приложению, кадровик может учитывать сотрудников предприятия, а также формировать все необходимые приказы. Программка платная, ее можно приобрести за 1500 рублей. Если не хочется платить деньги, рекомендуется воспользоваться бесплатной версией продукта – Мини-кадрами. Конечно, бесплатная версия немного урезана, но для основной работы ее функционала будет достаточно.
Основные возможности программки:
- Создание анкеты сотрудника, со всеми данными (ФИО, Фотография, Образование и т.д.);
- Ведение «календаря» кадровика (посещения, прогулы, больничные);
- Составление отчетов;
- Печать необходимых документов.
У программы интуитивно понятный интерфейс, поэтому с работой справится даже неопытный пользователь. Следует отметить, что у приложения имеется и сетевая версия.
Программа Кадры занимает лидирующие позиции среди бесплатных приложений, предназначенных для кадрового учета. При желании можно приобрести лицензию, стоимость которой не превышает 1000 рублей в год. В этом случае вы получаете дополнительный функционал.
В программе можно вести учет таких данных, как:
- Налогообложение;
- Отпуска;
- Больничные;
- Карта сотрудника;
- Командировки;
- Перемещения;
- Долги.
С программой «Зарплата и Кадры» можно работать не только через компьютер, но и через интернет, то есть для этих целей может быть использовано мобильное устройство.
Это бесплатное приложение, предназначенное для кадровой работы. В отличие от многих программок, «Сотрудники предприятия» позволяет вести сразу несколько организаций. Чтобы было проще работать с приложением, разработчики предусмотрели возможность работы с трех учетных записей: Администратор, Пользователь и Гость. В первом случае можно создавать и редактировать записи. Что касается учетной записи «Пользователь», то она позволяет только заполнять уже созданные базы и документы. Гость способен только просматривать готовую документацию.
К основным возможностям программки можно отнести:
- Возможность захвата камеры (для получения фото сотрудника);
- Работа со сканером;
- Создание трудовых договоров;
- Разработка новых шаблонов;
- Создание приказов;
- Возможность расчета отпуска и стажа работы;
- Ведение табеля учета рабочего времени;
- Напоминание о необходимости прохождения медицинской комиссии;
- Выгрузка документов в Word и Excel;
- Отправка документов на печать.
Программка имеет сетевой доступ, а значит, с ней может работать сразу несколько сотрудников. Количество рабочих мест в программе не ограничено.
Это многофункциональная программка, способствующая улучшенной работы отдела кадров. Следует сразу отметить, приложение платное, но его можно использовать в тестовом режиме в течение 55 дней. Этого времени достаточно, что полностью изучить функционал и понять подходит ли приложение для работы в вашей компании.
Основные функции «Кадры Плюс»:
- Создание карточек для каждого сотрудника;
- Учет рабочего времени;
- Структуризация организации;
- Классификация должностей;
- Формирование табелей;
- Создание всех необходимых приказов;
- Расчет стажа сотрудника;
- Учет движения каждого сотрудника;
- Создание шаблонов для любых документов;
- Экспорт документации в Excel;
- Расчет отпуска.
Это неполный список возможностей программы. Подробнее с функционалом можно ознакомиться на официальном сайте разработчиков. Примечательно, что приложение может быть установлено даже на слабых компьютерах с ОС Windows XP.
Отдел кадров – это многофункциональная программа, способная заменить даже 1С. Следует сразу учесть, что приложение платное. Разработчики предоставляют бюджетным и государственным организациям скидку в размере 30%.
Интерфейс программки интуитивно понятен, поэтому сложностей в работе возникнуть не должно. Конечно, сначала могут возникнуть некоторые непонимания, так как «Отдел кадров» оснащен большим количеством функций. Со временем вся работа будет выполняться на автомате.
Основные функции приложения:
- Создание подробной карточки сотрудника;
- Импорт/Экспорт данных из 1С;
- Создание кадровых документов;
- Составление штатного расписания;
- Расчет всех видов стажей;
- Подключение любого типа классификатора;
- Учет отпусков и командировок;
- Экспорт данных для отправки в ПФР;
- Работа со стандартными отчетами;
- Статистика организации (свободные и занятые единицы).
На самом деле это не весь список того, что умеет делать программа. Вы можете работать с программкой по сети. При необходимости можно подключать дополнительного сотрудника, но за каждый аккаунт придется платить.
Профессиональное приложение необходимое для кадровой работы. Благодаря программе «Персонал Бизнес» осуществляется автоматизация кадрового делопроизводства. Программка ориентирована на такие организации, в которых отсутствует самостоятельная кадровая служба.
Управлять программой несложно, поэтому с задачей справится любой ответственный за кадровую работу сотрудник. Даже неподготовленный «кадровик» сможет вести полноценный кадровый учет. Версия «Персонал Бизнес» распространяется бесплатно. При необходимости можно перейти на «Pro» версию, но за отдельную плату.
Функционал программы:
- Ведение карточек сотрудников;
- Отслеживание перемещений и назначений;
- Штатное расписание;
- Табель учета рабочего времени;
- Расчет стажа;
- Планирование карьерного роста сотрудников;
- Работа с нормативными документами;
- Печать необходимых документов;
- Создание текстовых и графических статистик;
- Резервное копирование базы;
- Возможность ведения справочно-нормативных документов.
Благодаря возможности создания запросов, можно извлечь любую информацию из базы. При этом подобную процедуру может выполнить сам кадровик без привлечения системного администратора.
Заключение
Не стоит недооценивать бесплатные программы. Они справляются с задачами не хуже платных продуктов. Конечно, у них могут быть некоторые нюансы, но это не сильно влияет на работу. Из платных продуктов рекомендуется уделить особое внимание 1С Кадрам и Отдел Кадров. Что касается бесплатного софта, то прекрасным решением является Персонал Бизнес. Необходимо сравнить программные продукты, а затем выбрать то, что больше подойдет вашей организации.
Видео обзор программы
бухгалтерского учета , однако в некоторых вопросах (например, в вопросах, касающихся размера оклада сотрудников) весьма тесно с ним соприкасается.
1С:Бухгалтерия позволяет автоматизировать учет кадров, учет операций с зарплатой, однако программа , не являясь специализированной системой, нацеленной на кадровый и "зарплатный" учет, не обладает достаточно широкими возможностями в этой области. Можно сказать, что в 1С:Бухгалтерии реализован тот набор операций, который позволяет корректно отразить заработную плату в бухгалтерском учете , отразить учет заработной платы в разрезе отдельных сотрудников, а вот более сложные операции в программе не предусмотрены. Конечно, если в программе не предусмотрена автоматизация каких-либо действий, их всегда можно произвести вручную, однако, если перед вами стоит задача комплексной автоматизации учета кадров и зарплаты на предприятии - лучше будет, если вы воспользуетесь, например, решением от 1С (1С:Зарплата и управление персоналом ), ориентированным именно на эти операции .
Подсистема учета кадров, расчета заработной платы и связанных с ними операций в 1С:Бухгалтерии подходит лишь для тех организаций, которые ведут достаточно простой кадровый учет, имеют небольшое количество сотрудников.
В частности, 1С:Бухгалтерия позволяет выполнять следующие действия:
- Кадровый учет;
- Учет начисления заработной платы ;
- Учет выплаты заработной платы ;
- Учет депонирования заработной платы ;
- Учет расчетов по НДФЛ ;
- Формирование отчетности;
Для начала рассмотрим вопросы кадрового учета в 1С:Бухгалтерии.
8.2. Организация кадрового учета
Кадровый учет в 1С:Бухгалтерии предусматривает выполнение следующих операций:
- Прием на работу;
- Увольнение с работы;
- Кадровые перемещения;
- Формирование отчетов по кадрам;
Прием на работу
После того, как с новым сотрудником заключен трудовой договор, его можно оформить в 1С:Бухгалтерии при помощи документа Прием на работу (Кадры > ).
Этот документ, помимо того, что регистрирует нового сотрудника в базе, сохраняет параметры регламентированного учета его заработной платы , позволяет сформировать печатную форму №Т-1 - Приказ (распоряжение) о приеме работника на работу или, для группы работников, форму №Т-1а.
Прежде чем создавать этот документ желательно выполнить следующие подготовительные действия для новых сотрудников.
Во-первых, нужно внести их в справочник Физические лица (Кадры > Физические лица ). Выше, при оформлении информации об ответственных лицах организации, мы уже заполняли этот справочник. Данные о физическом лице ( рис. 8.1) достаточно подробны.
Рис.
8.1.
В нашем случае здесь сохранены данные о Васильеве Сергее Петровиче, который внесен в справочник Ответственные лица как руководитель организации.
Напомним, что при нажатии на кнопку НДФЛ в командной панели приведенного окна, открывается окно для настройки некоторых параметров, влияющих на расчет НДФЛ . В частности, это информация о заработной плате на предыдущих местах работы и данные о налоговых вычетах , применяемым к данному физическому лицу.
Справочник Физические лица хранит сведения о физических лицах, которые могут быть сотрудниками организации, а могут и не быть ими.
Для того чтобы "превратить" обычное физическое лицо в сотрудника организации, нужно заполнить соответствующими данными элемент справочника Сотрудники организации (Кадры > Сотрудники организации ). Удобнее всего заполнять справочник Сотрудники организации на основании данных справочника Физические лица .
В нашем случае для того, чтобы создать элемент справочника Сотрудники организации , достаточно выбрать физическое лицо Васильев Сергей Петрович в справочнике Физические лица , щелкнуть по нему правой кнопкой мыши, выбрать в появившемся меню пункт На основании и в меню, появившемся после выбора команды, выбрать пункт Сотрудники организации . Вот, что у нас получилось после выполнений этой команды ( рис. 8.2).
Рис. 8.2.
Как видите, в форму информации о сотруднике были скопированы сведения из формы данных о физическом лице.
Можно заметить, что элемент справочника Сотрудники организаций содержит меньше сведений, чем элемент справочника Физические лица . Например, здесь нет информации об НДФЛ , об адресе сотрудника и т.д.
Так же обратите внимание на то, каким образом можно создавать элементы этого справочника. Если ранее вы ввели данные о физическом лице - их можно перенести в справочник Сотрудники организаций , выбрав параметр Создать нового сотрудника, выбрав его из справочника физических лиц и нажав на соответствующую кнопку. Если же вы не вводили ранее данных о нужном вам физическом лице, вы должны будете оставить установленным параметр Создать нового сотрудника и ввести его личные данные в справочник физических лиц - вам придется заполнить элемент справочника Сотрудники организаций , данные из которого будут перенесены так же в справочник Физические лица , а в последнем справочнике вам может понадобиться дополнение данных.
Автоматическое заполнение элемента справочника Сотрудники организаций нас устраивает, поэтому нажимаем ОК . Вот как выглядит форма списка этого справочника ( рис. 8.3).
Обратите внимание на поле Состояние . Здесь, напротив записи Васильев Сергей Петрович , расположена надпись Не принят(а) . То, что мы внесли физическое лицо в список сотрудников, еще не означает, что мы оформили его в системе как сотрудника. Теперь настала очередь документа Прием на работу в организацию . Его можно создать вводом на основании элемента справочника Сотрудники организаций (кнопка Ввести на основании > Прием на работу в организацию или соответствующий элемент контекстного меню).
Создадим новый документ Прием на работу в организацию с помощью процедуры ввода на основании. Вот, что у нас получилось ( рис. 8.4)
Документ оформляется для одной из организаций, учет по которым ведется в базе ( реквизит Организация ), он имеет две вкладки.
Вкладка Работники содержит список работников (из справочника Сотрудники организаций ), прием которых на работу мы собираемся зарегистрировать с помощью документа. Здесь есть табличное поле, в котором указывается табельный номер сотрудника, его ФИО, дата приема, подразделение, в которое он принимается и должность.
Установим дату приема работника 01.01.2009 , подразделение - Администрация , должность - Директор . Ранее мы вводили данные для полей Подразделение и Должность , поэтому сейчас нам лишь нужно выбрать их из соответствующих списков.
В табличном поле вкладки Работники может содержаться информация о нескольких работниках, но мы в данном примере ограничимся одним.
Теперь рассмотрим вкладку Начисления ( рис. 8.5).
Она содержит информацию о том, каким образом работнику будет начисляться заработная плата . В поле табличной части Работник нужно внести сотрудника организации из справочника Сотрудники организаций (в нашем случае это тот же самый сотрудник, которого мы принимаем данным документом на работу). Поле Вид расчета содержит подробности о заработной плате работника. В частности, в это поле нужно подобрать элемент плана видов расчета Начисления организации .
По умолчанию в данном плане видов расчета есть лишь один элемент - он называется Оклад по дням . В план видов расчета можно добавить и другие элементы. Это нужно сделать в том случае, если вы хотите особым образом настроить отражение заработной платы работника в учете и параметры ее налогообложения.
На вышеприведенном рис. 8.5 вы можете видеть открытую форму элемента плана видов расчета Начисление организации: Оклад по дням . Здесь можно настраивать следующие параметры:
- Отражение в бухучете
. Нажмем на кнопку с тремя точками - появится окно справочника Способы
отражения зарплаты в регламентированном учете
(
рис.
8.6).
Этот справочник содержит шаблоны проводок, которыми заработная плата
отражается в регламентированном учете. Здесь указаны лишь корреспондирующие счета (или субсчета
), а информация по аналитическим разрезам
учета не приведена. При обработке системой данного шаблона в него будут подставлены нужные данные для правильной организации аналитического учета
.
В нашем случае можно отметить, что в качестве способа отражения заработной платы в регламентированном учете выбран предустановленный в системе способ Отражение начислений по умолчанию . Здесь видно, что при начислении заработной платы делается бухгалтерская запись вида Д26 К70 , то есть расходы по заработной плате данного работника относят на счет общехозяйственных расходов. Такая проводка нас вполне устраивает - ведь мы в данный момент оформляем параметры оплаты труда директора, а расходы по зарплате управленческого персонала обычно относят именно на счет 26.
Если нам понадобится указывать способы учета заработной платы для какого-то другого работника, например, занятого в основном производстве (расходы по которому учитываются по счету 20 "Основное производство" ), правильным порядком работы будет, во-первых - создать новый элемент в плане видов расчета Начисления организации , во-вторых - соответствующим образом настроить отражение заработной платы в учете, и, в-третьих, настроить другие параметры элемента плана видов расчета .
- НДФЛ . Здесь нужно выбрать подходящий для данного вида начисления код дохода для организации учета расчета и удержания НДФЛ . При нажатии на кнопку с тремя точками появляется список кодов доходов НДФЛ (из справочника НДФЛ Доходы), из которых нужно выбрать код, соответствующий начисляемому доходу. В нашем случае это код 2000 - Вознаграждение за выполнение трудовых или иных обязанностей .
- ЕСН . Здесь следует указать порядок обложения начисляемого дохода Единым социальным налогом (ЕСН ). При установке данного элемента мы, фактически, выбираем элемент справочника Доходы ЕСН (Способы отражения доходов в учете ЕСН ) ( рис. 8.7). Единый социальный налог имеет сложную структуру, не все выплаты сотрудникам организации подлежат обложению ЕСН , в справочнике приведены различные варианты обложения доходов ЕСН , в нашем случае подходит элемент, выбранный по умолчанию - Облагается целиком .
- ФСС (Страхов. несч. случаев) . Это поле содержит информацию об обложении начисления взносами в ФСС РФ. Нас устроит вариант Облагается .
- Вид начисления по ст. 255 НК РФ
. Статья 255 НК РФ "Расходы на оплату труда" относится к гл. 25 НК РФ "Налог на прибыль
организаций". Эта статья налогового кодекса содержит перечень расходов на оплату труда, которые можно принять для целей налогового учета
. В нашем случае расходы относится к пп. 1 ст. 255 НК РФ. Этот подпункт звучит следующим образом:
К расходам на оплату труда в целях настоящей главы относятся, в частности :
- суммы, начисленные по тарифным ставкам, должностным окладам, сдельным расценкам или в процентах от выручки в соответствии с принятыми у налогоплательщика формами и системами оплаты труда
- Может относиться к видам деятельности, облагаемым ЕНВД - установка этого флажка имеет значение, если организация использует ЕНВД.
Выполнив все вышеперечисленные действия, сохранив и проведя документ, мы можем при необходимости распечатать форму приказа и посмотреть движения документа по регистрам (Перейти > Движения документа по регистрам ).
При проведении документ формирует движения по регистру сведений Работники организаций , в который вносится информация о работнике, а так же по
Пользоваться этой обработкой удобно, если вам нужно быстро просмотреть, отредактировать какие-то данные о сотруднике. Фактически - перед нами альтернативный интерфейс для выполнения многих задач кадрового учета.
ВНИМАНИЕ : аналогичная статья по 1С ЗУП 3.1 (3.0) -
Здравствуйте, уважаемые читатели блога . В этой статье я затеял довольно масштабный обзор ключевого функционала, своего рода инструкцию по 1с ЗУП . Для опытных пользователей программы ничего сверхъестественного здесь представлено не будет, хотя позволит уложить в голове всю последовательность работы в программе, а может быть Вы ещё не знакомы с какой-то полезной возможностью, но давно мечтали найти это в программе, так что почитать стоит. Для начинающих пользователей «зарплаты» или для тех, кто находится на этапе выбора программного продукта, статья позволит сориентироваться в функционале программы и решить подходит ли она для автоматизации учета в Вашей организации.
Обзор возможностей начисления зарплаты в 1с зуп будет представлен на примере расчета зарплаты в вымышленной организации за январь 2014 года. При этом разберем следующие разделы учета:
В сегодняшней статье мы рассмотрим кадровый учет в 1с зуп 8.
Кадровый учет
Итак, начнем. Первое, что я сделаю, это поменяю название организации, которая при создании чистой базы генерируется автоматически. Моя организация будет называться «Альфа» (буду подражать разработчикам учебных материалов 1с). Для этого мне понадобится выбрать пункт меню «Предприятие» -> «Организации» и, кликнув дважды на находящуюся там строчку, открою форму для редактирования информации об организации. Я не стану вдаваться в подробности тех полей для заполнения, которые там доступны, скажу лишь, что лучше заполнить эту форму максимально возможным количеством информации. При формировании регламентированной отчетности нам это поможет избежать ручного заполнения многих полей. Я лишь поменяю название организации и КПП тоже заполню, поскольку это обязательное поле.
Теперь в нашу организацию «Альфа» необходимо будет принять сотрудников. У нас будут трудиться три человека: директор, бухгалтер и менеджер. В нашем случае (как и в большинстве остальных, но есть исключения) прием на работу нового сотрудника в 1С подразумевает создание нового элемента справочника «Физические лица», «Сотрудники организации» и документа «Прием на работу в организацию». Для того чтобы упростить жизнь пользователю, разработчики 1с зуп придумали так называемый «Помощник приема на работу». Его можно найти на рабочем столе программы на закладке «кадровый учет». Называется «+Новый сотрудник». Этот помощник позволяет сразу создать физическое лицо, сотрудника и документ «Прием на работу в организацию».
Причем можно сделать так, чтобы кадровик не видел расчетных данных, это не сложно. Но это тема других статей.
В нашем случае пользователей не будет, поэтому в окошке «пользователи» мы увидим строчку «не указано». Щелкните по ней дважды и вы увидите окно, где есть галочка «Использовать помощника приема на работу» , она должна быть активна.
Что ж, наконец-то можем перейти к рассмотрению работы «Помощника приема на работу». Первое окно предлагает заполнить «Основные данные». Думаю, с этими поля вы спокойно справитесь и без моей помощи, но лишь акцентирую внимание на возможности выбора варианта трудоустройства как «штатный сотрудник» или «работник по договору гражданско-правового характера». В нашем примере все сотрудники будут штатными.
Жмем «далее» и попадаем на закладку для заполнения сведений о месте работы. Во-первых, обратите внимание на галочку «Создать приказ о приеме на работу». По-умолчанию она активна и я рекомендовал бы так её и оставить, чтобы создавался соответствующий кадровый документ. Затем надо выбрать вид занятости. У нас все три сотрудника будут трудиться по основному месту работы. Следующие три поля:
✅
✅
бесплатный доступ к записи (2 часа):
- Подразделение – давайте нажмем на значок с тремя точками и в открывшемся пустом списке подразделений добавим подразделение «Основное». Для крупных организаций и заводов, создают множество подразделений, чтобы можно было начислять зарплату и формировать печатные формы в разрезе цехов и структурных подразделений;
- Должность – аналогичным образом перейдем в пустой список должностей и добавим три должности: директор, бухгалтер и менеджер;
- График работы – это объект программы, который позволяет задавать тот график, в котором трудиться сотрудник. В нашем случае все просто, все работают по сорока часовой пятидневке. Но на крупных заводов графиков бывает очень много: сменные, работы в вечернее и ночное время (в статье об этом подробно рассказано), шестидневки и прочее. Поэтому создадим график «Пятидневка».
Совсем коротка о создании графика «Пятидневка». Из помощника переходим в список графиков, нажав на кнопку три точки. Добавим новый график. В открывшемся окне пишем «наименование – «пятидневка» и нажимаем на кнопку «заполнить график». Открывается окно, в котором есть список шаблонов, любезно созданных для нас разработчиками 1с зуп. Выбираем «Пятидневка» и нажимаем на кнопку «Заполнить». График заполнен, жмем ОК и выбираем этот график в помощнике для каждого из наших сотрудников.
В этом разделе остались ещё ряд поле:
- Количество ставок – все занимают по одной ставке;
- Испытательный срок – не будет;
- Принять с – дата приема. Эта дата важна не только для кадровых документов, но и для расчета зарплаты. Именно с этой даты будет рассчитываться зарплата нового сотрудника.
- Данные в группе Трудовой договор важны, если вы собираетесь печатать Трудовой договор. Лучше заполнять всё.
В конечном итоге закладка «Место работы» выглядит так:
Следующая закладка «Оплата труда». Данные введенные здесь будут непосредственно влиять на расчет зарплаты. В поле «Основной вид начисления» нужно выбрать из справочника «Основные начисления организации» основной способ начисления. Разработчиками предопределено пять вариантов. Я выберу «Оклад по дням» для всех наших сотрудников. В поле размер оклада:
- 40 000 для директора (Иванов),
- 30 000 для бухгалтера (Петрова),
- 20 000 для менеджера (Сидорова).
✅ Семинар «Отчетность налоговых агентов в 1С по НДФЛ: 2-НДФЛ и 6-НДФЛ»
бесплатный доступ к записи (2 часа):
✅ Семинар «Важная ошибка релиза 3.1.9 по НДФЛ + новая подборка лайфхаков по 1С ЗУП 3.1»
бесплатный доступ к записи (2 часа):
Поле надбавка является не обязательным для заполнения. И я его не буду заполнять. Оно служит для тех случаев, когда при приеме на работу известно, что сотрудник помимо оклада будет получать например премию – какой-то процент от оклада. Создается соответствующий вид расчета и выбирается в этом поле. При расчете зарплаты сумма этой премии автоматически считается. Но сейчас я не буду заполнять это поле.
В следующей, закладке может быть задана дополнительная информация: ИНН и Номер ПФР. Номер ПФР очень рекомендую заполнить сразу. Нам он понадобится при формировании регламентированной отчетности в ПФР. Здесь же есть ссылки заполнения данных для расчета НДФЛ и страховых взносов:
- Гражданство, право на пенсию – все наши сотрудники граждане России,
- Инвалидность – к счастью никто не имеет,
- Налоговые вычеты – никто не имеет.
- Элемент справочника «Физические лица»;
- Элемент справочника «Сотрудники»;
- Документ «Прием на работу сотрудников организации».
И вот они все плоды нашего труда:
Таким образом, мы внесли минимально необходимый перечень данных кадрового учета для начала работы с программой 1с зуп. На сегодня всё! В следующей статье мы посмотрим, что нам предлагает программа 1с зуп для . Всем удачи!
Чтобы узнать первыми о новых публикациях подписывайтесь на обновления моего блога:
Документ регистрирует факт приема сотрудника в организацию по трудовому договору.
Его можно создать в 1С несколькими способами:
1. Кадровый учет => Кадровый учет =>
2. Справочник Сотрудники => Ввести документ => Прием на работу в организацию. (Рис. 1)
Рис. 1 Ввод документа из формы сотрудника
В документе «Прием на работу в организацию» (Рис. 2) на закладке «Сотрудники» указывается:
- список принимаемых на работу физических лиц;
- подразделения и должности, куда принимаются работники;
- количество занимаемых ставок;
- даты приема и периоды работы, если работники принимаются временно;
- отмечается длительность испытательного срока, если он есть.
Рис. 2 Прием на работу в организацию. Сотрудники
На закладке «Начисления» (Рис. 3):
- сотрудник;
- вид расчета (например, оклад по дням, различные надбавки и т.д.);
- показатели для расчета (размер оклада, размер надбавки и т.д.).
Рис. 3 Прием на работу в организацию. Начисления
После проведения документа данные о сотруднике и его плановых начислениях записываются в систему 1С и в дальнейшем будут использованы при расчете заработной платы.
Документ «Кадровое перемещение организации»
регистрирует в системе факт изменения сотрудником места работы и/или суммы оплаты труда.
В системе 1С документ можно создать несколькими способами:
1. Кадровый учет => Кадровый учет => Кадровое перемещение организаций.
2. Справочник Сотрудники => Ввести документ => Кадровое перемещение организаций. (Рис. 4)
Рис. 4 Ввод документа из формы сотрудника
В документе «Кадровое перемещение организации» на закладке «Сотрудники» (рис. 5) указывается:
- список перемещаемых работников;
- подразделение и должность, куда перемещается работник;
- количество занимаемых ставок;
- дата перемещения;
- дата возврата на «старое» место работы, если работник перемещается временно.
Рис. 5 Кадровое перемещение. Сотрудники
На закладке «Начисления» (рис. 6) указывается:
- сотрудник (для изменения начисления);
- вид расчета;
- действие.
«Начать»
– начинает новое начисление.
«Изменить»
– изменяет начисление, которое уже было у сотрудника.
«Прекратить»
– прекращает выбранное начисление.
«Не изменять»
– начисление остается без изменений;
- показатели для расчета (размер оклада, размер надбавки и т.д.)
Рис. 6 Кадровое перемещение. Начисления
Документ «Кадровое перемещение организаций»
позволяет проводить индексацию заработка
:
отметить пункт «Индексация заработка с коэффициентом» => указать коэффициент индексации => «Заполнить».
После проведения документа данные о сотруднике и его плановых начислениях записываются в систему и в дальнейшем будут использованы при расчете заработной платы.
Документ «Увольнение из организации»
регистрирует в системе факт прекращения трудовых отношений с сотрудником.
Документ можно создать несколькими способами:
1. Кадровый учет => Кадровый учет => Прием на работу в организацию.
2. Справочник Сотрудники => Ввести документ => Увольнение из организаций. (Рис. 7)
Рис. 7 Ввод документа из формы сотрудника
В табличную часть документа вносится (рис. 8):
- список увольняемых работников;
- дата увольнения;
- статья увольнения;
- основание увольнения;
- галка «Прекращать стандартные вычеты»;
- параметры компенсации за неиспользованный отпуск.
